[Translate to Deutsch:] Your Guide to SAP License Management

Software Asset Management
bei SAP®-Software

Eine komplette Einführung in die SAP-Lizenzoptimierung

SAP, mein Lizenzbedarf und ich

Der Umgang mit der SAP-Lizenzierung kann schwierig und kompliziert oder geradezu verwirrend erscheinen. Das muss aber nicht sein. Je mehr Sie über Ihre SAP-Lizenzen wissen, desto besser können Sie Ihre Beziehung zu SAP zu Ihren Gunsten nutzen.

Auf dieser Seite finden Sie Informationen und Erkenntnisse, mit denen Sie sich ein klares Bild Ihrer Lizenzsituation mit SAP verschaffen können. Dadurch sind Sie in der Lage, in Verhandlungen sicherer aufzutreten, Einsparungsmöglichkeiten zu ermitteln und die Compliance Ihres Unternehmens sicherzustellen.

3 Gründe, die beim Umgang mit SAP für SAM sprechen

Sie wollen nicht zu viel für Ihre genutzte SAP-Software ausgeben. SAP möchte, dass Sie nicht zu wenig ausgeben. Ein SAM-Programm hilft Ihnen dabei, ein ausgewogenes Verhältnis zu erreichen – und zwar zugunsten Ihres Unternehmens.

Jährliche Messung
Sorgen Sie mit einer besseren Datenerfassung und einer höheren Datenqualität für eine reibungslosere Überprüfung.

Optimierung
Stellen Sie ein optimales Preis-Leistungsverhältnis Ihrer SAP-Lizenzen sicher. Senken Sie den damit verbundenen Aufwand.

Einsparungen
Zahlen Sie Sie nur für das, was Sie wirklich verwenden. Führen Sie Korrekturen bei Benutzern mit zu vielen Berechtigungen durch. Verhandeln Sie Verträge über ungenutzte Software neu und wählen Sie das günstigste indirekte Zugriffsmodell für Ihr Unternehmen aus.

Die goldene Regel der SAP-Lizenzierung: Machen Sie sich mit Ihrer Ausgangssituation vertraut

Vor der Durchführung von jährlichen Selbstaudits, SAP-Audits oder Vertragsverhandlungen sollten Sie sich mit Ihrer SAP-Lizenzsituation vertraut machen.

Finden Sie heraus, welche Lizenzen Sie besitzen und welche Engines Sie verwenden. Ermitteln Sie, welche Nicht-SAP-Anwendungen auf SAP-Software zugreifen können. Finden Sie heraus, welcher Benutzer welche Software-Programme nutzen darf. (Hinweis: Es könnten mehr sein als unbedingt nötig.) Warum?

[Translate to Deutsch:] SAP Software Asset Management: Know Yourself
[Translate to Deutsch:] SAP seeks revenue growth more than compliance

SAP ist mehr an Umsatzwachstum als an Ihrer Compliance interessiert

SAP ist ein börsennotiertes Unternehmen und hält immer nach Wachstumsmöglichkeiten Ausschau. Das Unternehmen ist sich durchaus bewusst, dass sein großer Kundenstamm perfekte Absatzmöglichkeiten für den Verkauf seiner Software bietet.

Die Preise und Bedingungen sind nur schwer verständlich. Sie werden in jedem Quartal aktualisiert. Sie sind vage formuliert, um Raum für Interpretationen zu lassen. Die Messtools von SAP – USMM und License Administration Workbench – arbeiten nicht immer präzise - aber Sie sind dazu verpflichtet, sie zu verwenden.

Wenn Sie sich bei Lizenzentscheidungen auf SAP-Tools verlassen, werden Sie mehr bezahlen als nötig.

SAP Lizenzmanagement in der neuen digitalen Welt

Teil I: SAP S/4HANA, Cloud, Indirekte Nutzung: SAP-Kunden stehen weltweit vor großen Veränderungen: Neue Messverfahren und Preismodelle, zum Beispiel zur indirekten Nutzung, die anstehende Migration zu SAP S/4HANA, die Einführung zahlreicher neuer SAP-Cloud-Produkte und die Unsicherheiten zwischen der nutzungsbasierten und berechtigungsbasierten User-Lizenzierung katapultieren den SAP-Kunden mitten in ein Lizenzierungs-Labyrinth. Dieses Whitepaper zeigt Ihnen hilfreiche Lösungsansätze für die neuen Herausforderungen im SAP Lizenzmanagement.

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Mythen der LAW-Messung

An der LAW führt kein Weg vorbei: Jedes Jahr müssen die SAP-Kunden Ihre Nutzungsdaten über USMM erfassen. Anschließend müssen sie konsolidiert und dann mit der LAW übermittelt werden, um ihre Compliance bei der Lizenzierung überprüfen zu lassen. Bevor Sie die Daten übermitteln, sollten Sie bedenken, dass die LAW nicht zu 100 % präzise arbeitet.

