10 Argumente, mit denen Sie Ihren Chef von den Vorteilen überzeugen, die SAM für SAP bietet

Sie wissen, dass Ihr Unternehmen eine Software Asset Management (SAM)-Strategie für seine SAP-Lizenzen benötigt, aber wie steht es mit den Entscheidungsträgern?

Vielen Stakeholdern, die sich nur sporadisch mit SAP-Lizenzierung befassen, könnte diese Problematik im Vergleich zu anderen Prioritäten als unwichtig erscheinen.

Daher haben wir im Folgenden einige Argumente zusammengetragen, mit denen Sie Ihre Entscheidungsträger und Stakeholder davon überzeugen können, dass es sich beim Umgang mit SAP wirklich lohnt, SAM zu betreiben. Bringen Sie die Argumente in einem Meeting zur Sprache, schreiben Sie ein Memo, greifen Sie bei Gesprächen am Wasserspender darauf zurück und wiederholen Sie sie gebetsmühlenartig bei Ihren Vorgesetzten.

Kurz: Sie können diese Punkte immer anführen, wenn sich die Gelegenheit bietet.

(1) „Wir können kostengünstige Lizenzen erwerben und dadurch die Wartungskosten senken.“

Sie können sicher sein, dass die folgende Aussage voll und ganz zutrifft: „Unser SAP-Lizenzpool beinhaltet zu viele Berechtigungen. Also haben wir die Möglichkeit, erhebliche Einsparungen zu erzielen.“ Und so können Sie es erklären:

In der Regel zahlen wir mehr als nötig an SAP

Die Professional-User-Lizenz ist die Standardlizenz von SAP, insofern keine andere zugewiesen wurde. Sie ist auch mit den höchsten Kosten verbunden. Es gibt andere Lizenztypen, die kostengünstiger und mit weniger Berechtigungen verbunden sind, aber man muss mit den Anforderungen des Benutzers vertraut sein, um die richtige Lizenz zuzuweisen.

Wir zahlen mehr, weil uns der Überblick fehlt

Ohne klare Informationen zur Nutzung und über die Lizenztypen für tausende Benutzer ist die Verwendung von Tabellen mehr als mühselig und zeitaufwändig. Mithilfe eines SAM-Tools für SAP können Sie verborgene Einsparungspotenziale aufdecken und die kostspieligen Lücken schließen, die zwischen den aktuellen Berechtigungen und der tatsächlichen Nutzung klaffen. Außerdem werden die richtigen Lizenztypen sofort automatisch zurück an das SAP-System übermittelt. Das spart Zeit, sorgt für höhere Effizienz und wirkt sich positiv auf den Gewinn aus.

Wir weisen immer die richtige Lizenz zu – in kürzerer Zeit

Viele Benutzer benötigen einen Großteil der Berechtigungen gar nicht, die mit einer Professional-User-Lizenz verbunden sind. Aus diesem Grund vergleicht ein SAM-Tool den SAP-Lizenztyp automatisch mit der tatsächlichen Nutzung des Benutzers, damit Ihr Unternehmen schnell und einfach die richtigen Lizenzen erwerben und zuweisen kann. Durch die Automatisierung lässt sich außerdem verhindern, dass standardmäßig die Professional-User-Lizenz zugewiesen wird.

Expertentipp: Die Anschaffung eines SAM-Tools amortisiert sich in vielen Fällen bereits innerhalb des ersten Jahres. Aspera wird Ihnen dabei helfen, Kosten und ROI von SAM für Ihre SAP-Lizenzsituation abzuschätzen. So können Sie diesen Punkt mit konkreten Zahlen untermauern.

Nehmen Sie Kontakt auf!

(2) „Ein SAM-Partner hilft uns dabei, die Lizenzierungsregeln zu verstehen und erfolgreicher mit SAP zu verhandeln.“

Die Preis- und Konditionenliste von SAP ist nicht immer eindeutig und lässt, wie viele SAP-Verträge, Spielraum für Interpretationen. Ohne ein klares Verständnis der Lizenzierungsregeln, umfangreiche Kenntnisse der SAP-Verträge und einen vollständigen Überblick über Ihre SAP-Nutzung sind Sie in den Verhandlungen mit SAP im Nachteil.

