Lizenzbilanz mit SmartTrack

So modernisierte die Haufe Group ihr Lizenzmanagement

Die Haufe Group steht beispielhaft für erfolgreiche Transformierungsprozesse. Das mittelständische Unternehmen hat sich in zwei Dekaden vom Verlagshaus zum Software-Unternehmen gewandelt. Auch im Lizenzmanagement strebt die Haufe Group nach digitalem Wandel. Angesichts der Vielfalt der eingesetzten Softwareprodukte und Standorte der Haufe Group ist überdies ein ständiger Überblick über alle Lizenzen und Verbräuche unerlässlich geworden.

[Translate to Deutsch:] The Haufe Group is modernizing its license management system

Digitaler Wandel mit tagesaktuellen Lizenzdaten

Eine Ist-Analyse der Lizenzsituation und die Überprüfung der vorhandenen Miss-Marple-Lösung hatten zuvor ergeben, dass damit keine ständige, aussagekräftige Lizenzbilanz erstellt werden konnte. Das Unternehmen entschied sich sein Software Asset Management (SAM) zu modernisieren, um die Lizenztransparenz ständig, automatisiert und nachhaltig vorliegen zu haben. Darüber hinaus sollten alle Tochtergesellschaften eingebunden und eine Vielzahl an Prozessen dokumentiert und optimiert werden.

Vollständige Lizenzbilanz nach nur zwei Monaten

Nach kurzer Sondierungsphase und einem Proof of Concept im November 2016 wurde SmartTrack im Unternehmen eingeführt. Die Plattform erfüllte als einzige die hohen Anforderungen der Haufe Group nach neuester Technik und das Aspera Team überzeugte mit detailliertem Fachwissen in der Lizenzverarbeitung. Bereits nach zwei Monaten stand eine Lizenzbilanz zur Verfügung. SmartTrack sorgt seitdem dafür, dass z.B. die in Benutzung befindlichen Microsoft-Lizenzen transparent und tagesaktuell vorliegen. Somit wird sichergestellt, dass keine Lizenzen unnötig oder widerrechtlich vergeben werden.

Haufe Group überzeugt Microsoft im Audit

In dieser kurzen Zeit gelang es dem Projektteam, die Lizenzplattform SmartTrack nebst Scanner zu implementieren und auszurollen. Darüber hinaus wurden mehr als dreißig bereits existierende Prozesse neu dokumentiert und optimiert. Auf der Basis der vorliegenden Lizenzbilanz konnte die Haufe Group im Friendly Audit mit Microsoft vorteilhaftere Lizenzierungsmodelle realisieren.

Hoher Reifegrad im SAM mit der Plattform SmartTrack

Nach der Implementierung verfügt die Haufe Group über eine saubere Abbildung Ihrer Lizenzen und Verbräuche in SmartTrack. Das Unternehmen hat einen entscheidenden Schritt zur Compliance-Sicherung vollzogen und damit einen höheren Reifegrad im Lizenzmanagement in kürzester Zeit geschaffen.

Ein Themenbacklog im Bereich SAM/Lizenzmanagement wurde etabliert. Daneben wurde ein Redesign des Active Directory parallel zum SAM-Projekt angestoßen, von dem die gesamte Haufe Group durch eine erhöhte Datenqualität profitiert. Darüber hinaus werden die Kollegen vom Service-Desk durch SmartTrack mit weitergehenden Informationen wie Gerätedetails, Hauptbenutzer oder Bios-Versionen unterstützt.

Die geschaffene Genauigkeit sorgt für eine Standardisierung und Vereinheitlichung der Lizenznutzung. Dies erleichtert auch das On- und Offboarding von Mitarbeitern und kommt dem Service-Desk direkt zu Gute.

IT-Architekturen sind keine Insellösungen! Während der Implementierung von SmartTrack wurden die Kollegen vom Service-Desk auf die von SmartTrack generierten Daten aufmerksam. Dadurch wurde eine cross-funktionale Nutzung der Daten realisiert.

Ramona Knäble, License Manager in der Haufe Group

Cross-funktionales Team sorgt für Erfolg

Für die Implementierung wurde die Stelle einer Lizenzmanagerin neu etabliert, die lizenzverbundene Themen auf den Prüfstand stellte. Zur Sicherung des Projekterfolgs wurde die Einführung von SmartTrack bei der Geschäftsleitung als Projekt mit einem entsprechenden Budget beantragt, die das Vorhaben genehmigte. Das Projekt-Team setzte sich aus zeitweise bis zu 10 Mitarbeitern zusammen: Dazu gehörten neben dem Projektleiter die Lizenzmanagerin, ein Senior Developer, ein Legal Counsel, ein Requirements Engineer, ein Process Manager und ein Technical Lead. Die Zusammensetzung über Abteilungsgrenzen hinweg trug maßgeblich zum Erfolg des Projektes bei. Aspera war Teil des Teams und stellte einen Technical Consultant, einen Projekt-Consultant sowie einen Servicemitarbeiter.

Aspera Managed Services begleiten auch nächste Schritte

Auch nach der erfolgreichen Erstimplementierung geht es weiter, denn das Projekt hat dem Lizenzmanagement der Haufe Group große Schubkraft verliehen. Geplant ist jetzt das ständige Onboarding weiterer Software-Hersteller. Bei all dem werden die Managed Services von Aspera der Haufe Group wieder unterstützend zur Seite stehen.

Wie steht es um Ihre Lizenzbilanz?

Mit Aspera SmartTrack ermitteln Sie in kürzester Zeit eine Lizenzbilanz für alle wichtigen Software-Anbieter wie IBM, Microsoft, Oracle und SAP. Auf präzise Weise berechnet das Tool komplexe Metriken für Server, Clients, Mobilgeräte und Clouds und erzielt dabei Einsparungen von bis zu 30 %.

Mehr über SmartTrack

Wie steht es um Ihre Lizenzbilanz?

Mit Aspera SmartTrack ermitteln Sie in kürzester Zeit eine Lizenzbilanz für alle wichtigen Software-Anbieter wie IBM, Microsoft, Oracle und SAP. Auf präzise Weise berechnet das Tool komplexe Metriken für Server, Clients, Mobilgeräte und Clouds und erzielt dabei Einsparungen von bis zu 30 %.

Mehr über SmartTrack