Vermissen Sie ein wichtiges Teil des SAM-Puzzles?

In wenigen Jahren ist die Software Asset Management (SAM) Strategie für Unternehmen immer wichtiger geworden. Grund dafür sind wirtschaftliche Spannungen, Budgeteinschränkungen, und die digitale Transformation, die Migration in die Cloud sowie die zunehmende Anzahl an Audits.

Critical piece of your SAM puzzle: C-Level support

Software Asset Management ermöglicht Unternehmen, strategische Entscheidungen bezüglich ihrer Softwareausgaben zu treffen. Das hilft ihnen, besser auf Audits und bei den Verhandlungen mit Softwareanbietern zu reagieren. Die Kontrolle und Automatisierung von Einkauf, Nutzung, Einsatz und Optimierung von Softwarelizenzen ist ein wichtiges Ziel geworden. In der IT werden Arbeitsplätze im SAM Bereich geschaffen, um eine effektive Verwaltung von Software Assets zu gewährleisten.

Software Asset Management ist ein Prozess, an dem mehrere Akteure im Unternehmen beteiligt sind – und ohne die Unterstützung der Führungsebene ist Ihr SAM-Erfolg gefährdet.

Software Asset Management ist ein Teamprojekt

SAM ist ein Teamprojekt und erfordert die Koordination der IT, Einkaufs-, Rechts- und Finanzabteilungen. Nur so können die Softwarelizenzen optimal überwacht werden. Die Bildung eines Projektteams mit Zielen und einem Aktionsplan ist zwar notwendig, reicht aber meistens nicht aus, um einen Erfolg zu gewährleisten. Wenn Ihr SAM-Team isoliert arbeitet und nicht die notwendigen Mittel bereitgestellt werden, ist das Projekt zum Scheitern verurteilt.

SAM kann dieses Projekt nicht allein in Ihrem Unternehmen durchführen und die verschiedenen Akteure sensibilisieren. Um das zu erreichen muss SAM vollständig in die Unternehmensstrategie integriert und die Manager auf der obersten Hierarchieebene miteinbezogen werden. Die Geschäftsführer und das obere Management müssen sich an diese Strategie halten und einen Verantwortlichen sowie die Sichtbarkeit für das SAM sicherstellen.

Software Asset Management ist kein Egoprojekt

Der erste Schritt eines erfolgreichen SAM-Projekts identifiziert Ihre Stakeholder und damit jede Person oder Abteilung, die eine Interaktion mit Softwarelizenzen hat, egal ob direkt oder indirekt. Alle Verbindungen zu finden ist nicht immer leicht.

Folgende Best Practices helfen Ihnen dabei:

  • Überwachung Ihrer Lizenzen und deren Lebenszyklus
  • Definition der Geschäftsanforderungen
  • Bestimmung von Beschaffungs-, Verfügbarkeits- und Bereitstellungsprozessen
  • Identifizierung von Managern der wichtigsten Anwendungen und beteiligte Budgets
  • Einführung von Risikomanagementprozessen
  • Integration der IT-Sicherheit

Wenn Sie diese Bereiche im Blick haben, haben Sie eine Liste der wichtigsten Stakeholder, die an Ihrem SAM-Projekt beteiligt werden sollten.

Eine Strategie für das ganze Unternehmen

Ist das Software Asset Management eine Unternehmensstrategie, können die SAM-Manager ihre Arbeit effizienter durchführen. SAM beinhaltet Veränderungen: Maßnahmen der IT zur Implementierung eines SAM-Tools, die Zentralisierung von Verträgen und Beschaffung sowie der Fokus auf das Risikomanagement.

Die Unterstützung vom Management ist dabei äußerst wichtig. Fortschritte sind unwahrscheinlich, wenn Ihre Stakeholder sich gegen Veränderungen wehren oder sie SAM als zweitrangiges Projekt ansehen. Respekt und Autorität über seine Mitarbeiter ohne hierarchische Beziehungen zu gewinnen ist nicht einfach. Die Vorteile des Software Asset Managements sollten daher klar kommuniziert werden.

Involvieren Sie Ihre Stakeholder

SAM sollte, wie jedes Projekt, mit den Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Wenn das SAM-Team Ziele und Maßnahmen wie jede andere Abteilung definieren muss, sollten auch gemeinsame Ziele identifiziert und intern gefördert werden. So können andere Stakeholder besser einbezogen werden.

In Zusammenarbeit mit der Rechts- und Einkaufsabteilung engagiert sich das SAM-Team für:

  • Die Zentralisierung der Vertragsdokumente
  • Die Verbesserung des Vertragsmanagements (Berechnung von Verlängerungen, Kündigung ungenutzter Lizenzen, Optimierung von Neuverhandlungen nach Nutzung)
  • Die Implementierung eines Softwarelizenz-Auditprozesses

In Zusammenarbeit mit der IT arbeitet das Team an der Implementierung eines SAM-Tools. Damit sollen die Bereitstellung und Neuverteilung von Lizenzen besser verwaltet und automatisiert werden. Generell sollten die Softwarelizenzen des Unternehmens überwacht werden.