  • Spezielle Vertragsbedingungen werden nicht einheitlich erfasst. Die von Ihnen ausgehandelten Sonderbedingungen könnten unter Umständen nicht berücksichtigt werden.
  • Sie schließt bei der Abrechnung keine redundanten oder nicht genutzten Lizenzen aus – weder bei ungenutzten Named-User-Lizenzen noch bei nicht installierten Engines.
  • Die Daten werden häufig nur ungenau aus älteren Software-Versionen ausgelesen.
  • Ende 2018 werden die Preise für Lizenzberechtigungen erfasset und zugewiesen – und nicht die tatsächliche Nutzung.
  • Sie wendet neuere Metriken und Preismodelle an - obwohl Ihr Vertrag Sie unter Umständen zur Nutzung älterer Metriken berechtigt, weil sie in Anbetracht Ihrer Nutzungssituation weniger kostspielig sind.

Die SAP-Lizenzrollen sind schwer zu ändern, nachdem sie an LAW übertragen wurden. Wenn überlizensierte Daten von LAW berechnet werden, dann war es das – Sie sind auf diese Preise festgelegt. Vor der Übermittlung an die LAW kann ein SAM-Tool die ungenutzten oder redundanten Lizenzen herausfiltern. Das Tool analysiert Ihre Nutzung, um weniger kostspielige Lizenzen zuzuweisen und Ihren Vertrag bei seiner Analyse als Suchkriterium zu verwenden. So werden bisher übersehene Vorteile ermittelt. Diese optimierten Datenanalyse-Regeln können anschließend vom SAM-Tool an Ihre SAP-Systeme übertragen und auf den nächsten LAW-Bericht angewandt werden. Das sorgt für mehr Transparenz zwischen Ihrem Unternehmen und SAP – und reduziert die Kosten für Ihr Unternehmen.

Lesen Sie unseren Blog über LAW 2.0

Ist es zu spät, um meine SAP-Lizenzen zu kontrollieren?

Nein! Wenn Sie der Meinung sind, dass die SAP-Lizenzierung viel zu kompliziert ist, dann sind Sie damit nicht allein. SAP Software Asset Management-Tools und Fachkenntnisse können Ihnen helfen, wenn es darum geht, einen Audit durchzuführen, einen Vertrag neu zu verhandeln oder die ständig steigenden Kosten zu senken.

Was bringt mir das?

  • Sparen Sie durchschnittlich 10 % bei der SAP-Lizenzierung.
  • Erzielen Sie eine Kapitalrendite in weniger als einem Jahr.
  • Verringern Sie Ihre Antwortzeit bei jährlichen Selbstaudits um 10 %.
  • Sparen Sie 33 % mehr Zeit durch Automatisierung.

6 Gründe, das SAM im Hinblick auf SAP nicht allein anzugehen

Die Selbstaudits und Vollaudits von SAP sind streng

Sie erhalten ein Schreiben von SAP, in dem ein umfassender Audit oder Ihre erste Frist für die LAW-Datenübermittlung angekündigt wird. Anschließend geht es darum, sich in mühsamer Kleinstarbeit ein Bild von Ihren Vertragsbedingungen, Ihren Lizenzen und der SAP-Preisliste zu machen, während Sie alle erforderlichen Daten zusammentragen. Mit einem SAM-Programm sind Sie immer bestens vorbereitet. Das Tool erfasst die Daten auf schnelle und effiziente Weise und verschafft Ihnen so einen Vorteil in Gesprächen mit SAP. Außerdem speichert ein SAM-Programm Ihre Vertragsregeln und Ergebnisse langfristig ab, damit Sie nur einmal eine Optimierung durchführen müssen.

SAP-Lizenzen können ein echtes Rätsel sein

Die SAP-Lizenzen und Ihr Vertrag sind keine leichte Lektüre. Sie benötigen Geduld und sollten sich in der Rechtssprache auskennen, um die langen, komplexen und häufig langweiligen Texte zu verstehen. Dennoch ist es wichtig, dass Sie mit den Einschränkungen Ihrer Benutzerlizenzen und Ihren Berechtigungen vertraut sind. Ein SAM-Experte kann Ihren Vertrag verstehen. Ein SAM-Tool kann ihn als Maßgabe verwenden, um Ihre Lizenzposition zu optimieren. Bei derart komplexen Sachverhalten wäre alles andere etwa so nützlich wie ein Rechenschieber.

SAP + PCL + SIE = VERWIRRUNG PUR

Die Preis- und Bedingungsliste (Price and Conditions List, PCL) von SAP ist ein komplizierter Mischmasch aus Juristenjargon und Software-Nomenklatur. Diese Mischung lässt viel Raum für Interpretationen und scheint geradezu darauf ausgelegt zu sein , Verwirrung zu stiften. Und gerade wenn Sie glauben, die Preise und Bedingungen einigermaßen verstanden zu haben, werden sie alle drei Monate geändert.

