Software Asset Management Business Case

Ihr Schritt-für-Schritt-Plan zum SAM-Erfolg

Überwinden Sie die Hürden für Ihr Lizenzmanagement

Der Weg zum Erfolg kann lang und kurvenreich sein. Software Asset Management (SAM) ist da keine Ausnahme. Diese Webseite ist Ihr Wegweiser! Wir zeigen Ihnen, wie Sie Software Asset Management umsetzen und in Ihrem Unternehmen deutlich machen können, wie wichtig Software Asset Management ist.

Schritt 1: Identifizieren Sie Ihre Herausforderungen.

Und schreiben Sie sie auf. Eine geschäftliche Notwendigkeit besteht erst dann, wenn ein Problem zu lösen ist. Oder es besteht eine Möglichkeit zu profitieren. Identifizieren Sie solche Probleme oder Möglichkeiten als ersten Schritt zur Erstellung eines SAM Business Case. Bringen Sie Ihre Gedanken zu Papier. So kann jeder sie sehen und lesen!

Sobald Sie die Herausforderungen und Möglichkeiten identifiziert haben, lässt sich folgendes klären:

  • Wer in den Prozess eingebunden werden soll
  • Welche Argumente wirklich überzeugen

Kommen Ihnen einige dieser Probleme bekannt vor?

  • Die Erfüllung von Softwareanforderungen dauert zu lange, da die Suche nach Lizenzen von Hand erfolgt.
  • Vertragsverlängerungen und -verhandlungen sind sehr aufwändig
  • Ihr Unternehmen kann die Softwarekosten nicht nachvollziehen, ein Budget erstellen oder einhalten.
  • Die Vorbereitung auf Software Audits ist verbesserungswürdig.
  • Ihre Lizenzierung ist undurchsichtig.
  • Sie wissen nicht, wie Sie Ihre Daten interpretieren sollen.

Oder suchen Sie nach weiteren Möglichkeiten?

  • Verringern Sie Ihrer Softwarelizenzkosten.
  • Bessere Prognose Ihrer Softwareausgaben.
  • Bestimmen Sie optimal passende Lizenzierungsmodelle für Ihre Cloud-Migration.
  • Verbesserung der IT-Service oder CMDB-Daten.
  • Machen Sie die Netzwerksicherheit wasserdicht.
  • Übernehmen Sie das Ruder und verbessern Sie Ihre Lieferantenbeziehungen.

Schritt 2: Identifizieren Sie Ihre Stakeholder.

Stakeholder sind alle Personen im Unternehmen, die einen direkten oder einen spürbaren indirekten Einfluss auf Ihr geplantes SAM-Programm haben. Sie zu identifizieren, kann eine Herausforderung sein. Die Rollen und Titel können je nach Unternehmen unterschiedlich sein. Daher ist es fast unmöglich, Ihnen genau zu sagen wonach Sie suchen sollen. Folgende Fragen können Ihnen aber helfen, Ihre Stakeholder zu finden:

Wie werden Lizenzen in Ihrem Unternehmen gekauft?

Folgen Sie dem Geld. Durch Softwarelösungen in der Cloud entfernt sich auch die Beschaffung von der zentralen IT. Da, wo Ihr Geld für die Softwarebeschaffung ausgegeben wird, finden Sie einen potenziellen SAM-Stakeholder.

Wie verwaltet Ihr Unternehmen die Software?

Es gibt Einzelpersonen oder Gruppen, die für das Erstellen neuer Softwarekonten, die Bereitstellung von Paketen und für die Softwareaktualisierung verantwortlich sind. Haben Sie ein IT-Servicemanagement-Team oder einen Configuration-Management Database (CMDB)-Manager? Enterprise-Architekten die Ihr Rechenzentrum entwerfen? So oder so - all diese Personen sind am Softwaremanagement beteiligt. Schreiben Sie sie auf Ihre Stakeholder-Liste.

In welcher Abteilung arbeiten Sie?

Ist Ihr Chef mit an Bord und bereit, ein SAM-Projekt zu leiten? Wie ist Ihr Unternehmen strukturiert? Welche Entscheidungsträger der Führungsebene sollten involviert oder informiert werden? Vereinbaren Sie ein Meeting und präsentieren Sie ihnen Ihre dokumentieren Probleme und Möglichkeiten aus Schritt 1. Öffnen Sie Augen und Ohren für die Lösung: Software Asset Management.

