08. Dez. 2016

So meistern Sie die drei Herausforderungen der Cloud

Im ersten Teil haben wir dargestellt, was die Cloud ist, beziehungsweise was sie nicht ist. Nun wollen wir die Herausforderungen betrachten, die der Wechsel in die Cloud für Ihr SAM bedeutet. Und wir wollen Ihnen Strategien aufzeigen, wie Sie diese bewältigen.

Diese Monitoring-Tools haben integrierte APIs, die Plattformen wie Aspera SmartTrack nutzen können. So wird SmartTrack über CloudWatch darüber informiert, dass bei Ihnen fünf Server laufen, die zusammen 500 CPU-Stunden verbraucht haben.

Dieser Ansatz eignet sich besonders für das sogenannte PaaS-Modell (Platform as a Service). Hierbei zahlen Kunden für eine virtuelle Umgebung, die sie selbst verwalten und auf der jede beliebige Software installiert werden kann. Bei Software as a Service (SaaS) zahlen Kunden nur für die Nutzung der Software in der gehosteten Umgebung. Denken Sie beispielsweise an Ihr persönliches Gmail-Konto. SaaS umfasst unter Umständen kein Monitoring-Tool, um die Softwarenutzung zu erfassen. Deshalb sollten Sie alternative Optionen in Betracht ziehen, zum Beispiel ein Office 365-Portal, welche die entsprechenden Informationen für das SAM liefern.

Wie Sie mit Nutzungskennzahlen umgehen

Weil die Cloud immer stärker genutzt wird, verändert sich auch die Art und Weise, wie die Kennzahlen der Lizenznutzung erhoben werden – vom einfachen Zählen der Lizenzen bis hin zur Nutzung pro CPU, pro Core oder pro Installation. Für die Nutzung der Cloud werden Gebühren fällig, die auf einem komplexeren nutzungsspezifischen System basieren, wie CPU pro Stunde oder pro autorisiertem Benutzer zu einem bestimmten Zeitpunkt.

Darum sind Cloud-Services so mächtig. Cloud-Software läuft permanent und ihr Einsatz ist „elastisch“. Das heißt, dass Ihrem Unternehmen stets die erforderlichen Ressourcen zur Verfügung stehen, wenn es sie benötigt. Vielleicht betreiben Sie einen Blumenladen, der normalerweise auf Basis eines SaaS-Modells auf einer CPU läuft. Am Valentinstag erhalten Sie jedoch tonnenweise Bestellungen, weshalb dieselbe Software aufgrund der höheren Nachfrage plötzlich 200 CPUs benötigt. In diesem Moment, in dem Sie diese Cloud-Ressourcen einsetzen, zahlen Sie auch sofort dafür. Diese Elastizität birgt hohe finanzielle Risiken durch ungeplante Kosten, insbesondere bei größerer Bandbreite oder einer längeren Nutzungsdauer als vorgesehen.

Kontinuierliche Leistung erfordert kontinuierliche Kontrolle. Eine effektive Lösung zur Vermeidung ungeplanter Kosten besteht darin, in Ihre SAM-Architektur nutzungsbasierte Analytics zu integrieren. Außerdem sollten Sie Prozesse etablieren, die eine Störung der Geschäftsabläufe verhindern, sobald Ihr Unternehmen Softwareleistungen überdurchschnittlich in Anspruch nimmt und damit das vertraglich festgelegte Limit überschreitet.

Wie Sie das Compliance-Risiko steuern

Cloud-Anwendungen sind eine gute Option, um Ihre SAM-Strategie insgesamt voranzutreiben. Doch die Vorteile von SaaS-Lizenzierung bergen auch ein vergleichsweise hohes Risiko, dass dies zu Lasten der Compliance geht. Es ist schnell passiert, dass Sie bei der Nutzung des Services gegen die ursprünglichen Vereinbarungen verstoßen.

Laut Gartner werden im Jahr 2017 in 75 % der Organisationen, die SaaS nutzen, unzulässige und nicht erfasste Services die Regel sein.  Und damit könnte die Nutzung von Cloud-Services sehr schnell zu einer der Hauptursachen für das Scheitern im Hinblick auf Compliance und Audits werden. 

Wenn Sie On-Premise-Software nutzen, musste der Hersteller stets ein Audit – vielleicht auf jährlicher Basis – beantragen, um Ihre Nutzung der Software zu kontrollieren. Doch Cloud-Software läuft auf den Servern der Hersteller. Zu jedem beliebigen Zeitpunkt kann der Cloud-Hersteller nun Ihre Daten auswerten und prüfen, ob Ihre Nutzung den Vereinbarungen entspricht.

Wie können Sie dieses Risiko am besten vermeiden? Achten Sie besonders auf vertragswidriges Verhalten, wie das Teilen eines Benutzerkontos, Zugriff über regionale Konten, potenziell unzulässige Services, indirekte Nutzung und missbräuchliche Nutzung von Hybridlizenzen. Warten Sie nicht darauf, dass Ihnen ein Anbieter die vertragsgemäße Nutzung bestätigt – die Umsetzung eines SAM-Programms, das Ihnen dauerhafte Transparenz über Ihren Softwarebedarf liefert, ist auch in der Cloud entscheidend.

