Mar 23, 2020

Attention aux coûts du Digital Access !

Si vous êtes client SAP il ne vous a pas échappé que le fournisseur incite les entreprises à passer du modèle de licences Legacy (LLM) pour les accès indirects à son modèle de licences SAP Digital Access.

Aperçu du Digital Access

La présentation au monde entier par SAP de son modèle de licence outcome based a laissé de nombreux clients pour le moins perplexes. Ils ont alors décidé de "NE RIEN FAIRE" : à choisir entre l'ambiguïté de l'accès indirect et l'incertitude entourant l'octroi de licences de documents – ils ont opté pour la première solution.

Cela a un peu changé. Depuis mai 2019, les clients SAP envisagent sérieusement de passer à la licence de document, malgré les risques de double licence utilisateur et de sur-licencing pour la création de documents. En d'autres termes, SAP a suffisamment adouci l'accord pour que les clients ignorent le risque de coûts plus élevés que prévu.

Qu'est-ce qui a changé ? Après l'introduction par SAP en 2018 de la nouvelle tarification à son Digital Access, environ 800 clients ont fait ce choix, soit moins de 1 % de la clientèle. Dans un effort pour accélérer ce passage le programme d'adoption Digital Access (DAAP) propose des conditions financières intéressantes à tous ceux qui optent pour le Digital Acces sous un délai d'un an (actuellement, le DAAP dure jusqu'à fin mai 2020). Avec ces conditions financières et l’incitation à changer de système qui suit un audit de licences logicielles, le nombre de clients SAP prêt à passer à la licence de document est en augmentation.

Le DAAP, qui doit se poursuivre jusqu'en mai 2020 *, garantit que les clients n'ont pas à payer de frais de maintenance ou de pénalités rétrospectifs.

* En février, SAP a annoncé la fourniture d’une maintenance générale pour les principales applications du logiciel SAP Business Suite 7 jusqu'à la fin de 2027, suivie d'une maintenance étendue facultative jusqu'à la fin de 2030, nous prévoyons donc une extension du DAAP, mais rien d’officiel pour l’instant.

Petite récap : pour ceux qui envisagent le DAAP, SAP propose une approche en deux étapes :

1. Mesure de la consommation actuelle de vos documents

Il existe deux façons de mesurer votre consommation de documents.

Vous pouvez travailler soit avec l'équipe globale d'audit et de conformité des licences (GLAC) de SAP pour identifier le nombre estimé de documents créés par l'utilisation actuelle via le SAP Digital Access Service ; mais n’oublions pas qu’il s'agit toujours d'une estimation faite par SAP.

Cette Note d'Estimation fournit, comme son nom l’indique, une estimation de vos coûts de licence de document. L'installation de la Note est fastidieuse et vous devrez analyser vos utilisateurs techniques, ce qui requiert un travail certain.

Cette Note ne tient pas compte des documents supprimés ou annulés et l’estimation peut donc être supérieure à ce qu'elle devrait être. Cependant elle mesure également l'activité du Digital Access antérieure, donc vous pouvez l'implémenter et l’utiliser. Autant le faire tôt.

Ou

Les clients peuvent mettre en place des paquets de support contenant l'outil SAP Passport puis, avec l'aide de l'équipe GLAC, étiqueter les documents directement créés sous « directement crées », à partir du jour de l'installation. Si l'outil compte un accès au système qui n'a pas de Passeport, alors il est considéré comme un accès numérique. C’est là qu’on constate qu’il est plus précis que la Note d'Estimation, car il comprend quelques détails supplémentaires.

Mais pour utiliser le Passport Tool, vous devez mettre à jour vos systèmes SAP avec la version SAP la plus récente, ce qui demande un certain effort, sachant qu’aucune donnée d’avant la mise à jour n’est incluse. Il vous faudra donc attendre 12 mois pour obtenir une vue d'ensemble annuelle, avant d'effectuer une mesure avec le Passport Tool.

Le Passport Tool est plus précis et plus performant, mais il n'est pas parfait. Sa mise en place n’est pas simple, il ne tient pas compte des documents supprimés (ce qui entraîne un plus grand nombre de documents) et n'inclut pas d’informations détaillées sur l'utilisateur dans son analyse.

Il est important de garder à l'esprit qu'aucun des deux outils ne vous donnera une vue complète de votre demande de licence d'accès numérique, ce qui autrement vous permettrait de savoir ce que vous paieriez pour le Digital Access.

