Ihr Leitfaden für Software Asset Management

Alles, was Sie schon immer über SAM wissen wollten.

Was ist Software Asset Management & wie fange ich damit an?

Software Asset Management ist eine Geschäftsstrategie zur Budgetoptimierung und Minimierung von Software-Ausgaben durch aktive Kontrolle und automatisierte Beschaffung, Nutzung und Bereitstellung von Softwarelizenzen.

Mit Software Asset Managements (SAM) können Sie Ihr Unternehmen effektiver, schneller und einfacher voranbringen. Auf dieser Seite haben wir Ihnen alle wichtigen Informationen zusammengestellt, die Sie dafür benötigen. Dabei ist es egal, in welcher Phase der Umsetzung Sie sich gerade befinden. Diese Informationen helfen Ihnen dabei, eine Vision für SAM in Ihrem Unternehmen zu entwickeln. Arbeiten Sie mit Ihren Stakeholdern zusammen und verschaffen sich einen Überblick über die wichtigsten Aspekte des SAM.

Was Software Asset Management antreibt

Software ist mehr als nur Installationen – sie ist das Lebenselixier jedes Unternehmens. Eine Strategie für das Software Asset Management ermöglicht Unternehmen, bessere Entscheidungen im Hinblick auf die Softwarelizenzierung zu treffen – und so die Kosten hierfür zu senken.

Sind Sie bereit loszulegen? Der SAM-Programmleitfaden enthält alle Informationen, die Sie für einen erfolgreichen Start brauchen.

Compliance
Schaffen Sie Transparenz. Übernehmen Sie die Kontrolle über die Kosten, die Risiken und die Komplexität.

Optimierung
Optimieren Sie die Nutzung Ihrer Lizenzen. Machen Sie sich damit vertraut, was sie beinhalten und wie sie verwendet werden.

Einsparungen
Nutzen Sie die SAM-Einblicke - sparen Sie Zeit und Lizenzkosten.

Die 3 Erfolgsfaktoren für Software Asset Management

1. Lizenzen: das SAM-Fundament

Lizenzen sind Assets, die verwaltet werden müssen. Jede Lizenz enthält bestimmte Bedingungen für die Installation und Verwendung der jeweiligen Software. Als Benutzer besteht Ihre Aufgabe darin, die Einhaltung (Compliance) der Lizenzvereinbarung durch Ihr Unternehmen sicherzustellen.

Die Compliance ist ein Grundbestandteil von Software Asset Management. Softwareanbieter möchten nicht, dass Sie mehr Software nutzen, als in Ihrer Lizenzierung vorgesehen ist. Auch wenn das SAM weit über den Aspekt der Compliance hinausgeht, ist sie der Punkt, an dem das Lizenzmanagement zu einem wesentlichen Bestandteil Ihrer Geschäftsstrategie wird. Und sie ist für die meisten Unternehmen das vorrangige Ziel bei ihrem SAM-Einstieg.

2. Audits: Ihre Lizenzierung auf den Prüfstand

Zur Überprüfung der Compliance führen die Anbieter Software-Compliance-Audits durch. Damit überprüfen die Anbieter Ihre Software-Nutzung, wie sie konfiguriert ist und ob die von Ihnen erworbenen Lizenzen alle Bereiche abdecken. Ein Audit kann zu zwei Ergebnissen führen: Ihre Lizenzierung entspricht den Vorgaben - oder sie tut es nicht.

Eine Nichteinhaltung der Compliance kann Abmahnungen zur Folge haben, die hohe Kosten mit sich bringen können. Audits unterbrechen Ihren geschäftlichen Betrieb. Sie können mehrere Monate in Anspruch nehmen, wenn der Prozess nicht durch Lizenzmanagement-Technologie unterstützt wird.

3. Optimierung: Strategien für eine optimale Lizenzierung

Überlizenzierung ist bei Unternehmen keine Seltenheit. Sie erwerben mehr Lizenzen, als sie wirklich benötigen. Sie nehmen im Vorfeld lieber höhere Kosten in Kauf, um das Audit-Risiko zu senken. So vermeiden Sie das Nichtbestehen eines Audits und die damit verbundenen Strafen. Der Nachteil sind die vielen kleineren Beträge, die über einen längeren Zeitraum bezahlt werden müssen.