Dabei soll die Liste keineswegs für Verwirrung sorgen. Die zahlreichen Produkte und Services von SAP befinden sich in einem ständigen Wandel. Sie werden kontinuierlich erweitert – und die PCL spiegelt genau das wider. Wenn Sie zusätzliche Lizenzen kaufen müssen, kann Ihnen Fachwissen über die SAP-Lizenzierung dabei helfen, diese zu verstehen. So können Sie sie zu Ihrem Vorteil auslegen. Sie übertragen Ihren gesamten Vertrag beispielsweise nicht von einer alten PLC, die Sie verstehen, in eine neue, die Sie nicht verstehen.

Engine-Metriken sind komplex

Die Engines von SAP sind hochgradig komplex und nur schwer zu messen. Viele verwenden unterschiedliche Zusammenstellungen von Metriken, die von der jeweiligen Nutzung und dem Verwendungszweck abhängen. Das kann die Sache sehr schnell kompliziert machen.

Hier einige der Lizenzmetriken: Pro Kern, pro Gerät, pro Named Device, pro Benutzer, pro Named User, pro Prozessor (CPU-Anzahl), pro Processor Value Unit usw.

Und folgend einige wichtige Geschäftsmetriken: Pro Patient, pro Vertrag, pro Transaktion, pro Umsatz, pro Mitarbeiter, pro Stellenausschreibung usw.

In einer komplexen Software-Umgebung verlieren Sie schnell den Überblick, wie die Nutzung für jede Engine bestimmt wird und wie viele Nutzer mit Berechtigungen auf welche Engines zugreifen. Mit einem effektiven SAM-Tool lassen sich Ihre Engines gewissermaßen „zähmen“, sodass Sie Ihren Gewinn fördern, anstatt horrende Kosten zu verursachen.

Auf hochwertige Daten kommt es an

Je höher die Qualität Ihrer Daten ist, desto eher können Sie sich in Verhandlungen mit SAP auf Ihre Compliance-Position verlassen. Zuverlässige Daten sind wichtig, um zu ermitteln, welche Lizenzen erworben werden sollten, wie viele und welche Nutzungsrechte damit einhergehen. Sie sind erforderlich, um die Lizenzierungsregeln zu Ihren Gunsten anzuwenden. Ohne umfassende und qualitativ hochwertige Daten erhalten Sie unter Umständen LAW-Ergebnisse, mit denen Sie mehr für Lizenzen und nicht benötigte Lizenzen bezahlen.

Sie sind kein Roboter

Durch die Nutzung eines SAM-Programms können Sie viele Ihrer Prozesse automatisieren. Auf diese Weise sparen Sie und Ihr Team jede Menge Zeit. Durch die Automatisierung Ihres Lizenzmanagements gliedern Sie die Wiederverwertung von Lizenzen und das Senken der Kosten in Ihre ganz normalen Abläufe ein.

Sie können Ihre SAP-Lizenzen wie diese Personen verwalten …

Scheckbuch-Susi

Ist der Ansicht, dass sich mit einer Überlizenzierung alle Probleme lösen lassen.

Susi wirft einen Blick in die LAW und zahlt einfach das, was vorgegeben wird – egal, wie teuer es ist. Im nächsten Jahr geht Sie wieder genauso vor. Wenn sie Ihre Daten allerdings mit einem geeigneten Tool analysieren würde, wäre das deutlich kosteneffektiver. So umgehen Sie kostspieligen Überraschungen auf Ihrer SAP-Rechnung.

Dealmacher-David

Kämpft nicht gegen SAP an, sondern findet sich mit der Unsicherheit ab.

David hat mit SAP vereinbart, dass er die Nutzung nicht jedes Mal melden muss. Das kann jedoch zu einer chaotischen Ansammlung von SAP-Lizenzen führen. Verhandeln Sie nicht blindlings mit SAP, wenn Ihnen ein Software Asset Management-Programm genaue Daten über Ihre SAP-Lizenzsituation liefern kann!

Messung-Martin

Führt unzählige Vergleiche durch und sorgt damit für Tabellen-Wirrwarr.

Martin dokumentiert Lizenzen und Messungen in Tabellen, aber im Endeffekt passen die Daten doch nie richtig zusammen. Ihre Zeit ist zu wertvoll für Tabellen, die Ihnen nicht weiterhelfen. Mit einem SAM-Tool können Sie in kürzester Zeit die Compliance-Situation ermitteln, die mit den geringsten Kosten verbunden ist.

… oder Sie optimieren Ihre SAP-Lizenzen mit einem SAM-Programm.

 

Wann ist der richtige Zeitpunkt, um Ihre SAP-Lizenzierung zu optimieren?

Jetzt! – Die Zeit ist immer gut, um Ihre SAP-Lizenzen zu verwalten. SAP aktualisiert seine Preisliste alle drei Monate. Sobald neue Regeln für Berechtigungen, neue Messtools oder eine neue Preisgestaltung für den indirekten Zugriff eingeführt werden, hab Sie neue Möglichkeiten, um Ihre Situation im Hinblick auf SAP zu verbessern. So machen Sie Ihre Kosten vorhersehbar. Wie? – Sie können Expertenservices in Anspruch nehmen, um Ihre Compliance sicherzustellen. Oder Sie starten ein SAM-Projekt schon lange vor Ihrem nächsten Selbstaudit. Sie können die Arbeit selbst übernehmen oder einen SAM-Servicepartner damit beauftragen. Es hängt alles von Ihrer jeweiligen Situation ab:

Jährliches Selbstaudit – Selbst wenn Sie nur ein paar Monate vor der Datenübermittlung an die LAW eine Simulation durchführen, können Sie sich bereits die Einsparungsmöglichkeiten im Hinblick auf Ihre Lizenzen aufzeigen lassen. Nach einer LAW-Überprüfung können die Lizenzrollen nur schwer wieder geändert werden. Aus diesem Grund sollten Sie sie vor der Prüfung mit einem SAM-Tool optimieren.

