15. Dez. 2016

Datenqualität im Lizenzmanagement: Wie gut ist gut genug?

Ein international agierender Konzern will seine Lizenzsituation für Microsoft Windows Server überprüfen, ein anderer die Lizenzkosten in 150 Niederlassungen senken, ein Dritter – ein mittelständisches Unternehmen – Klarheit über sein finanzielles Risiko vor den nächsten Verhandlungen mit SAP schaffen. Sie alle werden sehr schnell mit einem Thema konfrontiert: Datenqualität. 

Und das bedeutet Vorarbeit. Alle Unternehmen haben zunächst das gleiche Ziel: eine akkurate und vollständige Aufstellung über ihren Lizenzbestand und den damit verbundenen permanenten Abgleich von tatsächlicher Nutzung mit vertraglich vereinbarten Nutzungsrechten.

SAM ohne Datenqualität ist sinnlos

Jede Analyse und Optimierung ist jedoch nur so gut wie die Daten, auf denen sie beruht. Folglich lautet der erste Schritt für ein funktionierendes Lizenzmanagement: Transparenz. Erst danach kann es darum gehen, den Lizenzbedarf zu analysieren und über Compliance und Kostensenkungen zu sprechen. 

Es ist wichtig zu verstehen, dass die Software-Bilanz, die Tools liefern, nur so präzise sein kann wie es die zugrunde liegenden Rohdaten sind. Wenn Unternehmen im Lizenzmanagement fehlerhafte Daten verarbeiten, können die Folgen fatal sein. Nicht erfasste Käufe ziehen doppelte Kosten nach sich, unvollständige Infrastrukturdaten führen zu falschen Bedarfsannahmen, falsche Organisations-Informationen verhindern die richtige Kostenzuordnung.

Viele Tools sagen Dir, dass etwas fehlt. Ein smartes Tool sagt Dir, was fehlt.

Ein gutes SAM-Tool verhindert, dass fehlerhafte Daten in den effektiven Lizenzbestand gelangen. Häufig sind Pflichtfelder nicht ausgefüllt oder Daten werden an verschiedenen Stellen mehrfach gezählt. Transaktionen sind immer auch dann fehlerhaft, wenn sie den Stammdatenbestand nicht referenzieren. Der Grund liegt meist in fehlenden oder falschen Informationen, etwa in einer fehlenden Artikelnummer oder einer falschen Vertragsbezeichnung. Sammeln Sie also bitte nur verlässliche Daten. 

Wie gut ist gut genug für Sie? Je höher die Datenqualität, desto automatisierter kann anschließend die Normalisierung durchgeführt werden. Denn nur wenn Lizenzen und Nutzungsrechte eng verzahnt sind, werden Änderungen in den Metriken der Software-Hersteller automatisch in Ihrem SAM-Tool aktualisiert. 

Es geht darum, was fehlt, aber wichtig ist

Wie misst man Datenqualität? Salopp gesagt: Alles, was in ein SAM-Tool hineinkommt, ist wichtig. Entscheidend aber ist zu identifizieren, was fehlt, aber notwendig ist, zum Beispiel die Anzahl von Prozessoren, Kernen, die verwendete Virtualisierungstechnologie, vorhandene Wartung/Service Level und vieles mehr. Ein gutes Tool visualisiert, was fehlt und zeigt Ihnen die Qualität der Daten an. 

Bei der Beurteilung von Datenqualität unterscheidet man zwischen: 

  • Vollständigkeit der Datensätze: Ein gutes System warnt sie. Wie viele Prozessoren sind es wirklich? Fehlt es hier an Genauigkeit, sind Sie im Land der Schätzungen angelangt. Das birgt Risiken.
  • Vollständigkeit der Dateninhalte: Sind die Datensätze in sich stimmig? Ein gutes System prüft, ob die Angaben stimmen können. Ist beispielsweise die Anzahl der Kerne geringer als die Anzahl der Prozessoren? Dann hat sich ein Fehler eingeschlichen. 

Ein smartes Tool wie SmartTrack erledigt das alles für Sie.  

Nutzungsrechte gibt es wie Biersorten. Mindestens. 

SAM-Tools müssen alle Details darstellen können, die für die Berechnung nötig sind, sprich: Was habe ich und was brauche ich? Mehr nicht. Klingt einfach. Doch die Realität ist komplex, denn Softwareprodukte und ihre Metriken sind vielfältig. Produkte mit oder ohne Wartungsvertrag verursachen in Hinblick auf die Lizenzkosten riesige Unterschiede. Die Antwort auf die Frage, welche Nutzungsrechte angewendet werden müssen, kann am Ende enorme Unterschiede in den Kosten bedeuten. 

Was können Sie tun, damit Ihr SAM-Projekt ein Erfolg wird: 

  1. Nur verlässliche Daten sammeln und zusammenführen! Eine möglichst genaue Übersicht all Ihrer relevanten kaufmännischen Daten vorbereiten. Sehr gute Vorbereitung bedeutet immer sowohl eine Aufstellung Ihrer vertraglichen als auch Ihrer Lizenz-Daten.  
  2. Auch für Ihr technisches Inventar benötigen Sie eine vollständige Datenbasis. Doch kein Discovery-Tool kann alles. Die Lösung: Nutzen Sie vorhandene Datenquellen und erweitern Sie durch zusätzliche Technologie nur da, wo es unbedingt nötig ist.
  3. Stufenweise vorgehen: Erfolgreiche Unternehmen sind bei der Verbesserung der Datenqualität stufenweise vorgegangen. Beginnen Sie mit ein bis zwei Herstellern, wählen Sie die mit dem größten Einsparungspotenzial. Die Datenqualität kontinuierlich sicherzustellen ist der Schlüssel zu Ihrem Erfolg.

Bedeutet präzise gleichzeitig langsam?

Geht so viel Genauigkeit nicht zu Lasten der Implementierungszeit? Ohne die Größe Ihres Unternehmens zu kennen: Die Implementierung eines SAM-Tools mit optimaler Datenqualität lässt sich innerhalb von drei Monaten bis zur ersten Lizenzbilanz durchführen. Unsere drei Unternehmen vom Anfang werden es Ihnen bestätigen. Sie alle sind heute in der Lage, auf blitzsaubere Lizenzdaten zuzugreifen. 

Zusammenfassend lässt sich sagen: Datenqualität wird meistens von signifikanten Kosteneinsparungen begleitet. Sie senkt jedoch in jedem Fall wirksam Ihr Compliance-Risiko.



Themen: Lizenzoptimierung, SAM 101




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