14. Dez. 2017

Wie Sie mit Reharvesting ihre Softwarekosten senken können

Ihre Mitarbeiter konzentrieren sich auf ihre Arbeit und machen sich keine Gedanken über installierte Tools und Software auf ihrem Computer. Vor allem nicht darüber, welche Auswirkung sie haben können. Dabei kann der finanzielle Schaden für Ihr Unternehmen ganz erheblich ausfallen. Das ist nur einer der Gründe, weshalb das Software-Lizenzmanagement eine so wichtige Rolle spielt.

Wie Sie wissen, sorgt die IT-Abteilung dafür, dass ein Unternehmen alle erforderlichen Software-Programme erhält. Software, die für die erfolg-reiche Durchführung von Projekten und Bereitstellungen benötigt wird. Erfahrungsgemäß nutzen die meis-ten Mitarbeiter nur eine begrenzte Anzahl dieser Software-Produkte auch wirklich regelmäßig. Teilweise wird Software überhaupt nicht genutzt, weil sie einfach nicht benötigt wird. Oder sie wird nur für einen be-stimmten Zeitraum verwendet.

Cut software costs with re-harvesting

Durch nicht verwendete Software geben Unternehmen mehr Geld für Softwarelizenzen aus, als eigentlich nötig wäre. Kosten, die sich schnell summieren. Dabei ist die Lösung recht einfach: Der Trick ist ein automa-tisierter und flexibler Prozess, der die Neunutzung von Lizenzen ermöglicht. Das senkt die allgemeinen Lizenzierungskosten.

Bei der Neunutzung von Lizenzen geht es darum, nur selten oder nicht verwendete Software zu identifizie-ren. Diese Software-Installationen werden entfernt oder die nutzerbasierten Lizenzen neu vergeben. Wie genau diese Neunutzung abläuft und warum sie ein wichtiger Bestandteil Ihres Software Asset Management-Programms (SAM) werden sollte, erkläre ich Ihnen in folgendem Artikel.

Lizenz-Neunutzung senkt die allgemeinen Softwarekosten

Laut einer Umfrage von Gartner können zahlreiche Unternehmen ihre Ausgaben für Software um bis zu 30 Prozent senken, indem Sie auf drei Best Practices zur Softwarelizenzoptimierung zurückgreifen. Dazu gehört unter anderem die Neunutzung von Softwarelizenzen („Reharvesting“). Gartner erläutert das Verfahren so: „Bei der Neunutzung von Softwarelizenzen geht es um die Rückgewinnung von ungenutzten Lizenzrechten, um so den Erwerb von neuen Lizenzen zu vermeiden. Durch die Neunutzung der Lizenzen lassen sich die Softwareausgaben sowie die Support- und Wartungs-kosten senken.“

Installierte Software-Produkte, die selten oder gar nicht genutzt werden, sind Geldverschwendung. Wäre es da nicht großartig, wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Deinstallation dieser nicht genutzten Software von ihren Computern erleichtern könnten? Und damit die allgemeinen Lizenzierungskosten senken?

Nehmen wir uns einen Moment Zeit, um zwei allzu bekannte Szenarien zu betrachten:

  1. Haben Sie von diesem tollen neuen Software-Produkt gehört? Diese Software revolutioniert Ihre tägliche Arbeit geradezu. Auch die Produktivität Ihres gesamten Teams soll sich deutlich erhöhen. Ohne lange zu überlegen fordern Sie das Tool natürlich an. Nach einer entsprechenden Testphase voller Begeisterung fallen Sie aber in alte Gewohnheiten zurück. Nach einiger Zeit haben Sie ein-fach vergessen, dass das Produkt auf Ihrem Computer installiert ist.
  2. Sie benötigen für ein neues Projekt eine spezielle Software, um damit Ihren Teil der Arbeit erledi-gen zu können. Ein Jahr später ist das Projekt erfolgreich abgeschlossen. Sie widmen sich neuen Aufgaben, bei denen neue Aktivitäten im Vordergrund stehen. Die wichtige Projekt-Software wird nicht länger benötigt, sie bleibt aber weiterhin auf Ihrem Computer installiert.

