Automobilzulieferer schafft globalen Qualitätsstandard für SAP-Lizenzdaten

LicenseControl for SAP von Aspera

Die Definition wirksamer Standards ist ein Hauptanliegen des internationalen Automobilzulieferers – auch im Lizenzmanagement. Der Konzern ist langjähriger Kunde und Partner der SAP. Durch zahlreiche Zukäufe in den vergangenen Jahren wurde eine Konsolidierung der weltweiten SAP-Lizenzverträge benötigt. Ziel war es, die Datenqualität in allen Regionen weltweit auf ein einheitliches Niveau zu heben. Für 2018 hatte die SAP zudem ein Audit angekündigt.

[Translate to Deutsch:] Global standard of SAP licensing data

SAP Named-User-Lizenzdaten der LAW nicht nutzbar

Die Vermessung des Global Players erfolgte bis dahin mit LAW, USSM und Excel. Die Lizenzmanager der Gruppe stellten jedoch fest, dass die Ergebnisse der LAW nicht interpretierbar und damit auch nicht nutzbar waren. Jede der acht Regionen administrierte ihre SAP-Systeme mit zum Teil veralteten Release-Versionen nach unterschiedlichen Standards und führte eigene Auswertungen und Tabellen. So gab es für denselben Development User beispielsweise bis zu vier verschiedene Lizenz-IDs.

SAP selbst hatte keine schnelle Lösung für das Problem. Statt mit Annahmen über die korrekte Zuweisung der Named-User-Lizenzen in die Vertragsverhandlungen zu gehen, entschied das Unternehmen, Kontrolle über die Lizenzsituation zu erlangen und die Ergebnisse der LAW mit einem automatisierten SAP-Lizenztool zu überprüfen.

Aspera überzeugt erneut im Proof of Concept

Seit 2013 ist das Unternehmen Aspera-Kunde und überzeugter Nutzer der SAM-Plattform SmartTrack. In einem Proof of Concept zwischen den führenden Anbietern im SAP-Lizenzmanagement überzeugte Aspera mit dem Tool LicenseControl for SAP. Die Plattform konsolidiert, simuliert und optimiert präzise alle SAP-Nutzungsdaten des Kunden – für SAP Named User, indirekte Nutzung, SAP Engines, SAP S4/HANA sowie alle Cloud-Produkte der SAP. Der Kunde ist damit in der Lage, mit einer verlässlichen Datenlage und einem eigenen Konsolidierungsvorschlag in das angekündigte Audit zu gehen.

Unterschiede in den Regionen werden sichtbar

[Translate to Deutsch:] SAP data differences between regions

In nur sechs Monaten konnte das Unternehmen mit LicenseControl for SAP rund 200 SAP-Systeme anbinden und analysieren und verfügt jetzt zum ersten Mal über Transparenz über die Lizenzsituation in allen acht Regionen. Jede Region kann nun zu jeder Zeit über einen automatisierten Prozess neue/aktuelle Daten laden, simulieren und den optimierten Lizenzbedarf sehen. Sichtbar wurde auch die Datenqualität in allen Regionen und wo noch Verbesserungspotenzial besteht. Der Prozess dauert noch an, doch die geschaffene Transparenz begeistert schon heute die Mitarbeiter an allen Standorten weltweit.

Kosten für SAP Named-User-Verträge um 10 Prozent reduziert

Dafür hatten die SAP-Spezialisten von Aspera ein „Regelwerk zur Stammdatenqualität“ erstellt, das alle weltweiten Lizenz-IDs vereinheitlichte. Die neuen Daten wurden im November 2017 in alle Systeme der Regionen eingespielt. Die Erwartungen im Hinblick auf Kosteneinsparungen und erzieltem ROI wurden übertroffen. Durch regelmäßige Lizenzoptimierung werden seitdem etwa 10% des weltweiten Lizenzbedarfs eingespart – je weiter sich die Datenqualität verbessert, umso höher werden auch die Kosteneinsparungen ausfallen.

Lizenzmanagement gilt häufig als Exot im Bereich der IT – zu Unrecht. Jeder, der zum ersten Mal vollständige Transparenz über seine Lizenzen erlangt, erkennt den unschätzbaren Wert für alle Bereiche der IT. Das Wissen und Gespür der SAP-Spezialisten von Aspera, was der Kunde wann braucht, ist einzigartig in der Branche.

Head of IT-Purchasing and Controlling, License Management

Regel-Reporting statt Vermessungsaktionismus

[Translate to Deutsch:] SAP reports

Das Projekt zur Einführung von LicenseControl for SAP wurde vom CIO mitinitiiert und als weltweites IT-Projekt in die globale Regelkommunikation aufgenommen. Auf Ebene der SAP-Basis und der SAP-Administration war zunächst Überzeugungsarbeit zu leisten. Mit dem Zusammenbringen aller weltweit Verantwortlichen in einem Projekt und in gemeinsamen Meetings mit allen Regionen wurden die Vorteile dargestellt. Für das Projekt nutzte der Global Player unter anderem auch eine spezielle Plattform für Social Collaboration.

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Nächste Schritte

Risiken der indirekten Nutzung abwehren: Wie bei fast allen Unternehmen war die SAP auch bei diesem Aspera Kunden vorstellig geworden und vermutete, dass indirekte Nutzung vorliegt. LicenseControl for SAP ist in der Lage, alle Instanzen und relevanten Informationen der indirekten Nutzung darzustellen. Ein standardisiertes Template wurde an alle Regionen versandt. Sobald die Daten aller Regionen vorliegen, plant das Unternehmen eine rechtliche Prüfung der von SAP generierten Daten – basierend auf den Ergebnissen von LicenseControl for SAP. Dies wird zu einem Konsolidierungsvertrag mit der SAP führen, den die Gruppe im Audit vertreten wird.

Neue Produkte in License Control for SAP simulieren: Während des Projektes gab es Anfragen aus dem Bereich Application, wie die neuen Daten über das Lizenzmanagement hinaus genutzt werden könnten, etwa in der Gestaltung neuer Produkte. Die Frage, welche Lizenz-ID neue, kundenspezifische Lizenztypen idealerweise haben sollten, führte zu einer gänzlich neuen Anforderung. Geplant ist daher, License Control for SAP künftig auch für die Simulation neuer Produkte einzusetzen. Von dieser Neuerung werden auch andere Aspera-Kunden profitieren.

Managed Services von Aspera fest verankern: Um das Software Asset Management weiter zu professionalisieren, sollen zwei neue Fulltime-Lizenzmanager eingestellt werden. Dennoch will die Gruppe nicht die gesamte Expertise intern aufbauen, sondern künftig externe Services von Aspera in Anspruch nehmen und vierteljährliche Handlungsempfehlungen abfragen.