Alle Stakeholder können vom Software Asset Management-Prozess profitieren - auch wenn das für sie im ersten Moment nicht ersichtlich ist. Das ist der Grund, warum Sie mit ihnen sprechen.

Haben Ihre Stakeholder nur Augen für Zahlen?

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Schritt 3: Sprechen Sie mit Ihren Stakeholdern.

Machen Sie sie zu Ihren besten (SAM)-Freunden.SAM ist kein Top-Down-Prinzip. All Ihre Stakeholder haben SAM-bezogene Probleme. Finden Sie ihre Probleme und Bedenken heraus! Nur so können Sie ein umfangreiches und effektives SAM-Programm ausarbeiten.

Mit ihnen über ihre Probleme zu sprechen verdeutlicht, dass Sie mit SAM auf der richtigen Spur sind. Ein SAM-Programm kann Ihre Stakeholder von ihren Problemen befreien.

SAM aus der Stakeholder-Perspektive

Treffen Sie Ihre Stakeholder, um herauszufinden:

  • Welche Herausforderungen sie sehen
  • Welche Ziele sie verfolgen
  • Wo Überschneidungen mit Ihren SAM-Herausforderungen und -Möglichkeiten liegen

Das unterstützt Sie dabei,...

  • herauszufinden, welche Stakeholder den größten Einfluss haben
  • die Vorteile und eine SAM-Lösung zu präsentieren, die zu ihren Bedürfnissen passt
  • Ihre Projektziele zu priorisieren
[Translate to Deutsch:] SAM from your stakeholder's perspective

Schritt 4: Schreiben Sie reale Beispiele auf.

Nur so erhalten Sie eine passende SAM-Lösung. Fallstudien und Erfolgsgeschichten sind großartig. Sie helfen Ihnen dabei, Probleme zu erkennen und wie sie mit einem SAM-Programm gelöst werden können. Aber Sie müssen Anwendungsfälle für Ihr eigenes Unternehmen nennen, um die Botschaft vermitteln zu können.

Haben mehrere Stakeholder das gleiche Problem? Dann sind Ihre Argumente wahrscheinlich wesentlich überzeugender. Beschreiben Sie das Problem – das demonstriert den Bedarf für eine Lösung.

Schritt 5: Passen Sie Ihre Ziele an.

Was würden Sie in einer perfekten Welt tun? Jeder möchte sparen - das ist aber kein konkretes Ziel. Das Ziel liegt darin, wie Sie ein Ersparnis erreichen. Wie sehen die konkreten Aktionen aus? Verknüpfen Sie Ihre Ziele mit den von Ihnen notierten Problemen.

Hier sind einige der Ziele, die von Ihrem Unternehmen mithilfe einer SAM-Lösung erreicht werden können:

  • Beseitigen unnötiger Lizenzkäufe
  • Auswahl kostengünstigerer Verträge
  • Stärkung Ihrer Verhandlungsposition
  • Bereinigen ineffizienter Softwarebeschaffung und Zuordnungsprozesse
  • Reharvesting ungenutzter Lizenzen
  • Verfolgung der Softwarenutzung für eine effiziente Bereitstellung von Lizenzen
  • Erhöhung der Sicherheit durch vollständige Update- und Versionsdaten

Risiko – Das Gegenteil von Transparenz

Für die Erfüllung einer Softwareanforderung benötigt ein Unternehmen im Durchschnitt 2 Wochen. Für jede Anforderung überprüfte die zentrale IT Excel-Tabellen und Verträge, um festzustellen, ob bereits eine Lizenz für die Anwendung vorhanden ist.

Das führte oft zu ungeprüften Käufen außerhalb der zentralen IT. Das wirkte sich negativ auf die Produktion aus und sorgte für allgemeine Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern.

Ein fehlendes Lizenzmanagement-Tool bedeutete Audit-Risiken für Ihr Unternehmen. Geld, das für Lizenzen ausgegeben wurde und über die das Unternehmen zwar verfügt, aber die nicht zeitgerecht bereitgestellt werden konnten.