Software Asset Management-Abteilungen wissen genau, welche Software-Produkte bereitgestellt wurden und mit welchen Kosten die für diese Produkte benötigten Lizenzen verbunden sind. Daher ist das Software-Lizenzmanagement bestens dafür geeignet, die Transparenz innerhalb eines Unternehmens zu verbessern. Es ist recht einfach die Nutzung der bereitgestellten Software zu überwachen, um alle verschwendeten Lizenzen genau zu identifizieren.

So funktioniert die Neunutzung von Lizenzen

Zunächst müssen ungenutzte oder nur selten verwendete Installationen (Festlegung je nach Abtei-lung/Produkt) identifiziert werden. Sind diese identifiziert kann das Software-Bereitstellungsteam eine Deinstallation anfordern. Natürlich sollten die Nutzer im Vorfeld gefragt werden, ob Sie die Produkte für ir-gendwelche Zwecke benötigen. Dieser Prozess, der aus der Identifizierung, Neuzuteilung oder Entfernung von Installationen besteht, wird „Reharvesting“ genannt. Gemeint ist die Neunutzung von Lizenzen.

Für viele Unternehmen ist das ein zeitaufwändiger und manueller Prozess. Daher empfiehlt Gartner eine Nutzungs-Messung mithilfe eines automatisierten SAM-Tools durchzuführen. So wird eine Neunutzung von Softwarelizenzen möglich:

Für die Neunutzung von Lizenzen ist eine Messung erforderlich, um nicht, nur selten oder falsch verwen-dete Software zu ermitteln. Ein Nutzer könnte beispielsweise ein Software-Produkt auf seinem Computer installiert haben, das niemals verwendet wird – oder vielleicht benötigt der Nutzer nur eine Anzeigemög-lichkeit. Diese Funktion kann von SAM-Tools und einigen Client-Management-Tools bereitgestellt werden.

Sparen Sie Kosten – mithilfe von Softwarelizenzoptimierung. Eine automatische Nutzungsmessung und die Deinstallation der nicht genutzten Installationen einer fest-gelegten Produktauswahl können dabei einen erheblichen Teil ausmachen.

In Kombination mit einem schnellen und einfachen Request-Management-Prozess können Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter erneut auf die Software zugreifen können, wenn sie dringend benötigt wird. Die Akzeptanz der Mitarbeiter ist in dieser Hinsicht für gewöhnlich recht hoch. Die gesamte Organisation profitiert davon, dass die Softwarekosten auf das erforderliche Minimum reduziert werden.

Wie Sie mit Reharvesting ihre Softwarekosten senken können
Der Reharvesting Prozess mit Aspera SmartTrack

SAM-Tools wie Aspera SmartTrack können automatisch folgende Funktionen erfüllen:

  • Definition der Bezeichnung „selten verwendet“, je nach Abteilung und Produkt
  • Erfassung der Messdaten
  • Identifizierung von selten genutzter Software
  • Analyse der Nutzungssituation der zugrundeliegenden Software-Produkte
  • Veranlassung der Software-Deinstallation über die bestehenden Software-Bereitstellungssysteme
  • Überwachung des Erfolgs der Deinstallationsanfrage

Die automatische Neunutzung von nicht genutzten Lizenzen ist ein wichtiger Bestandteil der Softwarelizenzoptimierung. Sie ist, neben der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, eine der Hauptaufgaben des SAM. Durch die Neunutzung von Lizenzen wird der vom SAM bereitgestellte Wert sicht- und messbar. Die Software Asset Management-Abteilungen können die bei den Lizenzierungs-kosten erzielten Einsparungen verwenden, um den Geschäftsnutzen des SAM und seine zahlreichen Vorteile für das gesamte Unternehmen zu veranschaulichen.

Entfalten Sie noch heute das volle Potenzial Ihres Software Asset Managements! Führen Sie automatisierte Prozesse zur Neunutzung von Software-Lizenzen ein.



Themen: SmartTrack, Lizenzoptimierung, SAM 101