Audit – Atmen Sie tief durch und denken Sie daran – bei einem Audit geht es SAP nicht nur um die Compliance, sondern auch um das Umsatzwachstum. Wenn SAP also näher auf Ihre Ergebnisse eingehen will, kann ein SAM-Programm Ihnen wertvolle Daten zur Verfügung stellen, mit denen Sie in den Verhandlungen mit SAP selbstbewusst auftreten können. So erreichen Sie eine, für beide Seiten, zufriedenstellende Lösung.

Vertragsneuverhandlung: – Wenn Sie im Umgang mit SAP auf das SAM zurückgreifen, sorgen Sie für mehr Transparenz. So stärken Sie Ihre Position vor einer Vertragsneuverhandlung. Eine Vertragsanalyse ist ein standardmäßiger Bestandteil des SAM, da sie Vorzüge offenlegt, von denen Sie bisher nichts wussten.

S/4HANA-Migration – Named-User-Lizenzrollen lassen sich nur schwer ändern, nachdem Ihre Daten an SAP übermittelt wurden. Wenn Besitzen Sie zu viele Lizenzen, können Sie ihren Bestand mithilfe des SAM optimieren. Sie profitieren anschließend von den Einsparungen. Sobald die Migration von SAP auf S/4HANA abgeschlossen ist, wird sich das Zeitfenster für die Optimierung Ihrer Lizenzen schließen. In diesem Fall ist Ihre Überlizenzierung in Stein gemeißelt.

Warten Sie nicht zu lange mit der Automatisierung! Die Zuweisung von Lizenzen, die Messung von Engines, die Wiederverwendung ungenutzter Lizenzen und die Beseitigung von Duplikaten sind zeitaufwändige Aufgaben. Sie erhöhen das Fehlerpotenzial. Mit einem SAM-Tool lässt sich der SAP-Lizenzmanagementprozess automatisieren und beschleunigen. Außerdem wird das Fehlerpotenzial beseitigt. In einigen Fällen ist es so, als würde man sich am Freitag einen Wecker stellen und pünktlich am Montagmorgen die Ergebnisse in der Hand halten.

Mehr Insider-Wissen über SAP Lizenzmanagement:

So optimieren Sie Ihre SAP-Lizenzen in der Cloud

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Gerichtsurteil SAP vs. Diageo zur „indirekten Nutzung“

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Optimierung von Named-User-Lizenzen

Zu viele Berechtigungen - zu hohe Ausgaben

Problem: SAP wechselt bei den Lizenzmessungen von der Anwendungsnutzung auf Berechtigungen. Der mit Ihren Lizenzen einhergehende Autorisierungsumfang wird größer ausfallen – genau wie Ihre Lizenzkosten –, weil sie darauf basieren, was die Benutzer verwenden könnten und nicht darauf, was sie tatsächlich verwenden.

Möglichkeit: Viele SAP-Nutzer besitzen mehr Berechtigungen, als sie benötigen. Hier können Kosten gespart werden. Die SAM-Technologie kann Ihnen die Lizenzmodelle für Ihre aktuellen Berechtigungen und die aktuelle Nutzung aufzeigen. Anschließend wird ein Vergleich durchgeführt, damit Sie das richtige Modell für Ihre Benutzer und Ihr Budget auswählen.

Die Gefahr der Standardlizenz

Problem: Wenn Sie einem neuen Nutzer keine Lizenzrolle zuweisen, vergibt SAP eine Professional-User-Lizenz. Sie berechtigt zur Nutzung aller Software-Programme von SAP (was gut ist), aber gleichzeitig ist sie auch teuer (was nicht gut ist).

Chance: Ein SAM-Tool zeigt Ihnen die Lücke zwischen der tatsächlichen Nutzung und den zugewiesenen Lizenztypen. Das Tool schließt sie durch die Auswahl einer Lizenz mit ausreichender Abdeckung. Sie zahlen also nur für das, was Sie auch tatsächlich verwenden und können Ihr Budget für Investitionen in anderen Bereichen nutzen.

Wiederverwendung Ihrer SAP Lizenzen

Problem: Vertragspartner kommen und gehen, ohne ihre Lizenzen zu deaktivieren. Mitarbeiter wechseln in eine andere Abteilung und erhalten eine weitere redundante Lizenz. Mitarbeiter scheiden aus Unternehmen aus und hinterlassen Benutzerlizenzen. Die ungenutzten Lizenzen geraten aus dem Blickfeld und häufen sich immer weiter an. Die Wartungskosten steigen dadurch in ungeahnte Höhen.