Diese fallen zunächst gar nicht auf. Im Laufe der Zeit verursacht eine Überlizenzierung allerdings höhere Kosten als das Nichtbestehen eines Audits. Wenn Sie ein Audit nicht bestehen, erwerben Sie gerade so viele Lizenzen wie nötig. In vielen Fällen berechnen die Anbieter für diese Lizenzen Wartungsgebühren. Das kann zwar schnell teuer werden, ist aber dafür eine einmalige Ausgabe. Durch SAM-Strategien lassen sich diese verringern oder vollständig vermeiden.

Unternehmen, die hingegen überlizenziert sind, zahlen langfristig für eine Wartung, die sie gar nicht benötigen. Diese Kosten nehmen immer weiter zu. Das grundlegende Problem bleibt bestehen.

Mit dem SAM-Programmleitfaden wird der Start eines SAM-Programms zu einem Kinderspiel.

Die oberste SAM-Direktive: Kennen Sie Ihre IT-Umgebung!

Die drei wichtigsten Aspekte: Ermittlung, SAM, ITAM

Bevor Sie sehen können, ob Sie die Compliance erfüllen, sollten Sie sich einen Überblick verschaffen. Was genau steht Ihnen zur Verfügung? Die Ermittlung (Discovery), das Software Asset Management und das IT Asset Management (ITAM) sind die wichtigsten Bestandteile jeder IT-Unternehmensstrategie. Wenn Sie für die Zukunft planen, sollten Sie wissen, wie Ihr Bestand aussieht.

Wissen Sie, was auf Ihren Servern installiert ist? Kennen Sie die Gerätebeziehungen in der Virtualisierung oder die Konfigurationen der Installationen? Gute Discovery-Tools zeigen Ihnen genau, was in Ihrem Netzwerk installiert ist – von den Clients bis hin zu den Servern.

Denken Sie daran, dass ein Discovery-Tool nicht alle Softwareanbieter abdeckt. Nutzen Sie bewährte Tools. Sie eignen sich am besten, um eine umfangreiche Ermittlung sicherzustellen und die Daten zu erfassen. Daten, die Sie für eine optimale und genaue Inventarisierung benötigen.

SAM als Teil einer größeren ITAM- oder ITSM-Strategie

Die zentrale IT Planung ist eine enorme Herausforderung im heutigen Geschäftsumfeld. Viele große Unternehmen entscheiden sich daher für eine Dezentralisierung. Sie bietet den einzelnen Geschäftseinheiten die nötige Flexibilität, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Trotz dieses Vorteils kann die Dezentralisierung zu unnötigen IT-Ausgaben führen. SAM ist ein wesentlicher Bestandteil des IT Asset Managements oder des IT Service Managements (ITSM). Zwei Strategien, die in einem Unternehmen für die Verwaltung der IT-Assets und IT-Services infrage kommen.

Selbst in einer dezentralisierten Umgebung kann eine zentrale IT-Abteilung dazu beitragen, die Software-Ausgaben gering zu halten – sofern Sie die richtigen Discovery- und SAM Tools nutzen. Werden Installationen, Nutzung und Konfigurationen überwacht, kann die zentrale IT-Abteilung fundierte Entscheidungen zum Kauf oder Lizenzzuordnung treffen. SAM-Tools erleichtern die Verwaltung von, in hohem Maße, dezentralisierten Ausgabeentscheidungen - ohne Abstriche bei der grundlegenden Flexibilität.

Expertentipp: Die zentrale IT-Abteilung ist in einem dezentralisierten Geschäftsumfeld tätig. SAM-Tools sollen dieser organisatorischen Schwierigkeit gerecht werden. Ein äußerst flexibles System für Rollen und Berechtigungen ist daher eine Grundvoraussetzung.