Choisissez l'une des deux options financières (A ou B)

A) «La méthode de croissance de 15%» — Selon cette méthode :

  • Le client passe sous licence au moins 115% du nombre actuel de documents estimés.
  • SAP facture des frais de licence d'accès numérique basés uniquement sur la portion de croissance de 15%.

B) «La méthode discount de 90%» — Selon cette méthode:

  • Le client met sous licence au moins 100% du nombre actuel de documents estimés.
  • SAP facture des frais de licence basés sur le nombre total de documents.

Quelle est votre meilleure stratégie pour le Digital Access?

Certes, il y a des avantages à migrer, mais ces avantages ne sont pas universels. Ils peuvent ne pas s'appliquer à votre parc SAP ni aux contrats ou conditions spéciales que vous avez négociés. Le cas échéant, le passage à l'accès numérique pourrait s'avérer être un inconvénient.

La seule façon de le savoir est de mesurer correctement et précisément la création de votre document dans vos environnements actuels d'accès indirect et de prévoir vos coûts d’accès numérique.

Webinaire : Comment protéger la conformité de votre Digital Access

Nos experts vous montrent comment utiliser à votre avantage le Digital Access Adaptation Program (DAAP) de SAP.

Téléchargez-le >>

Comment estimer avec précision le coût de l’accès numérique

Il existe une troisième alternative: un outil de gestion des licences SAP qui prend en compte les suppressions de documents et scrute l'activité des utilisateurs peut vous fournir des prévisions plus précises de vos coûts d'accès numérique.

C’est vrai, vous devrez installer le package de support requis pour SAP Passport Tool et l'utiliser pour soumettre vos données d'accès numérique à SAP. Ainsi, License Control for SAP offre une vue précise de votre demande actuelle de licence de document (sans auditeur sur site).

Il vous donne un aperçu de ce à quoi pourrait ressembler la licence de document avant de signer un contrat pour l'accès numérique, vous évitant ainsi à l’avenir des problèmes de licence de document.

SAP Digital Access: vous convient-il?

Bien prévoir est crucial pour payer un prix équitable pour vos licences SAP. Sinon, comment savoir si le DAAP et les licences de documents sont à votre avantage ?

Habituellement, lorsqu'un client SAP couvre son accès indirect avec des licences utilisateur, nous conseillons au client d'analyser ses interfaces techniques avant de prendre une décision sur le traitement de l'accès indirect. Chaque parc logiciel de clients SAP est unique, donc s'en tenir au modèle de legacy licensing pour l'accès indirect pourrait être plus avantageux que de documenter les licences.

Aspera vous conseille les démarches suivantes :

  1. Analysez votre utilisation réelle de l'accès tiers et choisissez le modèle de licence qui convient à votre organisation. Vous devez examiner attentivement quel modèle est le plus favorable pour votre entreprise, tout en vous assurant que vous êtes en conformité.
  2. Déterminez avec notre outil de gestion des licences SAP votre volume réel de preuves numériques sur la base de données et de prévisions objectives qui reflètent les développements historiques et actuels sans l'équipe GLAC sur place. Vous pouvez alors commencer à négocier le nombre exact de documents numériques requis avec SAP.
  3. Si vous décidez de passer au modèle basé sur des documents, vous devez d'abord déterminer votre shelfware (licences qui ne sont plus utilisées)qui peut être échangé. Cela vous permet d'obtenir un coût inférieur.

Bien que le programme DAAP indique clairement qu'il n'y a pas d'autres remises en dehors des deux options financières, vous devez toujours négocier avec SAP pour réduire les risques futurs:

  • Vous devez empêcher SAP d'ajouter de nouvelles catégories de documents à l'avenir.
  • Vous devez vous assurer que toutes les licences d'accès numérique sont remboursées si SAP est obligé d'abandonner complètement le modèle d'accès numérique dans le cadre de la procédure antitrust intentée par Voice and others.
  • Si vous estimez que vous êtes en sous-licensing, vous devez agir rapidement, car l'offre expire en mai.

Prenez le temps d’effectuer une analyse précise. Cela pourra faire économiser des sommes colossales à votre organisation.

Webinar: Protégez votre conformité face au Digital Access

Découvrez comment utiliser à votre avantage le programme Digital Access Adaptation Program (DAAP) de SAP.

Regardez le webinaire maintenant >>

© 2020 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. SAP and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP SE (or an SAP affiliate company) in Germany and other countries. All other product and service names mentioned are the trademarks of their respective companies. Please see http://www.sap.com/trademark for additional trademark information and notices.

 



Les sujets: SAP