06. Apr. 2017

SAM Round Table, Teil IV: 8 weitere Best Practices zur Optimierung

[Translate to Deutsch:] SAM Optimization Best Practices

Aspera war Platin-Sponsor der we.CONECT einer internationalen SAM-Konferenz mit Vorträgen und Gesprächsrunden. Die Veranstaltung hält einen wahren Wissensschatz für Unternehmen mit ausgereiften SAM-Prozessen, Dienstleister und Fachleute bereit und behandelt insbesondere Themen, die für das strategische Tagesgeschäft im Software Asset Management relevant sind.

Dieser Artikel ist der vierte Teil einer Reihe, die ich während der Gespräche mit SAM-Spezialisten und Fachleuten gewinnen konnte. Aspera war Gastgeber einer von mir moderierten Gesprächsrunde zum Thema "Kosteneinsparungen im Rechenzentrum".

Im letzten Beitrag habe ich Best-Practices vorgestellt, die zur erfolgreichen SAM-Optimierung, beitragen – auch sie basierten auf der Grundlage von Ratschlägen und Erfahrungen von 45 SAM-Experten. Die am meisten diskutierten Fragen beschäftigten sich damit, wie Einsparungen im Bereich des Software Asset Managements in das übergeordnete wirtschaftliche Ziel eines Unternehmens eingebunden werden können, und wie wichtig es ist, SAM-Team, andere Abteilungen sowie interne Mitarbeiter aufeinander abzustimmen. Lesen Sie dazu Teil III…

#1 – Wie Sie sich Reharvesting zu Nutze machen

Ihr Erfolg hängt davon ab, ob es Ihnen gelingt, den SAM-Service und die Optimierungen an alle ITSM-Prozesse und damit einhergehende Anforderungen anzupassen. Das SAM-Team muss genau - und nicht nur theoretisch - wissen, wie der Lebenszyklus der Softwareanforderung abläuft und welche Umgehungsmöglichkeiten existieren. Dies umfasst die Art, wie die Software angefordert wird, wie solche Anforderungen verarbeitet werden, wie die Software eingesetzt wird und Lizenzen - wenn überhaupt - an anderer Stellen genutzt werden können (Stichwort „Reharvesting“).

So kann das IT-Team beispielsweise ein Reharvesting-Verfahren einsetzen, bei dem anhand von Messdaten Software ausfindig gemacht wird, die seit 90 Tagen nicht mehr genutzt wurde. Anschließend werden die Anwendungen deinstalliert und die Lizenzen erneut im Lizenzpool zur Verfügung gestellt. Das kann mitunter ein bis zwei Tage dauern, bis die Software den Mitarbeitern wieder zur Verfügung steht – für viele eine unzumutbare Vorstellung. Wie wäre es stattdessen mit 30 Minuten? Diese Zeitersparnis erreichen Sie, wenn Sie SAM-Lizenzoptimierung mit dem Anforderungssystem des ITSM abstimmen. Gemeinsam können auf diese Weise schnellere Ergebnisse erzielt und eine höhere Kundenzufriedenheit erreicht werden.

#2 – Kennen Sie den Geschäftswert eines Projekts

Für die perfekte Optimierung müssen Sie den Geschäftswert Ihres SAM-Projekts kennen. Andernfalls kann es sein, dass Ihre Optimierungsmaßnahmen technisch oder theoretisch zwar richtig sind, wichtige Geschäftsanforderungen oder Kundenerwartungen jedoch nicht erfüllen.

Wenn Sie Projekte aus einer SAM-Perspektive bewerten, ist es wichtig, eine günstigere oder effizientere Alternative vorzuschlagen. Stellen Sie sich selbst die Frage „Kenne ich das Ziel des Projektes und den Wert für unser Unternehmen?“ Ist die Antwort darauf „Nein“ oder „Nicht ganz“, dann sollten Sie sich 15 Minuten nehmen, um sich mit dem Projektleiter zu unterhalten und Tipps für die richtige Entscheidung einholen.

Wenn Sie zum Beispiel wissen, dass eine SAP-Lizenzstruktur für alle Mitarbeiter des Unternehmens zur Verfügung stehen soll, dann würden Sie die Lizenzen nicht durch Einschränkung des Benutzerkreises optimieren. Stattdessen würden Sie der Einkaufsabteilung raten, mit SAP über geeignetere Nutzungsrechte zu verhandeln.

Kennen Sie ihren SAP-Lizenzbedarf mit LicenseControl for SAP

#3 – SAM betrifft alle Abteilungen

Um langfristig hochwertige Ergebnisse zu erzielen, müssen Sie alle Beteiligten dazu bewegen, sich an Ihre Optimierungsprioritäten anzupassen. Vermeiden Sie es, sich zahlreiche Verfahren auszudenken. Mit zuverlässigen Standards und Kontrollmechanismen können Sie dafür sorgen, dass andere Teams – etwa die Budget-Verantwortlichen oder die Rechtsabteilung – die SAM-Optimierung nicht aus den Augen verlieren. Versuchen Sie, die Budget-Verantwortlichen für SAM zu begeistern. Stimmen Sie sich in gemeinsamen monatlichen Meetings ab, damit Sie alle an einem Strang ziehen!