SAM-Einsparungen in Zahlen

Der Geschäftsbereich 1 benötigt ein Textverarbeitungsprogramm für 25 seiner Mitarbeiter. Bevor neue Lizenzen für das Software-Produkt erworben werden, wird jedoch Rücksprache mit der zentralen IT-Abteilung gehalten. Die zentrale IT-Abteilung ermittelt mit dem SAM-Tool, dass der Geschäftsbereich 2 über 45 Lizenzen des Textverarbeitungsprogramms verfügt. Verwendet werden aber nur 32. Im Rahmen eines automatisierten Prozesses weist die zentrale IT-Abteilung die 13 ungenutzten Lizenzen dem Bereich 1 zu. Die fehlenden 12 Lizenzen werden gekauft. Durch SAM hat die zentrale IT-Abteilung nicht nur die Kosten für die 13 zusätzlichen Lizenzen, sondern auch die damit verbundenen Wartungskosten einsparen können. Stellen Sie sich nun die Einsparungen vor, die in einem Unternehmen mit tausenden von Mitarbeitern und Software-Produkten erzielt werden könnten.

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Ist Software Asset Management die Zeit und Mühe wert?

Um es kurz zu machen: Ja! Dennoch starten viele Unternehmen viel zu spät mit der Umsetzung ihrer SAM-Programme – zum Beispiel dann, wenn ein Audit ansteht, oder ihnen klar wird, dass die aktuelle Situation mit viel zu hohen Kosten verbunden ist.

Experten sind sich darüber einig, dass SAM wirtschaftlich auf mehreren Ebenen sinnvoll ist:

  • Sie sparen ca. 30% der Lizenzkosten
  • Sie erwartet ein Return on Investment in weniger als einem Jahr
  • Sie reduzieren die Vorbereitungszeit für Audits um 50%
  • Durch Automatisierung reduzieren Sie Zeitaufwände – bis zu 33%

Sie können Ihre Lizenzen also so wie diese Kollegen "managen":

Nichtstuer-Niko

Hofft das Beste - und kümmert sich erst dann um den Rest.

Ein durchdachtes SAM-Programm hilft Ihnen dabei, die Kontrolle über Ihre Lizenzkosten zu übernehmen. Hoffen Sie nicht das Beste – arbeiten Sie darauf hin!

Scheckbuch-Susi

Ist der Ansicht, dass Überlizenzierung alle Probleme löst.

Warum sollten Sie Geld für zu viele Lizenzen aus dem Fenster werfen? Ein SAM-Programm hilft Ihnen, die Bilanz Ihres Unternehmens zu verbessern.

Tabellen-Tanja

Ist überzeugt, dass sich alle Audits mit genügend Tabellen bewältigen lassen.

Denken Sie auch daran, was Sie nicht sehen. Architektur und Konfiguration können einen größeren Einfluss auf den Lizenzbedarf haben, als die Anzahl der Nutzer.

Oder Sie setzen auf Software Asset Management.

Es gibt Millionen Gründe, warum SAM Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschafft

Pflegen Sie Ihre Beziehungen

Halten Sie die Kommunikationswege offen. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihren Lizenzbedarf.

Verbessern Sie die Prozesse

Optimieren Sie Ihre SAM-Prozesse und erleichtern Sie den IT-Endanwendern das Leben.

Seien Sie vorbereitet

Vermeiden Sie Überraschungen bei Ihrem nächsten Audit! Sorgen Sie dafür, dass es erst gar nicht zu einem Audit kommt.

Kontrollieren Sie Ihre Ausgaben

Vermeiden Sie unkontrollierte Ausgaben. Sorgen Sie für Kostentransparenz.

SAM ist das Beziehungs-Management mit Ihren Softwareanbietern

Die Lizenzverwaltung ist das Fundament für eine gute Beziehung zu den Softwareanbietern. Viele Anbieter gehen davon aus, dass Sie über viele Jahre hinweg Lizenzen für ihre Software-Produkte erwerben werden. Sie dagegen hoffen auf Innovationen bei den Produkten, die einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schafft.

Aber das funktioniert nur, wenn Sie einen regelmäßigen und offenen Dialog mit Ihren Anbietern führen. Durch Ihr Feedback hat der Anbieter eine konkrete Vorstellung, worauf es Ihnen ankommt. Nur so weiß er welche Änderungen er an Ihrer Software und Ihren Lizenzplänen vornehmen müssen, um Ihren geschäftlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Um Ihren Anbietern hilfreiches Feedback zu geben, sollten Sie mit den Bedingungen Ihrer Lizenzvereinbarungen und Ihrer Nutzung der Software vertraut sein. Helfen Sie Ihren Anbietern, Ihre geschäftlichen und organisatorischen Anforderungen noch besser zu erfüllen.