Schritt 6: Die Auswahl Ihrer Anbieter.

Beim Software Asset Management ist der Weg das Ziel. Sie können nicht alles gleichzeitig erledigen. Legen Sie den Schwerpunkt auf spezifische Anbieter. Aber mit welchen fangen Sie am besten an? Hier ein paar Faustregeln für die Auswahl Ihrer Anbieter:

  • Beginnen Sie mit dem Anbieter mit den höchsten Kosten — IBM, Microsoft, Oracle, und SAP sind hier oft vorne mit dabei.
  • Werfen Sie einen Blick auf Ihre Stakeholder. Wählen Sie einen Anbieter, der ihnen einen direkten Nutzen ermöglicht
  • Steht ein größeres Projekt an, wie das Migrieren zu einer neuen Version?
  • Steht eine Vertragsverlängerung mit einem großen Anbieter an?
  • Gibt es Anbieter, deren komplexe Lizenzmetriken oder Verträge die Compliance und die Erstellung einer Lizenzübersicht besonders schwierig gestalten?

Zu Wissen, mit welchem Anbieter Sie am besten anfangen hilft Ihnen dabei, den Umfang Ihres SAM-Projekts zu definieren. Auch die Auswahl konkreter und umsetzbarer Ziele wird einfacher. So sind Sie und Ihre Stakeholder auf dem richtigen Weg zum SAM-Erfolg.

Veranschaulichen Sie das Problem. Berücksichtigen Sie alle Details: relevante Berichte, Rechnungen und alles, was Ihren Fall unterstützen könnte. Ein realer Anwendungsfall veranschaulicht die Notwendigkeit eines Software Asset Management-Tools:

1. Bestimmen Sie Ihre Stakeholder - und sprechen Sie mit Ihnen:

Der Software-Asset-Manager eines Maschinenbau-Unternehmens traf sich mit dem CAD-Manager. Dort wurde über AutoCAD gesprochen. Eine Software, die das Unternehmen bisher umfangreich nutzte. Das Ergebnis dieses Meetings war für beide Parteien sehr aufschlussreich:

Herausforderung für die Stakeholder: Je nach Projektgröße benötigte der CAD-Manager AutoCAD für mehrere Benutzer und Standorte gleichzeitig. Von Zeit zu Zeit war die Anzahl der verfügbaren Lizenzen nicht ausreichend. Benutzer mussten warten, um eine Genehmigung für den Kauf weiterer Lizenzen zu erhalten. Das beeinträchtigte nicht nur die Produktivität sondern zwang einzelne Standorte dazu, neue Lizenzen außerhalb des Protokolls zu kaufen. Das hatte natürlich auch Auswirkungen auf das Projektbudget.

2. Schreiben Sie reale Beispiele auf:

Der Software-Asset-Manager befragte die verschiedenen Standorte bezüglich ihrer Lizenzkäufe. Er fand 1.200 Lizenzen. Das ist das Doppelte der maximalen Anzahl von AutoCAD-Nutzern, die für das Unternehmen an einem Projekt arbeiten. Zudem wurden für jede dieser Lizenzen Wartungs- und Supportgebühren bezahlt.

3. Anpassung Ihrer SAM-Ziele:

Um einschätzen zu können, welche Summe dem Unternehmen jährlich durch nicht dokumentierte Lizenzkäufe verloren ging, nutzte der Software-Asset-Manager Preislisten. Er präsentierte dem CAD-Manager eine SAM-Strategie, die Ihm den Zugriff auf die AutoCAD-Nutzung und die verfügbaren Lizenzen in Echtzeit ermöglicht. So weiß er immer, über welchen Bestand er verfügt und kann so die Lizenzen den Benutzern entsprechend zuweisen. Das dadurch entstandene Kosteneinsparungspotenzial präsentierte der Software-Asset-Manager der Geschäftsleitung. Allein die Beseitigung der Wartung für die rund 600 Lizenzen ermöglicht dem Unternehmen eine Einsparung im sechsstelligen Bereich. Und der bedarfsgerechte Kauf von Lizenzen bringt dem Unternehmen sogar Einsparungen im siebenstelligen Bereich ein.