Sie können SAP natürlich die Behauptung aufstellen lassen, dass Sie gemäß der Auslegung der Regeln durch SAP nicht über ausreichend Lizenzen verfügen. In diesem Fall wird Ihr Unternehmen allerdings noch mehr Lizenzen erwerben müssen. Und zwar jedes Jahr. Kommt Ihnen das bekannt vor?

Ein SAM-Partner, der mit der SAP-Lizenzierung vertraut ist, kann Ihnen helfen, Ihre SAP-Verträge besser zu verstehen. Außerdem kann er die Forderungen von SAP im Vorfeld ermitteln und Ratschläge zu den Maßnahmen erteilen, die zu ergreifen sind, um auf Augenhöhe verhandeln zu können. Dadurch können Sie einen Vertrag abschließen, der die besten Konditionen für Ihr Unternehmen enthält.

(3) „Wir lassen uns große Einsparungen entgehen, weil unsere ungenutzten und unsachgemäß verwendeten SAP-Lizenzen zu schwer zu erfassen sind.“

Mitarbeiter kommen und gehen. Rollen verändern sich. Vertragspartner stoßen dazu, gehen wieder eigene Wege und nehmen die Zusammenarbeit unter Umständen irgendwann wieder auf. Die Nutzung der SAP-Systeme ist kontinuierlichen Veränderungen unterworfen. Sie müssen die Veränderungen innerhalb Ihres Lizenzpools daher stets überwachen, um sicherzustellen, dass sich nicht zu viele ungenutzte Lizenzen ansammeln, die für immer höhere Wartungskosten sorgen.

Wenn Sie Ihre Lizenznutzung manuell mithilfe von Tabellen erfassen, ist das in etwa so, als würden Sie an einem Strand mit Ihren bloßen Händen nach einem vergrabenen Schatz suchen. Ein SAM-Tool ist hingegen wie ein Metalldetektor, mit dem Sie die verborgenen Einsparungen, die im Hinblick auf Ihre SAP-Lizenzen erzielt werden können, in kürzester Zeit ausfindig machen. Und so können Sie es erklären:

Identifizieren Sie eines Ihrer größten Produktionssysteme, in dem Ihres Wissens nach viele SAP-Nutzer aktiv sind

Werfen Sie einen Blick auf die SAP-Nutzer in diesem System und finden Sie heraus (bei Bedarf über die Personalabteilung), wie viele dieser Nutzer noch für Ihr Unternehmen tätig sind und wie viele von ihnen ihre Rolle innerhalb des Unternehmens im letzten Jahr gewechselt haben.

Zum Beispiel:

  • Das Produktionssystem ERP_100 weist 500 SAP-Nutzer auf.
  • 15 dieser Benutzer sind nicht länger für das Unternehmen tätig.
  • 85 Benutzer haben ihre Rolle und Aktivitäten in diesem System im letzten Jahr gewechselt (z. B. Versetzung in andere Rollen oder Abteilungen).

15 + 85 = 100 Nutzer, die lizenziert sind, obwohl sie es gar nicht sein müssten oder einen geringeren Lizenzbedarf als vorher haben.

In Ihrem Unternehmen finden sich mit Sicherheit zahlreiche Beispiele für derartige Situationen. Wählen Sie die häufigsten Beispiele aus und ermitteln Sie, wie viele Nutzer im Durchschnitt über unnötige Lizenzen verfügen.

Stellen Sie jetzt die Verbindung zu den Lizenzierungskosten her

Sie können die Lizenzierungskosten ermitteln, indem Sie die jedem Nutzer zugewiesenen Lizenzen überprüfen oder die gesamten Lizenzierungskosten für ein System durch die Anzahl der Nutzer teilen, um die durchschnittlichen Kosten pro Nutzer zu ermitteln.

Wenn sich diese Zahl nicht ermitteln lässt, können Sie anführen, dass die meisten Unternehmen erfahrungsgemäß im Durchschnitt 1.000 € pro SAP-Nutzer ausgeben.

Anschließend können Sie entweder die einzelnen individuellen Lizenzkosten zusammenrechnen oder Ihren Durchschnittswert mit der Anzahl der Nutzer mit unnötigen oder falschen Lizenzen multiplizieren. Die meisten Unternehmen finden mithilfe dieser Methode heraus, dass über 10 Prozent Ihrer SAP-Benutzerlizenzen nicht verwendet werden oder eigentlich ein geringerer Lizenzbedarf vorliegt.

