fév 02, 2017

Table ronde autour de la gestion des actifs logiciels (SAM), partie III : 8 bonnes pratiques dédiées à l'optimisation

Récemment à Berlin, Aspera GmbH était partenaire Platinum de we.CONECT, une conférence internationale sur la gestion des actifs logiciels qui conjugue colloques et tables rondes. Il s'agit d'un fabuleux lieu de savoir pour les entreprises, les détenteurs de services et les professionnels aux pratiques de gestion des actifs logiciels matures, et les sujets abordés sont tous adaptés à une SAM quotidienne stratégique.

Ce qui suit correspond à la Partie III d'une série d'informations échangées lors d'une discussion sous forme de table ronde avec des professionnels et experts du SAM. Aspera a animé la discussion « Réduction des coûts au sein du centre de données » dont j'étais le modérateur. Vous avez besoin d'une séance de rattrapage ? Lisez la Partie II ici.

Je vais aborder aujourd'hui l'approche pour une optimisation réussie de la gestion des actifs logiciels, jugée pertinente par nos 45 participants à table ronde. Ils ont pris en compte l'ensemble du parc SAM, avec les aspects utilisation, licences et contrats. Parfois, leurs idées tenaient presque du slogan : surtout, ne lâchez pas ! Mais, bien souvent, les conseils professionnels étaient plutôt détaillés. Examinons 8 bonnes pratiques à prendre en considération pour optimiser votre parc SAM. À noter que la liste ci-dessous n'est pas classée dans un ordre précis.

N° 1 – Commencez sans attendre !

Bien souvent, les entreprises préfèrent ne pas se lancer dans l'optimisation SAM, car certains responsables considèrent que les données ou les processus ou encore les entités juridiques ne sont pas suffisamment au point. Bien sûr, une telle situation peut occasionner de vraies limites. Pourtant, notre conseil le plus important reste : lancez-vous dès maintenant.

Il n’y a pas besoin d’attendre que tout soit parfait. Il est aussi préférable d’éviter de chercher à tout faire à la fois. N'attendez pas que l'ensemble de la technologie soit déployée et que tous les contrats figurent dans le système. Il vous suffit de veiller à ce que votre approche soit « suffisamment bonne » pour amorcer la première étape.

Le meilleur moyen d'avancer est d'identifier vos cinq produits logiciels les plus importants et de commencer à gérer leur conformité dès maintenant. Cela vous permettra de découvrir et d'appréhender le potentiel résidant dans vos données et votre processus SAM. Plus important encore : vos parties prenantes et membres d'équipe en prendront également conscience. Sans cela, la gestion des actifs logiciels demeurera un concept obscur que personne ne veut soutenir.

N° 2 – Agissez localement en gardant en tête l’objectif global

Gardez toujours à l'esprit la vue d'ensemble de votre organisation. Cependant vous pouvez démarrer votre optimisation SAM dans un périmètre que vous êtes à même de comprendre et d'influencer ou de contrôler, tel que votre unité opérationnelle ou votre pays. Faites bouger les choses dans cette zone puis mettez en place un processus qui fonctionne. Une fois que vous avez défini un plan directeur, documentez-le, rationalisez-le et déployez-le partout.

Ne restez pas bloqué sur des difficultés du type « données spécifiques manquantes » ou « responsabilités problématiques ». Concentrez-vous sur les bons produits et soyez précis dans la gestion de vos lacunes, là où vous en êtes. Vous pouvez ignorer les imperfections accessoires si vous suivez les grandes lignes de l'optimisation et que vous en comprenez l'impact.

Il se peut qu'un membre de votre équipe vous dise « Je ne peux pas encore me lancer dans l'optimisation, car je ne dispose pas de toutes les données ». Le problème réside par exemple dans le fait que les serveurs du Mexique ne figurent pas dans son inventaire. Mais, en cherchant plus avant, vous vous rendez compte qu'il ne s'agit que de 50 serveurs sur 1 700 au total, à l'échelle d'une entreprise mondiale. Autant pour l'instant en faire abstraction, avancez et revenez sur le sujet ultérieurement. Si vous identifiez 30 % d'économies potentielles, ces services manquants ne les anéantiront pas.

N° 3 – Passez à l'acte

Je mets d’ordinaire en garde contre le fait d'ignorer certains faits et détails. Dans un projet SAM ou l'exécution d'un service SAM est susceptible de bloquer le processus, il y a de nombreux détails et de nombreuses options à prendre en compte. Il convient donc de trouver le juste équilibre et de maîtriser ce risque. Veillez toujours à ne pas trop insister sur les détails. Évitez les discussions procédurales ou techniques sans fin, du type « économies contre évitement des coûts » avec les commerciaux, les membres de l'équipe informatique, le personnel, les responsables des contrats ou la direction générale.

Vous souhaitez que les personnes impliquées soient formées et correctement renseignées, mais vous ne pouvez pas pallier tous les manques, ou former tout le monde à tous les détails souvent déroutants de la gestion des actifs logiciels. À un moment donné, il convient de trancher.

N° 4 – Encouragez la créativité, vous poserez des limites plus tard

Ne démarrez pas un projet d'optimisation en expliquant à votre équipe ce qu'elle ne peut pas faire. Laissez-la réfléchir uniquement à ce qu'elle peut faire. Ne bridez pas sa créativité. Dans un second temps, vous veillerez à l'aspect réaliste de ce qui est proposé.

L'équipe SAM doit être libre d'échafauder ses idées « chimériques » pour le projet d'optimisation. Mais, bien sûr, ce n’est pas elle qui prend les décisions finales. Au moment d'évaluer le coût ou la faisabilité de la proposition, la direction entre en jeu pour passer en revue les informations pertinentes, en particulier si les coûts font l'objet d'un débat sans fin.

