Evonik hat die Kostenverrechnung im Griff – dank weltweitem Software Lizenzmanagement mit SmartTrack

Die Evonik Industries AG mit Sitz in Essen ist eines der weltweit größten Unternehmen der Spezialchemie. Das Unternehmen erwirtschaftet mehr als 80 Prozent des Chemieumsatzes aus führenden Marktpositionen. Für die Umsetzung eines konzernweiten Tool-gestützten Software-Lizenzmanagements nutzt Evonik seit 2009 die Expertise und Technologie von Aspera.

Weltweites Lizenzmanagement bei Evonik mit Aspera SmartTrack

Drei Engel für SAM:
Transparenz, Compliance & Effizienz

Sich regelkonform zu verhalten, stellt Evonik als weltweit agierendes Unternehmen vor besondere Herausforderungen. Es gilt, die vielen unterschiedlichen gesetzlichen und kulturellen Rahmenbedingungen einzuhalten, um gerade im internationalen Geschäftsleben erfolgreich zu sein. Auch im Bereich der Softwarelizenzen spielt das Thema Compliance eine entscheidende Rolle. Denn die immer häufiger stattfindenden Software-Audits der Hersteller sind für Unternehmen sehr ressourcen- und kostenintensiv. Durch die Implementierung eines organisationsweiten Softwarelizenzmanagements bei Evonik sollten daher einerseits beträchtliche Kosteneffekte realisiert, andererseits die Risiken durch Unterlizensierung und falsche Nutzung von Software minimiert werden.

Dafür suchten die Verantwortlichen bei Evonik 2009 ein professionelles Lizenzmanagement Tool und entschieden sich aufgrund der Beratungskompetenz sowie der Tool- Funktionalität für Aspera und dessen Plattform SmartTrack. Auf der Basis einer ausgefeilten, unternehmensweit gültigen SAM- Policy, in welcher u.a. Verantwortlichkeiten, Prozesse und das Reporting geregelt wurden, führte das Projektteam in mehreren Projektstufen erfolgreich Lizenzmanagement mit dem Produkt SmartTrack ein. In einem weiteren Schritt ab 2011 galt es, das Thema mit Financial Management um die Kostenperspektive zu erweitern. Ziel war eine integrierte Lizenzbilanz inklusive Kosten- und Leistungsrechnung.

Anspruchsvolles Finanzmanagement

Anspruchsvolles Finanzmanagement

Im Frühjahr 2011 startete ein Evaluierungsprojekt, in dem man die aktuelle Situation analysierte, ein Pflichtenheft entwickelte sowie Verrechnungsprozesse, Rollen, Aufgaben und Aufwände festlegte. Auch weiterhin setzte Evonik auf die bewährte Partnerschaft mit Aspera. Für die Budget- und Kostenplanung sollte das Finanzmodul für SmartTrack zum Einsatz kommen. Ein erfolgskritischer Faktor war die Datenqualität und die entsprechenden Prozesse zu deren Absicherung. Denn gerade eine verursachergerechte Leistungsverrechnung war bei fehlenden oder falschen Kosten stellen nicht durchführbar. Checklisten und integrierte Prüfverfahren dienten der Abrechnungsqualität. Die Abrechnungsregularien mussten die unterschiedlichen internationalen Wirtschaftsräume und verschiedene Verrechnungspreise berücksichtigen. Das Projektteam hatte eine Service-basierte Abrechnung definiert, wobei die Verrechnung der zentralen Software- Produkte immer nach einem der folgenden drei Modelle erfolgen sollte: nach Installationen, nach Kostenstellen oder nach E-Mail- Account. Ein wichtiger Meilenstein war ferner die Implementierung eines Verrechnungsarchivs. Denn die Daten ändern sich tagesaktuell. Die Verbrauchsrechnungen basieren daher auf Messzeiträumen, die in der Vergangenheit liegen. Die Archivierung der historischen Daten bietet einen so genannten „Audit-Trail“, mit Hilfe dessen die Daten abrechnungskonform editiert und gleichzeitig auditsicher dokumentiert werden können.

Zusammen mit unserem Partner Aspera haben wir ein ebenso wirtschaftliches wie rechtssicheres Lizenzmanagement etabliert. Auch unsere Planungsund Budgetierungsprozesse sind optimiert, so dass wir heute mit Hilfe von SmartTrack in der Lage sind, alle Software-Produkte verursachergerecht zu verrechnen.

Dr. Michael Markiewicz, Corporate SW License Officer, Evonik Industries AG

Professionelles Lizenzmanagement mit System

Software Asset Management genießt bei Evonik längst einen hohen Stellenwert als wichtige Disziplin für Kosteneffizienz entlang der Wertschöpfungskette. Dabei ist die Compliance- Fähigkeit Pflicht und wird ergänzt durch viele Faktoren wie die deutliche Reduzierung von Lizenzkosten, Auditaufwänden oder Prozesskosten. Im Zuge einer kontinuierlichen Weiterentwicklung wurde mit Finance Management seit 2011 ein Thema etabliert, das gerade durch das Verrechnungsarchiv maximale Transparenz bietet und durch die Nachvollziehbarkeit der verwendeten Ressourcen eine breite Akzeptanz bei den Fachabteilungen für Preise und Weiterverrechnungsmechanismen schafft.

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