nov 22, 2017

Comment tirer profit d'un audit logiciel

Un audit qui génère des économies

Un an seulement après son premier déploiement logiciel SAP, l’agence Magyar Közút responsable du réseau routier hongrois, a été informée d'un audit imminent par la société SAP. Basée à Budapest, Közút emploie près de 5 300 collaborateurs et opère dans 19 régions depuis ses 93 sites d'ingénierie.

L’agence avait besoin de se préparer à cet audit aussi rapidement que possible. Jusqu’à présent, elle gérait ses actifs logiciels à partir d’informations consignées dans des documents Excel, et s’imaginait qu’elle disposait de bien plus de licences qu’elle n’en avait besoin.

Rapid Vendor Analysis for SAP

Découvrez comment Közút a transformé cet audit logiciel en source d’économies et réduit ses frais de licence SAP totaux de 7 %, tout en pérennisant sa stratégie de gestion des actifs logiciels.

Et vous, combien pourriez-vous économiser ?

Pas le temps d’implémenter un outil SAM

L’audit approchant à grands pas, Közút devait être à même d’identifier rapidement ses coûts SAP réels. Pour préparer les négociations d’audit avec SAP, Közút s’est appuyée sur la solution logicielle Rapid Vendor Analysis for SAP développée par Aspera pour obtenir un aperçu rapide des économies potentielles sans avoir à acheter ou installer un outil complémentaire.

La technologie Aspera sur laquelle repose Rapid Vendor Analysis for SAP s’appuie sur l’expertise interne des conseillers pour offrir une vue d’ensemble sur les licences, les comptes utilisateurs et l’utilisation logicielle. Ensuite, les contrats logiciels et la quantité de licences sont analysés de manière approfondie pour déterminer la conformité et identifier les économies potentielles.

Közút souhaitait :

  • Obtenir des résultats de conformité avant l'audit avec SAP
  • Obtenir rapidement une vue d'ensemble des 1 700 utilisateurs nommés et professionnels SAP
  • Faire examiner les contrats SAP actifs, les droits d'utilisation et les besoins en matière de licence par un expert
  • Renforcer et améliorer son positionnement dans le cadre des négociations avec SAP

Rapid Vendor Analysis for SAP a fourni des résultats rapides, spécialement adaptés aux besoins de Közút et l'agence a pu profiter des conseils de spécialistes en licences SAP pour préparer son audit. L’analyse a prouvé que l’agence disposait d’un nombre trop élevé de licences. .

« Nous avions vu juste quand nous pensions pouvoir économiser beaucoup d'argent sur nos licences SAP. Les analyses et services Aspera peuvent vraiment aider les entreprises à ouvrir les yeux. Ce fut pour nous un véritable avantage de pouvoir analyser nos licences un an seulement après le début de notre collaboration avec SAP, car nous avons pu bénéficier de données de très bonne qualité. » - Tibor Nemes-Nagy, PDG, PLC Magyar Közút

Assistance conformité et négociation SAP sur mesure

Pour aider Közút à préparer son audit, Rapid Vendor Analysis a réalisé une simulation pour comparer les types de licences SAP utilisés par l’entreprise aux types de licences recommandés. Ensuite, un conseiller SAP interne d’Aspera a passé en revue les résultats avec Közút pour expliquer et présenter en détail les besoins réels de l’entreprise et les options disponibles.

Grâce à ces informations, l’agence a pu tirer parti de cet audit SAP et faire des économies. Face à la multitude de modèles de licences proposés par SAP, Közút s’est appuyée sur les résultats de Rapid Vendor Analysis pour mieux négocier et faire des suggestions à SAP pour ses nouvelles licences. Grâce à ces informations, les coûts de licence de l’entreprise ont été réduits de 7 %.

Ce projet a été géré en collaboration avec LicenseCore, partenaire stratégique d’Aspera pour les services de gestion des actifs logiciels sur le marché hongrois. Il propose des évaluations uniques ou régulières de la conformité des licences, des services de défense contre les audits des fournisseurs et des déploiements de solutions SAM stratégiques. Les conseillers de LicenseCore justifient d'une expérience de plus de 10 ans dans le domaine de la gestion des actifs logiciels et ont déjà travaillé pour d'importants éditeurs comme IBM, Microsoft, et Oracle.

Analyse de licence simple et sans risques

La technologie sur laquelle repose Rapid Vendor Analysis offre une vue d’ensemble sur la conformité des licences et les économies potentielles découlant des optimisations réalisables. Dans le cadre de ce projet, Rapid Vendor Analysis for SAP a effectué une analyse ponctuelle de l’utilisation, des licences, des coûts et des risques financiers de Közút pour préparer son audit.

OPour aider l’entreprise à se lancer dans la gestion des licences logicielles, les conseillers spécialistes des licences SAP ont analysé ses données d’utilisation via les outils d’Aspera, puis ont généré des rapports d’optimisation contenant des suggestions pour maximiser l’utilisation des applications SAP.

Ces informations ont permis à Közút de connaître précisément son utilisation de licences et de visualiser l’impact des optimisations potentielles par rapport à sa situation actuelle. Avec ces informations de base et suggestions d’actions, l’entreprise a pu réduire ses coûts de licence, ainsi que son utilisation et ses risques.

La solution Rapid Vendor Analysis offre des opportunités d’économies uniques grâce à ses fonctionnalités :

  • Solution facile à utiliser et transferts de données simplifiés
  • Aperçu clair des dépenses liées à SAP et de la conformité
  • Aucun engagement et une excellente introduction à la gestion des actifs logiciels stratégique
  • Aucun outil à installer, intégrer ou maintenir

Le service comprend également une assistance professionnelle assurée par les conseillers d’Aspera, offrant les avantages suivants :

  • Excellente compréhension des besoins du client
  • Experts en règles de licences SAP
  • Réactivité et flexibilité remarquables
  • Assistance en stratégie de négociation
  • Gestion efficace des projets dans les limites du budget prévu

Une stratégie d’économies axée sur le SAM

En 2018, Közút compte acquérir et déployer le logiciel LicenseControl for SAP et SmartTrack , l’outil de gestion et d’optimisation des licences développé par Aspera. Avec ces solutions, l’entreprise pourra garder le contrôle sur ses dépenses SAP à venir.

Pour faire des économies à long terme, Közút prévoit également d’inclure de nouveaux éditeurs à son programme de gestion des actifs logiciels. Il est en effet essentiel de disposer de technologies et d’équipes SAM dédiées pour pérenniser la réduction des coûts.

Et vous, combien pourriez-vous économiser ?



Les sujets: Audits logiciels, SAP, Success Stories