Der Umgang mit Problemen beim Software Asset Management

Kein Projekt läuft ohne Probleme. Seien Sie realistisch und rechnen Sie zu Beginn Ihrer SAM-Initiative mit Schwierigkeiten. Hier ein paar bewährte Methoden zu deren Bewältigung:

Kein Budget für eine SAM-Technologie

Fangen Sie klein an. Investieren Sie die Einsparungen in die Erweiterung Ihres Projekts. Entwickeln Sie ein Projekt mit leicht zu erreichenden Zielen - etwas, das keine großen Investitionen erfordert. Präsentieren Sie es als eine Art Testlauf für das Software Asset Management: ohne die Installation eines Tools oder langfristige Verpflichtungen - dafür mit schnellem Erfolg. Verwenden Sie das durch dieses kleine Projekt erzielte Budget. So überzeugen Sie auch die obere Führungsebene von den möglichen Geldeinsparungen.

Hören Sie nicht auf, Ihre Fälle zu dokumentieren und mit den Stakeholdern zu sprechen. Machen Sie mehr aus Ihrem Business Case und gewinnen Sie möglichst viele Stakeholder für Ihre Sache. Ein Budget zu bekommen wird so einfacher.

[Translate to Deutsch:] How to handle the roadblocks to Software Asset Management

Keine Zustimmung der Geschäftsleitung

Finden Sie die magische Zahl: in €. Diese macht der oberen Geschäftsleitung begreiflich, welche Möglichkeiten das Software Asset Management bietet. Ihre persönliche magische Zahl ist vom Unternehmen abhängig - manchmal sind es nur wenige Euro und manchmal eben wesentlich mehr. SAM schafft ein reales und bedeutsames Budget für Ihr Unternehmen. Finden Sie daher die Zahl, mit der Sie die wichtigsten Entscheidungsträger überzeugen können. Oder machen Sie es sich einfach: nutzen Sie unseren Ersparnisrechner.

Nicht genug interne Ressourcen oder fehlendes lizenzspezifisches Wissen

Die Entwicklung interner SAM-Kapazitäten ist nicht das Ziel Ihres SAM-Projekts; sondern die Einsparungen. Ein Beispiel: Wenn Sie sich ein Auto kaufen entwerfen und bauen Sie es nicht selbst. Dafür gibt es Experten, die das für Sie übernehmen. Das Gleiche gilt auch für das Software Asset Management. Fokussieren Sie sich auf Ergebnisse - Einsparungen, verbesserte Transparenz und Übersicht und zusätzliche Flexibilität - und nicht auf die Erhöhung Ihrer Herausforderungen.

Finden Sie einen SAM-Serviceanbieter mit dem entsprechenden Wissen und den Ressourcen. So machen Sie Ihr Projekt zu einem Erfolg - nach Plan und innerhalb des Budgets.

Keine Zeit

Sie sind nicht allein! Unser SAM-Programm-Leitfaden und der SAM-Erparnisrechner unterstützt Sie bei Ihren Vorbereitungen und der Erstellung des Business Case. Laden Sie sie einfach herunter! Profitieren Sie von unseren Ressourcen und reduzieren Sie so Ihre Belastung.

Ein SAM-Projekt hilft bei der Erstellung eines Budgets und der Wiedergewinnung von Ressourcen in Ihrem Unternehmen. Das Projekt soll sie nicht verbrauchen. Verlassen Sie sich im Hinblick auf Ihr Programm solange auf Ihren SAM-Servicepartner, bis Sie das Ruder wieder übernehmen können. Sobald Ihr Software Asset Management-Tool einsatzbereit ist, holen Sie durch die Automatisierung die verlorene Zeit schnell wieder auf.

Bereit loszulegen?

Mit unserem SAM Programmleitfaden schaffen Sie spielend leicht den Sprung ins nächste Level:

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Wir bei Aspera besitzen die nötige Erfahrung und helfen Ihnen gerne. Kontaktieren Sie uns für mehr Informationen:

Berechnen Sie Ihr Einsparpotenzial mit Software Asset Management

Wir zeigen Ihnen, wie Sie vom Software Asset Management profitieren können! Betrachten Sie mithilfe Ihrer eigenen Zahlen die Bereiche, in denen Sie am meisten sparen können.

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