02. Feb. 2017

SAM Round Table, Teil III: 8 Best Practices zur Optimierung

Die Aspera GmbH war kürzlich in Berlin der Platin-Sponsor der we.CONECT, einer internationalen SAM-Konferenz, die Vorträge mit Gesprächsrunden der Teilnehmer verbindet. Diese Veranstaltung hält einen wahren Wissensschatz für Unternehmen, Dienstleister und Fachleute mit ausgereiften SAM-Prozessen bereit. Die Themen der Veranstaltung sind alle relevant für das strategische Tagesgeschäft im Software Asset Management.

Diese Zusammenfassung ist Teil III einer Serie von Artikeln über die Erkenntnisse aus Gesprächen mit SAM-Spezialisten und Fachleuten. Aspera war Gastgeber einer von mir moderierten Gesprächsrunde zum Thema „Kosteneinsparungen im Rechenzentrum“. Haben Sie etwas verpasst? Lesen Sie hier Teil II.

Mein Thema heute ist der von den 45 Teilnehmern unserer Gesprächsrunde empfohlene Ansatz zur erfolgreichen SAM-Optimierung. Betrachtet wurde der gesamte SAM-Bestand einschließlich Nutzung, Lizenzen und Verträgen. Eine Empfehlung wiederholte sich dabei wie ein Mantra: Niemals aufgeben! Daneben gab es auch konkrete Empfehlungen. Werfen wir also einen Blick auf die acht Best Practices zur Optimierung Ihres SAM-Bestands. Bitte beachten: Die Reihenfolge der Punkte ist rein zufällig.

#1 – Wichtigster Tipp: Jetzt anfangen!

Als Grund für das Aufschieben der SAM-Optimierung wird oft angegeben, dass die nötigen Daten, Prozesse oder Organisationsstrukturen im Unternehmen fehlen. Natürlich können daraus auch echte Hindernisse für die Optimierung entstehen. Unser wichtigster Rat ist dennoch: Fangen Sie einfach an

Warten Sie nicht auf den perfekten Moment. Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu bewältigen. Warten Sie nicht, bis alle Technologien implementiert und alle Verträge im System sind. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Ansatz „gut genug“ ist, sodass Sie mit dem ersten Schritt beginnen können.

Als Erstes sollten Sie Ihre fünf wichtigsten Softwareprodukte auflisten und sofort mit dem Compliance-Management beginnen. So erkennen und verstehen Sie das Potenzial in Ihrem Daten- und SAM-Prozess. Und was noch wichtiger ist: Auch Ihre Stakeholder und Teammitglieder werden mehr neue Erkenntnisse gewinnen. Passiert dies nicht, wird SAM weiterhin ein Schattendasein fristen und keine Unterstützung erfahren. Fast wie im richtigen Leben ...

#2 – Groß denken, lokal agieren

Behalten Sie immer Ihr Unternehmen als Ganzes im Blick, aber starten Sie die SAM-Optimierung in einem Ihnen bekannten Bereich, auf den Sie Einfluss- oder Kontrollmöglichkeiten haben, z. B. Ihr Geschäftsbereich oder Ihr Land. Werden Sie dort aktiv und demonstrieren Sie das Potenzial von SAM-Maßnahmen. Installieren Sie als Nächstes einen funktionierenden Prozess. Ist das Modell fertig, dokumentieren und optimieren Sie es und starten Sie den globalen Rollout.

Halten Sie sich nicht mit Problemen wie fehlenden spezifischen Daten oder unklaren Zuständigkeiten auf. Konzentrieren Sie sich vielmehr gezielt auf die richtigen Produkte und klären Sie unklare Punkte an Ort und Stelle auf. Schwachstellen im Detail können vernachlässigt werden, solange Sie die Optimierung als großes Ganzes im Blick behalten und ihre Wirkung verstehen.

Ihre Mitarbeiter könnten einwenden, dass sie die Optimierung nicht beginnen können, weil nicht alle Daten vorliegen. Das Problem: Die Server in Mexiko sind in ihrem Bestand nicht berücksichtigt. Bei näherem Hinsehen stellt sich jedoch heraus: Die fehlenden Server machen nur 50 der insgesamt 1700 Server Ihres globalen Unternehmens aus. Also vergessen Sie so etwas für den Moment, machen Sie weiter und kommen Sie später darauf zurück. Angenommen, Sie haben 30 % Einsparungspotenzial ermittelt – diese werden durch die fehlenden SAM-Services nicht gefährdet.

