fév 28, 2017

Les escaliers magiques du « Château SAP » : Partie II

[Translate to Français:] Navigating SAP licensing

SAP finance-t-elle sa nouvelle stratégie par une augmentation cachée des prix appliqués? Certains clients se sentent comme Harry Potter tentant de s’orienter dans les escaliers du château de Poudlard avec un escalier en colimaçon caché, des trappes masquant des échelles flottantes et des volées de marches qui changent de direction. Mais chacun de ces obstacles est surmontable. Vous avez manqué la Partie I ? Cliquez ici pour la lire.

Quatrième escalier : la licence utilisateur nommé SAP

Pour de nombreuses entreprises, les licences utilisateur nommé représentent le principal poste de dépenses. Elles peuvent donc être comparées à un large escalier en marbre, auquel mènent cinq petits escaliers hélicoïdaux. Pour arriver en haut, il faut prendre les bonnes décisions le plus tôt possible.

1. Utilisateur professionnel limité SAP

Cet escalier a pratiquement disparu. En effet, SAP a supprimé le type de licence dénommé « Utilisateur professionnel limité SAP », qui était assorti d’une remise, dans sa liste de prix 2014/4. SAP a laissé les clients souhaitant poursuivre avec ce type de licence économique définir eux-mêmes les restrictions applicables. Pour les nouveaux clients, cette remise n’est tout simplement plus proposée.

Recommandation de notre expert :

Dans ce cas, utilisez votre « propre échelle » ! Convenez avec SAP d’une utilisation spéciale individuelle, idéalement plus économique.

2. Utilisation directe et indirecte

Conformément aux conditions générales et à la liste de prix, les clients doivent bénéficier d’un droit d’utilisation pour accéder au logiciel SAP, et ce, que l’accès au logiciel soit direct (par exemple via l’interface utilisateur SAP) ou indirect (utilisation d’une interface ou d’un logiciel tiers). Dans le cas d’une utilisation indirecte, c’est désormais au client SAP de s’assurer que l’utilisateur dispose bien d’une licence utilisateur nommé adéquate. Faute de quoi, le client SAP peut souscrire une licence « utilisateur de plateforme SAP » pour cet utilisateur. Cette licence permet à l’utilisateur de passer par toutes les interfaces souhaitées pour accéder à SAP et l’utiliser, dès lors qu’il n’accède pas en plus directement au logiciel SAP. Cette exigence de l’éditeur ne représente donc en réalité pas un nouvel escalier. Mais il y a une nouveauté depuis 2015 : SAP exige la souscription de cette licence.

Recommandation de notre expert :

L’identification des licences nécessaires pour les utilisateurs accédant au logiciel SAP et l’utilisant exclusivement par le biais d’interfaces tierces est obligatoire. Vous devez dans un premier temps déterminer quelles sont les interfaces utilisées pour accéder aux systèmes SAP. Ensuite, vous devez savoir si les utilisateurs accèdent aussi directement au logiciel. C’est uniquement sur la base de cet accès direct que SAP peut vous réclamer le paiement d’un droit d’utilisation. Ensuite, vous devez établir une liste des utilisateurs des interfaces sous licence (modules complémentaires). Comparez cette liste à celle des utilisateurs disposant déjà d’une licence utilisateur nommé dans les systèmes SAP. Enfin, vous pouvez communiquer à l’éditeur le nombre de licences « utilisateur de plateforme SAP » requises. SAP ne propose aucune solution pour la gestion de ces licences, qui nécessite l’utilisation d’une solution SAM SAP externe. En modifiant quotidiennement la nature de leur utilisation (directe ou indirecte), les clients sont en pratique contraints de mettre en œuvre une telle solution.

3. Licence utilisateur développeur SAP

L’étude des types de licences utilisateur développeur SAP disponibles est une actuellement une question centrale. Mesurer l’environnement de développement est une nécessité, et SAP propose l’attribution de types de licence de développeur pour les activités de production. Si vous n’avez pas souscrit de licence utilisateur développeur SAP spécifiquement pour l’édition de logiciels et que SAP compare le nombre de clés développeurs octroyées sur le Service Marketplace avec le nombre de licences de développeur, il vous sera demandé de souscrire des licences supplémentaires en cas d’écart constaté.

