avr 06, 2017

Table ronde autour de la gestion des actifs logiciels (SAM), partie IV : 8 bonnes pratiques d'optimisation

[Translate to Français:] [Translate to Deutsch:] SAM Optimization Best Practices

Aspera GmbH a été partenaire Platinum d’une conférence internationale we.CONECT, sur la gestion des actifs logiciels qui conjugue colloques et tables rondes. Les sujets abordés étaient tous des incontournables du SAM stratégique. Ils étaient au cœur des préoccupations des entreprises, des détenteurs de services et des professionnels de la gestion des actifs logiciels matures.

Cet article est la Partie IV d'une série d'informations échangées lors d'une discussion sous forme de table ronde avec des professionnels et experts SAM. J’ai animé la partie « Réduction des coûts au sein du centre de données »pour Aspera. .

J’avais auparavant abordé 8 bonnes pratiques pour optimiser la gestion des actifs logiciels, inspirées des conseils et de l'expérience de 45 professionnels. La plupart des échanges portaient sur comment intégrer les économies liées au SAM aux objectifs financiers globaux de l'entreprise et en quoi il est important d'aligner l'équipe SAM sur les autres services et collaborateurs internes. Dans ce blog, nous explorerons 8 autres bonnes pratiques. Plus d’info dans la Partie III

N° 1 – Alignement du SAM sur les demandes de logiciels

Pour réussir, vous devez aligner le service SAM et l'optimisation des licences sur tous les processus ITSM et leurs tickets de demande. L'équipe SAM doit connaître en détail — pas seulement en théorie — le fonctionnement du cycle de vie des demandes de logiciels ainsi que les moyens de contournement, notamment les modalités de création et de traitement des demandes, de mise en œuvre des logiciels et de redistribution des licences le cas échéant.

Prenons l’exemple d’une équipe informatique qui a mis en place un processus de redistribution de licences qui analyse les données de mesures logicielles, détecte les logiciels inutilisés depuis 90 jours et désinstalle automatiquement les applications concernées, dont les licences redeviennent alors disponibles. Le processus de réinstallation des logiciels est compliqué, car les employés doivent documenter leur précédente utilisation. La démarche peut s’étaler sur deux jours au grand dam de vos équipes qui souhaiterait voir réinstaller les logiciels en une demi-heure, ce qui du reste est possible. C'est la raison pour laquelle vous devez aligner l'optimisation des licences SAM sur le système de demandes ITSM. Vous obtiendrez des résultats plus rapides et offrirez une meilleure expérience client.

N° 2 – Objectif et valeur des projets pour votre entreprise

Afin de garantir une optimisation efficace, vous devez saisir la valeur des projets SAM pour votre entreprise. Sinon, même si votre optimisation est correcte d'un point de vue technique ou théorique, elle risque de ne pas répondre aux besoins de l'entreprise ou aux attentes clients.

Lorsque vous évaluez des projets sous l'angle du SAM, il est important de proposer une alternative moins onéreuse ou plus efficace. Il ne s'agit pas de réduire les coûts à tout prix. Êtes-vous certain de l'objectif du projet et sa valeur pour votre entreprise. Si la réponse est « non » ou « partiellement », prenez un quart d’heure pour discuter avec le chef de projet afin de prendre la bonne décision.

Par exemple, si des licences SAP sont destinées à tous les collaborateurs, évitez de les optimisez en limitant le nombre d'utilisateurs : demandez plutôt au service Achats de négocier des droits d'utilisation plus étendus avec SAP.

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N° 3 – Le SAM concerne tous les services

Pas de bons résultats sur le long terme sans une motivation des parties concernées pour vous assurer qu’elles sont en phase avec vos priorités d'optimisation. Il est préférable de ne pas mettre de trop nombreux processus en place. Contentez-vous d'établir des mécanismes d'équilibre robustes pour rappeler l'optimisation SAM aux autres équipes, telles que les responsables du budget ou le service juridique. Veillez à rester proche des équipes qui détiennent le budget et prévoyez un bilan mensuel commun aux parties prenantes.

Je vous suggère de mettre en place des rapports sur les KPI pour tous les acteurs concernés. L'équipe SAM fournit des données au service Achats, qui doit disposer d'un délai raisonnable de deux semaines environ, pour élaborer la liste des changements découlant de ce rapport. Il peut tout simplement s'agir de compléter les données. Deux semaines plus tard, l'équipe SAM doit préparer un compte rendu sur les résultats obtenus. Huit semaines après le premier rapport, le problème doit être résolu et le KPI sous contrôle. Avec ces mécanismes d'autocontrôle, si les résultats ne sont pas optimaux, une alerte est automatiquement déclenchée et les problèmes peuvent être remontés.

N° 4 – Bien connaître les besoins de vos utilisateurs

Il est essentiel de communiquer avec vos collègues. Avant d'optimiser votre parc SAM, identifiez les services SAM et informatiques dont les unités opérationnelles ont réellement besoin. Vous devez prendre le temps nécessaire de bien comprendre les exigences sous-jacentes de l'entreprise.

L'équipe SAM ou informatique se concentre sur les KPI, la qualité des données et les outils technologiques. Cette spécialisation pointue risque de détourner votre attention des employés et des utilisateurs finaux pour lesquels vous travaillez. Ne les oubliez pas ! Sinon, l'optimisation n'a aucun sens et vous risquez de perdre votre temps mais aussi votre réputation.

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N° 5 – Mise en place du transfert et du regroupement de licences

Deux pratiques pour réduire immédiatement vos dépenses et optimiser vos licences :

  1. Réorganisation de la structure des demandes de logiciels ;
  2. Regroupement des licences.

L'objectif est de supprimer les licences détenues en doublon par différentes unités opérationnelles et entités juridiques. C'est un problème qui touche particulièrement les grandes entreprises ne partageant pas les actifs entre les unités et les services. Au début, vous risquez d’être confronté à des réactions ou à des commentaires négatifs sur les changements que cela implique, tels que la suppression de licences ou le bouleversement de structures bien établies.

Imaginons que votre entreprise ne dispose pas de processus de facturation interne. Il est difficile de convaincre un service de céder une licence inutilisée, même s'il n'a pas touché au logiciel depuis deux ans. Un autre service qui a besoin du logiciel doit donc acquérir une nouvelle licence, bien qu'il y en ait déjà une de disponible. Autre cas de figure : le service est d'accord pour se séparer de la licence inutilisée, mais il n'existe aucun processus au sein de l'entreprise pour officialiser le transfert. Des questions se posent alors quant au prix d'« achat » ou à la récupération de la licence en cas de « prêt » de logiciel.

En revanche, une procédure bien définie peut vous éviter les dépenses en doublon. L'équipe SAM peut mettre en œuvre un système simple de facturation interne pour le transfert de licences au sein de l'entreprise ou adopter l'approche de prêt.

N° 6 – Pourquoi caler les échéances de renouvellement sur l'exercice fiscal du fournisseur

Si vous devez renégocier un contrat avec un fournisseur, calez votre calendrier sur son exercice fiscal en faisant coïncider vos renouvellements de contrat avec les périodes de l'année où il est motivé par l'atteinte de ses objectifs. Une fois que vous aurez identifié z ses points sensibles vous pourrez rédiger une proposition favorable à votre entreprise en remplacement de celle de votre fournisseur. L’atteinte de l’objectif de son chiffre de son chiffre d’affaires devrait l’inciter à négocier. C'est une stratégie de base connue de tous dans les services Achats, mais dont les équipes SAM ou informatiques n'ont pas toujours conscience.

Prenons par exemple un contrat IBM dont le renouvellement a normalement lieu six mois après votre contrat actuel. Votre audit annuel est techniquement limité par la prochaine échéance de renouvellement, et vos systèmes ne seront plus couverts si vous ne parvenez pas à un accord avant l'expiration du contrat de maintenance. IBM vous mettra la pression en avançant que le rétablissement d'un contrat expiré vous coûtera cher.

Mais vous pouvez tourner la négociation à votre avantage en exerçant une pression stratégique. Préparez des données détaillées pour l'audit en ayant une connaissance approfondie de vos besoins informatiques, afin de négocier en position de force. Essayez de concentrer votre budget — et n'oubliez pas le pouvoir du bon de commande que vous enverrez une fois vos conditions acceptées …et non les siennes.

Vous trouverez ici es stratégies de défense en cas d’audit

N° 7 – Évaluation le coût total de possession des logiciels

Les coûts liés aux logiciels sont souvent assimilés à ceux de leur achat et de leur maintenance. Mais le calcul du coût total de possession (TCO) ne s'arrête pas là. Vous devez prendre en compte les coûts indirects et connexes, ainsi que le prix d'achat et l'amortissement. C'est la seule façon de savoir si vos logiciels sont rentables.

Par exemple, Oracle augmente systématiquement ses frais de maintenance de 3 à 4 % chaque année. Si vous faites le calcul sur cinq ans, vous vous apercevrez que les coûts post-achat sont bien plus importants que l'achat proprement dit, car vous payez 4 % la première année, puis 4,4 % de cette somme, etc. Ainsi, le coût d'installation d'une base de données Oracle ne se résume pas aux 32 000 $ pour l'achat initial. Il faut y ajouter 19 % de 32 000 $ pour la première année et un coût croissant par la suite. Faites en sorte de raisonner à plus long terme (sur cinq ans, par exemple) pour déterminer l'impact financier réel.

N° 8 – Automatisation : la clé d’une bonne gestion des licences

En fin de compte, l'optimisation de la gestion des actifs logiciels est bien trop complexe pour être effectuée manuellement. Il ne suffit pas de suivre vos licences logicielles dans des fichiers Excel une fois par an pour garantir votre conformité. C'est d'autant plus vrai en matière d'optimisation périodique.

Afin de libérer du temps et des ressources pour les questions importantes, essayez d'automatiser votre SAM avec une périodicité au moins trimestrielle. Chez Aspera, nous sommes ravis de partager nos bonnes pratiques avec vous, surtout si vous faites vos premiers pas en SAM. Notre plateforme phare SmartTrack couvre tous types de licences et d'éditeurs de logiciels, et calcule avec précision des métriques complexes pour tous les appareils (serveurs, clients, appareils mobiles et solutions cloud).

Nous assurons la conformité complète de votre entreprise tout en minimisant vos coûts de gestion des licences. Contactez-nous et démarrez votre optimisation SAM dès à présent.

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