28. Feb. 2017

Die magischen Treppen im Schloss SAP - Teil II

[Translate to Deutsch:] Navigating SAP licensing

Finanziert die SAP ihre neue Strategie durch versteckte Preiserhöhungen bei den SAP-Bestandskunden? So mancher Kunde fühlt sich an Harry Potter erinnert, beim Versuch, unbeschadet den Weg über die magischen Treppen in Schloss Hogwarts zu finden. Da gibt es schwer auffindbare Wendeltreppen, Falltüren mit herabschwebenden Leitern und richtungsändernde Treppen – doch für alles auch eine Lösung.

Die vierte Treppe: SAP-Named-User-Lizenz

Die Named-User-Lizenzen machen in vielen Unternehmen den größten Kostenblock aus. Vergleichen wir sie mit einer breiten Marmortreppe, zu der wiederum fünf kleinere Wendeltreppen führen. Wer oben ankommen will, muss frühzeitig die richtigen Entscheidungen treffen.

1. SAP Limited-Professional-Nutzer

Diese Treppe ist quasi verschwunden, denn die SAP hat diesen rabattierten Lizenztyp namens „SAP Limited-Professional-User“ mit der PKL 2014/4 abgeschafft. Es blieb den Kunden überlassen zu definieren, wie die Einschränkung aussieht, wenn sie diesen günstigen Lizenztyp weiter nachkaufen wollten. Für Neukunden wird der Rabatt gar nicht mehr angeboten.

Empfehlung vom Experten:

Nutzen Sie in diesem Fall Ihre eigene Leiter! Vereinbaren Sie mit SAP eine individuelle Sondernutzung, die im Idealfall günstiger ist.

2. Direkte und indirekte Nutzung

Gemäß den AGBs und PKLs der SAP benötigen Kunden für die Nutzung der SAP-Software ein Nutzungsrecht. Dabei ist es unerheblich, ob der Zugriff auf die SAP-Software direkt (also z.B. über die SAP GUI) oder indirekt (z.B. über eine Schnittstelle und eine Drittsoftware) erfolgt. Bei der indirekten Nutzung liegt es nun beim SAP-Kunden festzustellen, ob der Anwender bereits eine ausreichende Named-User-Lizenz hat oder nicht. Ist dies nicht der Fall, dann kann der SAP-Kunde für diesen Anwender die sogenannte „SAP-Platform-User“-Lizenz erwerben. Mit dieser Lizenz darf der Anwender über beliebige Schnittstellen auf SAP-Software zugreifen und diese nutzen, solange er nicht auch direkt auf die SAP-Software zugreift. Im Grunde genommen ist diese Forderung der SAP keine neue Treppe. Neu ist seit 2015, dass die SAP diese Lizenz nun auch tatsächlich von ihren Kunden einfordert.

Empfehlung vom Experten:

Die Ermittlung der benötigen Lizenzen für Anwender, die ausschließlich über Schnittstellen auf SAP-Software zugreifen und diese nutzen, ist aufwendig. Zuerst muss festgestellt werden, über welche Schnittstellen auf SAP-Systeme zugegriffen werden. Danach muss festgestellt werden, ob auch SAP-Software-Nutzung vorliegt, denn nur dafür kann die SAP ein Nutzungsrecht verlangen. Nun benötigt man bei den lizenzpflichtigen Schnittstellen (Add-Ons) die Liste der Anwender. Diese Liste muss man jetzt mit den Anwendern vergleichen, welche bereits eine Named-User-Lizenz in den SAP-Systemen haben. Zu guter Letzt darf man dann die Anzahl der benötigten „SAP Platform User“ bei der SAP melden und Lizenzen nachkaufen. Für die Verwaltung dieser Lizenzen bietet SAP selbst keine Lösung an. Dies kann man nur mit einer externen SAP-SAM-Lösung realisieren. Durch die tägliche Änderung der Nutzung (direkt oder indirekt) sind SAP-Kunden nahezu verpflichtet, eine solche externe Lösung einzusetzen.

3. SAP-Developer-User-Lizenz

Die Prüfung der vorhandenen SAP-Developer-User-Lizenztypen ist aktuell ein wichtiges Thema für SAP. Die Entwicklungsumgebung muss vermessen werden und die SAP verbietet die Vergabe von „Developer-Lizenztypen“ in der Produktion. Wenn Sie für die Modifikation von Software keine speziellen SAP-Developer-User-Lizenzen erworben haben und die SAP die vergebenen Entwickler-Schlüssel aus dem Service-Marktplatz mit den vergebenen „Developer-Lizenzen“ vergleicht, kommen bei Abweichungen möglicherweise Nachlizenzierungen auf Sie zu.

