10. Aug. 2017

Österreichische Bundesbahnen (ÖBB): Weichen für den Erfolg von SAM gestellt

Ein Bahnnetz ist eine gute Metapher für eine moderne IT-Umgebung. Es ist ein ähnlich riesiges Netzwerk aus individuellen, verbundenen Knotenpunkten und Bahnhöfen. Jeder von ihnen unterscheidet sich in der Größe, alle haben ihre eigenen Kunden, Persönlichkeiten, Aufgaben, Ansprüche und Ziele. Die Strecken und Bahnhöfe entwickeln sich mit der Zeit weiter. Zusammenhänge sind dann nicht mehr so leicht erkennbar... Trotz des dezentralen Systems muss ein Bahnnetz koordiniert werden, damit Waren und Fahrgäste so schnell und effizient wie möglich transportiert werden können.

In einem so komplexen System ist es eine gewaltige Herausforderung dafür zu sorgen, dass die Bahnen pünktlich fahren. Den Österreichischen Bundesbahnen gelingt dies jedoch außergewöhnlich gut. Bei der Größe des Unternehmens – der Transport- und Logistikanbieter beschäftigt etwa 40.000 Mitarbeiter – sind 96 % seiner Züge pünktlich.

[Translate to Deutsch:] Austrian Federal Railways (ÖBB)
© ÖBB/Chris Zenz

So fährt der „SAM-Zug“ nach Plan

Als wir uns auf die Suche nach einem Software-Asset-Management-System machten, erwarteten wir dasselbe Maß an Flexibilität und Effizienz, das auch bei uns an der Tagesordnung ist. Daher ist es nicht überraschend, dass wir bei Aspera SmartTrack gelandet sind. Das System kombiniert Flexibilität mit Fachwissen, um individuellen Bedürfnissen gerecht zu werden und mit heterogenen Organisationsstrukturen umzugehen.

Diese wichtigen Herausforderungen konnten die ÖBB durch die Implementierung einer Lizenzmanagement-Lösung bewältigen:

Österreichische Bundesbahnen
© ÖBB/Zenger
  • eine IT-Infrastruktur mit heterogenen und komplexen Landschaften, vielen älteren Versionen vorhandener Anwendungen und intern entwickelter und angepasster Software
  • eine hohe Anzahl von Assets
  • eine komplexe organisatorische Struktur, die sich ständig verändert
  • interne IT-Vorgänge, die über verschiedene Rechenzentren bereitgestellt wurden
  • Umstellung auf automatisierte SAM-Prozesse
  • besseres Verständnis , dass Lizenzen wertvolle Assets darstellen

Organisationen werden in der Regel von unmittelbaren Bedürfnissen und Herausforderungen geformt. Dabei kann sich eine komplexe IT-Struktur entwickeln, bei der es schwierig ist, sich ein klares Bild davon zu machen, wie das alles zusammenpasst.

Auch bei der Einbeziehung von Stakeholdern kann es zu Schwierigkeiten kommen. Die einzelnen IT-Manager in einem dezentralen, aktiven Unternehmen können das Problem schlicht nicht erkennen. Professionelles SAM bedeutet, dass Lizenzen als Assets betrachtet werden und der Nutzer versteht, wie er mithilfe von SAM-Prozessen Zeit, Geld und Arbeit einsparen kann.

Erfolgreiches SAM braucht Begeisterung!

Wenn wir uns nun diesen Herausforderungen stellen möchten, brauchen wir mehr als nur Software! SAM-Lösungen müssen alle Ebenen einbinden. Sie müssen neue organisatorische Strategien, neue Tools und Techniken zum Erfassen und Speichern von Lizenzinformationen entwickeln und die Unterstützung der Stakeholder sichern. Genau das haben die Österreichischen Bundesbahnen getan.

Die ÖBB entwickelten eine Strategie, um ihre Ziele schnell und effizient zu erreichen:

  • Einführung eines zentralen Softwaremanagements im gesamten Unternehmen
  • Definieren von Rollen, Verantwortlichkeiten und standardisierte Prozessen für ein erfolgreiches SAM-Programm
  • Implementieren eines Software-Asset-Management-Systems für Clients und Server
  • Her- und Sicherstellen von Compliance in einer hochgradig heterogenen Umgebung

Am Ende ist es uns gelungen, die IT-Kosten deutlich zu senken.

Hier geht es zur Kundenreferenz von der ÖBB!

Optimierte Arbeitsabläufe dank SAM

Austrian Federal Railways (ÖBB)
© ÖBB/Philipp Horak

Das Projekt begann 2014. Zunächst wurden alle Informationen über die eingesetzten Softwareprodukten und Lizenzvereinbarungen zusammen getragen . Die Daten mussten manuell erfasst werden, da die ÖBB die Infrastruktur erst noch aufbauen musste. Eine Aufgabe, die sich als sehr ressourcenintensiv erwies. Gleichzeitig bot sie der ÖBB aber auch die Möglichkeit, die IT-Kollegen aus zahlreichen Abteilungen an Bord zu holen und sie als „Lizenzkoordinatoren“ und „Anwendungsverantwortliche“ in den Prozess zu integrieren.

Als nächstes wurden, angefangen mit den Microsoft-Lizenzen, Informationen von allen IT-Domänen in einem Active Directory zusammengefasst. Selbst das lief nicht ohne Schwierigkeiten ab. Es gab nicht nur Probleme bei der Erkennung von Schnittstellen und Signaturen, Probleme beim Lesen von Citrix- und Serverdaten sondern auch Schwierigkeiten mit den Beziehungen beim Zuweisen virtueller und physischer Hosts.

Ressourcen und Daten nutzen

Sobald eine Gruppe von Lizenzdaten erledigt war, wurde ein iterativer Prozess eingeführt. Dieser wurde auf Adobe-Produkte und Oracle-Daten die auf diese Weise erfolgreich in SmartTrack importiert werden konnten. Die ÖBB konnten nun schnell auf die neuesten Daten zugreifen. So konnten sie auf Augenhöhe mit den Softwareproduzenten verhandeln, die Aufwendungen für interne Audits senken und einen echten Nutzen aus ihren Master-Verträgen ziehen. Dadurch wird das Compliance sichergestellt und die IT-Umgebung der ÖBB kann flexibler gestaltet werden.

Dieses Projekt der ÖBB ist eine gewaltige Teamleistung und eine echte Erfolgsgeschichte. Das zahlte sich aus. Wir freuen uns, dass wir für dieses anspruchsvolle Projekt mit dem 2. Platz beim renommierten SAMS Europe Award 2016 ausgezeichnet wurden.

 


Themen: SmartTrack, Success Stories




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