05. Mär. 2019

8 Best Practices für ein erfolgreiches Softwarelizenzmanagement

Dieser Artikel erläutert die wichtigsten Gründe für das Software Asset Management. Lernen Sie warum ein SAM-Programm in Ihre größere ITAM-Strategie aufgenommen werden sollte und auf welche Anbieter Sie sich konzentrieren sollten.

Best Practices for Software License Management

Implementieren Sie mithilfe dieser 8 Best Practices ein erfolgreiches Softwarelizenzmanagement::

  1. Dokumentation und Standardisierung Ihrer Beschaffungsprozesse
  2. Bereinigung und Organisation Ihres Lizenzbestands
  3. Katalogisieren Sie Ihre Software
  4. Inventarisierung all Ihrer Systeme (Open-Source-Systeme nicht vergessen!).
  5. Bestimmung der Softwarenutzung
  6. Messen Sie, wie viele Lizenzen Sie pro Softwarenutzung benötigen.
  7. Aktualisieren Sie Ihre Lizenz- und Softwarebestände kontinuierlich.
  8. Effizientere Verwaltung Ihrer Lizenzen

Was ist Software Asset Management?

Software Asset Management gibt Ihnen Transparenz über Ihre Softwarebestände, die Nutzung, die Lizenzen und die Verträge Ihres Unternehmens. So wissen Sie, welche Software wie, wie oft, wo und von wem genutzt wird.

Mit einem umfassenden Überblick über Ihre unternehmensweite Softwarenutzung können Sie Ihre Lizenzen optimieren, Kosten senken und Ihre zukünftigen Softwareinvestitionen schützen.

Forrester Research schätzt, dass der globale Cloud-Computing-Markt im Jahr 2019 200 Milliarden US-Dollar übersteigen wird. Umso wichtiger ist es für Sie über Tools und Lösungen für das Cloud-Kostenmanagement verfügen. Und das zusätzlich zur Verwaltung und Berichterstattung über Ihre lokale Lizenzumgebung.

Häufig werde ich gefragt:

Warum ist Software Asset Management wichtig?

Software Asset Management ist die Geschäftsstrategie, die Ihr Budget zurückfordert und Ihre Einsparungen maximiert, indem sie die Beschaffung, Nutzung und Bereitstellung von Softwarelizenzen aktiv steuert und automatisiert.

Software Asset Management innerhalb Ihrer ITAM- oder ITSM-Strategie

IT Asset Management (ITAM) und IT Service Management (ITSM) sind die Strategien für den Umgang mit IT Assets und IT Services in Ihrem Unternehmen. Software Asset Management (SAM) ist das Kernstück von ITAM oder ITSM.

Die zentrale IT-Planung ist eine große Herausforderung im heutigen Geschäftsumfeld. Daher entscheiden sich viele große Unternehmen für die Dezentralisierung. Sie gibt den einzelnen Geschäftseinheiten die Flexibilität, die sie benötigen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Doch diese Dezentralisierung kann, trotz dieses Vorteils, zu unnötigen IT-Kosten führen.

Durch die Kontrolle von Installationen, Nutzung und Konfigurationen kann die zentrale IT die Softwarekosten niedrig halten. Sie treffen die wichtigen Kauf- und Lizenzierungsentscheidungen. Ein Software-Lizenzmanagement-Tool macht die Verwaltung selbst hochgradig dezentraler Ausgabenentscheidungen einfach, ohne dabei wesentlich die Flexibilität zu beeinträchtigen.

Grundlage für das Software Asset Management

Die 3 wesentlichen Gründe für das Software Asset Management:

  1. Compliance: Kontrolle von Kosten, Risiken und Komplexität durch Transparenz
  2. Optimierung: Erhöhen Sie die Laufleistung Ihrer Lizenzen. Dafür sollten Sie wissen, was enthalten ist und wie sie verwendet werden.
  3. Einsparungen: Nutzen Sie SAM Insights, um Lizenzkosten zu senken und Zeit zu sparen.