Chance: Ein SAM-Tool kann diese nicht genutzten, vergessenen Lizenzen wiederverwenden. Dadurch werden Sie in eine kosteneffektive und der Compliance entsprechende Lage versetzt und daran gehindert, mehr Lizenzen zu kaufen, als Sie unbedingt benötigen. Eine Wiederverwendung kommt Ihrer Lizenzumgebung zugute. Und mit einem SAM-Tool, dass die Lizenzen automatisch für Sie zusammenträgt, wird das Ganze zu einem Kinderspiel.

Optimierung Ihrer SAP-Engines

Wer befindet sich innerhalb Ihrer SAP-Systeme?

Problem: Sie können sich Ihre Benutzerlizenz als einen Haustürschlüssel vorstellen. Ihre SAP-Engine ist das dazugehörige Haus. Das bedeutet, dass Sie eine Named-User-Lizenz benötigen, um auf die Anwendung zuzugreifen. Und Sie benötigen eine Engine-Lizenz für die Anwendung an sich. Dies führt zu einem komplexen Durcheinander von Lizenzen.

Chance: Ein SAM-Tool kann das Durcheinander Ihrer User- und Engine-Lizenzen entwirren. Das Tool liefertIhnen ein klares Bild Ihrer SAP-Lizenzumgebung und Compliance. Das ist der erste Schritt in Richtung Transparenz und einer Optimierung Ihrer Lizenzen.

Engine, Engine-Nummer 9, 10, 11, 12 …

Problem: Die Engines von SAP sind hochgradig kompliziert. Für viele gibt es eine ganze Reihe unterschiedlicher Metriken, die sich nach der Nutzung und dem Verwendungszweck richten. Sie reichen also von kompliziert (pro Kern, pro Gerät, pro Named Device) bis hin zu wirklich kompliziert (pro Patient, pro Transaktion, pro Umsatz, pro Stellenausschreibung).

Chance: Aufgrund ihrer komplexen Natur bieten Engines oder Paketlizenzen auch zahlreiche Optimierungsmöglichkeiten. Ein effektives SAM-Tool kann Ihnen durch die automatische Erkennung und Optimierung Ihrer komplizierten Engine-Metriken ungeahnte Einsparungen in diesem Bereich ermöglichen.

Engines für die Langzeitplanung

Problem: Paketlizenzen werden - wie der Name schon sagt - paketweise gekauft. Meist geht es dabei um hunderte Benutzer oder tausende von Prozessen. Das macht die Planung schwierig. Geben Sie lieber zu viel aus und nehmen Sie das Risiko in Kauf, dass eine ganze Reihe von Metriken ungenutzt bleiben wird? Oder geben Sie wenig aus und hoffen darauf, dass Ihre Compliance dennoch gewährleistet ist?

Chance: Das SAM befasst sich mit den Einzelheiten Ihrer Engine-Metriken und Nutzung. SAM führt Querverweise mit einer detaillierten Vertragsanalyse durch und optimiert Ihre Lizenzen. Dadurch erhalten Sie das nötige Wissen, um bessere Lizenzentscheidungen zu treffen, die das zukünftige Wachstum fördern. Außerdem werden Ihre bereits vorhandenen Engine-Lizenzen genutzt, um diese Pläne in die Tat umzusetzen.

SAP Verträge und der richtige Umfang

SAP-Verträge sind keine Strandlektüre. Sie sind äußerst umfangreich und kompliziert. Allerdings sollten Sie Ihren Vertrag in- und auswendig kennen - nur so können Sie Ihre SAP-Lizenzposition optimieren.

Viele Verträge beinhalten nicht nur verschachtelte Formulierungen, sondern auch zahlreiche spezifische Klauseln und Sonderbedingungen. Diese sind im Rahmen von Verhandlungen vereinbart oder aus alten Verträgen in neue Entwürfe übernommen worden. Mithilfe einer detaillierten Vertragsanalyse lassen sich Möglichkeiten für ein kostengünstigeres Selbstaudit oder Vertragsverhandlungen ermitteln. Zum Beispiel:

  • Haben Sie die Berechtigung einer aktiven Neukonfiguration, können Sie Benutzer- und Engine-Lizenzen von einem wenig verwendeten Typ auf einen häufig genutzten Typ ändern - sofern Sie innerhalb der vereinbarten Gesamtmenge bleiben.
  • Einige Verträge erlauben den SAP-Nutzern, Guthaben aus einem vorherigen Vertrag auf einen aktuellen Vertrag zu übertragen.
  • Im Anhang sind häufig spezielle Metriken für Engine-Lizenzen enthalten. In diesem Fall können Sie die LAW-Messung ignorieren und Ihre eigenen übermitteln, zum Beispiel Ihre Umsatzangaben oder Mitarbeiterzahl.
  • Keine Einschränkungen oder Verpflichtungen bei der LAW-Berichterstattung (UDDA, Unlimited During Deployment Agreement)

Hat Ihr Unternehmen ein Unlimited During Deployment Agreement (UDDA) abgeschlossen? Dann könnte Ihnen eine exorbitante Rechnung ins Haus stehen. Die standardmäßige Professional-Named-User-Lizenz von SAP geht mit einer Vielzahl von Berechtigungen und einem hohen Preis einher. Wahrscheinlich besitzen Sie zu viele Lizenzen - und Ihr neuer Vertrag spiegelt das mit einem höheren Ratensatz wider.