Diese verborgenen Einsparungspotenziale können Sie mit dem SAM-Tool ausfindig machen. So können Sie Ihrem Unternehmen einen Schätzwert dafür liefern, wie viel sich durch die Beseitigung von unnötigen Lizenzen einsparen lässt. In der Regel ist das ein beeindruckender Betrag, der sich nur erreichen lässt, wenn Sie beim Umgang mit SAP auf SAM zurückgreifen.

Ihr Unternehmen besitzt ungenutzte Lizenzen, die wiederverwendet werden können

Es ist schlichtweg unrealistisch, dass eine einzelne Person tausende von Benutzer im Auge behalten kann, die sich noch dazu täglich ändern. Mithilfe eines SAM-Tools können Sie diese Änderungen jedoch problemlos erfassen. Anstatt mehr Lizenzen kaufen zu müssen, können Sie also einfach jene verwenden, für die Sie bereits bezahlt haben. Eine Wiederverwendung kommt Ihrer Lizenzumgebung und dem Gewinn Ihres Unternehmens zugute.

Expertentipp: Aspera wird Ihnen dabei helfen, die Kosten und den ROI des SAM für Ihre SAP-Lizenzsituation abzuschätzen. Dadurch können Sie diesen Punkt mit genauen Zahlen untermauern.

Nehmen Sie Kontakt auf!

(4) „Ein SAM-Partner hilft uns dabei, aus der Preis- und Konditionenliste von SAP schlau zu werden – mit diesem Wissen können wir unsere IT-Kosten senken.“

SAP veröffentlicht alle drei Monate eine Liste mit neuen Preisen und Bedingungen. Wer hat schon die Zeit, sie Zeile für Zeile durchzugehen? Wer soll nach all den Änderungen suchen, die sich auf Ihr Unternehmen auswirken könnten?

Wenn Sie mehr Lizenzen erwerben oder Ihren Lizenzpool optimieren wollen, sollten Sie die Antworten auf folgende Fragen parat haben: Welche Lizenzmetriken haben sich geändert? Gibt es neue Lizenzmetriken? Sollten Sie zu einer anderen wechseln? Wird sich das als günstiger herausstellen?

Ein SAM-Partner kann auf SAP-Experten zurückgreifen, die die meisten dieser Fragen für Sie beantworten können. Es ist ihre Aufgabe, mit allen Details und Feinheiten der PKL vertraut zu sein, um Ihnen das Leben zu erleichtern und eine bessere Entscheidungsfindung zu ermöglichen.

(5) „Wenn wir uns auf SAP-Vermessungstools verlassen, werden wir mehr als nötig bezahlen.“

Haben Sie schon bemerkt, dass die Audit-Tools von SAP-Tools, wie die LAW, nicht Ihre tatsächliche Lizenzsituation erfassen und Sie in vielen Fällen zusätzliche Lizenzen benötigen? Das liegt daran, dass die Audit-Tools von SAP in erster Linie Vertriebswerkzeuge sind.

Außerdem sind sie ungenau und liefern häufig viel zu hoch angesetzte Ergebnisse, weil die Nutzer-Zusammenfassung nicht funktioniert oder die kundenspezifischen Lizenztypen bei der Lizenzkonsolidierung nicht korrekt berücksichtigt werden. Die manuelle Bereinigung Ihres Systems ist zeitaufwändig und mit einer hohen Fehleranfälligkeit verbunden.

Ein SAM-Tool vermittelt Ihnen hingegen einen klaren Überblick Ihrer SAP-Lizenzsituation und schlägt objektive Maßnahmen vor, mit denen sich die Lizenzbedingungen zu Ihrem Vorteil auslegen lassen. Es handelt sich gewissermaßen um eine zweite Meinung, auf die Sie nicht verzichten sollten.

(6) „Die Audit-Tools von SAP dienen als Vertriebswerkzeuge, daher werden wir nie vollständig compliant sein. Wenn wir jedoch auf SAM zurückgreifen, können wir diesem Ziel näherkommen und gleichzeitig Kosten sparen.“

Vollständige Compliance kann im Grunde nicht erreicht werden. Die SAP-Verträge, die Preis- und Konditionenliste und die Lizenzbeschreibungen sind so vage gehalten, dass sich Compliance-Vorgaben nur schwer einhalten lassen.