#3 – Weniger diskutieren, mehr handeln

Normalerweise warne ich immer davor, Fakten und Einzelheiten zu ignorieren. Doch in SAM-Projekten oder laufenden SAM-Services gibt es einfach zu viele Details und Optionen, die zu beachten sind und deshalb die Arbeit behindern können. Dieses Risiko ist also genau abzuwägen, um den besten Weg zu finden. Versuchen Sie sich nicht in Details zu verlieren. Vermeiden Sie endlose Diskussionen mit Vertrieb, IT, Anwendern, Vertragsmanagement oder Geschäftsführung über prozessbezogene oder technische Fragen wie „Einsparungen kontra Sicherheit“.

Zwar sollen alle Beteiligten geschult werden und das nötige Fachwissen erhalten, doch Sie können nicht jede Lücke schließen und nicht jedem Einzelnen die oft schwierige Materie SAM bis ins Detail erklären. Ab einem gewissen Punkt müssen Sie dafür sorgen, dass nicht mehr diskutiert, sondern gehandelt wird. (EU lässt grüßen ...)

#4 – Erst Kreativität fördern, dann Grenzen abstecken

Zeigen Sie Ihrem Team zu Anfang eines Optimierungsprojekts nicht gleich Grenzen auf, sondern lenken Sie die Aufmerksamkeit ausschließlich auf das, was möglich ist. Lassen Sie Ihren Mitarbeitern alle kreativen Optionen offen und halten Sie sie dann im realistischen Rahmen.

Das SAM-Team sollte in der Vorbereitung eines Optimierungsprojekts völlige Ideenfreiheit haben, ohne natürlich die endgültigen Entscheidungen zu treffen. Bei der Kosten- und Machbarkeitsprüfung sollte sich das Management einschalten und – insbesondere im Fall endloser Kostendiskussionen – die entscheidenden Punkte überarbeiten.

Im Rechenzentrum zum Beispiel könnte aus technischen Gründen eine Umstellung von physischen Servern auf ein Cloudsystem erforderlich sein. Die IT benötigt mehr Speicherkapazität, möchte aber die Hardware dazu nicht im Haus haben. Als SAM-Manager möchten Sie eine Hybridsituation vermeiden, diese aber für das Projekt auch nicht völlig ausschließen. Wenn Ihre Mitarbeiter dann die fertige Kostenkalkulation vorlegen, werden Sie überrascht sein, dass die Hybridlösung mit dem 3-fachen der aktuellen Kosten auskommt, die Cloud hingegen 4-mal mehr kosten würde. Das Management entscheidet nun, ob eine solche Investition infrage kommt und ob die Umstellung für das Unternehmen sinnvoll ist.

#5 – Interne Fürsprecher finden

Für Ihre SAM-Initiativen brauchen Sie Fürsprecher und Unterstützer innerhalb des Unternehmens. Doch Sie brauchen nicht alle zu überzeugen. Finden Sie die Entscheidungsträger, die Ihre Ideen unterstützen werden. Gehen Sie nicht von Tür zu Tür, sondern überlegen Sie strategisch, wer Ihnen helfen kann. Ein Treffer ist mehr wert als 20 Versuche.

Konzentrieren Sie sich auf gute Leute, die ihre Herausforderungen bereits meistern. Überzeugen Sie die „Macher“ der einzelnen Teams von ihrer Sache. Meist erleichtert es die Überzeugungsarbeit, wenn Sie den Betroffenen eine Reduzierung ihrer Ausgaben und Vereinfachung ihrer Arbeit in Aussicht stellen. Sind diese Stakeholder einmal für Ihre SAM-Optimierungsinitiative gewonnen, werden Sie sich auch bei allen anderen leichter durchsetzen.

#6 – Interne Experten einbinden

Sie brauchen jedoch nicht nur interne Fürsprecher … Es empfiehlt sich generell, alle internen Spezialisten in Ihr Projekt einzubinden. Hier werden Sie natürlich nicht immer auf Begeisterung stoßen und sicher einige Überzeugungsarbeit leisten müssen. Doch es gibt auch technische Spezialisten außerhalb des SAM-Teams, die Sie motivieren können, Ihr Wissen zugunsten der SAM-Optimierung (und zu Ihrem eigenen Vorteil) einzubringen. Mithilfe dieser Spezialisten werden Sie eine Lösung finden, die dem theoretischen Ansatz deutlich überlegen ist.