Was steht in Ihrem Vertrag? Wenn Sie Ihre Rechte und Verpflichtungen kennen, haben Sie den ersten Schritt bereits getan. Damit sorgen Sie für mehr Transparenz und gleiche Bedingungen in den Verhandlungen mit SAP. Sie sind in der Lage, eine faire Vereinbarung zu erzielen. Eine Vereinbarung, mit der Sie Ihre Software-Ressourcen maximieren und Ihre Kosten gering halten.

10 Schritte zur Optimierung der indirekten Nutzung

Wie Sie lernen, den indirekten Zugriff zu lieben - oder sich zumindest damit abzufinden.:Ein indirekter Zugriff ist dann möglich, wenn eine Verbindung zwischen Ihren Nicht-SAP-Anwendungen und der SAP-Software vorhanden ist. Die Wahrscheinlichkeit eines indirekten Zugriffs steigt mit der Anzahl Ihrer Nicht-SAP-Anwendungen und der Komplexität Ihre IT-Struktur.

Schritt 1: Akzeptieren Sie, dass indirekte Nutzung normal ist.

In der heutigen, von Rechenzentren, Clouds, Apps und Bots, geprägten Welt kommt es häufig zu einem indirekten Zugriff. Im Allgemeinen muss jeder indirekte Zugriff auf SAP lizenziert werden. Aber wie bei so vielen anderen Punkten bei SAP: Es gibt auch hier Grauzonen.

Schritt 2: Erkennen Sie unklare Begriffsdefinitionen

Die indirekte Nutzung Zugriff ist nicht nur schwer von SAP-Kunden und SAP selbst zu erkennen, sondern auch schwierig zu definieren. Wie bei SAP-Lizenzen, den Verträgen sowie den Preisen und Bedingungen gibt es Grauzonen, Ausnahmen und Einschränkungen, die bei der indirekten Nutzung zu beachten sind. Das Gespräch mit einem SAP-Experten kann helfen, diese Grauzonen auszuräumen.

Schritt 3: Sie benötigen keine Lizenz für einen Lesezugriff.

Ohne allzu sehr ins Detail gehen zu wollen, liegt ein statischer Lesezugriff (Indirect Static Read) dann vor, wenn die Daten in eine Richtung fließen – von SAP zu Ihnen. Sie extrahieren die Daten und verändern Sie nicht. Es handelt sich lediglich um eine Übertragung von Daten, wie bei einem Lesezugriff. Dafür ist normalerwiese keine Lizenz erforderlich.

Schritt 4: Sie benötigen nicht immer eine Benutzerlizenz.

Order-to-Cash und Procure-to-Pay sind gängige Szenarien. Szenarien, in denen ein indirekter Zugriff auf SAP-Software verursacht werden kann. In diesem Fall benötigen Sie keine Named-User-Lizenzen, aber unter Umständen Special-Order-Lizenzen.

Schritt 5: Eine Benutzerlizenz pro Benutzer.

Sie müssen jeder SAP-Nutzung, ob mit oder ohne indirektem Zugriff, eine Named-User-Lizenz zuweisen. Jeder Nutzer benötigt in den meisten Fällen nur eine Lizenz mit ausreichendem Umfang. Das war‘s!

Schritt 6: Stellen Sie die doppelte Nutzung von Lizenzen ein.

Bei der indirekten Nutzung entsteht unter Umständen ein anderer Lizenzbedarf, da er über eine externe Anwendung erfolgt. Suchen Sie nach SAP-Lizenzen (die für den direkten Zugriff erstellt wurden) und separaten Lizenzen unter dem gleichen Namen (die für einen indirekten Zugriff erstellt wurden). Wenden Sie anschließend eine Lizenz auf die höchste Berechtigung an, die sowohl für den direkten als auch den indirekten Zugriff erforderlich ist. Oder lassen Sie sich diese Arbeit von einem SAM-Tool abnehmen.

Schritt 7: Kein indirekter Zugriff ist zu trivial.

Werksarbeiter melden sich mithilfe von Software am Arbeitsplatz an und ab. Büromitarbeiter verwenden Software, um Büroklammern zu bestellen. Für diese scheinbar trivialen Aktivitäten sind Named-User-Lizenzen erforderlich, wie zum Beispiel eine kostengünstige Lizenz für Employee Self Service User.

Schritt 8: Kennen Sie Ihre indirekte Nutzung vor SAP

SAP hält nach indirekter Nutzung Ausschau. LAW und USMM zeigen jeden aktiven Lizenztyp an. Die Auditabteilung von SAP ist über Nicht-SAP-Anwendungen informiert, die über eine Schnittstelle indirekt auf SAP-Software zugreifen. Vermeiden Sie die Kosten einer von SAP auferlegten Lizenzierung und untersuchen Sie vorab Ihre indirekte Nutzung.

