23. Mär. 2020

Wie Sie eine teure Überraschung bei Digital Access vermeiden

Als SAP-Kunde kennen Sie wahrscheinlich nur allzu gut die Bemühungen der SAP, Unternehmen vom alten Lizenzmodell für SAP Indirect Access auf die Dokumentenlizenzierung unter SAP Digital Access umzustellen.

Digital Access im Kurzüberblick

Nachdem SAP der Welt ihr "ergebnisorientiertes" Lizenzmodell vorgestellt hatte, machten SAP-Kunden keinerlei Anstalten zu wechseln. Sie entschieden sich, der SAP-Option „Do Nothing“ zu folgen und absolut nichts zu tun - die Unklarheit des Indirekten Zugriffs war der Ungewissheit bei der Dokumentenlizenzierung vorzuziehen – von zwei Übeln wählt man besser das, was man schon kennt.

Nun, inzwischen hat sich das ein wenig geändert. Seit Mai 2019 erwägen SAP-Kunden nun ernsthaft den Wechsel auf Dokumenten-Lizenzierung, trotz der Risiken der Doppellizenzierung von Nutzern und der Überlizenzierung für das Anlegen von Dokumenten. Mit anderen Worten: SAP hat den Deal ausreichend versüßt, so dass Kunden das Risiko höherer Kosten ignorieren.

Was hat sich geändert? Nach der Einführung der neuen SAP-Preisgestaltung für den Digitalen Zugriff im Jahr 2018 sind rund 800 Kunden auf das Digital-Access-Modell umgestiegen, was weniger als 1% des Kundenstamms entspricht. In dem Bemühen, die Einführung zu beschleunigen, bietet das Digital Access Adoption Program (DAAP) einen finanziellen Anreiz, wenn sich Kunden innerhalb eines Jahres für das Digital Access-Modell von SAP entscheiden. Mit diesem saftigen Anreiz und der üblichen Ermutigung durch Software Lizenzaudits ,sind immer mehr SAP-Kunden bereit, zur Dokumentenlizenzierung zu wechseln.

Das DAAP, welches bis Mai 2020* laufen soll, garantiert, dass die Kunden keine rückwirkenden Wartungskosten oder Strafen zahlen müssen.

*Im Februar kündigte SAP an, dass sie die Mainstream-Wartung für die Kernanwendungen der SAP Business Suite 7 bis Ende 2027 anbieten werden, gefolgt von einer optionalen verlängerten Wartung bis Ende 2030, so dass wir eine Verlängerung des DAAP erwarten, hierzu gibt es aber noch keine offiziellen Aussagen.

Eine kleine Auffrischung: Für diejenigen, die den DAAP in Betracht ziehen, schlägt SAP einen zweistufigen Ansatz vor:

1. Messen Sie den aktuellen Verbrauch Ihrer Dokumente

Es gibt zwei Möglichkeiten, Ihren Dokumentenverbrauch zu messen.

Sie können entweder mit dem Global License Audit and Compliance Team (GLAC) von SAP zusammenarbeiten, um die geschätzte Anzahl von Dokumenten zu ermitteln, die durch die aktuelle Nutzung über den SAP Digital Access Service erstellt würden. Kunden sollten sich dennoch bewusst sein, da es sich hierbei lediglich um eine Schätzung von SAP handelt.

Diese Estimation Note enthält eine Hochrechnung der Lizenzkosten für Ihre Dokumente. Die Installation des Hinweises ist sehr aufwendig, da sie auf jedem einzelnen System eingespielt werden müsste und Sie müssen Ihre technischen Benutzer analysieren, was ebenfalls einen gewissen Aufwand erfordert.

Außerdem ignoriert diese Zählung gelöschte oder stornierte Dokumente, so dass eine Schätzung höher ausfallen kann, als sie sein sollte. Die Estimation Note misst auch historisch creierte Digital Access-Aktivitäten.

Oder

Kunden können Support-Packages mit dem SAP Passport-Tool implementieren und dann mit Hilfe des GLAC-Teams von SAP die direkt erstellten Dokumente ab dem Tag der Installation als direkt erstellt kennzeichnen. Zählt das Tool einen Systemzugriff, der keinen Pass hat, dann wird dieser als Digital Access eingestuft. Dies macht es präziser als die Estimation Note und enthält zudem weitere Details.

Um das Passport-Tool zu verwenden, müssen Sie Ihre SAP-Systeme jedoch auf das neueste SAP-Release aktualisieren, was einige Mühe kostet. Vor dieser Aktualisierung enthält die Passport Tabelle keine Daten. Sie müssen also 12 Monate warten, um einen Jahresüberblick zu erhalten, bevor Sie eine Messung mit dem Passport-Tool durchführen können.

Das Passporttool ist genauer und hilfreicher als das Estimation Tool, aber es ist auch nicht perfekt. Es ist schwierig zu implementieren, ignoriert gelöschte Dokumente (was auch eine höhere Anzahl von Dokumenten bedeutet) und enthält keine detaillierten Nutzerinformationen in seiner Analyse.

Es ist wichtig, sich vor Augen zu halten, dass keines der beiden Tools Ihnen einen vollständigen Überblick über Ihren Bedarf an Lizenzen für den digitalen Zugang gibt, so dass Sie genau wissen, was Sie für Digitalen Access bezahlen würden.

