Software Asset Management @ Voith

Voith ist ein weltweit agierender Technologiekonzern. Das operative Geschäft ist in vier Konzernbereichen gebündelt: Voith Hydro, Voith Industrial Services, Voith Paper und Voith Turbo. Mit über 43.000 Mitarbeitern bietet Voith weltweit ein breites Portfolio aus Anlagen, Produkten und Industriedienstleistungen. Für die Umsetzung eines konzernweiten, Tool-gestützten Software-Lizenzmanagements nutzt Voith seit 2012 die Expertise und Technologie von Aspera.

[Translate to Deutsch:] Voith Software Asset Management

Dezentrale Struktur, zentrales Software Asset Management

Die Voith-Gruppe ist mit ihren vier Konzernbereichen überall zuhause. Mit weltweit über 360 Legaleinheiten und Standorten in über 50 Ländern ist sie erfolgreich in den regionalen Märkten mit Produkten und Services für Energie, Öl & Gas, Papier, Rohstoffe sowie Transport & Automotive präsent. Die dezentrale Struktur und die unterschiedlichen gesetzlichen und kulturellen Rahmenbedingungen stellten Voith vor besondere Herausforderungen bei der Umsetzung eines regelkonformen Software Asset Management Über die Jahre gestaltete sich das Ermitteln und Konsolidieren der Lizenz-relevanten Software-Daten sehr ressourcenintensiv und durch die manuelle Tätigkeit von ca. 160 Verantwortlichen in den Niederlassungen auch fehleranfällig.

Ein Ende 2011 initiiertes Projekt für ein konzernweit zentrales Software Asset Management zielte nicht nur auf die Installation eines entsprechenden Lizenzmanagement Tool sondern auch auf das Etablieren der notwendigen prozessualen, fachlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen. Neben der wirtschaftlichen Absicherung von Compliance war vor allem die Transparenz über den kaufmännischen und den genutzen Status der Microsoft Lizenzen ein wichtiger Aspekt. Positive Kosteneffekte erwartete man u.a. auch durch ein der realen Software-Nutzung angepasstes Microsoft Enterprise Agreement, das Anfang 2013 stattfinden sollte.

Das Definieren, Entwickeln und Dokumentieren der dafür notwendigen Prozesse erfolgte im Zusammenspiel mit allen Prozess-Managern der Divisionen über mehrere Monate bis Februar 2012. Das erarbeitete Handbuch bildete auch die Grundlage für die Ausschreibung einer geeigneten Softwarelösung. Die Verantwortlichen bei Voith entschieden sich im Mai 2012 aufgrund der Fachexpertise der Berater sowie der Funktionalität und Integrationsfähigkeit des Systems für Aspera und dessen Lösung SmartTrack.

In time, budget, & scope

Die Projekt-Umsetzung bei Voith erfolgte in mehreren Stufen. Ziel der ersten Implementierungs- Phase war es, SmartTrack für das Lizenzmanagement aller Clients sowie der Microsoft- Standard-Produkte produktiv einzusetzen. Nach dem Kickoff im Mai 2012 gingen die notwendigen Anpassungen strukturiert und zügig von statten und die wichtigsten Datenquellen konnten flexibel angebunden werden. Eine Sonderanforderung war die Integration von so genannten Transferdatenbanken. Die wichtigsten Daten enthält die Anwendung System Center Configuration Manager (SCCM) von Microsoft. Diese sorgt für die zentralisierte Verwaltung von Hard- und Software bei Voith, u.a. für die Inventarisierung oder Softwareverteilung. Um eine direkte Anbindung an die Produktivdatenbank zu vermeiden und damit unabhängig vom Live-Betrieb zu sein, definierte man die benötigten Daten, das Lieferformat sowie die Aktualisierungsperiode und einigte sich auf eine Transferdatenbank für den Datenaustausch. Dieses Erfolgsmodell ließ sich auch auf weitere Datenquellen übertragen, u.a. Microsoft Lync.