Schritt 9: Lizenzieren Sie jeden indirekten Zugriff.

Die Ermittlung eines unlizenzierten indirekten Zugriffs schafft Transparenz. Dadurch sind Sie sich der finanziellen Risiken bewusst und können eine Entscheidung treffen. Was Sie nicht wissen, kann Sie teuer zu stehen kommen. SAP ist bekannt dafür, keine Audits hinsichtlich der indirekten Nutzung bei Kunden durchzuführen, wenn sie eine ganze Reihe von Lizenzen erwerben, die eine indirekten Nutzung ganz klar abdecken.

Schritt 10: Zögern Sie nicht, um Unterstützung zu bitten.

SAM-Partner kennen sich mit der SAP-Lizenzierung aus. Sie erkennen das Risiko der indirekten Nutzung und minimieren es. Sie lizenzieren, was lizenziert werden muss, und helfen Ihnen dabei, die Compliance gegenüber SAP sicherzustellen – und nebenbei werden Ihre SAP-Kosten reduziert.

7 Tipps für eine optimale Durchführung Ihres nächsten LAW-Selbstaudits

SAP setzt häufig auf Audits, um seine Lösungen an Bestandskunden zu verkaufen. Ein Audit scheint eine Frage der Compliance zu sein. Dabei handelt es sich hier um eine Verkaufsfrage – Verhandlungen sind also möglich. Je mehr Sie über Ihre SAP-Lizenzsituation in Erfahrung bringen und je schneller das geschieht, desto mehr stärken Sie Ihre Verhandlungsposition.

Wenn Sie einem Audit (oder Selbstaudit) gegenüberstehen, sollten Sie einige Dinge im Hinterkopf behalten:

  • 1. Ergreifen Sie die Initiative und antworten Sie umgehend.
    Das zeigt SAP, dass Sie optimal auf den Audit vorbereitet sind.
  • 2. Planen Sie ausreichend Zeit für die Überprüfung ein.
    Bitten Sie um genügend Zeit, um Ihre Daten vor der Übermittlung sorgfältig zusammenzutragen und zu analysieren. Eine gute Analyse braucht Zeit – SAP weiß das auch.
  • 3. Holen Sie sich fachmännische Unterstützung.
    SAM-Anbieter wie Aspera, beschäftigen Experten, die sich bestens mit der SAP-Lizenzierung, den Verträgen und Audits auskennen.
  • 4. Lesen Sie sich Ihren Vertrag durch.
    Und zwar gründlich. Im Grunde sollten Sie ihn nicht nur lesen, sondern ihn auch gleich analysieren. Machen Sie sich mit Ihren Rechten vertraut. Achten Sie auf Sonderbedingungen, die Sie bei Ihren Messungen unterstützen können.
  • 5. Sammeln Sie Ihre Daten.
    Sie sind zur Verwendung der SAP-Messtools, wie LAW oder USMM, verpflichtet. Dennoch können Sie mit einem SAM-Tool näher ins Detail gehen. Ein solches Tool ermöglicht Ihnen das Zusammentragen der Daten zu Ihrer Lizenznutzung. Nutzt Sie Ihren Vertrag als Suchkriterium, um eventuelle Vorteile zu ermitteln.
  • 6. Optimieren Sie Ihre Lizenzen.
    Löschen Sie inaktive Benutzer. Stimmen Sie die Lizenzberechtigungen mit der tatsächlichen Nutzung ab. Das lässt sich mit einem SAM-Tool bewerkstelligen. Auf diese Weise stärken Sie Ihre Position im Rahmen eines Audits. Viele SAP-Kunden verwenden die, durch die optimierten Lizenzen erzielten, Einsparungen für die Deckung unerwarteter Kosten, die durch einen Audit entstehen.
  • 7. Keine Zeit?
    Mithilfe einer Rapid Vendor Analysis können Sie sich in nur wenigen Wochen einen groben Überblick über Ihre Lizenzposition verschaffen. Mit den dadurch gewonnenen Erkenntnissen können Sie sich einen Vorteil in den Verhandlungen verschaffen.

8 Vorteile eines SAP-Lizenzmanagement-Tools

1. Sparen Sie Kosten – lassen Sie sich nicht von SAP überrumpeln.

Im Rahmen einer erweiterten Simulation Ihrer SAP-Lizenzsituation wird Ihnen genau aufgezeigt, was Sie verwenden und was Sie benötigen. Dadurch sind Sie in der Lage, schon von Beginn an die richtigen Lizenzen zu erwerben, Wartungsgebühren zu sparen und die Compliance sicherzustellen. Mithilfe dieser Informationen können Ihre SAP-Lizenzierungskosten durchschnittlich um 10 % gesenkt werden.

