05. Okt. 2017

10 Schritte, Ihr Software-Audit-Risiko zu senken

In meinem früheren Leben habe ich als Software-Auditor und Audit Defence-Berater gearbeitet. Ich habe mich immer gefragt, warum bestimmte Unternehmen nie Audits hatten, während andere sie förmlich anzuziehen schienen.

Wie kommt es zu einem Software-Audit?

Die meisten Software-Audits werden durch verschiedene Ereignisse ausgelöst. Zwei zentrale Software-Audit-Indikatoren sind:

  1. Vergrößerung des Unternehmens
  2. Keine Verkaufssteigerung über einen Vertragszeitraum (insbesondere wenn Hinweise auf Unternehmenswachstum oder -käufe vorliegen)
Keep 3 aces in your pocket: 10 Steps to Cut Software Audit Risk

Eine schlechte Beziehung zwischen dem Softwarelieferanten und dem Unternehmen kann ein mitbestimmender Faktor für ein Audit sein. Wenn Sie sich Ihre wichtigsten Softwareanbieter vom Leib halten und sie mit der sprichwörtlichen "Kneifzange" anfassen, werden sie Sie misstrauisch beobachten. Tatsächlich verlangt dann der Software-Account-Manager manchmal, dass ein Unternehmen geprüft wird.

Auch wenn das nicht der Fall ist, steht eins fest: In den meisten Fällen weiß Ihr Account-Manager, ob und wann ein Software-Audit stattfindet. Hierbei wird klar, dass Sie für eine stärkere Audit-Defence sorgen, indem Sie eine solide Arbeitsbeziehung zu Ihren wichtigsten Softwarelieferanten aufbauen.

Wie Sie die Beziehung zu Ihren Softwarelieferanten verbessern

Wie können Sie also die Beziehung zu Ihren Softwarelieferanten verbessern, ohne alle Ihre Karten auf den Tisch zu legen? Oder alle Ihre Daten zu übermitteln? Basierend auf meinen Erfahrungen auf allen Seiten des Software Asset Managements (SAM) habe ich 10 hilfreiche Tipps zusammengestellt, wie Sie Ihre Lieferantenbeziehungen geschickt nutzen und eine stärkere Abwehr von zukünftigen Software-Audits aufbauen können.