So können Sie etwa eine Reihe von Berichten oder KPIs zusammenstellen, mit denen alle Beteiligten einverstanden sind. Das SAM-Serviceteam stellt der Einkaufsabteilung diese Daten dann bereit. Der Einkauf sollte eine angemessene Frist haben (zum Beispiel zwei Wochen), um mit Änderungsvorschlägen auf Grundlage dieses Berichts zu reagieren. Hierbei kann es sich einfach nur um die Vervollständigung der Daten handeln. Zwei Wochen später sollte das SAM-Team eine kurze Überarbeitung vorlegen, in der relevante Ergebnisse aufgeführt werden. Acht Wochen nach dem ersten Bericht sollten die fraglichen Aspekte gelöst und die KPIs unter Kontrolle sein. So wird ein System zur Selbstkontrolle eingerichtet und wenn die Ergebnisse nicht optimal sind, wird ein automatischer Alarm ausgelöst und eine Eskalation kann eingeleitet werden.

#4 – Kennen Sie die Bedürfnisse Ihrer Benutzer

Kommunizieren Sie mit den Kollegen, die von Ihren Aufgaben am meisten betroffen sind. Vor der Optimierung des SAM sollten Sie zunächst die einzelnen Geschäftseinheiten aufsuchen, um herauszufinden, welche Form des SAM und welche IT-Services tatsächlich benötigt werden. Sie müssen diese Zeit aufbringen, um die zugrunde liegenden Geschäftsanforderungen zu verstehen.

Teams in SAM- oder IT-Abteilungen konzentrieren sich häufig auf KPIs, Datenqualität und technologische Tools. Dieser extrem spezielle Fokus kann Sie von den Mitarbeitern und Endnutzern fernhalten, denen Sie letztlich zu helfen versuchen. Verlieren Sie diese Personen nicht aus den Augen! Ansonsten kann die Optimierung in die falsche Richtung laufen und Sie gehen das Risiko ein, viel Zeit und Ihren guten Ruf zu verlieren.

[Translate to Deutsch:] software license users

#5 – Etablieren Sie Übertragung und Pooling von Lizenzen

Konsolidieren Sie die Lizenznutzung in Ihrem Unternehmen unter Einsatz dieser beiden wichtigen operativen Schritte und reduzieren Sie die Lizenzausgaben sofort:

  1. Neustrukturierung der Softwareanforderungen
  2. Neuorganisation des Lizenzpoolings

Sie möchten verhindern, dass sich gleiche Lizenzen im Besitz unterschiedlicher Geschäftseinheiten und Rechtsträger befinden. Dies stellt vor allem eine Herausforderung in großen Unternehmen dar, die Ihre Ressourcen nicht abteilungsübergreifend nutzen. Lassen Sie sich während der ersten Implementierungsphase nicht von negativen Reaktionen und Kommentaren abschrecken, zu denen es im Falle von Veränderungen oft kommt - wie etwa, wenn Lizenzen entzogen oder neue Hürden in etablierten Strukturen eingeführt werden. Das kommt vor.

Nehmen wir zum Beispiel ein Unternehmen, das kein Chargeback-Modell anwendet. Es ist nicht einfach, eine Abteilung davon zu überzeugen, eine ungenutzte Lizenz auszuhändigen - selbst wenn diese bereits seit zwei Jahren nicht mehr verwendet wird. Eine Lizenz ist also vorhanden, dennoch ist die andere Abteilung dazu gezwungen, eine neue Lizenz zu kaufen. Vielleicht ist die Abteilung sogar dazu bereit, sich von der ungenutzten Lizenz zu trennen, doch es existiert kein formeller Ablaufplan, um die Übertragung durchzuführen. Es treten Fragen auf, zum Beispiel nach dem „Beschaffungspreis“ oder dazu, wie man die Lizenz zurückbekommt, wenn es sich um eine vorübergehende oder befristete Installation handelt.

Liegt jedoch ein Ablaufplan vor, können Ausgaben auf beiden Seiten vermieden werden. Das SAM-Team könnte ein kleines Chargeback-Modell implementieren, das eine Übertragung des monetären Werts innerhalb des Unternehmens ermöglicht oder einen Ansatz verfolgt, bei dem im Falle einer Übertragung auch eine Rückgabe garantiert wird.