In Verbindung mit dem Finanz- und IT-Bereich kann das SAM-Team bei Folgendem helfen:

  • Entwicklung der Budgetplanung
  • Prognose der Compliance-Risiken

Dies sind nur einige Beispiele – es gibt zahlreiche Interaktionen, die bei jedem Client unterschiedlich ausfallen könnten. Für ein effizientes Projekt sollte der SAM-Manager die Vorteile des SAM kommunizieren.

Software Asset Management dient dazu, Kosten zu senken und Budgets zu optimieren. Für die meisten Unternehmen ist das ein zentrales Thema. Wenn Sie einen Mitarbeiter um einen Gefallen oder eine Änderung bitten, sollten Sie dessen Nutzen immer herausstellen.

SAM ist das Schlüsselprojekt, das den Bedürfnissen und Zielen aller Teams dient, deren Zusammenarbeit notwendig ist.

Möchten Sie Ihre Stakeholder miteinbeziehen?

Mit dem ITAM-Bericht „Zielgerichtetes SAM“ erhalten Sie einen umfassenden Plan für die Einbeziehung und Unterstützung Ihrer SAM-Stakeholder.

Jetzt lesen >>

Konzentrieren Sie sich auf Ihre strategischen SAM-Stakeholder/h2>

Das Management sollte sich auf diese drei Aktivitäten konzentrieren, um die Zusammenarbeit aller Beteiligten zu gewährleisten und einen vollständigen Überblick über den Nutzen von Software Asset Managements zu erhalten:

  1. Datenqualität
  2. Cloud
  3. Softwarelizenz-Audits

1. Datenqualität

Die Ergebnisse des Softwarelizenzmanagements werden in vielen Bereichen genutzt. Zuverlässige Ergebnisse sind ausschlaggebend – und die hängen in erster Linie von der Zuverlässigkeit der Daten ab. Schlechte Datenqualität führt zu falschen Ergebnissen, unerwarteten finanziellen Risiken bei Audits und zu Entscheidungen, die nicht im Einklang mit der Nutzung und den realen Bedürfnissen stehen. Ihre Stakeholder spielen hier eine wichtige Rolle. Gute Datenqualität erhalten Sie nur durch die Unterstützung aller Teams, die Datenquellen produzieren.

2. Cloud

Bei der Migration in die Cloud oder der Nutzung von Cloud-Lösungen sollte das Cloud Software Asset Managementin die digitale Strategie des Unternehmens integriert werden. SAM in der Cloud sollte eine Schlüsselrolle im digitalen Wandel Ihres Unternehmens spielen. Mit dieser Strategie können IT-Manager die Nutzung und den Bedarf projizieren, hybride Lösungsszenarien (vor Ort und IaaS/PaaS) simulieren oder die Nutzung von SaaS-Anwendungen optimieren. Echtzeitoptimierung, die automatisierte Kostenoptimierung und die Kontrolle der Cloud-Kosten ist wichtig, um das Beste aus ihr herauszuholen: Viele Unternehmen werden vom Wachstum der IT-Ressourcen und Abonnements und dem damit verbundenen Kostenanstieg überrascht. SAM muss strategisch in allen Anwendungen verankert sein, unabhängig von der IT-Infrastruktur.

3. Softwarelizenz-Audits

Software Compliance Audits können ein enormes finanzielles Risiko darstellen – auch weil Sie den Einsatz von wichtigen Ressourcen und Stakeholdern erfordern. Mit Software Asset Management werden die Geschäftsführung und das IT-Management im Audit entlastet. Sie sind in der Lage, die operativen und finanziellen Auswirkungen besser zu kontrollieren, wenn sie sich auf ein starkes Software Asset Management verlassen können, das zuverlässige Bestandsaufnahmen und Prognosen über Nutzung und Bedarf erstellt.

So binden Sie Ihre SAM-Stakeholder ein

Eine definierte Planung, feste Prozesse, Teamarbeit und aktives Stakeholder-Engagement sichern den Erfolg eines SAM-Projekts. Die Unterstützung des Managements ist dafür äußerst wichtig. Ohne diese Unterstützung auf der obersten Hierarchie- und Entscheidungsebene kann Software Asset Management nicht sein volles Potenzial entfalten. Nutzen Sie dieses Template, um Ihren Software Asset Management Business Case zu entwerfen:

Nutzen Sie dieses Template, um Ihren Software Asset Management Business Case zu entwerfen:

Jetzt starten >>



Themen: SAM Insights