Empfehlung vom Experten:

Klären Sie: Wer entwickelt tatsächlich, führt also Modifizierungen durch oder entwickelt Add-ons? Admin-Mitarbeiter brauchen keine SAP-Developer-User-Lizenz, nur weil sie die Workbench ausführen. Prüfen Sie, ob es Admins gibt, die eine „Developer-Lizenz“ haben, aber keine benötigen.

4. Die technischen Accounts

Ein technischer Account ist schnell mal als kostenpflichtiger „Dialog-Benutzertyp“ angelegt, obwohl dieser eigentlich vom Benutzertyp „Service“, „System“ oder „Kommunikation“ sein sollte. Bei der Benutzerklassifizierung schaut die SAP inzwischen genau hin. Ist ein Lizenztyp fälschlicherweise bei einem Account vom Benutzertyp „Dialog“ eingetragen worden, berechnet die USMM/LAW genau den Lizenztyp, der eingetragen wurde. Das kann teuer werden.

Empfehlung vom Experten:

Achten Sie darauf, alle technischen Accounts genau zu prüfen und gegebenenfalls umzuklassifizieren (den richtigen Benutzertyp wählen). Ohne ein magisches Hilfsmittel kommen Sie hier aber nicht weiter.

5. SAP Test-Lizenzen

Auch ein beliebtes Thema für die SAP, denn erfahrungsgemäß haben Unternehmen viele Test-Lizenzen in der Produktion. Inzwischen achtet die SAP verstärkt darauf, da dies gemäß aktueller PKL nicht erlaubt ist (das sah früher noch anders aus). Wenn jeder dieser Accounts in der Produktion kostenpflichtig wird, kann das teuer werden.

Empfehlung vom Experten:

Analysieren Sie, ob die Test-Accounts überhaupt genutzt werden. Häufig ist das nämlich nicht der Fall. Erstellen Sie eine Liste aller Test-Accounts – und zwar VOR der Vermessung! – und lassen Sie sich diese von der SAP bestätigen.

Die fünfte Treppe: SAP NetWeaver-Foundation-for- Third-Party-Applications

„Indirekte Nutzung“ – ein Zauberwort für SAP, für Kunden vermutlich das Unwort des Jahres 2015. Die Definition in der PKL 2016/2 hat die Verwirrung noch vergrößert. Kaum jemand versteht noch, was mit „direktem Datenbankzugriff auf SAP-Anwendungsdaten“ gemeint ist. Bei der nächsten Vertragsverhandlung sollte man als Kunde auf jeden Fall mit dem Thema rechnen.

Empfehlung vom Experten:

Klären Sie: Welche Third-Party-Applikation greift über eine Schnittstelle auf welche SAP-Anwendungsdaten zu? Wie viele Benutzer nutzen diese Applikation? Hier sind eine Vertragsanalyse sowie System- und Nutzungsanalyse unverzichtbar, um das maximale finanzielle Risiko zu ermitteln. Die abschließende juristische Prüfung sollte bewerten, ob eine Urheberrechtsverletzung vorliegt oder nicht. Pro Non-SAP-Applikation ist jeder SAP-Kunde somit selbst gefordert, das Lizenzrisiko zu ermitteln. Ein spezialisiertes Tool wie LicenseControl for SAP von Aspera kann bei der Analyse einen Unterschied in Millionenhöhe ausmachen.

So oder so ähnlich könnte es immer weitergehen im Schloss SAP. Was kommt als nächstes? Gewiss ist: Die Vertragsverhandlungen mit der SAP werden nicht einfacher. Die Nachzahlungen für Bestandskunden steigen, obwohl sich an ihrer SAP-Nutzung oft nichts geändert hat. Während Kunden beständig nach Compliance streben, verfolgt die SAP konsequent ambitionierte Umsatz- und Produktstrategie-Ziele – darin liegt das Spannungsfeld.

Und so befinden sich die meisten SAP-Kunden erst am Anfang ihrer Heldenreise und die Situation scheint aussichtslos: der Gegner zu stark, der Held noch ungeübt. Doch dank Vorbereitung und der Hilfe eines Mentors – zum Beispiel eines SAM-Experten und/oder Juristen – kann er das Blatt wenden. Und so herrscht er am Ende nicht nur wieder in seinem eigenen Reich, er spart auch noch viel Geld, ist ein gleichwertiger Verhandlungspartner und erntet die Anerkennung seiner Firma. Er muss sich nur dafür entscheiden.

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Themen: Lizenzoptimierung, SAP, SAM Insights




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