Einer der weltweit 10 größten Arbeitgeber wird in der Oracle und SAP Lizenzierung transparent und implementiert Aspera

Eines der weltweit größten Unternehmen reduziert Informations-Silos, interne Rückbuchungskosten von Lizenzen und minimiert Audit-Risiken durch die Implementierung von Software Lizenzmanagement. Das Unternehmen positioniert Lizenzmanagement als Teil seiner IT-Servicestrategie, wo die Softwarelizenzkosten verbrauchsbasiert verbucht werden.

Warum Lizenzmanagement?

Als globale Organisation, muss das Unternehmen überall für seine Kunden erreichbar sein. Die dezentrale Struktur, welche in sechs einzelne Geschäftsbereiche aufgeteilt ist, erlaubt es dem Unternehmen den Bedarf der lokalen Märkte in über 190 Ländern optimal zu decken.

Der Bereich Enterprise Business Services (EBS) kontrolliert bereichsübergreifend: Corporate Assets, Corporate Procurement, Enterprise IT Services, Finance Operations, Human Ressources, Legal Services und Risiko-Management. Die dezentrale Struktur und eine Mitarbeiterzahl von über 300.000 stellen sich einer signifikanten Herausforderung, wenn es um das Management von Compliance Audits und von internen Rückbuchungen der Lizenzkosten geht.

Lizenzen und Verträge wurden generell manuell in Excel- Spreadsheets gesammelt. Es existierte bislang kein spezialisiertes Lizenzmanagement-Tool, welches alle Lizenzen bearbeitet. Durch die spezifische und meist sporadische Datennutzung wurden isolierte Information- Silos geschaffen.

Rapide Verbesserung für hoch-riskante Lieferanten

[Translate to Deutsch:] Rapid Improvement for High Risk Vendors like Oracle and SAP

Die wesentliche Herausforderung lag darin sowohl Lizensierungsdaten zu konsolidieren und zentralisieren als auch Prozesse, Rollen, Strukturen und ein technisches System zur Nachverfolgung aller kommerziellen Softwarelizenzen einzuführen. Die gesetzten Ziele beinhalteten folgende Punkte: Verbesserung von Datenqualität, Transparenz bei der Ermittlung des Softwarebedarfs schaffen, Abgleichen eigener Lizenzen mit den verwendeten Softwares (Compliance) und Rückbuchung der betroffenen Lizenzkosten auf den zugehörigen Geschäftsbereich.

Das Unternehmen traf die Entscheidung einen vereinheitlichten Lizenzmanagement-Service einzurichten, der durch ausgewählte Tools unterstützt wird. Schließlich wurde Aspera SmartTrack implementiert. SamrtTrack wurde als Tool ausgewählt aufgrund folgender Funktionalitäten: Skalierbarkeit, integrierter Master Catalog Datenqualitätsmanagement, Software Finanzmanagement Funktionalität, intelligente Schnittstellen zwischen den Beschaffungs- und ERP-Systemen IT-Inventories und Suchtools für Datencenter wie iQuate und LMT.

Zu Beginn wurde der Einsatz von SmartTrack auf die Top 5 Lieferanten eingegrenzt, die vom Unternehmen ausgewählt worden sind. Auswahlkriterien waren der Wert und die Komplexität der jeweiligen Softwarevereinbarungen. Dafür hat das Software Asset Management Team (SAM-Team) weltweit alle im Unternehmen verteilten Lizenzen, Verträge und installierten Daten gesammelt, die über sie über den jeweiligen Lieferant abrufen konnten.

Innerhalb von 12 Monaten wurde die volle Transparenz über alle Lizenzen und Software Assets von Oracle und SAP geschaffen. Darin enthalten waren mehr als 7.500 individueller Verträge von Oracle Produkten und über 300 von SAP. Während dieser Anfangsphase hat das SAM-Team erfolgreich identifiziert welche großen Einsparpotenziale noch erreicht werden können durch das Zusammenführen von Supports- und Wartungsverträgen, sowie durch die Beseitigung überschüssiger Administrationsaufwände bei doppelten Verträgen.

Reduzierung von Silos mit Best Practices und einem zentralen Tool

Die Lösungen von Aspera wurden aufgrund ihres Service-orientieren Ansatzes von Lizenzmanagement ausgewählt. Abgesehen von der Bereitstellung eines Lizenzmanagement-Tools und Unterstützung der obligatorischen Administrationen, unterstützt Aspera den Kunden durch Datenmanagement, Qualität-Service, Prozessdesign-Beratung und Rollen-Training, zusätzlich neben der technischen Implementierung, Integration und weiterer Kundenspezifizierungen.

Maximale Transparenz und Fokus auf den aktuellen Wert der ITRessourcen gewährleistet die weiträumige Akzeptanz der internen Preise und Rückbuchungsmethoden.

