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Kundenreferenzen

Erfolgreiche Einführung von SmartTrack

Österreichische Bundesbahnen etablieren Software-Lizenzmanagement

Als Mobilitätsdienstleister bringt der ÖBB-Konzern jährlich etwa 460 Millionen Fahrgäste und über 111 Millonen Tonnen Güter umweltfreundliche ans Ziel. Dabei gehören die ÖBB mit über 96% Pünktlichkeit zu den besten Bahnen Europas. Mit rund 40.000 Mitarbeitenden bietet die ÖBB-Gruppe einen umfassenden Service. Für die Umsetzung eines konzernweiten, Tool-gestützten Software-Lizenzmanagements nutzt die ÖBB-Gruppe seit 2014 die Expertise und Technologie von Aspera.

© ÖBB/Bönsch

Software Asset Management: Der Weg zum Erfolg

Auf dem herausfordernden Weg zu einem ganzheitlichen Software-Lizenzmanagement hat die ÖBB inzwischen eine große Strecke zurückgelegt. Trotz einer heterogenen, komplexen IT-Landschaft und der schwierigen Datenbeschaffung konnten in einem längeren Prozess die organisatorischen und technischen Grundlagen hierfür gelegt werden. Inzwischen ist Lizenzmanagement im Unternehmen breit akzeptiert – ebenfalls ein wesentlicher Erfolgsfaktor.

Der Erfolg dieses Projektes ist die Belohnung für die Gestaltung eines groß angelegten Umwälzungsprozesses. Neben erheblicher Zeit- und Kostenersparnis ist es uns gelungen, hohe Awareness für das Thema Software-Lizenzmanagement im Konzern zu schaffen.

Hirsa Navid, Lizenzmanager, Business Development, ÖBB BCC IT GmbH

Warum Aspera

  • SmartTrack-Technologie von Aspera deckt die funktionalen Anforderungen der ÖBB-Gruppe optimal ab
  • Durch die Flexibilität der Software und die Expertise der Berater können die komplexe, heterogene Organisationsstruktur und individuelle Bedürfnisse kundenorientiert abgebildet werden
  • Integrationsfähigkeit und Schnittstellen gewährleisten hohe Datenqualität
  • Gutes Preis-Leistungsverhältnis & gute Referenzen – erfolgreiche Realisierung bei ähnlichen Kundenprojekten

Projektziele

  • Bewusstsein für den Wert von Software-Lizenzmanagement innerhalb der Konzerngruppe schaffen
  • Etablieren eines konzernweit einheitlichen Lizenzmanagements mit dokumentierten, einheitlichen Prozessen und dezentralen Verantwortlichkeiten
  • Gewährleisten von Software-Lizenz-Compliance durch Qualität aktueller Daten über Lizenzverträge und Softwarenutzung
  • Vertrags- und Einkaufsoptimierung für den Gesamtkonzern, u.a. Transparenz über zusätzlichen Lizenzbedarf, freie Lizenzen und Einsparmöglichkeiten durch Mengenzusammenfassungen, Grundlage für konzernweite Verrechnung
  • Schnellere Entscheidungen auf Basis aktueller Daten und Reports
© ÖBB/Philipp Horak
© ÖBB/Philipp Horak

Durch den Zugriff auf aktuelle und transparente Daten gelingt es heute, bei anstehenden Audit-Anfragen rasch auskunftsfähig zu sein und mit Software-Herstellern auf Augenhöhe zu verhandeln. Dies führt nicht nur zu geringeren internen Audit-Aufwänden, sondern auch zu deutlich besseren Rahmenverträgen auf Basis der tatsächlichen Nutzung. Auch die Compliance-Fähigkeit ist gewährleistet. Darüber hinaus bieten aktuelle Software-Inventar- und -Installationsdaten die Basis für die Verrechnung von IST-Mengen an die Fachabteilungen.

Neben vielen Aktivitäten zur kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse und Daten steht das Lizenzmanagement für IBM- sowie VMware-Softwareprodukte auf der mittelfristigen Agenda. Aber die Weichen für eine effiziente Fortführung des Großprojektes sind längst gestellt.

Herausforderung „Komplexe IT- & Unternehmensstruktur“

© ÖBB

Die dezentrale, über die Jahre gewachsene Unternehmensstruktur stellten die ÖBB vor besondere Herausforderungen beim Aufbau und der Umsetzung eines konzernweiten Software-Lizenzmanagements. Denn die einzelnen Gesellschaften nutzen über die unterschiedlichen Standorte und IT-Abteilungen hunderte von Software-Produkten, die vielfältigen Lizenzbestimmungen unterliegen. Über die Jahre gestaltete sich das Ermitteln dieser Daten sehr ressourcenintensiv und war durch die manuelle Tätigkeit auch fehleranfällig. Wichtigstes Ziel war es daher, ein zentral gesteuertes Tool-gestütztes Lizenzmanagement aufzubauen, das durch die transparente Datenbasis jederzeit die Compliance sicherstellte. Nach einer umfangreichen Marktevaluierung entschieden sich die Verantwortlichen für die Technologie und Expertise von Aspera.

Herausforderung „Datenqualität“

© ÖBB/Philipp Horak

Im ersten Schritt erarbeitete die Projektleitung Mitte 2014 ein Basis-Konzept für die Einführung von SmartTrack. Trotz geringen verfügbaren Ressourcen gelang die zeitnahe Verarbeitung des Softwarebedarfsmanagements und des Lizenzmanagements. IT-Kollegen aus den unterschiedlichsten Abteilungen der ÖBB-Gesellschaften wurden für das Thema sensibilisiert, um diese als „Lizenzkoordinatoren“ oder „Application Owner“ zu gewinnen. Die notwendigen prozessualen, fachlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen zu erarbeiten, war Pionierarbeit. Im nächsten Schritt wurde ein transparenter Überlick über den genutzten und den kaufmännischen Status der Microsoft-Lizenzen geschaffen. Nach dem Aufbau einer Testumgebung gestaltete sich die Datensammlung, Datenbündelung und Zusammenführung als besondere Hürde. Sämtliche Active Directory-Informationen wurden aus unterschiedlichen IT-Domänen zusammengetragen. Dabei gab es einige Herausforderungen zu meistern, wie z.B.: Probleme bei der Erkennung von Schnittstellen und Signaturen, beim Auslesen von Citrix und Serverdaten oder Relations-Themen bei der Zuordnung von virtuellen und physischen Hosts. Nach der Ermittlung und Bereinigung des Datenbestands erfolgte der erfolgreiche Import in SmartTrack und die Produktivsetzung Mitte 2015. In einem iterativen Prozess wurden die gewonnenen Erkenntnisse auch für die Lizenzdaten der konzernweit eingesetzten Adobe-Produkte und danach für die Oracle-Daten verwendet. Sukzessive konnte auch für diese Hersteller die Compliance hergestellt werden.

Vollständiger ROI schon im ersten Jahr

Im Rahmen einer Kundenbefragung und zusätzlicher Datenanalyse kam Forrester Consulting zu folgendem Ergebnis: Die technische Plattform SmartTrack ermöglicht strategisches Lizenzmanagement, effiziente Audit-Vorbereitung und eine Reduzierung der Lizenzkosten. Bereits im ersten Jahr erreicht Ihr Unternehmen mit SmartTrack den vollständigen Return on Investment.

Compliance einhalten und Kosten sparen