  • Teilen eines Benutzerkontos. Ihre Nutzung der Cloud unterliegt eingeschränkten Benutzerrechten. Wenn ein Mitarbeiter das Benutzerkonto eines Kollegen verwendet, verstoßen Sie gegen diese Auflagen. Beim Outsourcing kommen solche Verstöße häufig vor. So setzt ein indischer Provider, der für ein Unternehmen in Großbritannien arbeitet, fünf Mitarbeiter ein, die ein einziges Benutzerkonto für John Smith bei der Adobe Creative Cloud verwenden, über das dieser rund um die Uhr zu arbeiten scheint. Der Anbieter der Cloud-Software kann die Aktivitäten dieses Kontos jederzeit einsehen und einschätzen, ob sich mehrere Benutzer ein Abonnement teilen.
  • Zugriff über regionale Konten. Ihre Nutzung der Cloud unterliegt Einschränkungen beim Zugriff über regionale Konten. Falls Sie beispielsweise für ein WebEx-Konto in Nordamerika zahlen, so kann die Niederlassung in Frankreich diese Lizenz nicht nutzen. Der Cloud-Anbieter kann den Zugangspunkt der IP-Adresse sehen und feststellen, ob Ihre Lizenz in der vertraglich zugelassenen Region eingesetzt wird.
  • Unzulässige und nicht erfasste Nutzung. SaaS-Abonnements können außerhalb gängiger IT-Prozesse für die Software-Beschaffung erworben werden. Der Einsatz dieser Software wird von den bestehenden Kontrollen nicht erfasst und unzulässige Software somit nicht entdeckt.
  • Indirekte Nutzung. Damit sind  Einschränkungen bei der Verknüpfung eines anderen Tools mit dem Cloud-Service gemeint.
  • Missbräuchliche Nutzung von Hybridlizenzen. Hier kommt es darauf an, auf welche Weise Sie Ihre Lizenzen für die Hybridlösung beschaffen. Ein gutes Beispiel ist das gute alte Office 365. Sie können das E-Mail-Programm Outlook auf Ihrem Computer installieren. Dabei handelt es sich dann um eine On-Premise-Lizenzierung. Oder Sie können E-Mails über das 365-Portal abrufen. Dies kommt einer Cloud-Lizenzierung gleich. Natürlich können Sie eine einmalige Lizenzgebühr für die gleichzeitige Nutzung von Office auf Ihrem Desktop und in der Cloud bezahlen. Eine Herausforderung besteht dann, wenn Ihnen eine Lizenz die Nutzung einer bestimmten Form vorschreibt, denn der Cloud-Anbieter kann leicht nachverfolgen, ob Ihr Zugriff vertragsgemäß erfolgt.

Drei, zwei, eins – und los!

Nehmen Sie die Herausforderungen der Cloud an! Wir versichern Ihnen: Die Cloud ist nicht das Minenfeld überwältigender Probleme, wie Ihnen einige weismachen wollen!

Anbieter werben nicht aus reiner Nächstenliebe für die Cloud. Sie wollen damit Umsätze generieren. Es ist daher sehr wichtig, bei jeglichen Änderungen der Lizenzierungsmodelle aufmerksam zu bleiben. Denn durch diese Änderungen werden Ihre bestehenden Discovery-Lösungen obsolet und erfordern ein Update für Ihr SAM, damit es nicht dasselbe Schicksal erleidet.

Sprechen Sie mit uns, denn Cloud-Software ist für uns nichts Neues. 2001 war Aspera der erste Anbieter einer Cloud-Lösung für das SAM, lange bevor es den Begriff „Cloud“ überhaupt gab.  Unsere Plattform SmartTrack schützt Sie vor den Risiken, die mit den nur schwer zu steuernden Aspekten der Cloud-Lizenzierung und von Hybridlizenzen verbunden sind. Wenn Sie verstehen,  wie sich die Cloud auf Ihr SAM-Programm auswirkt, müssen Sie dieses Wissen nur noch in die Tat umsetzen. 

Wie Sie Datenquellen in der Cloud identifizieren

Weil die Cloud immer stärker genutzt wird, ist es wichtiger denn je, dass Sie Ihre Datenquellen stets auf dem neuesten Stand halten. Gartner prognostiziert, dass bis zum Jahr 2019 die bestehenden Discovery-Tools für 90 % der SAM-Anforderungen ungeeignet sein werden. 

Wenn die Suche nicht funktioniert, wie können Sie dann die Daten in der Cloud identifizieren? Es gibt spezielle Monitoring-Tools zur Überwachung der Cloud. Damit können Sie verfolgen, wie viele Ressourcen genutzt werden. Falls Sie eine Public Cloud verwenden, sollten Sie in Erwägung ziehen, Ihre Plattform für die Lizenzverwaltung mit einer Monitoring-Lösung für die Cloud zu integrieren, beispielsweise mit Google StackDriver oder Amazon CloudWatch.

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1. Quelle: Gartner, Augment Your Discovery Tools for Cloud Software Asset Management Right Now; Veröffentlichung am 9.  Februar 2016

2. Quelle: Gartner, Augment Your Discovery Tools for Cloud Software Asset Management Right Now; Veröffentlichung am 9. Februar 2016 (siehe „Developing Your SaaS Governance Framework“).



Themen: Cloud