Strategisches Audit-Management

Mit Software Compliance und Lizenz-Know-How im Audit punkten

So bestehen Sie jedes Software Compliance Audit

Ihr Unternehmen nutzt Software? Dann werden Sie eines Tages auf jeden Fall einem Softwarelizenz-Audit unterzogen. Ihr Anbieter überprüft damit, ob Sie die Software korrekt einsetzen und sich an die Vertragsbedingungen halten. Für die Anbieter sind Software-Audits außerdem eine lukrative Einnahmequelle – Audits werden also häufiger durchgeführt als Sie vermuten.

Auf ein Audit zu reagieren ist kostspielig und anstrengend. Es nimmt Personal, Zeit und Ressourcen in Anspruch. Wird am Ende festgestellt, dass Ihr Nutzungsverhalten nicht konform ist, müssen Sie mit Geldstrafen rechnen oder weitere Lizenzen teuer dazu kaufen.

Eine solide Audit-Strategie ist also von entscheidender Bedeutung. Sie hilft Ihnen dabei, genaue Inventardaten zu beziehen. Vermeiden Sie Bußgelder für die falsche Verwendung Ihrer Lizenzen. So werden Ihre IT-Ressourcen nicht unnötige belastet, was sich positiv auf Ihren Unternehmenserfolg auswirkt.

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Von „Audit?“ zu „Bestanden!“

Lassen Sie sich von Ihren Softwareanbietern nicht zur Kasse bitten. Entwickeln Sie eine effektive Audit-Abwehr. Starten Sie mit dem Sammeln von qualitativ hochwertigen Daten. Bei Aspera arbeiten wir mit drei Basisstrategien für die Audit-Abwehr:

Präsentieren Sie Ihre Vorbereitung

Reagieren Sie mit einem Audit-Team und Lizenzmanagement-Prozessen schnell auf Auditanfragen, Prüfungen und Beurteilungen.

Sichern Sie Ihre Lizenz-Compliance

Setzen Sie professionelle SAM-Tools und unternehmensweite Prozesse ein. So behalten Sie Ihre Softwarelizenzen und -nutzung im Blick.

Zeigen Sie, wer der Boss ist

Seien Sie keine leichte Beute für zukünftige Audits: Zeigen Sie, dass Sie genau wissen, was Sie lizenziert haben und wie Sie es nutzen.

Beim Software Audit gewinnt der mit den besseren Daten

Sind die Compliance-Daten eines Anbieters leicht zu verstehen? Nein. Die Anbieter gestalten diese absichtlich so komplex, dass Sie die Bedingungen widerstandslos akzeptieren und bezahlen.

Bei einem Audit alles hinzunehmen bedeutet, mehr zu bezahlen.

Hier sollten Sie eine aktive Rolle einnehmen: Sie benötigen qualitativ hochwertige Daten mit mehr Details zu Ihren Softwarelizenzen als die Ihrer Anbieter. Ihre Daten sind die Basis eines exakten Compliance-Berichts, mit dem Sie zusätzliche Lizenzgebühren vermeiden.

Für einen vollständigen Überblick über Ihre Lizenzen benötigen Sie…

  • Ihre Einkaufshistorie für Lizenzen in Form von Updates oder Übertragungen
  • Ihre Berechtigungen (wie z. B. Produktnutzungsrechte, die definieren, wie Sie Software verwenden können)
  • Ihre vertraglichen Pflichten zur Erfüllung Ihrer Compliance

Download: Whitepaper zur Audit-Abwehr

Profitieren Sie von einer starken Audit-Abwehr

Wenn Sie Ihre Softwarelizenzen und -nutzung unter Kontrolle haben, vermeiden Sie zusätzliche Lizenzgebühren.

Gestalten Sie IT-Einkäufe kosteneffizienter indem Sie vorhandene Kapazitäten nutzen.

Reagieren Sie schnell auf ein Audit. Dann haben Sie mehr Zeit für strategische Entscheidungen, wie beispielsweise Ihre Cloud-Migration.

Wie compliant sind Ihre Cloud-Lösungen?

Sie denken, dass Sie mit der Cloud auf der sicheren Seite sind? Bedenken Sie: Für ein SaaS-Modell gelten hinsichtlich der Nutzung bestimmte Grenzwerte, die Sie nicht überschreiten sollten – ansonsten zahlen Sie drauf.