Um auf der sicheren Seite zu sein, legen viele Unternehmen einen großen Lizenzbestand an, den Sie gar nicht benötigen. Wenn sie sich Ihren Weg zur Compliance „erkaufen“, gewährt SAP häufig großzügige Rabatte auf den Kauf der überschüssigen Lizenzen. Dadurch wird ihnen das Gefühl vermittelt, dass Sie von einem guten Angebot profitieren.

Mit einer SAM-Strategie erhalten Sie einen vollständigen Überblick in Ihre SAP-Lizenzsituation. Auf diese Weise kaufen Sie nur das, was Sie wirklich benötigen, und nicht das, was SAP Ihnen vorschreibt. Und Ihr SAM-Tool trägt dazu bei, den Prozess noch reibungsloser zu gestalten. Und so können Sie es erklären:

Ich habe wochenlang an der jährlichen Überprüfung gearbeitet

Multiplizieren Sie die Arbeitstage, die Sie an der jährlichen Überprüfung gearbeitet habenmit Ihrem täglichen Gehalt. Genau so viel kostet es Ihr Unternehmen, die SAP-Lizenzen mithilfe der aktuellen Methode zu verwalten.

Zum Beispiel:

  • Das Jahresgehalt beträgt 50.000 €.
  • Durchschnittlich 220 Arbeitstage pro Jahr = ~230 € pro Tag
  • Die mit der jährlichen Überprüfung verbundene Arbeitszeit beläuft sich auf 2 Monate oder 42 Arbeitstage.

42 Tage x 230 € = ~10.000 € pro jährlicher Überprüfung/pro Person

Da Sie mit Sicherheit nicht die einzige Person sind, die an der Überprüfung arbeitet, sollten Sie diese Rechnung auch für all Ihre Kollegen durchführen. Rechnen Sie die Kosten anschließend zusammen.

Zu guter Letzt können Sie noch ein sehr überzeugendes Argument anbringen: Diese Kosten fallen jedes Mal an, wenn Ihr Unternehmen die Überprüfung durchführt. Sie können also in kurzer Zeit ungeahnte Höhen erreichen.

Wir können den Zeitaufwand halbieren

Mit einem automatisierten SAM-Tool kann der für Sie entstehende Zeitaufwand um 75 bis 90 Prozent gesenkt werden. Sobald der gesamte Vermessungsprozess implementiert wurde, kann er automatisiert und sogar auf ein Wochenende gelegt werden. So viel würde es kosten, wenn Sie beim Umgang mit SAP auf ein SAM-Tool zurückgreifen.

Ziehen Sie die Kosten für den neuen Zeitaufwand mit einem SAM-Tool anschließend von Ihren obenstehenden Gesamtkosten ab.

So viel wird Ihr Unternehmen jedes Mal einsparen, wenn Sie die jährliche Überprüfung durchführen. Dies ist gleichzeitig auch der Wert, den die gesteigerte Effizienz mit sich bringt. Durch diese Effizienzsteigerung wird die Produktivität Ihrer Abteilung gesteigert. Es wird mehr Zeit auf Nachbereitungsarbeiten verwendet, die Ihrer Abteilung dabei helfen, einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen.

(7) „Die indirekte Nutzung ist ein nicht vorhersehbares Lizenzierungsproblem, das hohe Kosten verursachen kann. Mit einem SAM-Partner könnten wir Einsparungen in Millionenhöhe erzielen.“

Die indirekte Nutzung lässt sich mithilfe der SAP-Vermessungstools (USMM/LAW) nicht erfassen. Kunden müssen SAP daher über ihre eigenen Lizenzanforderungen informieren. Allerdings gibt es im Hinblick auf die indirekte Nutzung so viele Ausnahmen zu beachten, dass nicht immer klar ist, was eigentlich darunter zu verstehen ist. Angesichts der zum Teil unklaren Situation ist die Unterstützung eines SAM-Partner erforderlich, der ein umfangreiches Fachwissen über die SAP-Lizenzierung besitzt. Der SAM-Partner kann die Lizenzierung analysieren und besitzt umfassende Kenntnisse darüber, was SAP unter Berücksichtigung des Interpretationsspielraums zulassen wird und was nicht.

Die erforderlichen Lizenztypen können, je nach Nutzung, aufgrund der Schnittstellen und externen Anwendungen nicht einmal auf manuelle Weise bestimmt werden. Es ist eine sehr komplexe Angelegenheit. Diese Komplexität macht den Einsatz eines SAM-Tools erforderlich, das für diese Komplexität gewappnet ist, damit Sie genaue Ergebnisse erhalten.