2. Wählen Sie eines der beiden Anreizmodelle (A oder B)

A) "Die 15% Wachstumsmethode" - Nach dieser Methode:

  • Der Kunde lizenziert mindestens 115% der aktuellen geschätzten Dokumentenanzahl.
  • SAP erhebt eine Digital-Access-Lizenzgebühr, die nur auf dem 15%igen Wachstumsanteil basiert.

B) "Die 90%-Rabattmethode" - Nach dieser Methode:

  • Der Kunde lizenziert mindestens 100% der aktuellen geschätzten Dokumentenanzahl.
  • SAP erhebt eine Lizenzgebühr auf die verbleibenden 10%.

Was ist Ihre beste Strategie für Indirect/Digital Access?

Ein Wechsel birgt zwar Vorteile, aber diese Vorteile sind nicht universell. Sie gelten möglicherweise nicht für Ihre SAP-Umgebung oder spezielle Verträge oder Bedingungen, die Sie ausgehandelt haben. In diesem Fall könnte sich der Wechsel zu Digital Access als Nachteil erweisen.

Die einzige Möglichkeit, dies herauszufinden, besteht darin, Ihre Dokumenterstellung unter dem aktuellen Indirektem Zugriffs richtig und genau zu messen und Ihre Kosten für den Digitalen Zugriff zu prognostizieren.

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Wie Sie eine genaue Prognose der Kosten für den digitalen Zugang erstellen

Es gibt aber noch eine dritte Alternative: Ein SAP-Lizenzmanagementtool,das Dokumentlöschungen berücksichtigt und tiefer in die Benutzeraktivitäten eindringt, kann genauere Prognosen Ihrer Digital Access-Kosten liefern.

Ja, Sie müssen noch das erforderliche Supportpaket für das SAP Passport Tool installieren und es zur Übermittlung Ihrer Digital Access-Daten an SAP verwenden. So bietet License Control for SAP eine genaue Übersicht über Ihren aktuellen Dokumenten-Lizenzbedarf (ohne einen Auditor vor Ort).

Das gibt Ihnen eine Vorschau darauf, wie Digital Access speziell für Sie aussehen könnte, bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen. Dies erspart Ihnen somit spätere Kopfschmerzen bei der Dokumentenlizenz.

SAP Digital Access: Ist es das Richtige für Sie?

Eine genaue Prognose ist entscheidend für die Zahlung eines fairen Preises für Ihre SAP-Lizenzen. Woher sonst würden Sie wissen, dass das DAAP und die Dokumentenlizenzen zu Ihrem Vorteil sind?

Wenn ein SAP-Kunde seinen indirekten Zugriff mit Named User Lizenzen abdeckt, raten wir ihm in der Regel, seine technischen Schnittstellen zu analysieren, um festzustellen, ob man überhaupt Compliant ist. Jeder Softwarebestand eines SAP-Kunden ist einzigartig, so dass das Festhalten am alten Lizenzierungsmodell für den indirekten Zugriff möglicherweise günstiger ist als die Dokumentenbasierte Lizenzierung.

Bei Aspera empfehlen wir das folgende Szenario:

  1. Analysieren Sie Ihre tatsächliche Nutzung von 3rd-Party-Zugriffs und wählen Sie das für Ihr Unternehmen geeignete Lizenzmodell. Sie sollten sorgfältig prüfen, welches Modell für Ihr Unternehmen am günstigsten ist, und gleichzeitig sicherstellen, dass Sie die Anforderungen erfüllen.
  2. Ermitteln Sie mit unserem SAP-Lizenzmanagement-Tool Ihr tatsächliches Volumen an digitalen Belegen auf der Grundlage objektiver Daten und Prognosen, die historische und aktuelle Entwicklungen ohne das GLAC-Team vor Ort widerspiegeln. Auf dieser Grundlage können Sie beginnen, die genaue Anzahl der erforderlichen digitalen Dokumente mit SAP auszuhandeln.
  3. Wenn Sie sich für den Wechsel zum dokumentenbasierten Modell entscheiden, sollten Sie zunächst Ihre Shelfware (nicht mehr verwendete Lizenzen) bestimmen, die für den Austausch in Frage kommt. Dadurch können Sie geringere Kosten erzielen.

Obwohl das DAAP-Programm klar stellt, dass es außer den beiden finanziellen Anreizen keine weiteren Rabatte gibt, sollten Sie dennoch mit SAP verhandeln, um zukünftige Risiken zu reduzieren:

  • Sie sollten verhindern, dass SAP in Zukunft neue Dokumenttypen hinzufügt.
  • Sie sollten sicherstellen, dass alle Digital-Access-Lizenzen zurückerstattet werden, falls SAP im Rahmen des von Voice und anderen Unternehmen angestrengten Kartellrechts-Verfahrens gezwungen ist, das Digital-Access-Modell vollständig aufzugeben.
  • Wenn Sie feststellen, dass Sie unterlizenziert sind, müssen Sie schnell handeln, da das Anreizangebot im Mai dieses Jahres auslaufen wird.

Sie werden es nicht wissen, bis Sie es herausfinden. Nehmen Sie sich also die Zeit für eine genaue Analyse. Das könnte Ihrem Unternehmen Millionen sparen.

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