Lassen Sie sich nicht am Verhandlungstisch Ihre derzeitige Compliance-Position erklären. Denn in diesem Fall müssen Sie sich voll und ganz auf die Aussagen des Anbieters verlassen. Übernehmen Sie das Ruder! SAM hilft Ihnen dabei diese Gespräche zu Ihrem Vorteil zu nutzen. Vertiefen Sie Ihre Beziehung mit Ihrem Anbieter.

Vergessen Sie Excel-Tabellen

Beim SAM steht Einfachheit im Vordergrund. Viele Unternehmen nutzen Excel-Tabellen, um ihre Softwarelizenzen zu erfassen. Dieser kostspielige, zeitaufwändige und fehleranfällige Prozess führt häufig zu Audits, denen Sie hilflos ausgeliefert sind. Selbst wenn Ihr Unternehmen klein ist und nur ein paar Softwareprodukte verwendet, ist es ohne ein SAM-Tool schwer, den Überblick über Lizenzvereinbarungen und Produktnutzungsrechte zu behalten.

Ist Ihr Unternehmen größer und nutzt zahlreiche Softwareprodukte und komplizierte Virtualisierungs-Metriken? Dann ist ein auf Excel-Tabellen basierendes Management ein aussichtsloses Unterfangen.

Nicht nur bei einem Audit sind Excel-Tabellen unzuverlässig. Auch als Grundlage zur Strategie-Entwicklung für Beschaffung, Zuordnung und Vertragsverhandlungen sind sie nicht geeignet. Excel-Tabellen können keine Prozesse automatisieren oder mit einer täglich veränderten Rechenzentrumsarchitektur Schritt halten.

Mit einem SAM-Tool sind Sie immer bestens auf einen Audit vorbereitet

Die Softwareanbieter haben nichts Böses im Sinn. Sie haben das vertragliche Recht dazu, ein Audit durchzuführen, um Ihre Compliance sicherzustellen. Die Softwareanbieter wollen ihr Unternehmen schützen – genau wie Sie Ihres schützen wollen.

Setzen Sie Ihr Unternehmen keinem Risiko aus – bauen Sie auf ein solides Fundament! Das gilt insbesondere für Anbieter wie SAP, die von ihren Kunden jährlich „Selbstaudits“ fordern. Ein Audit kann jederzeit und ohne Vorwarnung angefordert werden. Das macht Ihr Unternehmen anfällig für beträchtliche finanzielle Verluste. Außerdem zerstört ein solches Risiko das Vertrauen der Investoren in den Erfolg Ihres Unternehmens. Prüfen Sie bereits im Vorfeld, ob die Compliance sichergestellt ist – und falls nicht, welche Maßnahmen Sie ergreifen können, bevor es zu spät ist.

Die Nutzung von Excel-Tabellen ist ein Risiko. Ein SAM-Tool schützt Sie vor unerwarteten Audits und minimiert Ihre Anfälligkeit. Mit einem Klick können Sie sich einen umfassenden Überblick über Ihre Compliance-Position verschaffen. So können Sie überprüfen, ob eine Unterlizenzierung vorliegt und in Ihrem Bestand nach nicht genutzten Lizenzen suchen, um die Risiken zu verringern.

Mit einem SAM-Tool sind Sie immer bestens auf ein Audit vorbereitet. (Das haben wir bereits erwähnt, oder?)

Kontrollieren Sie die Nutzung Ihrer Cloud-Software, um Ihre Investitionen zu schützen

Heutzutage ist es sehr einfach, Software zu kaufen und zu installieren. In vielen Fällen wird die Unterstützung der IT-Abteilung gar nicht mehr benötigt. Die Software kann über das Internet heruntergeladen und sofort verwendet werden. Das führt aber auch zu doppelten Lizenzkäufen und nicht erfassten Kosten.

Mit einem SAM-Tool können Sie Ihre Ausgaben für Cloud-Software kontrollieren. Sie erhalten Transparenz darüber…

  • Welche Software-Produkte, Versionen und Editionen innerhalb des Unternehmens verwendet werden – und auf welchen Geräten – sowie über die Gerätebeziehungen.
  • Welche Lizenzen vom Unternehmen gekauft und gemietet wurden (SaaS). Dies schließt auch die Bedingungen von Unternehmensverträgen, Wartungsverträge, Produktnutzungsrechte und die Lizenzmetriken mit ein.