Eine zweite wichtige Anforderung betraf das Software-Metering. Es galt, eine Methode zu schaffen, die von SCCM zugelieferten Inventardaten so zu bearbeiten, dass sie einerseits für das Lizenzmanagement aussagekräftig genug waren, andererseits den Datenschutz und die Betriebsratsvereinbarungen berücksichtigten. Diese Daten reichert SmartTrack mit dem „Last Usage Check Date“ an und sendet automatisch eine anonymisierte Mail an Anwender, die bestimmte Software, vor allem MS Visio, MS Project, Acrobat oder MindManager, seit mehr als 90 Tagen nicht mehr genutzt hatten. Die Aufforderung, Software zu deinstallieren, falls eine weitere Nutzung nicht mehr geplant ist, trägt dazu bei, unnötige Nachkäufe zu vermeiden.

Jederzeit abrufbare Klarheit über Lizenz-Bestände und ihre Nutzung im Unternehmen zu haben, ist von vitaler Bedeutung für zwei Interessen: Lizenzrechtliche Sicherheit und die Optimierung von Prozess- und Softwarekosten. Mit der Expertise und Technologie von Aspera konnten wir unsere Ideen für ein zentrales Lizenzmanagement aktiv umsetzen, die Prozesse neu gestalten und die Ziele erfolgreich verwirklichen.

Michael Bonk, Head of Commodity Competence Center IT & Corporate License Management, J.M. Voith GmbH

Königsdisziplin Server-Lizenzmanagement

Nach einer Konsolidierungsphase in der ersten Jahreshälfte 2013 startete im August 2013 mit dem Thema Server-Lizenzmanagement für Microsoft der zweite Projektschritt. Aufgrund der Vielzahl der Lizenzierungsmodelle und -metriken sowie der individuellen Installationen bildet das Server-Lizenzmanagement die Königsdisziplin. So galt es z.B., folgende Fragekette abzubilden: Welcher Anwender hat von welchem Client welchen Terminalserver aufgerufen? Was war dort installiert, was hätte der Anwender folglich nutzen können, und ist der zugreifende Client für diese Applikationen lizensiert?

Im Projekt ergab sich zunächst die Schwierigkeit, relevante Server-Daten zu erhalten. Erst 2013 war eine neue Datenbank aufgebaut worden, welche die wichtigsten Informationen über die Voith-Server- Welt beinhaltete, auch kaufmännische Daten wie z.B. Kostenstellen. Eine direkte Schnittstelle zu SmartTrack stellte sicher, dass diese Server-Daten für Lizenzmanagement verarbeitet werden konnten.

Eine weitere Herausforderung war jedoch die Datenqualität. Einige Systeme waren manuell angelegt und gepflegt worden und daher fehleranfällig. Dennoch meisterte das Projektteam auch diese Hürde und konnte das Software Asset Mmanagement der Microsoft-Server wie geplant im Januar 2014 produktiv schalten. Die Aufnahme weiterer Server-Systeme (u.a. IBM, Oracle) soll noch umgesetzt werden.

Wertschöpfungspotenzial durch SAM

Michael Bonk, Leiter IT Einkauf & Lizenzmanagement der Voith-Gruppe, spürt viel Anerkennung für die Arbeit der letzten 24 Monate. Das Projekt hat einen Bewusstseinswandel innerhalb der Organisation eingeleitet – ebenfalls ein wesentlicher Erfolgsfaktor, wie Bonk betont. „Lizenzmanagement genießt einen hohen Stellenwert, und das Vertrauen in die Qualität und Validität der Lizenzdaten ist hoch.“ Mit der Unterstützung von SmartTrack ist nicht nur die Compliance-Fähigkeit gewährleistet. Durch die Zentralisierung des Themas Lizenzmanagement mit standardisierten, automatisierten Abläufen konnten die Prozess-Kosten signifikant reduziert werden. Des Weiteren ermöglichte es der transparente Überblick über die benötigten Lizenzen, in den Verhandlungen mit Microsoft deutlich bessere Rahmenbedingungen auszuhandeln. Und auch die Beschleunigung von Entscheidungen auf Basis aktueller Daten und automatisch erstellter Reports ist ein positiver Effekt von SAM@Voith.

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