29. Mai. 2019

3 gute Gründe, Ihre Microsoft Compliance zu überprüfen

Zwischen Software Audits, True-Ups und Vertragsverlängerungen ist die stetige Kontrolle Ihrer Microsoft-Lizenzen und -Bereitstellungen wichtig. Sie sind nicht überzeugt? Wir zeigen Ihnen 3 Szenarien, in denen ein fundiertes Verständnis Ihrer Microsoft Compliance-Position Ihnen einen entscheidenden Vorteil verschafft, wenn es um Ihre Beziehung zu Microsoft geht.

3 gute Gründe, Ihre Microsoft Compliance zu überprüfen

1. Software Audit

Jeder Kunde mit einer Microsoft Volume Lizenz kann jederzeit für ein Software-Audit ausgewählt werden. Diese Microsoft-Audits bestehen in der Regel aus einem zeitaufwändigen Datenerfassungsprozess. Darauf folgt ein Audit vor Ort, das über eine Woche dauern kann. Unter Umständen ist sogar ein Rechtsbeistand erforderlich, um den Prozess zu unterstützen.

Diese Art von Audits erfordern viel Zeit und interne Ressourcen. Ressourcen, die dann im Alltagsgeschäft Ihres Unternehmens fehlen. Sie können versuchen, eine Prüfung abzulehnen. Je nachdem, welche Lizenzvereinbarung mit Microsoft Sie haben, stellt das einen Vertragsbruch dar. Dieser kann zum Verlust Ihrer Rechte an der Microsoft-Software führen.

Wenn Sie Ihre aktuelle Microsoft Compliance-Position kennen, wird es keine Überraschungen geben, wenn Microsoft danach fragt. Sie haben die Daten zur Hand, wenn Sie bei Ungereimtheiten mit den Microsoft-Ergebnissen reagieren müssen.

2. True-Up

Das Enterprise Agreement von Microsoft bietet Ihnen Flexibilität. Sie können neue Software über den 3-Jahres-Vertrag hinweg einsetzen. Treffen Sie diese Vereinbarung, müssen Sie jedes Jahr die eingesetzte Software evaluieren und die Ergebnisse an Microsoft übermitteln. Ein sogenanntes True-Up kann zu einem Software-Audit führen, je nachdem, welche Ergebnisse an Microsoft übermittelt werden.

Um ein genaues True-Up zu übermitteln, benötigen Sie einen vollständigen Überblick über Ihre Benutzer, Geräte und die eingesetzte Microsoft-Software. Dieser Prozess nimmt Zeit und Fachwissen in Anspruch. Wie Software-Audits können True-Ups stressig und zeitaufwendig sein – sofern Sie nicht darauf vorbereitet sind.

Kennen Sie Ihre Compliance-Position gegenüber Microsoft bereits vor einem True-Up. So haben Sie schnellen und einfachen Zugriff auf genaue Zahlen, die Sie an Microsoft übermitteln können. Sie haben das True-Up schnell und ohne Mehrausgaben durchgeführt.

Die True-Up-Vorbereitung sollte 90 Tage in Anspruch nehmen. Das bedeutet, dass etwa 25 % Ihres Kalenderjahres von Aktivitäten rund um Ihr True-Up verbraucht werden könnten, wenn Sie keinen direkten Zugriff auf Ihre Microsoft Compliance-Position haben.

3. Verlängerung von Softwarelizenzverträgen

Die Verlängerung Ihrer Verträge bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Softwareausgaben für Microsoft-Software, die Sie möglicherweise nicht verwenden, zu reduzieren. Wenn Sie Ihre Microsoft-Lizenzposition im Rahmen einer Vertragsverlängerung kennen, bietet das zwei wesentliche Vorteile:

  • Die Einhaltung Ihrer Softwarelizenz-Compliance
  • Kosteneinsparungen

Vertragsverlängerungen beinhalten oft langwierige Verhandlungen mit einer Vielzahl von Vereinbarungen, aus denen Sie wählen können. Das kann ein anstrengender Prozess sein. Ein sicheres Verständnis Ihrer Compliance-Position gegenüber Microsoft ist das ultimative Verhandlungswerkzeug. Sie wissen genau, welche und wie viele Lizenzen Sie wirklich benötigen.

Wussten Sie schon?

Wussten Sie, dass 80 % der Kosteneinsparungen in 20 % der Produktfamilien eines Softwareanbieters zu finden sind?

Wann ist der beste Zeitpunkt, um Ihre Compliance-Position zu überprüfen?

So oft wie möglich! Bei zeitaufwändigen jährlichen True-Ups, Vertragsverlängerungen, die viel Vorbereitung und Verhandlung erfordern, und der Gefahr drohender Audits ist es wichtig, immer eine aktuelle Microsoft-Compliance-Position griffbereit zu haben. Kennen Sie Ihre Compliance-Position nicht, wenn Sie mit Microsoft sprechen, hat Microsoft alle Möglichkeiten. Ihr Unternehmen ist finanziell gefährdet.

Im Idealfall überprüfen Sie die Compliance Ihrer Microsoft-Softwarelizenz mindestens einmal alle 6 Monate. Jedoch ist das unter Umständen viel leichter gesagt als getan.

Nutzen Sie die Unterstützung der Microsoft Software Asset Management Services

Ohne ein passendes SAM-Tool oder eine spezielle Unterstützung für das Software-Lizenzmanagement kann die Generierung Ihrer genauen Compliance-Position gegenüber Microsoft interne Ressourcen erschöpfen. Genaue Ergebnisse können eine Herausforderung darstellen. Ist Ihr Software Asset Management Programm beispielsweise neu oder Ihr Unternehmen eher klein, fehlt Ihnen möglicherweise das Budget und die Zeit für die Implementierung einer Enterprise SAM-Lösung. Hier bietet der Zugriff auf den erfahrenen Microsoft Lizenzmanagement-Support eine große Sicherheit.

Basierend auf der gleichen Technologie wie die Software-Lizenzmanagement-Tools von Aspera wird eine schnelle Anbieteranalyse von unserem Expertenteam für Lizenzmanagement-Services individuell für Sie erstellt. Dieser kostengünstige, leichte und schnelle Ansatz zur Identifizierung von Kostenvermeidung zeigt den ROI, den Microsoft Software-Lizenzmanagement-Services bieten. Er verschafft Ihrem Unternehmen einen vollständigen Überblick über Ihre Microsoft-Lizenzkosten und Compliance-Risiken.

Der Mehrwert von Microsoft Software-Lizenzmanagement-Services:

  • Unterstützung eines neuen SAM-Programms
  • Expertise und Beratung, auch wenn Sie noch nicht bereit für den Einsatz eines Tools sind
  • Kommunikation des Mehrwehrts und ROI von SAM für C-Level Stakeholder
  • Schnelle, zuverlässige Ergebnisse – in nur wenigen Wochen
  • Keine Ausfallzeiten oder Sicherheitsrisiken bei der Implementierung des Dienstes


Themen: Microsoft, SAM Weiterbildung