(8) „Wenn wir zu den neuen Vorgaben für die indirekte Nutzung wechseln, sollten wir zunächst einen SAM-Partner konsultieren, um für mehr Transparenz zu sorgen und die Anforderungen zu verstehen.“

Auch bei dem neuen für die indirekte Nutzung vorgesehenen Preismodell von SAP hat sich die damit verbundene Voraussetzung für eine zusätzliche Lizenz nicht geändert. Eine Änderung besteht jedoch darin, dass SAP die erstellten Dokumente zählt, die auf indirekte Benutzer zurückzuführen sind.

Sie müssen selbst entscheiden, ob das neue oder das alte Lizenzmodell gut für Ihr Unternehmen ist. Im Hinblick auf die Transparenz können Sie sich derzeit allerdings nicht auf die SAP-Vermessungstools verlassen, denn diese erfassen nur die Nutzung und nicht die erstellten Dokumente. Sie benötigen ein externes Tool, um unterschiedliche Szenarien zu analysieren. Das ist die einzige Möglichkeit, um Vergleiche zwischen den Lizenzmodellen anzustellen und zu einer strategischen Entscheidung zu gelangen.

(9) „Durch die Nutzung von SAP-Cloud-Services wird unsere Lizenzierungssituation noch komplizierter und teurer. Wenn wir SAM einsetzen, lassen sich diese Kosten kontrollieren.“

Die neuen Cloud-Services von SAP bieten Ihrem Unternehmen großartige Möglichkeiten. Aber durch ihre Lizenzmodelle nimmt auch die Komplexität der SAP-Systemumgebungen und -Lizenzierung zu. Die Integration von oder der Wechsel zu Cloud-Technologie ist ein hochgradig komplexes Verfahren. Die beste Strategie für die Kontrolle der laufenden Kosten besteht darin, verschiedene verbrauchsbasierte Modelle im Blick zu behalten und nach Optimierungsmöglichkeiten zu suchen. Sie benötigen einen absoluten transparenten Überblick über aktuelle Kosten, Lizenzvolumen und die tatsächliche Nutzung. SAP unterstützt seine Kunden bei diesem Problem nur teilweise. Daher ist es unerlässlich, eine unabhängige SAM-Lösung zu implementieren, um vollständige Transparenz zu erhalten.

Ihre Lösung muss in der Lage sein, die traditionellen On-Premise-Lizenzmodelle mit den immer dynamischeren Cloud-Szenarien zu integrieren. Die Lösung muss alle unterschiedlichen Nutzungsrechte erkennen, die mit den Preisen und Bedingungen einhergehen, und Sie auf potenzielle Einsparungen hinweisen. Diese anspruchsvolle Anforderung lässt sich beim besten Willen nicht auf manuelle Weise mit von Tabellen erfüllen.

(10) „Wir könnten vor der Migration zu S/4HANA Geld sparen, bevor wir in den neuen Verträgen festsitzen.“

Selbst wenn Sie keines der Cloud-Produkte von SAP in Betracht ziehen, müssen alle SAP-Kunden letztendlich doch irgendwann zu S/4HANA migrieren. Bei S/4HANA handelt es sich um die neue integrierte ERP-Plattform (Enterprise Resource Planning) von SAP.

Durch die Optimierung Ihrer SAP-Lizenzen können Sie vor der Migration Kosten einsparen und sich einen neuen S/4HANA-Vertrag sichern, mit dem sich langfristige Einsparungen erzielen lassen. Mithilfe des SAM erhalten Sie außerdem einen eindeutigen und umfassenden Überblick über Ihre SAP-Lizenzen und Engine-Metriken, damit Sie bei der Migration die richtigen Lizenzen auswählen.

Abhängig vom Kunden kann es unter Umständen auch möglich sein, die mithilfe der optimierten Lizenzen eingesparten Kosten Ihrem neuen S/4HANA-Vertrag als Guthaben anzurechnen.

Expertentipp: Gehen Sie das nicht allein an. Aspera kann Ihnen dabei helfen, Kosten und ROI von SAM für Ihre SAP-Lizenzsituation abzuschätzen. Doch überzeugen Sie zunächst Ihre Stakeholder!

Nehmen Sie Kontakt auf!