déc 15, 2016

Gestion des licences : À partir de quand la qualité des données est-elle suffisante ?

Un grand groupe international souhaite auditer son parc de licences Microsoft Windows Server, un autre souhaite faire baisser les coûts des licences au sein de ses 150 filiales et une PME souhaite évaluer clairement le risque financier qu’elle encourt avant de commencer à négocier avec SAP. Chacune de ces trois sociétés sera confrontée à la même problématique : la qualité des données. 

Qui dit qualité des données, dit travail préliminaire. Toutes ces entreprises ont un objectif commun : obtenir une vue exacte et complète de leur parc de licences pour pouvoir ensuite comparer l’utilisation réelle qui en est faite aux droits d’utilisation définis contractuellement.

Sans qualité des données, la gestion des actifs logiciels ne sert à rien. 

La qualité de chaque analyse et l’efficacité de chaque optimisation dépendent des données sur lesquelles elles se fondent. Ainsi, la transparence est-elle un prérequis essentiel pour gérer les licences de façon optimale. Pour cela, il peut être nécessaire d’analyser les besoins en termes de licences et de se pencher sur la question de la conformité et des réductions de coûts. 

Il est capital de comprendre que la précision des bilans logiciels fournis par les outils dépend de la précision des données brutes analysées. Par conséquent, l’utilisation de données erronées en matière de gestion des licences peut s’avérer fatale pour une entreprise. Des achats non enregistrés se traduisent par une augmentation des coûts, des données d’infrastructure incomplètes entraînent une mauvaise évaluation des besoins et des informations erronées concernant l’organisation compromettent l’imputation des coûts.

Un outil intelligent dit "ce qui ne va pas".

Un outil SAM performant empêche que des données incorrectes ne soient prises en compte dans l’analyse du parc de licences. Il arrive souvent que des champs obligatoires ne soient pas remplis ou que des données stockées à différents endroits soient comptabilisées plusieurs fois. Ainsi, si elles ne référencent pas les bases de données, les transactions sont toujours erronées. Le plus souvent, cela est dû à des informations manquantes ou incorrectes, telles qu’un numéro d’article manquant ou un descriptif contractuel inexact. Il convient donc d'utiliser exclusivement des données fiables. 

À partir de quand la qualité des données est-elle suffisante pour vous ? 

Plus la qualité des données est élevée, plus il est simple d’automatiser la standardisation. Dans ce contexte, il faut que les licences et les droits d’utilisation soient parfaitement alignés pour que les modifications des métriques de l’éditeur de logiciels soient automatiquement répercutées dans votre outil SAM. 

Il est essentiel d’identifier les éléments manquants importants.

Comment assurer la qualité des données ? On dit généralement que tout ce qui est pris en compte dans un outil SAM est important. Cependant, il est essentiel d'identifier les éléments manquants importants, comme par exemple le nombre de processeurs ou de noyaux, la technologie de virtualisation utilisée, les niveaux de service ou de maintenance existants, etc. Un outil performant signale ce qui manque et offre un aperçu de la qualité des données. 

Pour évaluer la qualité des données, il convient de distinguer deux éléments : 

  • L’exhaustivité des ensembles de données : un système performant doit vous avertir. Combien y a-t-il réellement de processeurs ? En cas d’inexactitudes, vous devez vous baser sur des estimations, ce qui comporte des risques.
  • L’exhaustivité du contenu des données : les ensembles de données sont-ils cohérents ? Un système performant vérifie si les informations correspondent. Par exemple, le nombre de noyaux est-il inférieur au nombre de processeurs ? Si c’est le cas, cela signifie qu’il y a une erreur. 

Un outil intelligent comme SmartTrack effectue toutes ces analyses pour vous.  

Les types de droits d’utilisation sont extrêmement variés.

Les outils SAM doivent rapporter tous les éléments nécessaires au calcul et répondre aux questions suivantes : De quoi disposez-vous et de quoi avez-vous besoin ? C’est tout. Ça a l’air simple, mais la réalité est beaucoup plus complexe, puisqu’il existe une grande variété de logiciels et de métriques. De fait, en termes de coûts de licence, un contrat de maintenance peut tout changer. De même, le type de droits d’utilisation nécessaire peut avoir au final un impact considérable sur les coûts. 

Comment garantir la réussite de votre projet SAM ? 

  1. Commencez tout d’abord par collecter uniquement des données fiables. Ensuite, préparez une vue d’ensemble la plus précise possible de toutes vos données métier pertinentes. Cette phase de préparation implique de rassembler aussi bien vos données contractuelles que vos données de licences.  
    • Vous avez également besoin d'une base de données complète pour votre inventaire technique. Mais aucun outil de détection ne peut tout faire. La solution ? Utilisez les sources de données existantes et appuyez-vous sur des technologies supplémentaires uniquement si c’est vraiment nécessaire.
    • Travaillez par étapes. Les entreprises qui réussissent ont procédé par étapes pour améliorer la qualité des données. Au départ, commencez avec un ou deux éditeurs (ceux dont le potentiel en termes d’économies est le plus élevé). La clé du succès est d’assurer en continu la qualité des données.

La précision est-elle forcément synonyme de lenteur ? 

L’exactitude ne compromet-elle pas les délais d’implémentation ? Quelle que soit la taille de votre entreprise, l'implémentation d'un outil SAM avec des données d'une qualité optimale ne prend pas plus de trois mois, période après laquelle il convient de faire un premier bilan de gestion des licences. Les trois entreprises dont nous vous avons parlé au début de cet article vous le confirmeront. Aujourd’hui, elles sont toutes les trois en mesure d’accéder à des données de licence très fiables. 

Pour résumer, on peut donc dire que la qualité des données entraîne le plus souvent une forte réduction des coûts et que dans tous les cas, elle limite efficacement les risques en matière de conformité.



Les sujets: L'optimisation des licences, SAM 101