Die Cloud ist eine unendliche Compliance-Audit-Zone. Die Anbieter betrachten vergangene und aktuelle Nutzung und können so Ihre Compliance feststellen. Behalten Sie Ihre ‚Spitzenauslastung‘ im Auge. Obwohl das Ihr maximaler Nutzungsgrad für Cloud-Software ist, wird dies von vielen Anbietern als Ihre Mindestnutzung angesehen. Sie werden versuchen, Ihnen Lösungen zu verkaufen, die weit über Ihre tatsächlichen Bedürfnisse hinausgehen und wesentlich teurer sind.

Mit einem Lizenzmanagement-Tool für die Cloud können Sie diese Nutzung überwachen & kontrollieren. Eine gute Strategie ist die Neuzuweisung von Lizenzen. Lizenzen inaktiver Benutzer gelangen in einen Lizenzpool und können dann neu zugewiesen werden.

Automatisches Lizenzmanagement mit SmartTrack

Mit der Lizenzverwaltung in Exceltabellen werden Sie nicht weit kommen, zumal es Ihnen keine Daten automatisiert einsammelt und aufbereitet. Ein professionelles SAM-Tool liefert einen vollständigen Überblick Ihrer Softwarelizenzen. Es deckt Berechtigungen auf, mit denen Sie Kosten und Verpflichtungen reduzieren und Ihre Compliance dauerhaft gewährleisten.

Mit SmartTrack sind Sie bestens auf ein Audit vorbereitet:

  • Überblick von Lizenzen und installierter Software – mit automatischer Berichterstattung
  • Abstimmung von Softwarenutzung und Lizenzberechtigungen
  • Einblick in Ihren Bestand und Optimierungsmöglichkeiten
  • Stets informiert dank aktueller, anbieterkonformer Statusberichte
  • Anleitungen für die Audit-Datenaufbereitung, damit Sie schnell und richtig reagieren
  • Implementierung spezifischer Datenfeeds für das Audit, die Sie für jedes Audit ausführen – mit nur einer Einrichtung

Mehr über SmartTrack

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Das SAP-Audit als Chance nutzen

Es mag anstrengend werden, aber es gibt Möglichkeiten, ein SAP Software Audit zu Ihrem Vorteil zu nutzen.

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Leitfaden für Software-Audits

Ein ehemaliger Auditor bei PwC teilt seine Erfahrung aus zwei Jahrzehnten und verrät, was Sie über Software-Audits wissen müssen.

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12 Tipps zur Audit-Abwehr

Erfahren Sie, wie Sie die Anzeichen für ein Software Compliance Audit erkennen und sich optimal vorbereiten.

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Ihre Strategie zur Audit-Abwehr

Mit den richtigen Lösungen ist die Audit-Schlacht bereits halb gewonnen. Die andere Hälfte besteht aus Mitarbeitern und Prozessen. Wir besitzen jahrelange Erfahrung in der Abwehr von Lizenz-Audits, dieses Wissen stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Unsere Berater bringen Sie bei den Verhandlungen auf Augenhöhe. Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Compliance-Position. Während Sie Ihre Rea auf die Prozesse eines Software-Compliance-Audits entwickeln, interne Stakeholder zusammenbringen und Rollen zuweisen, arbeiten wir als Teil Ihres Teams.

Wir unterstützen Sie vor, während und nach dem Audit mit folgenden Leistungen:

  • Bereinigung, Optimierung und Vervollständigung der angeforderten Software Inventardaten
  • Erläuterung der Lizenzmodelle des Anbieters
  • Optimaler Einsatz vorhandener Lizenzen, um Unterlizenzierungen und Mehrausgaben zu vermeiden
  • Detaillierte Datenanalyse vor Weiterleitung an den Anbieter
  • Ausführliche Überprüfung der Audit-Ergebnisse des Anbieters auf Kleingedrucktes, Fehler und fehlende Daten

Ich befinde mich mitten in einem Audit. Was soll ich tun?

Auch wenn Sie bereits mitten in einem Audit stecken, kann ein browserbasiertes Software Asset Management Tool – wie unsere SmartTrack-Plattform – Ihre Daten sofort verarbeiten und interpretieren. Mit einem SAM-Tool ist Ihr Unternehmen in der Lage, sich bei einem Audit mit vollständigen und präzisen Daten zu verteidigen. Kontaktieren Sie uns für mehr Informationen: