mar 05, 2019

8 Meilleures pratiques pour une gestion réussie des licences logicielles

Cet article explique les principaux moteurs de la gestion des actifs logiciels, et pourquoi un programme SAM doit être inclus dans votre stratégie ITAM plus large.

Best Practices for Software License Management

Vous apprendrez sur quels fournisseurs vous devez vous concentrer et comment mettre en œuvre ces 8 meilleures pratiques pour une gestion des licences logicielles réussie ::

  1. Documenter et normaliser vos processus d'approvisionnement
  2. Nettoyer et organiser votre inventaire de licences
  3. Cataloguer votre logiciel
  4. Inventaire de tous vos systèmes (les systèmes open source inclus !).
  5. Déterminer l'utilisation du logiciel
  6. Mesurer le nombre de licences dont vous avez besoin par utilisation du logiciel
  7. Continuer à mettre à jour vos inventaires de licences et de logiciels
  8. Gérez vos licences plus efficacement

Qu'est-ce que le Software Asset Management ?

Le SAM vous donne de la transparence sur les actifs logiciels, l'utilisation, les licences et les contrats de votre entreprise afin que vous puissiez comprendre quel logiciel est utilisé, en quelle quantité, où et par qui.

Grâce à une visibilité totale sur l'utilisation des software dans votre organisation vous pouvez optimiser vos licences, réduire vos coûts et protéger vos investissements logiciels à venir.

Le bureau d’études Étant Forrester Research prévoyant notamment que le marché mondial du cloud computing dépassera les 200 milliards de dollars en 2019, il est plus important que jamais que vous disposiez des outils et des solutions nécessaires à la gestion des coûts dans le cloud, en plus de la gestion et du reporting sur votre environnement de licences sur site.

On me le demande souvent :

Pourquoi le Software Asset Management est-il important ?

Software Asset Management est la stratégie d'entreprise qui préserve le budget et maximise les économies en contrôlant et en automatisant activement l'acquisition, l'utilisation et le déploiement des licences logicielles.

Avec une stratégie de gestion des actifs logiciels en place, les entreprises sont en mesure de prendre de meilleures décisions en matière de licences logicielles. Cela permet de réduire les coûts et de protèger l'investissement de votre entreprise.

Comment la gestion des actifs logiciels s'intègre dans votre stratégie ITAM ou ITSM

IT Asset Management (ITAM) et IT Service Management (ITSM) sont les stratégies de gestion des actifs et des services IT pour entreprise. La gestion des actifs logiciels (SAM) est un élément clé de l'ITAM ou ITSM.

La planification centralisée IT est un défi de taille dans l'environnement commercial d'aujourd'hui. De nombreuses grandes entreprises optent pour la décentralisation, ce qui donne à chaque unité d'affaires la flexibilité dont elle a besoin pour rester compétitive. Et même si c'est une bonne chose pour les unités d'affaires individuelles, cela peut entraîner des dépenses IT inutiles.

En surveillant les installations, l'utilisation et les configurations, l'informatique centrale peut réduire les dépenses logicielles en prenant d'importantes décisions d'achat et d'attribution de licences. Un outil de gestion des licences logicielles peut faciliter la gestion des décisions de dépenses, même très décentralisées, sans sacrifier les flexibilités essentielles.

Le fondement de la gestion des actifs logiciels

Au cœur de ce système, il y a 3 principaux moteurs pour la gestion des actifs logiciels :

  1. Conformité : Maîtriser les coûts, les risques et la complexité en toute transparence
  2. Optimisation : Tirez pleinement profit de vos licences en sachant ce qu'elles comportent et comment vous les utilisez.
  3. Économies : Utilisez les informations SAM pour réduire les coûts de licence et gagner du temps

Choisir vos fournisseurs de logiciels spécifiques

La gestion des licences logicielles est un voyage, pas une destination. Vous ne serez pas en mesure de tout faire en même temps, donc la sélection de fournisseurs spécifiques est la clé du succès de SAM. Mais par lesquels commencer ? Voici quelques règles de base pour vous aider à choisir les fournisseurs de logiciels sur lesquels vous devez vous concentrer :

  • Commencez par le fournisseur pour lequel vous dépensez le plus - IBM, Microsoft, Oracle et SAP sont souvent en tête de liste.
  • Examinez vos parties prenantes et choisissez un fournisseur qui leur apporte des avantages directs.
  • Est-ce qu'un projet de plus grande envergure se profile, comme la migration vers une nouvelle version ou la migration vers le cloud ?
  • Avez-vous un renouvellement de contrat est prévu avec un fournisseur important ?
  • Existe-t-il des fournisseurs dont les paramètres de licence ou les contrats complexes rendent particulièrement difficile l'assurance de la conformité et la création d'une vue d'ensemble des licences ?

Savoir par quel fournisseur commencer vous aidera également à définir la portée de votre projet SAM et vous aidera à choisir des objectifs concrets et réalisables. Cela vous mettra, vous et vos parties prenantes, sur la voie du succès de la gestion des actifs logiciels.

N'oubliez pas de recueillir des données pour illustrer le problème. Obtenez tous les détails, y compris les rapports pertinents, les factures et tout ce qui pourrait appuyer votre dossier.

Meilleures pratiques de gestion des licences logicielles

En gardant ces principes à l'esprit, immergeons dans le stratégie SAM et examinons 8 meilleures pratiques pour une gestion réussie des licences logicielles.

  1. Documenter et normaliser vos processus d'approvisionnement - Il est important de savoir qui et comment chaque unité commerciale achète des licences logicielles. Assurez-vous de définir des processus et des règles normalisés pour l'acquisition de licences et d'établir des processus normalisés pour le stockage des licences et des certificats de licence.

