12. Jan. 2017

SAM Round Table, Teil 1: Erfolgreich im Kampf um Einsparungen

Bei einer der vergangenen internationalen SAM-Konferenzen beteiligte sich Aspera erneut als Sponsor der renommierten we.CONECT-Veranstaltungen. Die Veranstaltungen sind ein echter Wissenspool für Unternehmen, Dienstleister und Fachleute, die sich mit ausgereiften SAM-Prozessen beschäftigen. Vor allem für mittelständische Unternehmen sind die dort besprochenen Themen relevant für das strategische Tagesgeschäft.

Dieser Artikel ist der erste Teil einer Reihe. Unser Ziel ist es, die Überlegungen und Erkenntnisse der SAM-Community festzuhalten und wiederzugeben.

Definieren Sie: „Kosten im Rechenzentrum“

Als Platin-Sponsor veranstaltete Aspera in Berlin eine World Café Session. Das Thema „Kosteneinsparungen im Rechenzentrum“ ist eins meiner Lieblingsthemen, denn Aspera bietet in diesem Bereich so ausgefeilte Lösungen zur Optimierung der Serverumgebung wie kein anderer Anbieter. Als Moderator hatte ich das große Vergnügen, mit 45 Teilnehmern aus vier Gruppen jeweils 20 Minuten lang zu sprechen.

Die erste Frage im Zusammenhang mit Serveroptimierung lautet fast immer: Wie kann man die Ergebnisse messen? Deshalb fragte ich die anwesenden SAM-Spezialisten, wie sie „Kostenvermeidung“ im Gegensatz zu „Kostenersparnis“ definieren und worin für sie der Unterschied liegt.

Kosten vermeiden oder Kosten einsparen?

Einsparungen sind immer das Hauptargument für die Implementierung einer SAM-Lösung. Doch wie definiert und wie misst man Einsparungen? Meine Gesprächspartner und ich waren uns einig, dass die Begrifflichkeiten zunächst geklärt werden sollten. Eine Differenzierung hilft auch jedem SAM-Team in der Praxis, seine Ziele zu definieren und damit die Unterstützung der Entscheiderebene zu bekommen. Dafür ist eine Darstellung der monetären Vorteile eines SAM-Programms zwingend erforderlich.

Bei der Kostenvermeidung handelt es sich um theoretische Einsparungen. Alle Teilnehmer waren sich einig, dass daz sämtliche Maßnahmen und deren Auswirkungen gehören, die einen positiven Einfluss auf künftige oder potenzielle Ausgaben haben. Aus Sicht eines Unternehmens geht es bei der Kostenvermeidung um „virtuelles Geld“, sprich: Dafür muss das Unternehmen kein Geld mehr ausgeben.

Beispiele für Kostenvermeidung sind die Verringerung der Software-Nutzung durch die Neunutzung von Lizenzen oder die Optimierung des Lizenzverbrauchs durch die Umverteilung von Lizenzarten wie Windows Server Standard oder Windows Data Center. Ein anderes Beispiel wäre die Vorbereitung von Zahlen und Fakten, um die anstehende Vertragsverlängerung bei einem Hersteller für das Folgejahr positiv für sich zu verändern.

Die Kostensenkung hingegen ist eine echte Einsparung. Die Runde definierte diese als „sämtliche Maßnahmen und deren Auswirkungen auf Zahlungsausgänge oder die konkrete Verringerung eines akuten Risikos im Falle eines Audits“. Aus Sicht des Unternehmens liegt eine Kostenersparnis immer dann vor, wenn kein „echtes Geld“ ausgegeben wird. So können beispielsweise Ausgaben direkt reduziert werden, indem man aktive, aber ungenutzte Lizenzen identifiziert und terminiert.

Ein gutes Beispiel für eine Kostenersparnis ist die Verringerung oder Vermeidung von Strafzahlungen für Unterlizenzierung durch ein Audit. Weitere Beispiele in diesem Zusammenhang sind: die Identifizierung kostengünstigerer Alternativprodukte, etwa, bevor ein Vertrag verlängert wird, die Optimierung der Benutzerstruktur, bevor neue Lizenzen beschafft werden, oder die Beendigung von Wartungsverträgen für ungenutzte Software.

Und welcher Kosteneffekt ist wichtiger?

Kosten zu senken hat immer höchste Priorität. Doch um wie viel weniger wichtig ist es, Kosten zu vermeiden?

Die Teilnehmer der Round Table waren der Meinung, dass beide Arten der Kosteneinsparung einen positiven Einfluss darauf haben, wie hoch das Budget des SAM-Teams im Vergleich zum Wert der erbrachten IT-Leistungen ist. Jede Anstrengung trägt auf unterschiedliche Weise zu einer guten projektbasierten Kostenschätzung bei. Wenn man dann noch in der Lage ist, Hersteller- und Produktebene getrennt voneinander zu betrachten, wird erstmals ein ganzheitliches Bild der Lizenzsituation möglich.

Diese Erkenntnis bietet eine wertvolle Ausgangslage für jede Überprüfung von Kostenplänen, mit denen sich jedes SAM-Team auseinanderzusetzen hat. Weil das SAM-Team jedoch während der Verhandlungen nicht mit am Tisch sitzt, liegt die Entscheidung über mögliche Kosteneinsparungen bei der Abteilung Operations, beim Einkauf oder der IT. Wenn das SAM-Team aber eine Übersicht vorbereitet und zusätzliche Informationen zu möglichen Lizenzalternativen liefert - nämlich: wie Geld gespart oder Kosten vermieden werden können - kann das Unternehmen Entscheidungen auf Grundlage konkreter Zahlen und Informationen treffen.

Die Teilnehmer verständigten sich schließlich darauf, dass die Identifizierung von Möglichkeiten zur Kostenvermeidung wichtig, die Möglichkeiten zur Kostenersparnis jedoch in jedem Falle höher eingestuft werden sollten. Sie empfahlen, beide Aspekte als unterschiedliche Kennzahlen zu behandeln, die konkret definiert werden können, falls der Gesamtwert des SAM dargestellt werden soll.

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Themen: Data Center, Industry Events, SAM Insights




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