4-Punkte-Leitfaden für den Kauf von SAP S/4HANA-Lizenzen

Gute Nachrichten für alle SAP-Kunden, die noch nicht auf S/4HANA umgestiegen sind: Am 4. Februar 2020 verkündete SAP, dass der Support der SAP Business Suite 7 verlängert wird. Mit anderen Worten: SAP will insbesondere den Kunden, die ein älteres ERP-System verwenden, einen längeren Zeitraum für den Weg zu S/4HANA einräumen.

Trotzdem gibt es keinen besseren Zeitpunkt als heute, um mit der Planung der S/4HANA-Migration Ihres Unternehmens anzufangen.

Wozu die Eile? Eine Migration ist bekanntlich ein zeit- und kostenintensiver Prozess. Daher überrascht es nicht, dass die Einführung nur langsam vonstattengeht.

SAP bietet attraktive finanzielle Anreize für den Wechsel zu S/4HANA. Sie sollten sich aber stets vor Augen halten, dass die Vorschläge von SAP nicht immer die passende oder kostengünstigste Lösung für Sie darstellen. Um Ihre S/4HANA-Migration ordnungsgemäß und zu einem fairen Preis durchzuführen, müssen Sie zunächst einige grundlegende Fragen zu Ihren Named Usern beantworten.

Hier ist ein Vier-Punkte-Leitfaden zur Vorbereitung Ihrer SAP S/4HANA-Migration.

1. Wie viele SAP-Nutzer haben Sie heute?

Das klingt wie eine Fangfrage, ist es aber nicht. In vielen SAP-Umgebungen finden sich mehr Named-User-Lizenzen als benötigt. Oder die Lizenzen sind für mehr Transaktionen berechtigt als nötig. Die erste Frage besteht also darin, herauszufinden, was Sie tatsächlich benötigen.

Die Analyse Ihrer Verträge und der Nutzung ist für das Verständnis Ihrer Anforderungen im S/4HANA-Universum unerlässlich. Sie wollen wissen, was Sie benutzen, wie es benutzt wird, und finden vielleicht sogar ein paar vergessene Berechtigungen.

Manche SAP-Kunden fühlen sich auf der sicheren Seite, wenn sie eine Tabellenkalkulation verwenden, um ihre Lizenzen zu erfassen, oder sie vertrauen einfach SAP LAW. Das ist bestenfalls nebulös und könnte zu einer kostspieligen S/4HANA-Migration führen. Wenn Sie heute mehr bezahlen, als Sie für Ihre bestehende SAP-Umgebung benötigen, dann werden Sie morgen für S/4HANA noch mehr bezahlen. Das wirkt sich auch auf den Support aus: Selbst wenn er von 22% auf 15% sinkt, wird er immer noch höher sein, weil die Grundkosten höher sind.

Ein SAP-Lizenzmanagement-Tool ist für eine akkurate und umfassende Antwort auf diese und die folgende Frage unerlässlich...

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2. Wie viele SAP-Nutzer haben Sie morgen?

Auf den ersten Blick scheint das eine einfache Frage zu sein: Ein Professional Named User in R/3 sollte einer Professional-Use-Lizenz in S/4HANA entsprechen. Aber da es sich um SAP-Lizenzen, handelt, ist die Sache nicht ganz so einfach.

Wenn Sie etwas genauer hinsehen, werden Sie feststellen, dass die Umwandlung Ihrer Named-User-Lizenzen in S/4HANA-Nutzungslizenzen kein Eins-zu-Eins-Prozess sein sollte, wenn Sie höhere Kosten vermeiden wollen.

Wenn Sie zum Beispiel eine große Anzahl von Limited Professionals zu konvertieren haben, müssen Sie eine Alternative in S/4HANA finden, weil dort eine vergleichbare Use-Lizenz nicht existiert.

Die Functional Use-Lizenzen könnten funktionieren und sind zum gleichen Preis erhältlich. Aber sie haben weniger Berechtigungen als Ihre Limited Professional Named Users und reichen womöglich nicht aus. Lizenzen für Professional Use würden zwar die benötigten Berechtigungen Ihrer Limited Professionals abdecken. Das bedeutet jedoch zusätzliche Kosten von 2.300 € pro Benutzerlizenz während der Migration.

Egal was andere sagen, eine Migration zu S/4HANA ist weder einfach noch billig. Sie müssen Ihre Legacy-Lizenzen korrekt in S/4HANA-Lizenzen übersetzen. Das bedeutet, Sie müssen noch eine weitere Frage beantworten.

3. Welche Art von Nutzern haben Sie morgen?

Bereits heute sind viele Named Users für mehr Transaktionen autorisiert, als sie tatsächlich in ECC verwenden. Eine einfache Rechnung ergibt, dass die Kosten umso höher sind, desto mehr Transaktionen oder Funktionen Ihrer Named Users autorisiert sind.