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Cloud-Ausgaben zu kontrollieren. Hier erfahren Sie alles, was Sie über Software Asset Management in der Cloud wissen müssen:

SAM & Cloud

Nichts in dieser Welt ist sicher – außer der Tod, Steuern und Audits

Softwareanbieter nutzen Audits, um ihre Einnahmen zu steigern. Die komplizierten Lizenzmetriken machen den Einsatz von intelligenten Tools unentbehrlich. Ohne diese Tools steigt Ihr Audit-Risiko. Audits sind eine gute Möglichkeit für einen Anbieter, noch mehr Geld am Kunden zu verdienen – auch ohne dass Sie neue Software kaufen oder Ihre Ausgaben bei ihm erhöhen.

Alle großen Anbieter wie IBM, Microsoft, Oracle und SAP haben eine Geschäftseinheit, die sich auf die Durchführung von Audits konzentriert. Diese Einheiten sind gut besetzt und immer bestens vorbereitet. Seien Sie es auch.

Mit dem SAM Programmleitfaden schaffen Sie den Sprung ins nächste Level!

Wenn Excel-Tabellen nicht ausreichen

1

Lizenzen werden leicht übersehen

Stellen Sie sich vor, Ihre Lizenzen wären ein unbequemer Bürostuhl. Dem würden Sie bestimmt mehr Aufmerksamkeit schenken. Lizenzen sind nur schwer greifbar. Die verbundenen Vertragsbedingungen wirken sich nur bei Vertragsverlängerungen und Audits direkt auf Ihr Unternehmen aus. Das ist der Grund, warum Sie häufig vergessen werden.

2

 

 

Niemand liest sich Software-Lizenzbedingungen durch (Jemand sollte es aber tun)

Lizenzen sind lang, komplex und langweilig. Es dauert ewig, sie zu lesen. Ein Studienabschluss in Informatik und Jura würde wahrscheinlich besser helfen sie überhaupt zu verstehen. Damit können die meisten von uns aber nicht dienen...

Dadurch wissen wir gar nicht, welche Lizenzierung wir überhaupt gekauft haben. Wir sind uns nicht über die Begrenzung unserer Lizenzen im Klaren. Viel schlimmer ist allerdings, dass wir nicht wissen welche Berechtigungen wir haben.

Aus einer Excel-Tabelle geht nicht hervor, was genau Ihre Lizenzen beinhalten. Aus dem Produktkatalog eines SAM-Tools schon.

3

 

 

Komplexe Lizenzmetriken

Jeder Anbieter nutzt einen eigenen Satz aus Metriken, um die Nutzung zu messen.

Hier nur einige der Lizenzmetriken: Pro Core, Pro Gerät, Pro Named Device, Pro Benutzer, Pro Named User, Pro Prozessor (CPU-Anzahl), Pro Processor Value Unit

In einer komplexen Umgebung verlieren Sie schnell den Überblick, besonders mit Software-Produkten, die von einer ganzen Reihe unterschiedlicher Anbieter stammen. Sie wissen nicht, wie die Nutzung für jedes Produkt gemessen wird. Eine Excel-Tabelle ist für ein so hohes Maß an Komplexität denkbar ungeeignet.

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Komplizierte Architekturen im Rechenzentrum

Die Lizenzierungssituation eines Unternehmens kann sehr kompliziert sein. Sie ist abhängig von der Anzahl der Geräte, auf denen die Software läuft und wie sie konfiguriert wurde. Auch die Virtualisierung und die Anzahl der Benutzer oder Anwendungen, die auf die Software zugreifen, spielen eine große Rolle.

Zudem nutzt ein Unternehmen meistens nicht nur eine einzige Software. Ein Unternehmen nutzt unter Umständen tausende verschiedene Software-Produkte. Mit Excel-Tabellen ist da ein Überblick welche Software, von wem, wie und wann genutzt wird, schwierig.

