26. Jan. 2017

SAM Round Table, Teil 2: Was ist SAM wirklich „wert“?

Während der letzten internationalen SAM-Konferenz von we.CONECT in Berlin veranstaltete Aspera als Platin-Sponsor eine Reihe von Gesprächsrunden zu SAM-relevanten Themen für Unternehmen mit ausgereiften SAM-Prozessen. Alle Themen dieser „Roundtables“, an denen SAM-Spezialisten und Fachleute aus den unterschiedlichsten Branchen teilnahmen, können Sie an dieser Stelle als Blog-Artikel lesen. Im heutigen Teil II berichten wir über den Austausch zum Thema „Kosteneinsparungen im Rechenzentrum“. Teil 1 können Sie hier nachlesen.

Der „Wert für das Unternehmen“ – ein neuer Denkansatz

„Was machen Sie eigentlich und wie wirkt sich Ihre Tätigkeit auf das Unternehmen aus?“ – keineswegs eine einfache Frage an ein SAM-Team. Wie wird die Verwaltung und Optimierung der Software-Ressourcen im Gesamtergebnis eines Unternehmens sichtbar? Als die 45 Teilnehmer der ersten Gesprächsrunde über „echte“ Kostenersparnis versus „theoretische“ Kostenvermeidung diskutierten, bestand Einigkeit, dass ein ausgereiftes SAM-Programm weit über Lizenzmanagement und Compliance hinausgeht.

Ziemlich schnell stand die folgende Frage im Raum: „Was ist denn der Wert für das Unternehmen?“ Die Runde kam zu dem Ergebnis, dass dies der Wert ist, durch den das Budget eines Unternehmens entlastet wird, sodass es diesen Betrag in höherwertige Aktivitäten investieren kann.

Ein Beispiel: Wenn Sie die Nutzung einer Software eines bestimmten Anbieters, etwa Oracle, reduzieren, geben Sie die budgetierten 100.000 US-Dollar nur teilweise aus und können das Geld anderweitig investieren - zum Beispiel in ein effizientes CRM-System. Mit dieser Investition wiederum könnten Sie in den folgenden zwei Jahren 500.000 US-Dollar sparen. Bisher waren Ihre Ausgaben scheinbar zwingend von der Notwendigkeit des Lizenzbedarfs abhängig. Wenn Sie sich für eine Optimierung Ihres SAMs entscheiden, können Sie Mittel für neue Investitionen freisetzen.

SAP ist ein weiteres Beispiel für großes Einsparpotenzial. Nehmen wir an, Sie identifizieren mit Ihren SAM-Prozessen mögliche Einsparungen von mindestens 10 % Ihres SAP-Budgets, beispielsweise 2 Millionen US-Dollar. Den eingesparten Betrag investieren Sie in Lizenzen für eine neue Software, die in den folgenden 12 Monaten Erlöse in Höhe von 5 Millionen US-Dollar erwirtschaften wird. Welchen Wert hat das SAM in diesem Beispiel tatsächlich für das Unternehmen generiert? Eine wichtige Frage, die es wert ist, im Rahmen der ROI-Kennzahlen weiter verfolgt zu werden.

Mehrwert durch SAM-Optimierung

Wie lässt sich der Wert einer SAM-Optimierung beziffern? Das ist eine häufige Frage, die auch in unserer Gesprächsrunde aufkam. Anhand der tatsächlichen gesparten Kosten lässt sich bemessen, welche Budgeteinsparungen theoretisch möglich sind. Zusätzlicher Wert entsteht durch Maßnahmen, die für reibungslose Geschäftsabläufe wichtig sind, jedoch nicht in Euro beziffert werden können. Das ist der viel zitierte „Mehrwert“.

Unsere Diskussionsteilnehmer verstanden darunter sämtliche Maßnahmen, die sich nicht nur monetär auswirken, sondern direkt oder indirekt andere Bereiche unterstützen. Diese Unterstützung könnte darin bestehen, Service-Trends zu identifizieren, die IT-Organisation des Unternehmens besser zu verstehen oder Effizienzsteigerungen bei den Mitarbeitern zu erkennen. Mehrwert könnte auch entstehen, indem IT-Anfragen automatisiert oder Warnmeldungen eingerichtet werden, wenn Software-Komponenten fehlen oder IT-Sicherheitsregeln verletzt werden.

