BITMARCK steuert Softwarelizenzen kostentransparent und revisionssicher

Mit über 1.300 Mitarbeitern realisiert BITMARCK als größter IT-Service-Anbieter der Gesetzlichen Krankenversicherungen intelligente IT-Lösungen. Für die Umsetzung eines Tool-gestützten Software-Lizenzmanagements nutzt BITMARCK seit 2010 die Expertise und Technologie von Aspera.

Change Management in Organisation und Technik

BITMARCK ist der größte Full-Service-Anbieter im IT-Markt der Gesetzlichen Krankenversicherung. Gesellschafter der Unternehmensgruppe sind Betriebskrankenkassen, Innungskrankenkassen, die DAK – Gesundheit und weitere Ersatzkassen. Von BITMARCK-Services profitieren 85 Prozent der gesetzlichen Krankenkassen, 46.000 Anwender in der GKV sowie rund 26 Millionen Versicherte. 2008 wurde mit dem Gemeinschaftsunternehmen eine kassenartenübergreifende, nach ITIL ausgerichtete IT-Allianz gegründet, um wettbewerbsfähig zu sein und innovativ handeln und gestalten zu können.

Im Zuge des Unternehmsaufbaus galt es vor allem, die unterschiedlichen Verfahrensweisen, Prozesse, die verschiedenen Infrastrukturen und den unterschiedliche Reifegrade der IT zu vereinheitlichen – eine große organisatorische und technische Herausforderung. Ein Projekt innerhalb dieses mehrere Jahre dauernden Transformationsprogrammes bezog sich auf den Softwareeinkauf und – damit verbunden – auf das Thema Lizenzmanagement. Angesichts des wachsenden Software-Portfolios und der uneinheitlichen, sehr komplexen IT-Infrastruktur zielte das organisationsweite Software-Lizenzmanagement in erster Linie darauf ab, durch den steten Nachweis der genutzten Lizenzen Compliance und Rechtssicherheit zu schaffen. Andererseits sollten aktuelle und transparente Lizenzdaten die betriebliche Effizienz steigern und zu positiven Effekten bei Softwareverträgen und im Einkauf führen. Dafür suchten die Verantwortlichen bei BITMARCK ein professionelles Lizenzmanagement- Werkzeug und entschieden sich Ende 2010 aufgrund der Fachexpertise der Berater sowie der Funktionalität und Integrationsfähigkeit des Tools für Aspera und dessen Anwendung SmartTrack.

Vom reinen Papierkram zum digitalen Software-Inventar

[Translate to Deutsch:] From Paper to Automated License and Software Inventories

Eine besondere Herausforderung war dabei der Aufbau eines Lizenzinventars, da der kaufmännische Datenbestand nur in Papierform vorlag. Hierzu mussten die Verträge, Rechnungen bzw. Lieferscheine gesichtet, bewertet und die ungleichmäßig verteilten Daten entsprechend aufbereitet, qualitätsgesichert und sukzessive eingepflegt werden. Eine Pionierarbeit und -leistung. Danach erfolgte der Import des ermittelten und bereinigten Datenbestandes in SmartTrack.

Wichtig war ferner die Bestimmung und Anbindung geeigneter Datenquellen zur Abbildung der je nach Lizenz- bzw. Vertragsmodell unterschiedlichen Daten, z.B. für Geräte- und Userbasierte Softwarenutzung oder verbrauchter Rechenleistung. Um eine optimierte Datenqualität zu erreichen, waren auch die komplexen Abhängigkeiten zwischen einzelnen Datenquellen zu berücksichtigen. Die Konfiguration der Schnittstellen verlief problemlos, da SmartTrack Standardkonnektoren zu allen gängigen Systemen und Datenbanken bot. Das derzeitige Lizenzinventar umfasst mehr als 1500 Positionen von über hundert Herstellern.

„In der Projektpraxis erwies sich das so genannte „A-Modell“, ein strukturiertes Best-Practice-Vorgehensmodell von Aspera, als wichtiger Leitfaden für die Durchführung, so Thomas Stange, Projektleiter bei BITMARCK. Der erfolgreiche Produktivbetrieb des Lizenzmanagements startete Anfang 2013.

Dank Aspera haben wir heute einen transparenten unternehmensweiten Überblick über die Software-Installationen und das Software-Inventar. Letzteres umfasst über 1.500 Positionen von mehr als hundert Softwareherstellern.

Thomas Stange, Fachleiter Lizenzmanagement

Auf dem Weg zum Software Value Management

„Auf dem Weg zu einem wirtschaftlichen und revisionssicheren Software Lizenzmanagement haben wir eine große Strecke zurückgelegt“, zieht Thomas Stange ein positives Fazit. Z.B. lässt sich heute auf Knopfdruck feststellen, dass 200 Schulungs- Rechner mit den entsprechenden Lizenzen geblockt sind, diese aber nicht mehr benötigt werden. Durch eine Umbuchung werden diese für den produktiven Einsatz wieder frei verfügbar. Der transparente Überblick über Software-Installationen und das Software-Inventar erlaubt eine effiziente Lizenz-Steuerung. Damit minimieren sich nicht nur die Aufwände für anstehende Audits der Softwarehersteller, sondern auch die Beschaffungsvorgänge für neue Lizenzen. Das Wissen um die richtigen Lizenzmetriken und die Stolpersteine bei Lizenzverträgen sind dabei ebenso wichtig.

Das Projekt hat aber auch einen Bewusstseinswandel innerhalb der Organisation eingeleitet – ebenfalls ein wesentlicher Erfolgsfaktor, wie Stange betont. Gab es früher nur Installationspakete, werden heute, wo es nötig ist, auch Deinstallationsmaßnahmen durchgeführt. Die Akzeptanz für das Thema ist deutlich gestiegen und führte auch bei komplexen Herausforderungen wie der dynamischen Steuerung virtueller Maschinen zu messbar besseren Ergebnissen.

Trotz des Erreichten arbeiten BITMARCK und Aspera weiter an der Optimierung des Lizenzmanagements: geplante nächste Schritte sind neben weiteren Prozess-Anpassungen z.B. die Realisierung einer ITSM-Schnittstelle und – damit verbunden – die Verbesserung der Datenqualität im ITSM-Vorsystem sowie die direkte Anbindung von Discovery-Tools. Damit ist sichergestellt, dass die Balance zwischen Compliance und einem effizienten IT- Betrieb erhalten bleibt.

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