Methodik

Strategic License Management

Lizenzmanagement als ganzheitliche Aufgabe

Strategisches Lizenzmanagement stellt den unmittelbaren Business-Nutzen von Lizenzmanagement in den Vordergrund

Unter klassischem Lizenzmanagement versteht man vor allem die Erstellung von Lizenzbilanzen. Strategisches Lizenzmanagement erweitert diese Dokumentation der Ist-Situation und setzt aktiv auf Fehlervermeidung und kontinuierliche Optimierung aller beteiligten Prozesse, Daten und Tools.

Softwarebedarf intelligent planen

Im Vergleich zur IT-Hardware wird Software immer teurer und mit Blick auf Cloudlösungen auch kommerziell immer variantenreicher. Strategisches Lizenzmanagement beginnt daher mit einer intelligenten Bedarfsplanung: Lizenzierungsalternativen simulieren, Trendanalysen ableiten, What-if-Betrachtungen vergleichen und bestehende Verträge und Lizenzen optimal ausschöpfen – das sind nur einige Aspekte des optimierten Umgangs mit dem Asset Software.

Serversoftware korrekt lizenzieren

Strategisches Lizenzmanagement berücksichtigt neben der Client-Software insbesondere auch die sogenannte Serversoftware. Diese Erweiterung ist besonders wichtig, da Risiko- und Kostenaspekte der Serversoftware um ein vielfaches kritischer sind. Dies liegt neben potenzierten Lizenz- und Wartungskosten vor allem an komplexen Berechnungsregeln, mit denen der Lizenzbedarf für Serversoftware bestimmt wird. Die dafür notwendige Datenqualität wird mit bestehenden Tools und Prozessen oftmals nicht erreicht. Hier ist ein Lizenzmanagement-Tool notwendig, dessen grundsätzliche Architektur über die klassische Beziehung von Installationen und Lizenz hinaus geht. Es muss offen sein für zahllose Varianten, nach denen Software lizenziert werden kann. Nur dann kann ein zukunftssicheres Server-Lizenzmanagement aufgebaut und betrieben werden, welches beispielsweise auch Virtualisierung und Cloud-Services abdecken kann.

Herausforderungen von Software-Audits

Die Installation einer Software berechtigt den Hersteller, die Einhaltung der Lizenzbedingungen in sogenannten Audits zu überprüfen. Ist das überprüfte Unternehmen unterlizenziert, werden kostspielige Nachzahlungen fällig. Software-Hersteller bestehen unnachgiebig auf der Erfüllung aller vertraglichen Pflichten und treiben dies mit Audits voran. Viele Organisationen sind mit diesem oft als unangemessen empfundenen Vorgehen überfordert. Sie schaffen es weder Software-Audits abzuwehren noch Audit-Risiken zu verringern. Ihnen fehlen gezielte Strategien zur Audit-Vermeidung sowie taktische Unterstützung bei der Bewältigung von Audits.

Audits vorbereiten und steuern

Strategisches Lizenzmanagement arbeitet auf eine umfassende und kontinuierliche Compliance für Software-Hersteller mit hohem Audit-Risiko hin. Darüber hinaus bereitet es die Organisation auf die Herausforderungen eines Audits bestmöglich vor. Mit Hilfe des taktischen Supports wird den Forderungen des Auditors eine optimierte und abgesicherte Kundenposition entgegengesetzt. Damit lassen sich die vielseitigen Risiken, die sich aus einem Audit ergeben, bestmöglich steuern.

Compliance finanziell bewerten

In vielen Unternehmen ist das Compliance-Reporting eine gelebte Disziplin. Viele Daten werden dabei erhoben und Reports erzeugt. Meist wird jedoch die Mengenbetrachtung nicht um eine finanzielle Bewertung ergänzt. Dahinter steht oft die Annahme, dass ein geeignetes Tool den kontinuierlichen Zugriff auf Expertenwissen substituieren kann. Was sich zunächst für die Budgetplanung als vorteilhaft erweist, wird schon kurze Zeit später zum Bumerang: Unternehmensinternes Wissen kann niemals ausreichen, um die Spielarten der Software-Hersteller hinreichend zu verstehen. Vielmehr ist eine Beratung durch Experten notwendig. Ein kontinuierliches Coaching durch Aspera hilft, Potenzial zu heben und in business-relevante Entscheidungen zu überführen. 

Gut aufgestellt mit strategischem Lizenzmanagement

Strategisches Lizenzmanagement ist die Antwort auf diese Herausforderungen. Es liefert einen effektiven End-to-End Prozess, der eine echte Wertschöpfung erst möglich macht. Aspera kann von der Beratung über das notwendige Tool und den Katalog bis hin zu optimierenden Services alles aus einer Hand anbieten. Damit wird eine effizienzsteigernde Durchgängigkeit erreicht, die Einzelansätze nicht liefern können. Mit strategischem Lizenzmanagement bündelt Aspera alle Aspekte der kommerziellen Softwarenutzung in einem Lösungsansatz, der nicht nur durch seine reife Konzeption, sondern auch durch seine konkrete technologische und kompetenzübergreifende Umsetzung überzeugt.