Wie wirkt sich beispielsweise eine deutlich verbesserte Datenqualität aus? Ihr Wert lässt sich nicht mit einer jährlich eingesparten Summe von zum Beispiel 500.000 US-Dollar beziffern. Und doch hängen andere Geschäftsprozesse nachweislich von zuverlässigen Daten ab. Wenn die Qualität Ihrer Daten schlecht ist, müssen die Mitarbeiter immer wieder manuell nacharbeiten, Prozesse werden schlecht implementiert, Korrekturen verschlingen weitere Ressourcen. Zeit- und Produktivitätsverluste gehen zulasten Ihrer Betriebskosten und möglicherweise auch Ihres Umsatzes.

Ein weiteres Beispiel: Ein Ticketsystem arbeitet reibungslos, weil Ihr SAM-Prozess automatisierte Entscheidungen zulässt. Dadurch vermeiden Sie 500 Unterbrechungen im Service und 500 Tickets, die nun nicht mehr manuell bearbeitet werden müssen. Dadurch könnten Sie eine Vollzeitstelle pro Jahr einsparen. Konkret lassen sich derartige Effekte schwer beziffern, doch insgesamt wird niemand bestreiten, dass alle SAM-Aktivitäten das IT-Team und die Prozesse im gesamten Unternehmen unterstützen.

Kennzahlen zur Berechnung des Mehrwerts können variieren. Die Empfehlung lautet, mit einer Leistungskennzahl pro Bericht und einem vereinbarten Wert zu beginnen. Beliebte Kennzahlen sind „Verringerung der Mannstunden pro Jahr“, „nicht verwaltete Assets pro Monat“, „außervertragliche Beschaffung pro Quartal“, „nicht von den IT-Standards abgedeckte neue Software“ und „veraltete Produkte im Portfolio“.

Wertsteigerung durch automatisiertes SAM

Aspera SmartTrack, unsere Plattform für das Software-Lizenzmanagement, ermöglicht einen strategischen Ansatz, um das maximale Einsparpotenzial durch SAM zu realisieren. Sie basiert auf automatisierten Prozessen, mit denen wir Ihre SAM-Aufgaben steuern.

In einem Unternehmen durchschnittlicher Größe könnte es pro Jahr 1.000 Software-Anfragen geben. Jede Anfrage muss im Hinblick auf die benötigte Lizenz und die Compliance des Anbieters bewertet werden und wird angenommen oder abgelehnt. Nehmen wir an, Ihr Mitarbeiter hat einen Zeitaufwand von etwa 15 Minuten pro Antrag für die manuelle Bearbeitung. Wenn man diese 1.000 Anfragen mit 15 Minuten multipliziert und durch 60 Minuten und 8 Stunden dividiert, erhält man die Anzahl der Arbeitstage, die für diesen Prozess aufgewendet werden müssen.

Wenn Sie solche Vorgänge mit SmartTrack automatisieren, verringern Sie die Arbeitsbelastung für den Mitarbeiter um 90 %. Nun kann Ihr SAM-Team die Einsparung mithilfe dieser Kennzahl exakt in Euro angeben.

Best Practice in Sachen Optimierung

Lizenzkostensenkungen mit der größten Wirkung lassen sich meist im Rechenzentrum zu erzielen. In der Gesprächsrunde kamen wir zu dem Schluss, dass bei diesen Einsparungen sowohl die „harten“ als auch die „weichen“ Ergebnisse zu betrachten sind.

Die monetären Einsparungen, die Sie erzielen, können Sie 1:1 an den SAM-Ausgaben ablesen. Dies sind die harten Ergebnisse bei der Kostenersparnis und der Kostenvermeidung, die ich in Teil 1 dieses Blogs dargestellt habe. Bei einer genaueren Analyse Ihrer SAM-Prozesse finden Sie möglicherweise mehr Einsparmöglichkeiten, die nicht exakt in Dollar zu beziffern sind. Dies sind die weichen Ergebnisse in Bezug auf den Wert für das Unternehmen sowie den Mehrwert.

Nachdem wir die Vorteile von SAM umfassend betrachtet haben, sollten wir uns nun damit befassen, wie ein Unternehmen davon erfolgreich profitiert. Im nächsten Artikel werde ich Ihnen zahlreiche Best Practices aus der Praxis vorstellen. In der Diskussionsrunde in Berlin konnten wir eine beeindruckende Liste zusammenstellen, wie Sie Ihren SAM-Bestand optimieren können – in Bezug auf Nutzung, Lizenzen, Verträge und vieles mehr. Die Empfehlungen beruhen auf Abläufen, die bereits in den Unternehmen der Diskussionsteilnehmer umgesetzt werden oder geplant sind und beinhalten auch Aspekte, die bislang noch übersehen oder unterbewertet werden.

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Themen: Data Center, Industry Events, SAM Insights