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Die Cloud und die Kostenverantwortung

Cloudbasierte Software ist nicht auf einem physischen Gerät in Ihrem Netzwerk installiert. Da ist die Zuordnung der Kostenverantwortung auf die Geschäftseinheiten unter Umständen nicht ganz einfach. Die gemeinsame Nutzung dieser Cloud-Softwarelizenzen kann nicht nur in einem großen Unternehmen dafür sorgen, die Kosten möglichst gering zu halten. Um die Kosten gerecht zu verteilen benötigen Sie einen Überblick: welche Einheit nutzt welche Software, wann und wie? Ohne diesen Überblick kann es passieren, dass Geschäftseinheiten einen ungerecht hohen Teil der Kosten übernehmen. So sie sind gezwungen ihr Budget für Ressourcen bereitzustellen, die sie gar nicht nutzen.

6

 

 

Es kommt auf die Datenqualität an!

Um Ihrer Compliance-Position vertrauen zu können, sollten Sie den Daten vertrauen, auf denen sie basiert. Sie benötigen zuverlässige Daten, um ermitteln zu können welche Lizenzen gekauft werden sollen und wie viele und welche Nutzungsrechte damit einhergehen. Stimmt die Datenqualität Ihrer Daten nicht, treffen Sie unter Umständen Vereinbarungen, die weder Ihre geschäftlichen Anforderungen erfüllen, noch für Ihre Umgebung geeignet sind.

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SAM involviert mehrere Stakeholder

SAM erstreckt sich auf viele Abteilungen – angefangen bei der Beschaffung, über die Personalabteilung, bis hin zu verschiedenen IT-Bereichen. Diese Abteilungen sollten sich an einer einheitlichen SAM-Initiative beteiligen. Ein SAM-Projektmanager darf sich nicht in Kleinigkeiten verlieren. Seine Aufgabe ist es, den Überblick zu behalten. Er sollte mit unterschiedlichen Arten von Menschen zurechtkommen, die alle verschiedene Anforderungen und Ziele haben. Das benötigt Zeit. Und erfordert ein hohes Maß an Engagement. Eines dürfte klar sein: SAM ist eine Teamleistung!

Holen Sie sich den SAM-Programm-Leitfaden.

5 Gründe für Software Asset Management

1. Kosteneinsparungen: Wie ein Sechser im Lotto

Mit einem umfassenden Überblick über Ihre Umgebung und Softwareanforderungen wissen Sie genau, was Sie verwenden und was genau Sie benötigen. So kaufen Sie von Anfang an die richtigen Lizenzen. Sie sparen Wartungsgebühren und stellen die die Compliance sicher. Auf diese Weise können Sie Ihre Lizenzkosten um bis zu 30 % senken.

Schließen Sie nie wieder einen teuren Enterprise-Vertrag ab, nur um für alle Eventualitäten gewappnet zu sein. Handeln Sie lieber eine Vereinbarung aus, die genau auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist. Optimieren Sie so die Nutzung Ihrer Software-Ressourcen und senken Sie Ihre Kosten.

Sie möchten mehr über die potenziellen Einsparungen mit Lizenzmanagement erfahren? Nichts einfacher als das:
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2. Zeitersparnis: Lizenzmanagement, blitzschnell

Sparen Sie durch die Verwaltung Ihrer Lizenzen und die Einrichtung von SAM-Prozessen eine Menge Zeit:

  • Treffen Sie bessere Entscheidungen in Sachen Softwarebeschaffung und IT Budgetierung: Nutzen Sie eine zentrale Datenbank. Diese enthält all Ihre Lizenzbedingungen und ermöglicht Ihnen den schnellen Zugriff auf die Informationen, die Sie benötigen.
  • Reagieren Sie innerhalb von Tagen auf Auditanfragen.
  • Transparenz bedeutet, dass Sie schneller auf Probleme reagieren können – manchmal, bevor Sie überhaupt auftreten.

Unser Softwareinventar beinhaltet über 1.500 Produkte von mehr als 100 Softwareanbietern. Wir waren in der Lage, die Produktivität der Mitarbeiter im Bereich der Softwarebeschaffung um 10 % zu steigern.