Die S/4HANA-Migration ist eine gute Gelegenheit, Ihre überberechtigten Named User auf (möglicherweise) günstigere, angemessenere S/4HANA-Lizenzen herabzustufen. Wenn Sie sich die Transaktionen Ihrer SAP-Named Users in ECC ansehen und Lizenzen zuweisen, die zu den Transaktionen in S/4HANA passen, dann könnten Sie damit Ihre Migrationskosten senken.

Um auf das Beispiel der Limited Professional Named User zurückzukommen: Wenn Sie die Nutzung dieser Named User analysieren, werden Sie womöglich feststellen, dass sie nicht alle diese Berechtigungen benötigen, so dass eine Functional-Use-Lizenz passen könnte. Damit hätten Sie den Preis für Ihre S/4HANA-Migration spürbar gesenkt.

Das bedeutet also, dass Sie Ihre Lizenzen für Named Users optimieren und dann die Lücke zwischen Ihren Lizenzberechtigungen und deren Nutzung schließen. Danach tauschen Sie Ihre ungenutzten Legacy-Lizenzen ein.

Ein SAP-Lizenzmanagement-Tool kann die Transaktionen Ihrer SAP-Benutzer abbilden, so dass Sie wissen, was sie nutzen. Dann können Sie diese Nutzung mit den Berechtigungen der S/4HANA-Lizenzen vergleichen, darauf aufbauend Ihr S/4HANA-Konzept erstellen und die zukünftig benötigten Lizenzen ermitteln.

Wenn Sie alle Informationen beisammen haben, können Sie die Frage beantworten, die Ihnen wahrscheinlich schon zu Beginn dieses Artikels durch den Kopf gegangen ist.

4. Wie bezahlen Sie einen fairen Preis für S/4HANA?

Die S/4HANA-Migration ist eine Gelegenheit, Ihre Geschäftsbeziehung mit SAP wieder ins Lot zu bringen. Das beginnt damit, dass Sie nur für die benötigten Lizenzen bezahlen, anstatt für nicht benötigte Lizenzen zu viel zu bezahlen.

Aber hier kommt der Augenöffner: Ihre S/4HANA-Use-Lizenzen kosten mehr als Ihre Named-User-Lizenzen. Auch nachdem Sie Ihren aktuellen Lizenzbestand optimiert haben. Hier ist ein Beispiel:

Die günstigsten Nutzungslizenzen von S/4HANA (Productivity Use 300 €) sind immer noch teurer als Named-User-Lizenzen. Wie können Sie diese Migrationskosten so niedrig wie möglichhalten? Wenn Sie LicenseControl for SAP, einsetzen, werden Named-User-Transaktionen anhand der S/4HANA-Use-Lizenztypen auf ein Best-Practice-Regelwerk abgebildet. 

Wie Sie sehen, kostet die S/4HANA-Use-Lizenz mehr als die für Named User – und das ist ja nur eine Facette einer S/4HANA-Migration. Dabei sind auch Kosten für die SAP-Engine, Berechtigungs-basierte Lizenzen und möglicherweise auch für SAP-Cloud-Produkte zu berücksichtigen.

All diese Kosten schüchtern viele SAP-Kunden ein. Aber es wird geradezu beängstigend, wenn sie nicht richtig vorgehen. Deshalb raten wir, vor einer Umstellung die in diesem Artikel aufgeführten Schritte zu befolgen. Eine automatisierte Analyse Ihrer SAP-Named-User-Lizenzen ist entscheidend für das Verständnis der Kosten von S/4HANA-Use-Lizenzen.

Lassen Sie sich von Experten beraten und überstürzen Sie die Umwandlung Ihrer aktuellen Lizenzen in S/4HANA-Lizenzen nicht. Wenn Sie sich heute ausreichend Zeit für eine Analyse nehmen, vermeiden Sie morgen höhere S/4HANA-Kosten.

Die Grundlage für die beste S/4HANA-Lizenzmigration ist ein optimiertes Berechtigungskonzept, das auch Ihre Lizenzmetriken berücksichtigt. Da es neue Transaktionen geben wird und alte obsolet werden, muss auch das Rechtekonzept regelmäßig überprüft und angepasst werden. Wir empfehlen, beides gleichzeitig zu tun.

Die nächste Schritte Ihrer S/4HANA-Migration

Die Migration zu S/4HANA ist eine Herkules-Aufgabe. Doch wenn Sie jetzt beginnen und Ihre SAP-Lizenzumgebung optimieren, dann räumen Sie auf dem S/4HANA-Migrationspfad viele Steine aus dem Weg.

Ziehen Sie eine Lösung für SAP-Lizenzmanagement in Betracht. Sie integriert das traditionelle SAP-Lizenzierungsmodell der On-Premises-Welt, während sie gleichzeitig alle Varianten von Nutzungsrechten aus der Preis- und Konditionsliste prüft, um Szenarien zu simulieren und Einsparpotenziale aufzuzeigen.

Mit dem richtigen Werkzeug bezahlen Sie einen fairen Preis für Ihre S/4HANA-Lizenzmigration.