01. Nov. 2018

Vermeiden Sie hohe SaaS-Ausgaben – mithilfe von Software Reharvesting

Mit dem Software-Reharvesting können Sie Ihre Softwarelizenzkosten senken. Aber wussten Sie schon, dass das auch in der Cloud funktioniert?

Software Re-harvesting in the cloud

Sie sparen in der Cloud viel Geld bei Computer-Ressourcen. Ihre Software-Abonnements sind aber nach wie vor eine erhebliche Investition. Die Abonnements für die meisten wichtigen Cloud-Apps basieren auf Named-User-Lizenzen. Sie bezahlen also für jeden Benutzer, der Zugriff benötigt.

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In manchen Fällen bezahlen Sie vielleicht sogar das Doppelte oder Dreifache für einzelne Benutzer. Salesforce fordert beispielsweise eine Named-User-Lizenz pro Benutzer und Organisation. Wenn ein einzelner Benutzer Zugriff auf drei unterschiedliche Salesforce-Organisationen benötigt, sind drei unterschiedliche Named-User-Lizenzen für diesen Benutzer erforderlich.

Das sind die unerwarteten SaaS-Ausgaben, von denen wir am Anfang gesprochen haben. Viele hoffen zwar, dass sich die Fixkosten und die Software-Kosten durch den Wechsel zur Cloud verringern lassen. Doch auch bei der Cloud gibt es einige Aspekte zu beachten, die zu erheblichen ungeplanten Kosten führen können.

Die Kosten für Software-Abonnements und SaaS-Lizenzkosten können in kürzester Zeit in die Höhe schnellen. Um Ihre Cloud-Investition zu schützen, sollten Sie diese Kosten mit einer Software-Asset-Management-Strategie für die Cloud verwalten.

Software-Reharvesting in der Cloud

Das Software-Harvesting ist eine der grundlegendsten Funktionen des Softwarelizenzmanagement-Tools. Mithilfe diesen Tools können Sie die Nutzung Ihrer Cloud-Apps nachverfolgen. Halten Sie nach Inaktivität und Bereiche mit geringer Aktivität Ausschau. Ungenutzte Lizenzen können deaktiviert und in Ihr Lizenzinventar zurückgeführt werden. Dadurch müssen weniger neue Software-Abonnements gekauft werden. Außerdem werden die Kosten gesenkt und eine höhere Kapitalrendite erzielt.

Die praktischen Grundlagen des Software-Reharvestings sind ziemlich einfach. Wichtig ist natürlich, dass sich Ihre automatisierte Software-Asset-Management-Lösung an Richtlinien und den geschäftlichen Anforderungen orientiert und nicht an denen, die ihre SAM-Lösungsanbieter vorgegeben.

Geschäftsorientiertes Software-Reharvesting

Ihre SAM-Lösung sollte sich durch geschäftsfördernde Funktionen und ein richtlinienorientiertes Software-Reharvesting auszeichnen. Diese Funktionen ermöglichen Ihnen, die Parameter für das Software-Reharvesting festzulegen. Außerdem beinhalten sie Ausfallsicherungen, die sicherstellen, dass nicht die falschen Benutzer deaktiviert werden.

  1. Whitelisting: Nutzen Sie das Whitelisting, um sicherzustellen, dass wichtige Konten mit geringer Aktivität nicht deaktiviert werden. Einige Benutzer benötigen je nach Position oder Projekt nur gelegentlich Zugriff. Dieser Zugriff sollte allerdings kontinuierlich gewährleistet sein. Auch Krankheitstage, Elternzeit und Urlaubszeit können von Ihrer SAM-Lösung irrtümlich als Inaktivität vermerkt werden. Durch das Whitelisting dieser Konten haben Sie die volle Kontrolle darüber, welche Konten endgültig deaktiviert werden.
  2. Anpassbare Grenzwerte: Je nach Projekt oder App sollten Sieverschiedene Grenzwerte für die Inaktivität festlegen. Auf Software-Apps wie Office 365 wird täglich zugegriffen, wohingegen andere nur ein paar Mal pro Woche oder pro Monat verwendet werden. Mit eigenen Grenzwerten können Sie selbst entscheiden, wie und wann Benutzer deaktiviert werden sollen – entsprechend Ihrer geschäftlichen Anforderungen.
  3. E-Mail-Benachrichtigungen: Die Benutzer sollten wissen, wenn ihre Konten deaktiviert werden. Konten, die aufgrund von geringer Aktivität vermerkt wurden, sollten eine automatische E-Mail-Benachrichtigungen erhalten. Diese E-Mail informiert den Benutzer über Ihren Status und gibt ihnen die Möglichkeit, den Status zu klären oder sich anzumelden.

Das Software-Reharvesting ist ein wesentlicher Bestandteil des Software Asset Managements in der Cloud. Mit einem automatisierten SAM-Tool, das all diese Funktionen beinhaltet stellen Sie einen Software-Reharvesting-Prozess sicher, der Ihren geschäftlichen Anforderungen und organisatorischen Richtlinien entspricht.



Themen: Lizenzoptimierung, Cloud, Lizenzbeschaffung und Verträge, SaaS