Thomas Stange, Head of License Management Department, BITMarck (Anbieter von Gesundheitsdienstleistungen)

3. Automatisierung ist keine Schwerstarbeit mehr

Nichts ist so mühelos wie die Automatisierung mit SAM. Die Automatisierung Ihrer Prozesse ermöglicht es Ihnen, sich auf andere Dinge zu konzentrieren. Dank regelmäßiger Meldungen und Berichte brauchen Sie nicht mehr nach Problemen und Bereichen mit Verbesserungspotenzial suchen.

Folgende Bereiche können von einem SAM-Tool automatisiert werden:

  • Berichte zu einer übermäßigen Nutzung und Nichteinhaltung der Compliance-Vorgaben
  • Bereitstellung von Informationen über risikoreiche Konfigurationen
  • Vorschläge für Optimierungsoptionen
  • Fehlende Bestände mit bereits vorhandenen Lizenzen füllen
  • Simulation Ihrer Rechenzentrumsarchitektur und den damit verbundenen Lizenzkosten

4. Optimierung: Treffen Sie klügere Entscheidungen. Profitieren Sie von den Vorteilen.

Wissen Sie, wie es um Ihren Bestand und Ihre Nutzung bestellt ist? Dann gehen Sie über die reine Einhaltung der Compliance-Vorgaben hinaus. Sie können Ihre Lizenzen vergleichen. Erfahren Sie, welche Lizenzmodelle möglich sind und in Ihrer Umgebung am sinnvollsten sind. Die damit verbundenen Kosten behalten Sie dabei im Auge.

Sie können bessere Vereinbarungen aushandeln, die Ihre geschäftlichen Anforderungen zu einem deutlich günstigeren Preis erfüllen.

Oder wollen Sie Ihr Softwareportfolio optimieren? Die nicht autorisierten Produkte entfernen und Software für die Bereitstellung vorbereiten? Mit SAM verfügen Sie über die nötigen Daten und die Transparenz.

5. Strategie: Planen Sie voraus. Beobachten Sie den Wettbewerb.

SAM bietet Ihnen Transparenz in Ihre aktuellen und vergangenen Softwareanforderungen. Dadurch gewinnen Sie wertvolle Einblicke in Ihre zukünftige Softwarenutzung. Das ermöglicht Ihnen eine Vorausplanung. Eine Planung, die sich auf mehrere Ebenen erstreckt – angefangen bei der Architektur der Rechenzentren über die Budgets bin hin zur Serviceabrechnung. Jede Abteilung innerhalb des Unternehmens kann von diesen strategischen Vorteilen profitieren.

Treffen Sie langfristig bessere Lizenzentscheidungen. Senken Sie die Kosten und entwickeln Sie Lizenzierungsstrategien, die für eine höhere Flexibilität in Ihrem Umfeld sorgen.

Machen Sie die ersten Schritte - mit dem SAM-Programmleitfaden.

Die ersten Schritte im Bereich des
Software Asset Managements

Die 8 Schritte des Lizenzmanagements:

1. Dokumentieren und standardisieren Sie die Beschaffung

  • Ermitteln Sie, wie jeder Geschäftsbereich Softwarelizenzen erwirbt und welche Personen dafür zuständig sind.
  • Legen Sie standardisierte Prozesse und Regeln für die Lizenzbeschaffung fest.
  • Erstellen Sie standardisierte Prozesse für die Speicherung von Lizenzen und Lizenzzertifikaten.

3. Katalogisieren Sie Ihre Software

  • Nutzen Sie Ermittlungs- und Inventarisierungsprogramme, um zu bestimmen, welche Software tatsächlich in Ihrer Umgebung installiert ist.
  • Vereinheitlichen Sie Software Produkte, um sicherzustellen, dass Sie Ihnen eine Lizenz zuordnen können.

5. Ermitteln Sie die Softwarenutzung

Ermitteln Sie, wann ein Software-Produkt verwendet wird und wie es installiert (oder nicht – wie bei Cloud-Anwendung), konfiguriert und aufgerufen wird.

7. Halten Sie Ihr Lizenz- und Softwareinventar stets aktuell

SAM ist ein fortlaufender Prozess. Bleiben Sie dran.

  • Halten Sie nach Lizenzierungsmodellen Ausschau, die am besten zu Ihren Software-Nutzungsgewohnheiten und Ihrer IT-Umgebung passen.
  • Behalten Sie die Nutzung auch weiterhin im Blick, um die Compliance sicherzustellen.

