fm finanzen

Für das IT-Controlling ist der kontinuierliche Überblick über Kosten und Budget ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Neben der Erfassung der Ist-Kosten und der aktuellen Verpflichtungen muss die Planung der folgenden Geschäftsjahre regelmäßig fortgeschrieben und korrigiert werden.

Gemeinkosten werden anteilig auf die verwendenden Projekte und Organisationseinheiten umgelegt. Dabei tragen hohe Transparenz und die Orientierung an der tatsächlichen Verwendung von IT-Ressourcen dazu bei, eine breite Akzeptanz für die internen Preise und Weiterverrechnungen zu erzielen.

Das Finanzmodul FM ergänzt die Compliance-Betrachtung von SmartTrack um die Kostenperspektive im Softwarelizenzmanagement. In SmartTrack können neben den Kosten für Nutzung und Wartung auch sämtliche Zahlungen erfasst werden, die aus IT-Rahmenverträgen entstehen, beispielsweise für Hardware oder Dienstleistungen. Im Finanzmodul FM lassen sich Kostenverteilschlüssel anlegen oder alternativ aus dem ERP- bzw. Planungssystem importieren. Dadurch wird festgelegt, wie Kosten anteilig auf Projekte verrechnet und zeitlich abgeschrieben werden. Die Ergebnisse der Kostenverrechnung lassen sich als Kostenreports betrachten, über offene Schnittstellen an die externen Systeme weiter leiten oder grafisch auswerten und automatisiert als PDF verteilen.

Zur Budget- und Kostenplanung gliedert FM alle Zahlungen nach Kostenarten und Budget. Die Zahlungen werden mit ihrem aktuellen Zahlungsstatus den Planungsvorgaben gegenübergestellt. Die Einbeziehung des Obligo unterstützt die Steuerung und ermöglicht zeitnahe Maßnahmen bei zu hohen IT-Ausgaben. Auf Knopfdruck lässt sich ein aktuelles Datenblatt zur Budgetverwaltung in Excel erzeugen.

Mit der integrierten Reporting-Engine können in FM die IT-Kosten flexibel dargestellt werden. So lassen sich beispielsweise die Kosten pro Hersteller und Geschäftsjahr, die Einsparungen durch Wiederverwendung von Nutzungsrechten, oder die Kostenabschätzung, um für ein Produkt die benötigten Nutzungsrechte zu erwerben (cost of compliance) grafisch darstellen. Darüber hinaus ermöglicht FM auch die schnelle Realisierung kundenspezifischer Charts und Dashboards. In seinem Report-Verzeichnis kann jeder SmartTrack-Nutzer die erstellten Auswertungen komfortabel verwalten.

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