  1. Führen Sie einen regelmäßigen Dialog. Alle Lieferanten wollen das Gefühl haben, dass sie gebraucht werden und an sie gedacht wird. Wenn Ihre Account-Manager das Gefühl haben, dass sie in Ihr Unternehmen "eingeweiht" sind und Sie mit ihnen zusammenarbeiten, erheben sie möglicherweise Einspruch gegen das Audit. Betrachten Sie die Kehrseite der Medaille.
  2. Teilen Sie Ihre Geschäftsstrategien. Softwarelieferanten wollen Ihre Geschäftsziele verstehen, damit neue Möglichkeiten geschaffen werden können. Halten Sie Ihre Account-Manager daher über Ihre SAM- und ITAM-Strategien auf dem Laufenden, damit sie innovative Lösungen, Handelslizenzmetriken von BENUTZER zu CPU oder zu CORE oder CLOUD anbieten können.
  3. Erstellen Sie ein starkes und organisiertes SAM-Programm. Softwarelieferanten wollen, dass Sie ihre Software weiterhin nutzen und mehr davon kaufen. Daher ist es so wichtig, eine SAM-Strategie zu haben. Es hat lange gedauert, bis die obere Führungsebene den Business Case für Software Asset Management umgesetzt hat. Ohne SAM werden Softwarelieferanten weiterhin jedes Jahr aufkreuzen und mehr Geld fordern, da die Unternehmen nicht in der Lage sind, eine korrekte Nutzung zu belegen.
  4. Sprechen Sie mit Ihren Softwarelieferanten offen über Ihre Software Asset Management-Initiativen. Obwohl es widersinnig klingen mag, können mögliche Probleme einfacher gelöst werden, wenn Sie mit Ihnen zusammenarbeiten. Geben Sie Ihren Softwarelieferanten etwas, bei dem sie Ihnen helfen können. Lassen Sie sich zum Beispiel komplexe Lizenzmetriken erklären. Geben Sie ihnen jedoch nicht alle Ihre Daten. Gewähren Sie ihnen keinen Zugriff auf Ihre Daten, bis Sie eine sorgfältige Prüfung durchgeführt und gegebenenfalls ein Beratungsunternehmen beauftragt haben, um mögliche Risiken zu erkennen und zu verstehen, wie sie einige davon begrenzen können.
  5. Legen Sie Ihre Lizenzoptimierungs- und Kostensenkungsziele fest. Die meisten Softwarelieferanten prüfen ihre Kunden nur ungern. Das überrascht Sie? Seien wir mal ehrlich; ein Auditverfahren ist für eine Geschäftsbeziehung nicht besonders förderlich. Wenn Sie gemeinsam mit Ihrem Softwarelieferanten klare Erwartungen festlegen, können Audits vermieden werden.
  6. Halten Sie die Kommunikationswege offen. Niemand mag schlechte Nachrichten. Dennoch wird ein Softwarelieferant nicht allzu enttäuscht oder überrascht sein, dass er keine neue Bestellung erhält, wenn er versteht, dass Sie aufgrund einer Verkleinerung oder einer Kosteneffizienzsteigerung keine neue Software bestellen. Als Bonus können sie Ihnen dann vielleicht sogar eine bessere Lösung bieten, um Ihren neuen Bedürfnissen gerecht zu werden.
  7. Wechseln Sie strategisch zur Cloud. Sich in einer Cloud-Umgebung zu bewegen, die von einem Softwarelieferanten bereitgestellt wird, kann riskant sein. Denn so kennen sie nicht nur Ihre aktuelle Lage, sondern auch Ihre Spitzenauslastung. Denken Sie daran, dass manche Softwarelieferanten anfangen könnten, über einen gewissen Zeitraum auf die "Spitzenauslastung" zu schauen und das traditionelle Muster "das ist es, was ich jetzt habe" zu ändern, wenn man zu Cloud-Plattformen wie AWS und Azure wechselt.
  8. Seien Sie sich über Ihren Umstieg auf die Cloud oder Hybrid-Cloud im Klaren. Die meisten Softwarehersteller haben jetzt Cloud- oder Abonnement-Angebote. Und sie alle möchten, dass Sie von unbefristeten Lizenzen auf Abonnement-Modelle umstellen. Beachten Sie bei den Verhandlungen für Cloud-Vertrage, dass Softwarehersteller ihren Account-Managern für Cloud-Produkte höhere Provisionssätze zahlen. Es gibt immer einen Verkaufsanreiz, um Sie dazu zu bewegen, die Cloud zu nutzen. Softwarelieferanten bieten oft Ermäßigungen, durch die Sie gebunden werden Am Ende zahlen Sie aber mehr als nötig. Kaufen Sie nur das, was Sie gerade brauchen und wirklich nutzen werden - und kaufen Sie bei Bedarf einfach nach.

  9. Hybrid Cloud Mini-Webinar ansehen

  10. Verstehen Sie, wie und warum Ihr Softwarelieferant Software-Audits durchführt. Softwareunternehmen, die regelmäßig prüfen, haben üblicherweise die Auditklauseln als Umsatzquelle genutzt. Je nach Softwarelieferant ist es unterschiedlich, mit welcher Aggressivität sie agieren und welche Daten sie bei einem Audit verlangen. Wenn Sie mit Ihrem Account-Manager zusammenarbeiten, ist es wichtig, die folgenden Punkte zu erfassen:

    1. • Welche Einstellung hat der Softwarelieferant zu Audits?

      • Glauben Sie, dass für Sie das Risiko eines Audits besteht?

      • Wert der Nichteinhaltung

      • Datengenauigkeit (haben Sie alle Preise für alle Produkte usw.)

  11. Seien Sie vorsichtig mit Ihren eigenen PR-Kampagnen. Wenn Ihr Marketingteam der Welt verkündet, dass Sie dabei sind, eine Cloud-Migration einzuleiten, oder dass Ihr Unternehmen um 10 % gewachsen ist, werden Ihre Softwarelieferanten von diesen Nachrichten erfahren und mehr Geld erwarten. Wenn eine große Ankündigung bevorsteht, sprechen Sie zuerst mit Ihren Softwarelieferanten, damit sie später nicht überrascht sind.
  12. Haben Sie mindestens drei Asse im Ärmel

    Das Entscheidende bei der Zusammenarbeit mit Softwarelieferanten ist der Verhandlungsprozess. Gehen Sie wie bei jeder Verhandlung immer von der Machtposition aus. Verwenden Sie Ihr SAM-Programm, um Ihre tatsächlichen Bedürfnisse zu ermitteln, damit Sie Ermäßigungen oder bessere Konditionen für Ihre Softwarelizenzierung aushandeln können.

    Egal, ob Sie Hilfe bei der Vereinbarung eines bevorstehenden oder laufenden Audits benötigen oder vorausschauend Ihre Audit-Defence stärken wollen: Aspera kann Ihnen helfen. Sprechen Sie jetzt mit unserem Expertenteam für Audit-Defence!



Themen: Software Audits, SAM Insights




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