Achten Sie darauf, dass die folgenden Bereiche immer aktuell sind:

  • Software-Titel - wenn Benutzer neue Software herunterladen, Programme aktualisieren oder auf die Cloud zugreifen.
  • Die Softwarenutzung und die Daten zu Ihrer IT-Umgebung.
  • Das Lizenzinventar, um Vertragsmeilensteine zu verfolgen und neue Einkäufe und Lizenzänderungen, wie zum Beispiel Upgrades oder Downgrades, zu erfassen.

2. Bereinigen und organisieren Sie Ihr Lizenzinventar

  • Erstellen Sie ein zentrales Lizenzinventar (wenn Sie nicht ohnehin schon eins haben).
  • Übertragen Sie alle Lizenzvereinbarungen und Software-Wartungsverträge in das Inventar.
  • Erstellen Sie ein Organisationssystem (zuständige Mitarbeiter und Prozesse), um Lizenzdokumente und -informationen schneller zu finden
  • Machen Sie sich mit Ihren Lizenzmetriken vertraut.
  • Ernennen Sie einen Lizenzmanager, der für die Verwaltung und Pflege des Lizenzinventars zuständig ist.

4. Inventarisieren Sie Ihre Systeme (auch die Open-Source-Systeme!)

Bei der Katalogisierung Ihrer Software können Sie leicht Software übersehen, die derzeit nicht ausgeführt wird oder nicht mit dem Netzwerk verbunden ist.

  • Installieren Sie Discovery-Tools auf Ihren Systemen, damit Ihnen nichts entgeht.
  • Berücksichtigen Sie auch Open-Source-Systeme (wie Linux) bei der Inventarisierung. Auch ohne kostenpflichtige Lizenz beim Betriebssystem, kann lizenzpflichtige Software ausgeführt werden.

6. Messen Sie, wie viele Lizenzen Sie pro Nutzung benötigen

Nachdem Sie Ihr gesamtes System und alle aufgezeichneten Nutzungsdaten katalogisiert haben, gehen Sie folgendermaßen vor:

  • Stellen Sie im Lizenzinventar sicher, dass Ihre Lizenzen alle Arten der Installation und Nutzung der jeweiligen Software abdecken.
  • Machen Sie von Ihren Produktnutzungsrechten Gebrauch, um Ihre Lizenzen bestmöglich zu nutzen und Kosten zu sparen.

8. Stellen Sie eine effizientere Verwaltung Ihrer Lizenzen sicher

Die Ergebnisse Ihres SAM-Prozesses und die Datentransparenz ermöglicht Ihnen eine effizientere Nutzung Ihrer Lizenzen:

  • Erfahren Sie, wo eine Über- oder Unterlizenzierung vorliegt. Ordnen Sie Ihre verfügbaren Lizenzen neu zu, um Ihren Anforderungen zu entsprechen. Dadurch sparen Sie nicht nur Geld für neue Lizenzen, sondern senken auch das Audit-Risiko.
  • Wartung nicht vergessen! Wenn Sie eine Lizenz nicht nutzen, denken Sie daran den Wartungsvertrag zu kündigen.
  • Nutzen Sie Ihr SAM-Wissen! Handeln Sie bei Vertragsverlängerungen bessere Vereinbarungen für Ihr Unternehmen aus.

Wir helfen Ihnen bei Ihrem Einstieg

Software Asset Management ist nicht schwer, wenn Sie wissen, worauf Sie achten müssen. Unser kostenloser SAM-Leitfaden stellt Ihnen eine Übersicht bereit, was bei der Einführung eines SAM-Programms für Ihr Unternehmen beachtet und vorbereitet werden muss. Stellen Sie einen optimalen SAM-Einstieg sicher – mit dem SAM-Programm-Leitfaden.

Bringen Sie Ihre SAM-Initiative voran. Bereiten Sie sich auf die häufigsten Hindernisse vor, denen sich Software Asset Manager bei der Umsetzung Ihres SAM-Programms gegenübersehen. Und wappnen Sie sich mit Strategien, um sie zu bewältigen. Sie haben ein Problem. Wir kennen die Lösung.

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