Auswahl Ihrer wichtigsten Softwareanbieter

Software-Lizenzmanagement ist eine Reise und kein Ziel. Sie können nicht alles auf einmal erledigen. Der Schlüssel zum SAM-Erfolg ist die Auswahl bestimmter Anbieter. Aber mit welchen fangen Sie am besten an? Hier sind einige Faustregeln, die Ihnen bei der Auswahl der Softwareanbieter helfen, auf die Sie sich konzentrieren sollten:

  • Beginnen Sie mit dem Anbieter, für den Sie am meisten Geld ausgeben – IBM, Microsoft, Oracle und SAP stehen oft ganz oben auf dieser Liste.
  • Schauen Sie sich Ihre Stakeholder an. Wählen Sie den Anbieter, der einen direkten Vorteil für sie liefert.
  • Planen Sie ein größeres Projekt, wie die Migration auf eine neue Version oder in die Cloud?
  • Steht eine Vertragsverlängerung mit einem Anbieter bevor?
  • Gibt es Anbieter, deren komplexe Lizenzmetriken oder -verträge die Gewährleistung der Compliance oder die Erstellung einer Lizenzübersicht besonders schwierig gestalten?

Zu wissen, mit welchen Anbietern Sie beginnen sollten, wird Ihnen helfen den Umfang Ihres SAM-Projekts zu definieren. So können Sie sich konkrete und umsetzbare Ziele setzen. Das bringt Sie – und Ihre Stakeholder – auf einen erfolgreichen Weg zum Software Asset Management.

Denken Sie daran, Daten zu sammeln, um das Problem zu veranschaulichen. Erfassen Sie alle Details, einschließlich aller relevanten Berichte, Rechnungen und allem, was Ihren Fall unterstützen könnte.

Best Practices für Ihr Softwarelizenzmanagement

Mit diesen Grundlagen im Hinterkopf können wir nun tiefer in die SAM-Strategie eintauchen. Wir untersuchen die 8 Best Practices für ein erfolgreiches Softwarelizenzmanagement.

  1. Dokumentation und Standardisierung Ihrer Beschaffungsprozesse - Wer kauft die Softwarelizenzen für die einzelnen Geschäftseinheiten? Und wie werden sie gekauft? Stellen Sie sicher, dass es standardisierte Prozesse und Regeln für die Lizenzbeschaffung gibt und fixe Prozesse für die Speicherung von Lizenzen und Lizenzzertifikaten festlegt werden.

  2. Bereinigung und Organisation Ihres Lizenzbestands- Nutzen Sie diese Gelegenheit und erstellen Sie ein zentrales Lizenzinventar (falls Sie noch keins haben). Verschieben Sie alle Lizenzvereinbarungen und Wartungsverträge für Ihre Software in das Inventar. Der Aufbau eines Organisationssystems (Verantwortliche und Prozesse) ermöglicht Ihnen einfaches Auffinden aller Lizenzdokumente und -informationen. Als nächstes sollten Sie Ihre Lizenzmetriken kennen. Nur so können Sie die benötigten Lizenzen messen. Benennen Sie außerdem einen Lizenzmanager, der Ihr Inventar verwaltet und pflegt.

  3. Katalogisieren Sie Ihre Software - Nutzen Sie Ihre Erkennungs- und Inventarwerkzeuge. Finden Sie heraus, welche Software tatsächlich in Ihrer Umgebung installiert ist. Normalisieren Sie Softwaretitel, um sicherzustellen, dass Sie ihnen eine Lizenz zuordnen können.

  4. Inventarisierung all Ihrer Systeme (Open-Source-Systeme nicht vergessen!) - Bei der Katalogisierung Ihrer vorhandenen Software kann leicht Software übersehen werden, die auf Systemen installiert ist, die derzeit nicht laufen oder nicht mit dem Netzwerk verbunden sind. Stellen Sie daher sicher, dass Discovery-Tools auf allen Systemen installiert sind, um nichts zu übersehen. Sie werden Open-Source-Systeme (wie Linux) inventarisieren wollen, denn auch wenn das Betriebssystem möglicherweise keine bezahlte Lizenz benötigt, kann es dennoch Software ausführen, die eine benötigt.

  5. Bestimmen der Softwarenutzung - Hier haben Sie die Möglichkeit herauszufinden, wann eine bestimmte Software verwendet wird und wie sie installiert (oder nicht installiert, beispielsweise in der Cloud), konfiguriert und aufgerufen wird. Sie werden überrascht sein, was Sie besitzen und wie die Software tatsächlich genutzt wird.

  6. Messen Sie, wie viele Lizenzen Sie pro Softwarenutzung benötigen - Sobald Sie Ihr gesamtes System katalogisiert und Ihre Nutzungsdaten erfasst haben können Sie Ihren Lizenzbestand überprüfen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Lizenzen alle Arten der Installation und Nutzung der Software abdecken. Pro-Tipp: Verwenden Sie Produktnutzungsrechte, um den vollen Wert Ihrer Lizenzen zu erhalten und Kosten zu senken.

