14. Apr. 2020

Keine Compliance-Risiken in der Cloud? Mythos entlarvt

Es ist ein weit verbreiteter Mythos, dass sich die Probleme mit der Softwarelizenz-Compliance nach der Migration in die Cloud in Luft auflösen. Der Softwareanbieter hostet schließlich all Ihre Ressourcen, er kann sämtliche Aktivitäten sehen und überwachen, und er hat technische Barrieren errichtet, um Sie und Ihre Mitarbeiter daran zu hindern, Lizenzgrenzen zu überschreiten. Stimmt's?

Falsch! In der Regel gibt es eine solche technischen Barrieren nicht. Das bedeutet, es kann in der Cloud genauso leicht passieren, mit den Lizenzbestimmungen in Konflikt zu geraten, wie On-Premises. Aber selbst mit technischen Barrieren gäbe es in der Cloud immer noch reichlich Fallstricke in Fragen der Softwarelizenz-Compliance.

Mythen, Märchen und Aberglaube bei der Softwarelizenz-Compliance

Hier sind ein paar der Mythen über die Softwarelizenz-Compliance in der Cloud:

1. Software-Anbieter schützen Sie vor übermäßiger Nutzung

Die automatische Nachverfolgung von Erwähnungen in sozialen Medien durch die Salesforce Marketing Cloud hört nicht auf, sobald Sie die Grenze erreicht haben. Sie läuft weiter, so dass eine unerwartet erfolgreiche Marketingkampagne Ihr Glück leicht zunichtemachen kann, indem sie Ihre Kosten verdrei- oder vervierfacht. Jede getrackte Erwähnung, die Ihr Limit überschreitet, kostet zusätzlich. Wenn Sie zum Beispiel ein Basisabonnement haben, Ihre Kampagne aber die monatliche Anzahl von 20.000 getrackten Erwähnungen überschreitet, dann zahlen Sie am Ende vielleicht für 250.000 zum vierfachen Preis.

2. Sie können Ihr Cloud-Abonnement überall nutzen

Manche Software-Lizenzen schränken den Verbrauch auf der Grundlage des geografischen Standorts ein. Sicherheits- und Datenschutzbedenken können dabei eine Rolle spielen, da lokale und regionale Standards sehr unterschiedlich sein können.

Einige Anbieter wie Salesforce bieten unterschiedlich abgestufte Lizenzen für neue und aufstrebende Märkte an, die zahlreichen infrastrukturellen Hürden unterliegen. Salesforce hofft, die wirtschaftliche Entwicklung in diesen Märkten durch die Unterstützung lokaler Unternehmer zu fördern und so in diesen Märkten Fuß zu fassen.

Wenn Sie jedoch eine dieser Lizenzen an einen Kollegen in einer wirtschaftlich entwickelten Region vergeben, können Sie mit hohen Gebühren und Strafen rechnen.

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3. Software-Anbieter hindern Sie daran, Services zu nutzen, zu denen Sie nicht berechtigt sind

Kunden von Microsoft Office 365 können administrative Änderungen vornehmen, etwa indem sie Services auf Domain-/Mieter-/Gruppenebene aktivieren und deaktivieren. So kann ein Administrator beispielsweise die Azure Threat Protection auf Domänenebene aktivieren. Sobald sie aktiviert ist, gilt sie für jeden Benutzer in der Domäne, einschließlich der Benutzer, die nicht über die passende Lizenz verfügen.

Die unlizenzierten Services lassen sich natürlich auf der Basis eines einzelnen Benutzers deaktivieren. Aber wenn Sie keine schnelle und bequeme Möglichkeit haben, herauszufinden, wer nicht lizenziert ist? Dann könnten Sie bei der manuellen Suche viel Zeit verlieren oder bei einer Überprüfung mit Gebühren für die Nichteinhaltung der Compliance konfrontiert werden.

4. Sie können nicht versehentlich abgelaufene Lösungen verwenden

Bei manchen Software-Anbietern können Sie den Service auch dann weiter nutzen, wenn Sie kein aktives Abonnement haben. Dies ist wiederum ein Problem nicht vorhandener technischer Barrieren.

Wenn Sie zum Beispiel 99 abgelaufene und ein aktives Office-365-Abonnement haben, dann können 99 Benutzer immer noch auf ihre abgelaufenen Abonnements zugreifen. Ohne dieses eine aktive Abonnement würde sich die Tür zur Office 365 schließen, und niemand wäre in der Lage, abgelaufenen Abonnements zu nutzen. Aber es braucht nur den kleinsten Spalt, um hinein zu gelangen.

Und wenn immer mehr Benutzer dazukommen, häufen sich die nicht budgetierten Gebühren.

 

Reduzieren Sie Ihre Risiken bei der Softwarelizenz-Compliance mit Software Asset Management

Das Software-Lizenzmanagement ist in der Cloud genauso wichtig wie On-Premises. Ohne SAM können kostspielige Compliance-Probleme auf Sie zukommen, die sich auf das Ergebnis und die Geschäftsziele Ihres Unternehmens auswirken.

Die einzige Möglichkeit, die Cloud-Kosten niedrig zu halten und die Compliance zu wahren, ist Software Asset Management in der Cloud:

  1. Bedingungen und Konditionen genau kennen.
  2. Nutzung, Speicherplatz und andere Grenzen überwachen.
  3. Benutzer aktiv und zentral verwalten.
  4. Nicht verwendete/abgelaufene Konten deaktivieren.
  5. Ein Software Asset Management-Programm einrichten.
  6. Automatisieren.

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Themen: Software Audits, Cloud