Recommandation de notre expert :

Répondez d’abord à la question suivante : qui développe réellement ? En d’autres termes, qui modifie le logiciel ou développe des modules complémentaires ? Les administrateurs n’ont pas besoin d’une licence utilisateur développeur SAP pour la simple exécution du Workbench. Identifiez les administrateurs qui disposent d’une licence de développeur sans que cela soit justifié.

4. Les comptes techniques

Les comptes techniques peuvent aisément être configurés pour le type d’utilisateur « Dialogue » (payant), alors qu’ils relèvent en réalité du type d’utilisateur « Service », « Système » ou encore « Communication ». SAP, en revanche, prend toujours soigneusement en compte la classification des utilisateurs. Si la licence d’un compte est par erreur définie pour le type d’utilisateur « Dialogue », USMM et LAW prendront en compte le type de licence tel qu’il est indiqué, ce qui risque d’entraîner des coûts importants.

Recommandation de notre expert :

Passez minutieusement en revue tous les comptes techniques et redéfinissez leur catégorie, le cas échéant, en choisissant le bon type d’utilisateur. Impossible d’aller plus loin sans baguette magique.

5. Licences de test SAP

Voici un autre thème incontournable quand il est question de SAP. L’expérience démontre que les services production des entreprises ont toujours de nombreuses licences de test. Dernièrement, SAP a renforcé sa surveillance, l’accumulation de licences de test n’étant plus permise dans la liste de prix actuelle (ce qui n’a pas toujours été le cas). Si chacun de ces comptes devient payant pour la production, les prix peuvent monter très vite.

Recommandation de notre expert :

Analysez les comptes de test pour déterminer s’ils sont utilisés. Souvent, ce n’est pas le cas. Dressez la liste complète des comptes de test, AVANT d’effectuer la mesure ! Demandez confirmation à SAP.

Cinquième escalier : SAP NetWeaver Foundation for Third Party Applications

« Utilisation indirecte » : c’est la formule magique de SAP, et pour les clients, probablement le juron de l’année 2015. Sa définition selon la liste de prix 2016/2 n’a fait que renforcer la confusion. Personne ne comprend le sens de l’expression « accès direct aux bases de données dans les données d’application SAP ». Les clients doivent en tout cas s’attendre à ce que le sujet soit mis sur la table à l’occasion de la prochaine négociation de leur contrat.

Recommandation de notre expert :

Répondez d’abord à la question suivante : quelle application tierce accède via une interface à quelles données d’une application SAP ? Combien d’utilisateurs emploient cette application ? Ici, impossible de faire l’impasse sur une analyse du contrat, des systèmes et de l’utilisation, afin de pouvoir estimer le risque financier maximal. L’examen juridique final doit permettre de déterminer l’existence d’une éventuelle infraction au droit d’auteur. Pour chaque application non SAP, le client doit déterminer lui-même le risque d’une telle infraction. Un outil spécialisé comme LicenseControl for SAP d’Aspera peut vous permettre de réaliser des millions d’euros d’économies sur cette analyse.

Les escaliers du « Château SAP »

Les escaliers du « Château SAP » peuvent continuer de bouger encore longtemps. À quoi s’attendre encore ? Une seule certitude : les négociations de contrat avec SAP ne vont pas vers plus de simplicité. Les frais additionnels pour les utilisateurs grimpent, et ce, même s’ils n’ont rien changé à leur utilisation de SAP. Les clients aspirent à toujours plus de conformité, tandis que SAP poursuit ses propres objectifs ambitieux en matière de chiffre d’affaires et de stratégie produit, ce qui explique les tensions.

Ainsi, la plupart des clients SAP se trouvent dès le début dans ce qui ressemble à une impasse : l’adversaire est trop fort. Mais avec une préparation adéquate et l’aide d’un mentor, expert SAM ou juriste, il est possible de renverser le rapport de force. Ainsi, en plus de triompher sur son terrain, le client réalise d’importantes économies. Il ne tient qu’à lui de choisir cette voie.



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