#6 – Passen Sie Ihren Zeitplan an das Geschäftsjahr des Anbieters an

Stehen neue Vertragsverhandlungen mit einem Softwarehersteller an, sollten Sie Ihren Zeitplan an das Geschäftsjahr des Anbieters anpassen. Lassen Sie die Zeit für sich arbeiten: erneuern Sie Ihren Vertrag, wenn der Anbieter darauf aus ist, sein Produkt an den Mann zu bringen. Führen Sie sich die Schwachpunkte vor Augen. Sie sollten ein für Sie vorteilhaftes Angebot vorbereiten, das Sie als Alternative vorlegen können. Die Verhandlungsbereitschaft des Anbieters wird zum Ende seines Geschäftsjahres steigen. Nutzen Sie dieses Wissen für Ihre Verhandlungen!

Ein Beispiel: bei einem Vertrag mit IBM wird die Lizenz in der Regel sechs Monate nach Beginn des aktuellen Vertrags erneuert. Ihr jährliches Audit ist technisch von dem anstehenden Erneuerungsdatum abhängig und kommt es bis zum Ablauf des Vertrages zu keiner Abwicklung, läuft Ihr Wartungsservice aus. IBM wird versuchen, in den Verhandlungen Druck auf Sie auszuüben und behaupten, dass Sie vor einem kostspieligen Problem stehen, wenn Sie Ihre Lizenzen während der Wartung wiederherstellen müssen.

Doch Sie können das Blatt wenden, indem Sie strategisch vorgehen. Seien Sie gut vorbereitet und halten Sie zu Beginn des Audits exakte Daten zu Ihren IT-Anforderungen bereit, damit Sie Druck auf den Anbieter ausüben können. Versuchen Sie, Ihr Budget gezielt einzusetzen - und vergessen Sie nicht die Macht, die eine Bestellung auf den Anbieter ausübt! Sie können ihn mit einer beträchtlichen Bestellung locken, die Sie aufgeben möchten... sobald er mit seiner Unterschrift bestätigt, dass er mit Ihren Vertragsbedingungen einverstanden ist.

Strategien zur Audit-Abwehr

#7 – Bewerten Sie die Gesamtbetriebskosten der Software

Bei den Kosten für die Software werden häufig lediglich die Beschaffungs- und Wartungskosten zusammengerechnet. Zur Berechnung der Gesamtbetriebskosten einer Software reicht das jedoch nicht aus. Berücksichtigen Sie die indirekten und zugehörigen Kosten sowie den Kaufpreis und die Abschreibungsbeträge. Erst dann können Sie einschätzen, ob das, was Sie für die Software bezahlt haben, im Gegenzug auch einen Wert für Sie erzeugt.

Beispielsweise erhöht Oracle die Wartungsgebühren jedes Jahr automatisch um 3 bis 4 %. Wenn Sie das über einen Zeitraum von fünf Jahren berechnen, werden Sie letztlich weit mehr Geld nach dem eigentlichen Einkauf ausgeben, als für die Beschaffung der Software selbst - denn im ersten Jahr bezahlen Sie 4 %, anschließend 4,4 % usw. Wenn Sie also eine Oracle-Datenbank installieren, bleibt es nicht bei den 32.000 $ für den ersten Kauf. Sie müssen ebenfalls 19 % von 32.000 $ für das erste Jahr und die in der Folge steigenden Kosten berechnen. Versuchen Sie, langfristig zu denken - beispielsweise über einen Zeitraum von fünf Jahren hinweg - um die tatsächlichen finanziellen Auswirkungen einschätzen zu können.

#8 – Stichwort Automatisierung!

Unter dem Strich ist die Optimierung des Software Asset Managements viel zu differenziert und detailliert, um jede Einzelheit manuell abwickeln zu können. Eine einmal jährlich aktualisierte Auflistung Ihrer Softwarelizenzen in Form einer Excel-Tabelle kann Compliance-Anforderungen nicht erfüllen. Und diese Realität wird in ihrer Härte noch deutlicher, wenn regelmäßige Optimierungen anstehen.

Um Zeit und Ressourcen für anstehende Probleme einzuplanen, sollten Sie versuchen, Ihr SAM zu automatisieren und entsprechende Prozesse - mindestens - quartalsweise umzusetzen. Wir bei Aspera stehen Ihnen gerne mit Tipps zu Best Practices zur Seite, insbesondere wenn Sie neu in der Welt des Software Asset Managements sind. Unser Hauptprodukt, die Plattform SmartTrack wurde entwickelt, um alle Lizenztypen und Softwareanbieter abzudecken. Es berechnet auf präzise Weise komplexe Metriken für jedes Gerät: Server, Clients, mobile Geräte und Cloud.

Wir sorgen dafür, dass sich Ihr Unternehmen auf eine lückenlose Compliance verlassen kann, bei gleichzeitiger Reduzierung Ihrer Lizenzkosten auf ein absolutes Minimum. Zögern Sie nicht: kontaktieren Sie uns und beginnen Sie noch heute damit, Ihr SAM zu optimieren.

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Themen: Lizenzoptimierung, Data Center, Industry Events, SAM Insights