Deutscher Autohersteller senkt weltweite Lizenzierungskosten

Dieser deutsche Autohersteller mit Hauptsitz in Süddeutschland und Niederlassungen in über 150 Ländern weltweit plante Kosteneinsparungen, ohne dass dies Auswirkungen auf die Belegschaft haben sollte. Statt Redundanzen zu schaffen, entschied sich das Unternehmen, seine Lizenzkosten für Software genauer unter die Lupe zu nehmen.

Kostensenkung durch Lizenzmanagement

Das Unternehmen implementierte sein SAM-Projekt 2007, bevor die Softwareanbieter eine offensivere Herangehensweise bei der Kontrolle und Prüfung ihrer Kunden anwendeten. Als die Rezession 2008 bis 2009 ihren Höhepunkt erreichte und viele Unternehmen die erste Entlassungswelle ankündigten, entschied das Management, sein Software Asset Management-Projekt (SAM) zu verstärken. Es bestand Konsens, dass die Reduzierung der Lizenzkosten die bessere Maßahme zur schnellen Kostensenkung darstellte als der Abbau von Mitarbeitern.

Anfangsphase zahlt sich nach 6 Monaten aus

Die größte Herausforderung bestand darin, die Lizenzdaten aus Betrieben weltweit zu zentralisieren und zu konsolidieren sowie Prozesse, Rollen, Strukturen und technische Systeme zur Verwaltung, Nachverfolgung und Abgleichung aller Lizenzen für kommerzielle Software zu implementieren. Ziel war dabei, nicht nur die Compliance zu sichern, sondern auch rechtliche Risiken zu verringern und die Softwarekosten entscheidend zu senken.

Im Juni 2009 wurde Aspera SmartTrack implementiert. Die Entscheidung für diese Lösung basierte auf der guten Skalierbarkeit, dem Master Catalog, der führenden Softwareerkennung und der Vielzahl an intelligenten Schnittstellen. Letztere zeichnen die Softwarenutzung über herkömmliche und virtuelle Server auf und ermöglichen so eine Integration in die CMDB (Configuration Management Data Base).

Während der Anfangsphase verarbeitete das interne SAM-Team alle gesammelten Lizenz- und Installationsdaten aus Deutschland, Österreich und Großbritannien. Bereits nach sechs Monaten lag ein vollständiger Überblick über alle Lizenz- und Softwarebestände vor.

Zu diesem Zeitpunkt erfüllte das Unternehmen bereits die Compliance-Anforderungen für mehr als 2.000 von insgesamt 7.000 Softwareprodukten für über 600 Anbieter. Damit konnte das Team beträchtliche Einsparpotenziale im Bereich der Support- und Wartungskosten identifizieren und unnötige Kosten für Doppellizenzierung beseitigen.

Global denken, lokal handeln

[Translate to Deutsch:] Think global act local

Bei dem SAM-Projekt wurden in 57 Ländern 37 Projekte angestoßen, unter anderem in Italien, China und in den USA. Für ein Unternehmen dieser Größe stellen die dezentrale Organisationsstruktur und die Art der Geschäftstätigkeit besondere Herausforderungen dar. Einen Überblick über alle weltweit vorhandenen Lizenzen zu bekommen, war nicht einfach.

Voraussetzung für den Projekterfolg war die volle Unterstützung durch den CFO und die Führungskräfte der Abteilungen Einkauf und IT in allen 300 Geschäftseinheiten, damit alle für das Lizenzmanagement erforderlichen unternehmensweit gesammelt werden konnten. Diese Aufgabe war wiederum mit weiteren Herausforderungen verbunden. So befürchteten die Mitarbeiter etwa, dass das Lizenzmanagement ihre tägliche Arbeitslast vergrößern würde, und mussten zunächst überzeugt werden, dass mehr Transparenz sie tatsächlich entlasten würde. Hinzu kam, dass Daten aus verschiedenen Bestandssystemen der Regionen verknüpft werden mussten. Die Fähigkeit von SmartTrack, Datenströme aus unterschiedlichen Quellen zu verarbeiten, war daher ein entscheidendes Kriterium bei der Entscheidung für die Plattform.

Lizenzoptimierung: mehr Kontrolle, weniger Kosten

Je mehr Übersicht der Hersteller über seinen weltweiten Lizenzstatus erlangte, umso sichtbar wurde das Potenzial zur Kostensenkung. Es zeigte sich zum Beispiel, dass Südafrika, Deutschland und die USA nicht nur die gleiche Software eines Anbieters lizenziert hatten, sondern dafür sogar unterschiedliche Gebühren zahlten. Aspera unterstützte das Unternehmen dabei, die Verträge anzupassen, zusammenzuführen, Mengenvorteile zu nutzen und damit auch die Aufwände für das Management zu reduzieren.

Investitionen zahlen sich langfristig aus

Insgesamt verwaltet SmartTrack etwa 106.000 Clients und Server. Abgesehen vom Umfang der Implementierung und den damit verbundenen Aufgaben erwies sich die Schulung der verantwortlichen Rolleninhaber als noch größere Herausforderung, da sich das Unternehmen entschieden hatte, dieses Thema nicht mit einem externen SAM-Anbieter, sondern intern umzusetzen. Das noch fehlende Fachwissen - insbesondere während der Implementierung und der anschließenden Trainingsphase – wurde durch die Serviceleistungen von Aspera ausgeglichen. Das Konzept „Train the Trainer“ in Kombination mit einem begleitenden Coaching, insbesondere für die Prozess- und Modul-Schulungen, gewährleistete einen erfolgreichen Wissenstransfer.

Das Wissen über die vorhandenen Softwareprodukte, Lizenzverträge, Nutzungsrechte, Installations- und Nutzungsdaten ist entscheidend, um einen ständigen Verbesserungsprozess zu gestalten und konstante Kostensenkungen vornehmen zu können. Daher wurde Aspera nicht nur wegen seiner technischen Plattform SmartTrack, sondern auch aufgrund seiner hervorragenden Reputation im Bereich Wissenstransfer ausgewählt.

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