Ein Datenbankadministrator zum Beispiel, der 15 Jahre lang mit Oracle-Technologie gearbeitet hat, weiß genau, wie man Oracle-Architekturen strukturiert und Oracle-Installationen mit Optionen und Packs konsolidiert. Und er weiß vielleicht mehr über Oracle-Lizenzen als Sie jemals wissen werden. Sie werden es nicht glauben, doch zusammen sind Sie unschlagbar und können das Beste für Ihr Unternehmen herausholen. Genauso wird es mit dem Spezialisten für Windows Server-Virtualisierung sein. Er kann sagen, was funktioniert und was nicht, er weiß, wie man die beste Performance erzielt. Kein SAM-Tool oder SAM-Manager kann dieses Know-how je ersetzen.

#7 – Frühzeitig an der IT-Entwicklung mitwirken

In 60 bis 70 % aller Unternehmen gehört SAM zum Bereich IT. Doch die meisten IT-Teams beteiligen das SAM-Team nicht an ihrer Roadmap oder an der Architekturentwicklung.

Häufig wird das SAM-Team erst hinzugezogen, nachdem die Software bereits ausgewählt, eingekauft, installiert und in Betrieb genommen wurde. In diesem Stadium noch die Ausgaben zu kontrollieren und die Lizenznutzung zu optimieren, gerät dann zur Herausforderung. Wird SAM erst in einer späteren Projektphase berücksichtigt, kann das Projektteam gezwungen sein, seine Arbeit teilweise neu aufzurollen. Oder es muss – wie bei den meisten Projekten – aus Zeitmangel seine Arbeit fortsetzen und die verfügbare bessere Lösung ignorieren, weil diese den Liefertermin gefährden würde. Für SAM sinken damit die Chancen, jemals von der IT aktiv eingebunden zu werden.

Deshalb ist es wichtig, dass Sie den existierenden IT-Planungsprozess hinterfragen und einen formalen, einfachen Prozess zur Einbindung von SAM erstellen. Kommunizieren Sie mit Teamleitern, IT-Architekten und Geschäftsführern und setzen Sie Ihre Netzwerke ein, um eine frühzeitige Einbindung von SAM in die Entwicklungsphase eines Technologieprojekts zu erreichen. In einigen Punkten können Sie Ihren Gesprächspartnern durchaus auch Zugeständnisse machen.

Denn auch auf Ihrer Seite gibt es Dinge zu verbessern. Wenn SAM-Spezialisten sich in ihre Tabellen, Grafiken und Zahlen vertiefen, vergessen sie oft, diese Daten auch an andere Teams weiterzugeben. SAM-Verantwortliche müssen dahingehend vorsorgen und die Beteiligung einfordern. Ja, es gibt ein Leben außerhalb von SAM...

#8 – In SAM-Training investieren

Dies ist eine ebenso einfache wie wirkungsvolle Empfehlung. In internes Fachwissen zu investieren, ist ein hervorragendes Mittel zur SAM-Optimierung. Der Zeit- und Kostenaufwand für gezielte Mitarbeiterschulungen lohnt sich. Denn Sie können ohne Training zwar eine Optimierung von 60 bis 70 % erreichen, doch für wirklich gute Ergebnisse brauchen Sie fachkundige Mitarbeiter, die entscheiden können, was möglich ist und was nicht, und die Ihre Prozesse intern unterstützen.

Dabei können Sie auch externe Fachleute hinzuziehen, z. B. das Aspera Professional Services Team, um Ihre internen Experten aufzubauen. Was den rechtlichen bzw. vertraglichen Teil betrifft, ist es ratsam, einen Berater zu konsultieren, da die Erfahrung und Reichweite Ihres IT-Teams kaum für die außerhalb seines eigenen Vendor Managements zu bewältigende Vertragsvielfalt ausreichen dürfte. Im technischen Bereich können die Berater von Aspera mit ihrer Erfahrung ebenfalls optimale Unterstützung leisten und alle lizenzierbaren Produkte genau identifizieren, Lizenzkorrekturen vornehmen und Berechtigungen richtig anwenden.



Themen: Lizenzoptimierung, Data Center, Industry Events, SAM Insights




Kommentare (0):

Es gibt noch keine Kommentare.