  2. Nettoyez et organisez votre inventaire de licences- Profitez-en pour créer un inventaire central des licences (si ce n’est déjà fait) et déplacer tous les contrats de licence et les contrats de maintenance du logiciel dans l'inventaire. Établissez un système organisationnel (personnes et processus responsables) qui vous permet de localiser facilement les documents et l'information sur les licences. Ensuite, vous devez apprendre quels sont les paramètres de votre licence afin d’estimer les licences dont vous avez besoin. Enfin, nommez un gestionnaire de licences pour administrer/maintenir votre inventaire.

  3. Cataloguer vos logiciels - Il est maintenant temps d'utiliser vos outils de découverte et d'inventaire pour savoir quels logiciels sont réellement installés dans votre environnement. Standardisez les titres des logiciels pour vous assurer que vous pouvez y associer une licence.

  4. 4. Inventaire de tous vos systèmes (les systèmes open source inclus !) - Lors du catalogage de vos logiciels, on peut facilement rater des choses installées sur des systèmes qui ne fonctionnent pas actuellement ou qui ne sont pas connectés au réseau. Assurez-vous donc que des outils de découverte sont installés sur tous les systèmes afin de ne rien manquer. Vous devez inventorier les systèmes open source (comme Linux) parce que même si le système d'exploitation n'a peut-être pas besoin d'une licence payante, il peut tout de même utiliser des logiciels qui eux en ont besoin.

  5. Déterminer l'utilisation du logiciel - C‘est le moment pour savoir quand un titre logiciel est utilisé et comment il est installé (ou non, par exemple dans le cloud), configuré et accessible. Attendez-vous à être surpris par les logiciels que vous détenez et la façon dont il sont réellement utilisés.

  6. Mesurer le nombre de licences dont vous avez besoin par utilisation de logiciel - Une fois que vous avez catalogué l'ensemble de votre système et enregistré les données d'utilisation, il est temps de revoir votre inventaire de licences et de vous assurer que vos licences couvrent toutes les manières dont le logiciel est installé et utilisé. Astuce : appliquez les droits d'utilisation du produit pour obtenir la pleine valeur de vos licences et réduire vos coûts.

  7. Continuez à mettre à jour vos inventaires de licences et de logiciels - C'est là que le travail de détective entre en jeu. Recherchez les modèles de licence qui correspondent le mieux à vos habitudes d'utilisation des logiciels et à votre environnement IT, en vous assurant que vous suivez l'utilisation pour maintenir la conformité. En attendant, vous serez continuellement mis à jour :
    a) Titres de logiciels pour suivre les utilisateurs qui téléchargent de nouveaux logiciels, mettent à niveau des programmes ou migrent dans le Cloud.
    b) Les données relatives à l'utilisation des logiciels et à l'environnement informatique
    c) L'inventaire des licences pour suivre les étapes du contrat et saisir les nouveaux achats et les modifications apportées aux licences, comme les mises à niveau ou les déclassements.

  8. Gérez vos licences plus efficacement - Félicitations ! Les résultats fructueux de votre processus SAM et la transparence des données vous permettront d'utiliser vos licences plus efficacement. Vous serez maintenant en mesure de voir clairement où vous êtes sur- ou sous-licencié. Vous pouvez maintenant réaffecter vos licences disponibles pour couvrir vos besoins, ce qui vous permet d'économiser de l'argent sur de nouvelles licences et de réduire les risques d'audit. Il est important de ne pas oublier le contrôle régulier ! Si vous n'utilisez pas de licence, il est recommandé d'annuler le contrat de maintenance. Lorsque les renouvellements de contrats arrivent, utilisez vos connaissances SAM pour négocier de meilleurs accords pour votre entreprise.

Le SAM n'est pas difficile si vous savez ce que vous cherchez.

Vous voulez savoir tout ce dont vous avez besoin pour envisager, lancer et développer un programme SAM d'entreprise ? Peu importent vos avancées dans votre voyage SAM, nous sommes là pour vous soutenir !

FAQs

Qui sont les parties prenantes du SAM - et pourquoi est-ce important ?

Les parties prenantes sont des personnes d'influence ou des décideurs clés qui travaillent en dehors du département ITAM. Identifiez vos parties prenantes dès le début du processus et établissez des relations avec ces acteurs clés. Cet alignement, c'est-à-dire l'adhésion de tous, est essentiel à la réussite du projet et au changement organisationnel.

Comment pouvez-vous mesurer le succès de SAM ?

Il est important d'établir des facteurs de réussite initiaux du programme (KPI) qui mesurent et reconnaissent les résultats de votre programme SAM. Cela vous aide à valoriser vos succès SAM aux parties prenantes et à l'ensemble de votre organisation. Divisez votre projet SAM en bribes qui définissent les jalons réalisables du programme ; envisagez d'équilibrer les objectifs proactifs et réactifs. Assurez-vous de créer un plan pour communiquer régulièrement vos avancées aux parties prenantes.

Comment pouvez-vous garantir la transparence des données ?

La transparence des données est la base du succès d’un système SAM. La qualité de vos données de licence logicielle fait la différence entre les économies et les dépenses. Si vos données ne sont pas claires, les résultats de l'optimisation de la licence ne le seront pas non plus. La normalisation est un processus étape par étape qui nettoie et identifie systématiquement les données, du filtrage de ce qui n'est pas nécessaire à la normalisation de l'information conservée. Certains outils de Software Asset Management disposent d'un processus de normalisation intégré qui exécute automatiquement tout ce travail manuel pour vous.



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