Ein wesentliches Hindernis für Projekte in dezentralen Strukturen ist das Widerstreben von Data-Sharing. Asperas Expertise im Projektmanagement und zahlreiche Erfahrungen im Rolling-Out Prozess bei großen und multi-nationalen Unternehmen ermöglichen es ein Prozess insbesondere in dezentralen Strukturen zu gestalten, das die Daten am Ende zentral zusammenführt. Dabei wird der Erhalt des geschäftsbereichsspezifischen Lizenzmanagements gewährt.

Ein wichtiger Faktor für den Projekterfolg sind die Aspera-Schulungen für die Mitarbeiter in den jeweiligen Geschäftsbereichen des Unternehmens. Unsere Best Practice Datenfeeds und standardisierten Templates helfen die benötigten Lizenzen und Vertragsinformationen für SmartTrack zu generieren. Die Datenfeeds beschreiben

  • welche Daten
  • von welchen Ressourcen und
  • wie oft importiert werden müssen und
  • wer für den Feed verantwortlich ist.

Es ist ein “Personen-Prozess” – ein „lebendes“ Dokument, das Data-Sharing, Qualitätsmanagement unterstützt und dem IT-Service hilft das unternehmensspezifische Lizenzmanagement up-to-date zu halten.

Selbst die vorerst Kontrahenten des zentralen Datenmanagements waren mit den multi-level Sicherheitsfeatures zufrieden, die speziell für große Organisationen entwickelt worden ist. Die freie Konfigurationsmöglichkeit und die granulare Struktur des Sicherheitsmodells gewährleistet, dass jeder Nutzer nur die für seine Rolle relevanten Daten einsieht. D.h. es können mehrere Nutzer mit demselben Datensatz arbeiten, ohne den ganzen Content einzusehen. Die Rollen können dem Datenzugriff zugeordnet werden und/oder dem Zugriff auf die Tool-Funktionalität.

Effizienzsteigerung durch Lizenzmanagement

Auf der anderen Seite erlaubt die zentral verwalteten Lizenz- und Software-Inventories in SmartTrack dem Lizenzmanager und den Enterprise IT-Services den spezifischen Lizenz- und Software-Bedarf der jeweiligen Division auf einen Blick herauszulesen. Mit diesem grundlegenden Vorteil des Lizenzmanagements kann ein hohes Maß der erforderlichen Vorbereitungszeit für Vertragserneuerungen und –anpassungen gespart werden.

Interne Rückbuchungen für die IT-Servicestrategie

[Translate to Deutsch:] Internal Chargeback for IT Service Strategy

EBS Enterprise IT Services hat mit SmartTracks Budget- und Rückbuchungs-Features stets die unternehmensweite Kostenperspektive des Software Lizenzmanagements im Blick. Während jeder Geschäftsbereich sein eigenes Lizenzmanagement verwaltet, hat jeder Geschäftsbereich die Möglichkeit sich dem Enterprise IT Service Lizenzmanagement zu bedienen (Anfrage von Lizenzen, Wartungen etc.) und die IT Services-Abteilung kann die Kosten dem zugehörigen Bereich zuordnen.

Jeder Geschäftsbereich wird auf Basis seines aktuellen Verbrauchs und der realen Kosten belastet. Die Rechnungen decken Wartung, Abschreibung und interne Servicekosten ab. Um Klarheiten zu schaffen, sind die Rechnungen nach Software-Produkten aufgeteilt. Zusätzlich werden komplexe Kennzahlen, bspw. für Oracle- und SAP-Produkte, mit detaillierten Kontendokumentationen markiert.

Im Ganzen verwaltet SmartTrack Millionen von Lizenzen- und Software-Aufnahmen von Organisationen, wobei die Erfassung aller Daten eine herausfordernde Aufgabe ist, die mit jedem Lizenzmanagement-Programm bewältigt wird. Dem Unternehmen ist durch die Bereitstellung von Software-Resellern möglich mit Standard-Templates die Reseller in den Datenmanagementprozess zu integrieren. Dabei bereiten die Standard-Templates die Beschaffungsdaten für den Upload in SmartTrack auf, zudem wird das Tracking der Lizenzen vereinfacht und die Information-Silos werden reduziert.

Ein umfassendes Verständnis aller Daten, klares Wissen über den Software-Bedarf und der Lizenzverträge sind essenziell für eine stetige Verbesserung und kontinuierliche Kostenreduktion. Aspera wurde nicht nur wegen SmartTrack und dessen Software Funktionalitäten ausgewählt, sondern auch aufgrund dessen erfolgreichen Tracking-Datensätze mit über 130 Kunden – wovon die meisten bereits seit über 10 Jahren Aspera Lizenzmanagement verwenden.

Wie steht es um Ihre Lizenzbilanz?

Mit Aspera SmartTrack ermitteln Sie in kürzester Zeit eine Lizenzbilanz für alle wichtigen Software-Anbieter wie IBM, Microsoft, Oracle und SAP. Auf präzise Weise berechnet das Tool komplexe Metriken für Server, Clients, Mobilgeräte und Clouds und erzielt dabei Einsparungen von bis zu 30 %.

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