Führender Automobilzulieferer halbiert Zeitaufwände im Lizenzmanagement

Microsoft-Lizenzbilanz mit SmartTrack

Dieser börsennotierte Automobilzulieferer entschied, manuelle Prozesse im Software Asset Management (SAM) abzuschaffen und eine automatisierte Lizenzbilanz für alle Microsoftprodukte und etwa 100.000 Arbeitsplätze bereitzustellen. Ziel war es, jederzeit auf ein Software Audit vorbereitet zu sein und Entscheidungen zu Lizenznachkäufen oder die Verlängerung von Wartungsverträgen schneller treffen zu können.

[Translate to Deutsch:] Leading automotive supplier cuts time spent on license management in half

Durch zahlreiche Firmenzukäufe war über die Jahre eine inhomogene IT-Landschaft im Konzern entstan-den. Darüber hinaus waren Umfang und Komplexität der Nutzungsrechte von Microsoftprodukten mit Excel nicht mehr darstellbar. Das SAM-Team in der Zentrale entschloss sich, das Lizenzmanagement im Konzern zu digitalisieren und dafür die SAM-Plattform SmartTrack einzuführen.

Zeitersparnis von 50% mit der Lizenzmanagement-Lösung SmartTrack

SmartTrack wurde in wenigen Wochen implementiert. Die Plattform verfügt über Konnektoren und ist damit in der Lage, viele Datenquellen verlässlich anzubinden. Während die Erstellung einer Bilanz vor der Implementierung mehrere Tage dauerte, stehen nun alle Daten sofort zur Verfügung. Das tagelange Auswerten von Listen entfällt, weil alle kaufmännischen und technischen Daten im Mas-terkatalog von SmartTrack vorgehalten werden und jederzeit aktuell verfügbar sind. Über das intuitive Dashboard von SmartTrack haben die SAM-Manager tagesaktuell und auf Knopfdruck Einblick in die aktuelle, weltweite Lizenzsituation. Insgesamt konnte der Zeitaufwand durch den Einsatz von SmartTrack um 50% reduziert werden. Die gewonnene Zeit setzt der Konzern jetzt für die Optimierung seiner Lizenzsituation und die strategische Finanzplanung ein.

Veränderungen der IT-Architektur erfordern immer auch eine Anpassung im Lizenzmanagement und umgekehrt. Das verlangt einen vollständigen Change Management Prozess. Aspera hat diesen Prozess mit seiner großen Erfahrung und flexibel buchbaren Services auch nach der Implementierung ideal begleitet.

Leiter Lizenzmanagement des Konzerns

Vollständiger Return on Investment

In einer Machbarkeitsanalyse stellte das SAM-Team dar, wie sich die strukturelle Investition – und insbesondere die Aufwände für die Anschaffung von SmartTrack als Teil der Investition – auszahlen würden. Der Konzern verfügt heute über vollständige Transparenz seiner Lizenzsituation. Nach der Implementierung von SmartTrack zeigte sich, dass mehr Lizenzen vorhanden waren als angenommen, so dass der Umfang der Nachkäufe reduziert und damit Kosten im großen Rahmen eingespart werden konnten.

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Warum Aspera?

  • Rollenspezifische Dashboards in SmartTrack und ein intuitiv bedienbares User-Interface
  • Abbildung komplexer Microsoft Metriken in SmartTrack
  • Erfahrung mit Großkunden im komplexen Umfeld
  • Präzise, flexibel anpassbare Software-Erkennung und Datenkonsolidierung (Master Catalog)
  • Entwicklung spezieller Features im laufenden Betrieb, regelmäßige Release-Upgrades
  • Veranstalter regelmäßiger Anwendertreffen, aktive Förderung des Austauschs innerhalb der SAM-Community, z.B. in Form von Customer Roundtable
  • Während und nach der Implementierung können zusätzliche Services gebucht werden, etwa für die Systemwartung, das License Clearing und den Vertragsimport
[Translate to Deutsch:] Full return on investment with Aspera SmartTrack

Sicherstellung der Lizenzkonformität

  • Einführung eines SAM-Tools, das von globalen, divisionalen und lokalen Lizenzmanagern verwendet wird
  • Sicherstellung der Lizenzkonformität
  • Einführung eines weltweiten Standards zur Installationsdaten-Erkennung
  • Einbinden zahlreicher Sonderfälle, die im Zusammenhang mit Firmenzukäufen entstanden waren
  • Transparenz und Optimierung der Datenqualität
  • Steigerung der Effizienz und Freisetzen von Ressourcen für Lizenzoptimierung und strategische Finanzplanung

Vom Konzept bis zum SmartTrack-Training

  • Erstellen eines organisatorischen und technischen Konzepts für ein zentrales Lizenzmanagement (Rollen, Prozesse, Dokumentation u.a.)
  • Installation der Standard-Software Aspera SmartTrack als Grundlage für die Datenintegration
  • Sammeln und Konsolidieren der heterogen verteilten Daten aus unterschiedlichen Datenquellen
  • Standardisierung der Datensätze als größte Herausforderung gelöst
  • (Toolunterstützung durch Data Quality Management)
  • Verwalten der Microsoft-Lizenzbestände in SmartTrack
  • Rollenbasierte SmartTrack-Trainings

Ausbau des Reifegrads im SAM im nächsten Schritt

Im nächsten Schritt wird der Konzern den Reifegrad seines SAM weiter ausbauen. Geplant ist, SmartTrack als einzige Quelle für weitere Produkte und Hersteller zu etablieren. Im Augenblick wird das Projekt auf lokale Ebene überführt, um lokale Lizenzbilanzen erstellen zu können.

SmartTrack hat eine Kapitalrendite von 124%

Mit nur 8 Monaten Amortisationszeit, einer Kapitalrendite von 124% und einem erzielten Kapitalwert von etwa 4 Millionen US-Dollar innerhalb von 3 Jahren, hat sich die Investition in Aspera SmartTrack für einen großen Energiekonzern mehr als gelohnt. Forrester Consulting, ein unabhängiges Forschungsinstitut, hat eine ausführliche Finanzanalyse über SmartTrack durchgeführt.

Download der ganzen Analyse