  7. Aktualisieren Sie Ihre Lizenz- und Softwarebestände regelmäßig - Hier kommt die Detektivarbeit ins Spiel. Suchen Sie nach Lizenzmodellen, die am besten zu Ihren Gewohnheiten bei der Software-Nutzung und Ihrer IT-Umgebung passen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Nutzung überprüfen, um die Compliance einzuhalten. In der Zwischenzeit werden diese Daten ständig aktualisiert:
    a) Softwaretitel, um Benutzer zu überprüfen, die neue Software herunterladen, Programme aktualisieren oder in die Cloud einsteigen.
    b) Die Softwarenutzung und die Daten der IT-Umgebung
    c) Der Lizenzbestand zur Verfolgung von Vertragsmeilensteinen und zur Erfassung von Neuanschaffungen und Änderungen an Lizenzen wie beispielsweise Upgrades oder Downgrades.

  8. Effizientere Verwaltung Ihrer Lizenzen - Herzlichen Glückwunsch! Die Ergebnisse Ihres SAM-Prozesses und die Datentransparenz ermöglicht Ihnen eine effizientere Nutzung Ihrer Lizenzen. Sie können nun klar erkennen, wo Sie über- und unterlizenziert sind. Mit diesem Wissen können Sie Ihre verfügbaren Lizenzen neu zuweisen, um Ihre Anforderungen zu erfüllen. Dadurch sparen Sie Geld für neue Lizenzen und reduzieren das Auditrisiko. Vergessen Sie die Wartung nicht! Wenn Sie die Lizenz verwenden, empfehlen wir, den Wartungsvertrag zu kündigen. Wenn Vertragsverlängerungen anstehen, nutzen Sie Ihre SAM-Einblicke, um bessere Vereinbarungen für Ihr Unternehmen auszuhandeln.

SAM ist nicht schwer, wenn Sie wissen wonach Sie suchen sollen

Möchten Sie wissen, was Sie alles benötigen, um ein passendes SAM-Programm für Ihr Unternehmen auszuwählen? Wie sie damit starten können und das Software Asset Management ausbauen können? Wo auch immer Sie sich auf Ihrer SAM-Reise befinden – wir unterstützen Sie!

FAQs

Wer sind SAM-Stakeholder – und warum ist das wichtig?

Stakeholder sind wichtige Einflussfaktoren oder Entscheidungsträger, die außerhalb der ITAM-Abteilung arbeiten. Identifizieren Sie Ihre Interessensgruppen frühzeitig in Ihrem Prozess und bauen Sie eine Beziehung zu diesen Schlüsselpersonen auf. Alle an Bord zu haben ist entscheidend für den Projekterfolg und die organisatorische Veränderung. Zu den Interessensgruppen des Software Asset Managements gehören Führungskräfte aus dem Einkauf, verschiedenen IT-Abteilungen, dem Finanzwesen und die Führungskräfte auf C-Level-Ebene.

Wie können Sie den SAM-Erfolg messen?

Richten Sie erste Programmleistungsfaktoren (KPI's) ein, die die Ergebnisse Ihres SAM-Programms messen und erkennen. Dies hilft Ihnen, Ihre SAM-Erfolge an Stakeholder und größere Organisationen zu verkaufen. Unterteilen Sie Ihr SAM-Projekt in kleinere, überschaubare Blöcke, die erreichbare Programmmeilensteine definieren; überlegen Sie sich ausgeglichene, sowohl proaktive als auch reaktive, Ziele. Erstellen Sie einen Plan, um Ihre Gewinne regelmäßig an die Interessensgruppen zu kommunizieren.

Wie können Sie saubere Daten sicherstellen?

Saubere Daten sind die Grundlage für ein erfolgreiches SAM. Die Qualität Ihrer Software-Lizenzdaten ist der Unterschied zwischen Einsparungen und Ausgaben. Sind Ihre Daten nicht korrekt, dann sind es die Ergebnisse der Lizenzoptimierung auch nicht. Die Normalisierung ist ein schrittweiser Prozess, der die Daten systematisch bereinigt und identifiziert, von der Filterung dessen, was nicht benötigt wird, bis hin zur Standardisierung der gespeicherten Informationen. Bestimmte Software Asset Management Tools verfügen über einen integrierten Normalisierungsprozess, der diese manuelle Arbeit automatisch für Sie durchführt.



Themen: SAM Insights, SAM 101, SAM Weiterbildung