May 29, 2019

3 raisons de revoir votre position de conformité Microsoft

Entre les menaces d'audit logiciels, les ajustements et les renouvellements de contrats, le besoin de maîtriser vos licences et vos déploiements Microsoft est constant. Si vous n'êtes toujours pas convaincu, voici 3 scénarios courants pour lesquels savoir où vous en êtes en termes de conformité logicielle peut vous donner une longueur d'avance quand il s'agit de votre relation avec Microsoft.

3 reasons to review your Microsoft compliance position | Aspera Blog

1. Audit de conformité des licences logicielles

Tout client disposant d'une licence en volume Microsoft peut à tout moment faire l’objet d’un audit de conformité logicielle. Les audits Microsoft consistent généralement en un processus de collecte de données long et fastidieux, suivi d'un audit sur site qui peut durer plus d'une semaine. L’aide d’un juriste peut s’avérer nécessaire.

Les audits de conformité étant chronophages et nécessitant des ressources internes, ces dernières ne sont plus disponibles pour remplir leurs tâches habituelles. Vous pouvez toujours tenter de refuser un audit, ce qui peut constituer une violation de contrat selon votre accord sur les licences Microsoft, et pourrait entraîner la perte de vos droits sur les logiciels Microsoft.

Si votre conformité est à jour, il n'y aura pas de surprises lorsque Microsoft se manifestera. Vous aurez également les données en main pour étayer tout litige que vous pourriez avoir à la suite des conclusions de Microsoft.

2. Ajustement ou true-up

L'accord d'entreprise Microsoft (Microsoft’s Enterprise Agreement) vous offre la flexibilité nécessaire pour déployer de nouveaux logiciels sur une période de 3 ans. Cet accord signifie que tous les ans, vous devez évaluer le logiciel déployé au cours de l’année et soumettre les résultats à Microsoft. C'est ce qu'on appelle un true-up qui, selon les résultats qui sont soumis à Microsoft, peut dans certains cas mener à un audit logiciel.

Pour remettre une mise à jour précise, vous avez besoin d'une vue d’ensemble de vos utilisateurs, appareils et logiciels Microsoft déployés. Ce processus peut prendre du temps et nécessiter une expertise pour être compilé. Tout comme les audits logiciels, les true-up peuvent être extrêmement stressants et chronophages si vous n'êtes pas bien préparé.

Connaître votre position de conformité Microsoft avant un ajustement vous donne un accès rapide et facile à des chiffres précis que vous pouvez soumettre à l’éditeur. Idéalement la préparation de la mise à jour devrait commencer 90 jours à l'avance. Cela signifie que 25 % de votre année civile pourrait être consacrée à des activités liées à votre ajustement si vous n'avez pas facilement accès à votre position de conformité Microsoft.

Connaître à l'avance votre position en matière de conformité aux licences Microsoft vous permet d'accéder rapidement et facilement à des chiffres précis que vous pouvez soumettre à Microsoft pour une mise à jour sans douleur et sans dépenses excessives.

3. Renouvellement de contrats logiciels

Le renouvellement de votre contrat d'utilisation de logiciels peut vous permettre de réduire vos dépenses en logiciels Microsoft que vous n'utilisez peut-être pas. Connaître votre position de licence Microsoft au moment du renouvellement d'un contrat offre deux grands avantages :

  • Conformité des licences logicielles
  • Réduction des coûts

Les renouvellements de contrats comprennent souvent de longues négociations avec une pléthore d'ententes parmi lesquelles choisir. Cela peut être un processus écrasant. Avoir une bonne compréhension de votre position de conformité Microsoft est l'outil de négociation ultime puisque vous saurez exactement de quelles licences vous avez besoin et de combien de licences vous avez besoin.

SAVIEZ-VOUS ?

Saviez-vous que 80% de l'évitement des coûts peuvent être trouvés dans les 20% des familles de produits d'un fournisseur de logiciels ?

Alors, quel est le meilleur moment pour revoir votre position en matière de conformité des licences Microsoft ?

Aussi souvent que possible ! Avec les bilans annuels, les renouvellements de contrats logiciels qui demandent beaucoup de préparation et de négociation, et la menace d'audits de licences logicielles imminents, il est important d'avoir toujours une position de conformité à jour de Microsoft à portée de main. Le fait de ne pas connaître la position de votre entreprise en matière de conformité des licences logicielles lorsque vous vous adressez à Microsoft lui donne toute sa puissance, ce qui rend votre entreprise vulnérable financièrement.

Idéalement, vous vérifiez la conformité de votre licence logicielle Microsoft au moins une fois tous les 6 mois. Cependant, cela peut être beaucoup plus facile à dire qu'à faire.

Bénéficiez du support des services de gestion d'actifs logiciels de Microsoft

En l'absence d'un outil SAM dédié ou d'un support spécialisé de gestion des licences logicielles, la génération d'une conformité précise à la licence Microsoft peut épuiser les ressources internes et des résultats précis peuvent s'avérer difficiles. Par exemple, si votre programme de gestion des actifs logiciels est relativement nouveau, ou si votre organisation est plus petite et que vous n'avez ni le budget ni le temps d'implémenter une solution SAM d'entreprise, l'accès à un support expérimenté de gestion des licences Microsoft vous apporte une grande tranquillité d'esprit.

Propulsée par la même technologie que les outils de gestion des licences logicielles d'Aspera, une analyse rapide des fournisseurs est préparée sur mesure pour vous par notre équipe experte de services de gestion des licences. Cette approche économique, légère et rapide pour identifier l'évitement des coûts démontre le retour sur investissement qu'offrent les services de gestion des licences logicielles de Microsoft en donnant à votre entreprise une vue d'ensemble complète de vos coûts de licence Microsoft et des risques de conformité.

Voici quelques façons dont les services de gestion des licences logicielles de Microsoft peuvent vous apporter de la valeur ajoutée :

  • Prise en charge d'un programme SAM moins expérimenté ou d'un nouveau programme SAM
  • Fournit des conseils d'expert si vous n'êtes pas prêt pour un outil SAM
  • Montre la valeur du retour sur investissement de la gestion des actifs logiciels pour les parties prenantes de niveau C
  • Fournit des résultats rapides et fiables - généralement en quelques semaines
  • Pas de temps d'arrêt ni de risque pour la sécurité lors de la mise en œuvre du service


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