09. Aug. 2018

Joiners, Movers, Leavers – Ihre neuen Freunde im Software Asset Management

In einem früheren Blogeintrag sind wir kurz darauf eingegangen, dass das Software Asset Management (SAM) agiler gestaltet werden sollte, um eine optimale IT-Asset-Bereitstellung zu gewährleisten.

Ich habe oft erlebt, wie sich Unternehmen voll und ganz der Servicemanagement-Agenda verschrieben haben. Die Bereitstellung von Hardware- und Software wurde im Laufe der Zeit immer weiter verbessert, damit neue Mitarbeiter ihre Tätigkeit im Idealfall schon am ersten Arbeitstag aufnehmen können.

Joiners, Movers, and Leavers (JML) – Your new best (SAM) friend

Durch die Größe Ihres Unternehmens kann es erforderlich sein, Abteilungsprofile in Ihrer CMDB anzulegen. Auf diese Weise können 60-70 % der IT-Ressourcen schon am ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters konfiguriert werden. Die übrigen 30-40 % werden anschließend durch Self-Service- und/oder Service-Desk-Anfragen hinzugefügt.

Joiners: Sind die Benutzer- und Softwarelizenzen auf dem aktuellen Stand?

Durch das Anlegen von Abteilungsprofilen in Ihrer CMDB lässt sich Zeitsparen. Aber es kann auch zu unnötigen Software-Installationen auf den Geräten von neuen Mitarbeitern führen. Indem Sie die Abteilungsprofile regelmäßig überprüfen, können Sie sicherstellen, dass diese auf dem aktuellen Stand und relevant sind, wenn der für Eintritte gedachte Abschnitt des JML-Prozesses durchgeführt wird.

Das ist ganz besonders im Hinblick auf As-a-Service-Software von großer Bedeutung. Wenn das Abteilungsprofil nicht kontinuierlich auf die geschäftlichen Anforderungen abgestimmt wird, können sich kleine unnötige Ausgaben schnell zu erheblichen Beträgen summieren.

Movers: Werden die Softwarelizenzen einem automatisierten Reharvesting unterzogen?

Stellen wir uns vor, dass bereits 18 Monate seit der Einstellung unseres mittlerweile nicht mehr ganz so neuen Mitarbeiters vergangen sind. Er oder sie sollen jetzt in eine andere Abteilung wechseln. Auch hier gilt: die Änderungsanfragen, die darauf abzielen, die Geräte optimal auf die neue Abteilung abzustimmen, können auf ein Minimum reduziert werden, wenn die Abteilungsprofile auf dem neuesten Stand gehalten werden.

Von noch viel größerer Bedeutung sind jedoch die As-a-Service-Angebote, die aufgrund des Wechsels nicht länger benötigt werden. Wenn jemand die Abteilung wechselt und die besagte As-a-Service-Software nach dem Wechsel nicht länger benötigt wird, kann eine versäumte Freigabe der Lizenz dazu führen, dass das Unternehmen eine weitere Lizenz für einen neuen Mitarbeiter erwirbt, der eine Stelle in der ursprünglichen Abteilung antritt.

Haben Sie eine grobe Vorstellung davon, wie es um die interne Personalfluktuation innerhalb Ihres Unternehmens bestellt ist? Lassen Sie sich diese Daten ruhig von der Personalabteilung zukommen. Sie können Ihnen Aufschluss darüber geben, welche geschäftliche Ausrichtung Ihr SAM-Team vorrangig einschlagen sollte, um diesen Übergang zu erleichtern.

Leavers: Wie viel geben Sie zu viel für Dinge aus, die Sie nicht länger benötigen?

Irgendwann trifft unser Mitarbeiter schließlich die Entscheidung, das Unternehmen zu verlassen. Damit muss er oder sie die Austrittsphase des JML-Prozesses durchlaufen. Neue Regelungen wie die DSGVO und bereits bestehende Vorschriften zur Informationssicherheit sollten genügend Gründe dafür liefern, die physischen Geräte wieder einzufordern, die den Endanwendern zur Verfügung gestellt wurden. Aber auch jetzt sollte die oberste Priorität für Ihr SAM-Team darin bestehen, die an diesen Mitarbeiter geknüpften As-a-Service-Lizenzen stillzulegen (oder zu übertragen).

Außerdem sollte bei der Personalabteilung in Erfahrung gebracht werden, wie gemäß der Unternehmenspolitik mit bezahlten Freistellungen umzugehen ist. In diesem Fall könnte eine Stilllegung des Service noch vor dem letzten Arbeitstag des betreffenden Mitarbeiters erforderlich sein. Hier noch eine abschließende Bemerkung dazu: Sollten Sie ein übergreifendes Netzwerk-Tool wie zum Beispiel AD as-a-Service verwenden, könnte das dazu führen, dass der Zugriff auf Azure Services bereits durch die alleinige Archivierung eines Benutzerprofils verhindert wird. Erwägen Sie daher bitte, Services von einem anderen Anbieter als Azure zu nutzen, die nicht von AD as-a-service kontrolliert werden.

Im Idealfall sollte das persönliche Profil in der CMDB immer dann aktualisiert werden, wenn eine Änderungsanfrage verarbeitet wird, die während der Tätigkeit des Mitarbeiters für das Unternehmen eingegangen ist. So können immer aktuelle Aufzeichnungen über die genutzte As-a-Service-Software angezeigt und bei einem Austritt oder einem Wechsel verarbeitet werden. Bei Unternehmen mit einer weniger modernen Ausrichtung sollte das Abrufen der getätigten Softwareanfragen des ausscheidenden Mitarbeiters über das Service-Desk-Tool dabei helfen, die As-a-Service-Software zu identifizieren, die von ihm oder ihr genutzt wurde.

Viele Software Asset Management-Prozesse gelten nur dann als erfolgreich, wenn sie zeitnah durchgeführt werden. Bei einem JML Prozess können Jahre vergehen, bis Ihr der Prozess vollständig von einem Mitarbeiter durchlaufen wurde. Und das ist an sich auch nicht schlecht - zufriedene Mitarbeiter sorgen für eine geringere Personalfluktuation. Das bedeutet wiederum, dass das Unternehmenswachstum der ausschlaggebende Faktor dafür ist, wie häufig dieser Prozess durchgeführt wird.



Themen: SAM Insights, ITAM/ITSM