Par exemple, au sein d'un centre de données, une raison technique solide peut justifier d'adopter le cloud au détriment de serveurs physiques. L'équipe informatique a besoin de plus d'espace de stockage, mais ne veut pas de tout ce matériel en interne. En tant que responsable SAM, vous souhaitez éviter une situation hybride, mais vous ne posez pas cette limite pour le projet. Au moment où l'équipe calcule et présente tous les coûts, vous pourriez être surpris de constater que le cloud coûte 4 fois plus cher que le prix actuel, contre 3 fois pour la solution hybride. C'est à ce stade seulement que la direction peut décider si l'un ou l'autre investissement est raisonnable et si le changement est pertinent pour l'entreprise.

N° 5 – Identifiez vos alliés en interne

Il vous faut des défenseurs et des supporters pour vos initiatives SAM au sein de votre organisation. Mais inutile de convaincre tout le monde ! Identifiez les influenceurs qui soutiendront vos idées. Réfléchissez de manière stratégique aux personnes qui peuvent vous aider, plutôt que de taper à toutes les portes. Une success story est plus précieuse que tous les parcours du monde.

Concentrez-vous sur vos collègues qui maîtrisent parfaitement leurs propres activités. Convainquez ceux qui font la pluie et le beau temps dans chaque équipe. La plupart du temps, la perspective de réduire ses dépenses budgétaires et de voir sa vie professionnelle simplifiée aura un effet persuasif. Si vous remportez l'adhésion de ces parties prenantes pour votre initiative d'optimisation SAM, vous pourrez « gentiment imposer » vos recommandations auprès du reste de l'équipe.

N° 6 – Impliquez les experts internes

Au-delà de trouver des supporters en interne… il est toujours bénéfique d'impliquer tous les experts internes dans votre projet. Certains pourront se montrer réticents et difficiles à « séduire ». Mais il y a des spécialistes techniques, en dehors de l'équipe SAM, que vous pouvez motiver afin qu'ils partagent leurs connaissances au profit de l'optimisation SAM tout comme dans leur propre intérêt. Ils contribueront à trouver une solution bien meilleure que l'approche théorique.

Par exemple, un administrateur de base de données qui a travaillé avec la technologie Oracle pendant 15 ans saura comment structurer l'architecture correspondante, comment consolider les installations Oracle avec des options et des packs, et pourra même connaître les détails des licences Oracle bien mieux que vous ne les maîtriserez jamais. Mais il ne faut pas oublier que c'est ensemble que vous pouvez apporter la plus grande valeur à votre organisation. Autre exemple : un spécialiste en virtualisation Windows Server connaîtra les moindres détails de ce qui fonctionne, ou ne fonctionne pas, et de ce qui produit les meilleurs résultats : aucun outil ou responsable SAM ne peut rivaliser avec une telle expertise.

N° 7 – Impliquez-vous dès les premières étapes de la conception informatique

Dans 60 à 70 % des entreprises, la gestion des actifs logiciels est du ressort du service informatique. Mais la plupart des équipes informatiques ne pensent pas à inviter l'équipe SAM lors de la définition de leur feuille de route ou de la phase de conception de l'architecture.

Bien souvent, celle-ci n'est impliquée qu'une fois le logiciel choisi, acheté, installé et en cours d'exploitation. Cela pose des difficultés pour le contrôle des dépenses et l'optimisation de l'utilisation des licences. Lorsque la gestion des actifs logiciels est prise en compte à un stade avancé du projet, cela peut contraindre l'équipe en charge à refaire une partie du travail. Ou bien, puisque les projets ne respectent jamais le planning défini, l'équipe doit garder à l'esprit qu'il existe une meilleure solution, mais que celle-ci risque de compromettre le calendrier des livraisons. Cela ne l'encourage pas à vous inviter pour les prochains projets !

Il est essentiel que vous revoyiez les processus de planification informatique en place, et que vous établissiez un processus officiel mais simple visant à inclure les services SAM. Communiquez, rencontrez et réseautez avec les responsables des équipes, les architectes informatiques et les dirigeants d'entreprises afin de participer aux premières phases de conception d'un projet technologique. Donnez-leur éventuellement des objectifs en la matière.

Cela va dans les deux sens. Les membres de l'équipe SAM ont tendance à être absorbés dans leurs tableaux, graphiques et chiffres, et ne pensent pas à partager ces données aux personnes extérieures. Les détenteurs de services SAM doivent demander à être impliqués, et le faire de manière proactive.

N° 8 – Investissez dans la formation à la gestion des actifs logiciels

C'est un conseil simple, mais très efficace. Un formidable moyen d'optimiser la gestion des actifs logiciels consiste à investir dans vos connaissances en interne. Former les bons employés peut se traduire par un gain de temps et d'argent. Vous pouvez peut-être atteindre un niveau d'optimisation de 60 ou 70 % sans expertise. Mais, pour obtenir d'excellents résultats, il vous faut des personnes avisées, capables de décider de ce qui est possible ou non, et de soutenir les processus en interne.

Vous pouvez même faire appel à des experts extérieurs, tels que l'équipe des Services professionnels d'Aspera, pour développer votre pool d'experts internes. D'un point de vue juridique ou contractuel, il est bénéfique de s'entretenir avec des consultants, car votre équipe informatique n'aura pas l'expérience ou la portée de nombreux contrats différents en dehors de ses propres accords avec ses fournisseurs. D'un point de vue technique, les consultants d'Aspera sont reconnus pour ce qui est d'identifier avec précision les produits sous licence, de mettre de l'ordre dans les licences et de déployer les droits correctement.



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