2. Sparen Sie Zeit bei Ihrer LAW-Überprüfung.

Die LAW-Übermittlungen an SAP lassen deutlich einfacher und schneller durchführen: Organisieren Sie ihre SAP Lizenzen und optimieren Sie Ihre SAM Prozesse. So können Sie auf alle Informationen zugreifen und sind bestens über Ihre Compliance informiert. Sie wissen Sie auch, wie Sie die Lizenzierungsregeln zu Ihren Gunsten anwenden können. Das Gleiche gilt auch für die Durchführung von Audits.

3. Transparenz ermöglicht ein sicheres Auftreten in Verhandlungen.

Die SAM-Tools liefern Ihnen mehr Informationen über Ihre SAP-Lizenzen, als SAP Ihnen über die LAW bereitstellt. Wenn Sie diese Informationen mit einer optimierten Lizenzposition kombinieren, sorgen Sie für mehr Transparenz. Dadurch können Sie in Verhandlungen sicherer auftreten und eine bessere Vereinbarung mit SAP aushandeln.

4. Verschaffen Sie sich ein Bild Ihrer Compliance.

Greifen Sie bei Ihrer SAP-Software auf ein SAM-Programm zurück. Dann können Sie:

  • Sicherstellen, dass Ihre Engine-Lizenzen unter den vertraglich vereinbarten Grenzwerten liegen.
  • Auf unlizenzierte indirekte Zugriffe achten und vorbeugende Maßnahmen ergreifen.
  • In den Verhandlungen mit SAP für ein hohes Maß an Transparenz sorgen.
  • Zeit und SAP-Lizenzierungskosten sparen.

5. Stellen Sie eine bessere Verwaltung Ihrer SAP-Investition sicher.

Die SAP-Software ist derart eng mit den täglichen Geschäftsabläufen der meisten Unternehmen verwoben, dass es verlockend erscheint, die hohen damit verbundenen Kosten widerwillig hinzunehmen. Verschaffen Sie sich ein klares Bild Ihrer SAP-Lizenzen und -Verträge und holen Sie das Beste aus Ihrer SAP-Investition heraus.

6. Automatisierung: Gehen Sie schnell, flexibel und korrekt vor.

Die Automatisierung Ihrer SAM-Prozesse für Ihre SAP-Lizenzen hält folgende Vorteile bereit:

  • Erstellung von Meldungen zu einer übermäßigen Nutzung oder Nichteinhaltung der Compliance-Vorgaben.
  • Ermittlung von indirekten Zugriffen, damit diese korrekt lizenziert werden können.
  • Darlegung von Optimierungsmöglichkeiten für Ihre Named-User- und Engine-Lizenzen.
  • Wiederverwendung von ungenutzten oder redundanten Benutzerlizenzen.
  • Vermeidung von Fehler, die durch mühsame manuelle Einträge und Tabellen entstehen können.

7. Entwickeln Sie eine Strategie.

Software Asset Management gewährt Ihnen transparente Einblicke in Ihre aktuellen und vergangenen SAP-Softwareanforderungen. Diese wertvollen Einblicke tragen dazu bei, Ihre SAP-Softwareumgebung zu formen. Dadurch sind Sie in der Lage, mit mehr Sicherheit zu planen und die mit dem SAM erzielten Einsparungen für zukünftige Investitionen zu nutzen. Treffen Sie bessere und langfristige Vertragsentscheidungen. Senken Sie die Lizenzkosten. Vermeiden Sie indirekte Zugriffe und entwickeln Sie Strategien, die für eine höhere Agilität und Flexibilität in Ihrem SAP-Umfeld sorgen.

8. Bereiten Sie sich auf die Zukunft von SAP vor.

Wenn SAP damit beginnt, auf S/4HANA umzusteigen und neue Regeln für den indirekten Zugriff einzuführen, wird das SAM Ihnen dabei helfen, sich optimal auf die anstehende Migration vorzubereiten. Durch die Optimierung Ihrer Lizenzen werden die Kosten gesenkt, bevor Sie an einen neuen Vertrag gebunden werden. Dank des klaren und umfassenden Überblicks über Ihre SAP-Lizenzen und die Engine-Metriken haben Sie einen klaren Überblick, was Sie derzeit verwenden und was Sie später benötigen werden.

Hier finden Sie weiterführende Informationen zum Thema SAP Lizenzmanagement:

Straßenbaubehörde spart bei SAP

Die Straßenbaubehörde Közút erzielte mit Rapid Vendor Analysis for SAP eine klare Übersicht der Lizenzposition, optimisierte SAM-Prozesse und signifikante Kostenreduzierungen.

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SAP-Lizenzmanagement in der neuen digitalen Welt

Die SAP-Welt verändert sich: Neue Messverfahren und Preismodelle, z. B. zur indirekten Nutzung, SAP S/4HANA, neue Cloud-Produkte und vieles mehr. Die Lösungsansätze finden Sie hier.

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SAPs Übergang zur LAW 2.0: Bleiben Sie compliant!

SAP hat eine aktualisierte Version seines obligatorischen Vermessungstools LAW vorgestellt. Finden Sie heraus, was Sie bei der Migration zu LAW 2.0 wissen sollten. Stellen Sie Ihre SAP-Compliance sicher!

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