Pas de SAM sans appui de l’exécutif

En quelques années, le Software Asset Management (SAM) est devenu un enjeu stratégique pour les entreprises. Au cœur de ce changement, une tension économique et une forte pression sur les budgets due à la transformation digitale et une migration massive vers le cloud et le nombre croissant d’audits menés par les éditeurs stratégiques.

Critical piece of your SAM puzzle: C-Level support

Le Software Asset Management réduit et optimise les dépenses logicielles de votre entreprise. Il fournit des outils et des données pour gérer efficacement les audits de conformité logicielle et les négociations contractuelles.

Contrôler et automatiser l'acquisition de licences logicielles, leur utilisation, déploiement et leur optimisation sont devenus des objectifs incontournables. Des postes et des cellules SAM sont créés dans les services informatiques afin d’assurer cette gestion effective des actifs logiciels.

Cependant, le Software Asset Management est un processus qui engage plusieurs acteurs au sein des entreprises, et sans le support de l’exécutif, la réussite de votre programme SAM est en danger.

Le Software Asset Management est un projet d’équipe

Le Software Asset Management est un projet qui demande une bonne coordination des équipes IT, achats, juridique et finance pour être vraiment efficace et atteindre la parfaite maîtrise de ses licences logicielles. Définir une organisation, des objectifs et un plan d’action sont des étapes déterminantes mais pas suffisantes pour garantir son succès. Si l’équipe SAM se trouve isolée et sans les moyens nécessaires pour mener à bien sa mission.

Le SAM ne peut mener ce projet en solo dans l’organisation et sensibiliser les différents acteurs, si le SAM n’est pas pleinement intégré à la stratégie d’entreprise et n’implique pas les responsables au plus haut niveau hiérarchique. Les CIO, CFO et CSO doivent adhérer à cette stratégie et assurer un soutien exécutif fort et une visibilité au Software Asset Management.

Un projet d’équipe

La première étape pour réussir son projet SAM est d’identifier les parties prenantes, à savoir toute personne ou service ayant une interaction directe ou indirecte avec les enjeux d’une bonne gestion des licences logicielles et de définir l’organisation cible.

Il n’est pas toujours évident de mettre en lumière ces liens, mais le moyen le plus simple d’y parvenir est :

  • le suivi du cycle de vie de vos licences logicielles
  • la définition des besoins d'affaires liés aux logiciels
  • déterminer les processus d'acquisition, de disponibilité et de déploiement
  • l'identification des gestionnaires des principales applications et des budgets concernés
  • la mise en place de processus de gestion des risques et
  • l'intégration de la sécurité des services d'information

Une stratégie d’entreprise

Quand le SAM devient une stratégie d’entreprise et que la direction assure une bonne communication sur son importance, le(s) responsable(s) SAM aura(ont) le soutien de la hiérarchie pour convaincre des bénéfices du Software Asset Management et pourra(ont) mener le plan d’actions de cette stratégie avec la collaboration des autres équipes.

Le SAM implique des changements, de s’intéresser à un nouveau sujet, des actions de la part des équipes IT pour déployer et implémenter un outil SAM, une centralisation des contrats et des achats, une bonne coordination dans la gestion des risques.

Le soutien de la direction est primordial. Il sera difficile d’avancer si ces acteurs ont une résistance au changement ou si le SAM leur est présenté comme un projet/un enjeu secondaire. Gagner le respect et le pouvoir sans lien hiérarchique sur ses collaborateurs n’est en effet pas évident. Le SAM doit donc pouvoir affirmer la légitimité de ses actions et des efforts demandés à chaque partie.

Impliquer les parties prenantes

Le Software Asset Management, comme tout autre projet dans l’entreprise doit être en cohérence avec les objectifs de l’organisation.

Si l’équipe SAM doit définir comme tout autre service ses objectifs et son plan d’action, elle doit également identifier les objectifs partagés et les promouvoir en interne pour mieux impliquer les autres acteurs.

En lien avec le service juridique et les achats, l’équipe SAM aura à cœur de :

  • Centraliser les documents contractuels
  • D’améliorer la gestion des contrats (anticipation des renouvellements, résiliation des licences sans usage, optimisation des renégociations en adéquation avec les usages)
  • de dérouler un processus de bonne gestion des audits clair

En lien avec les équipes IT, l’équipe SAM participera à l’administration d’un outil SAM pour mieux gérer et automatiser les déploiements et réallocations de licences et plus généralement, inventorier les licences des différentes applications de l’entreprise.

En lien avec la finance et la DSI, l’équipe SAM pourra :

  • participer à l’élaboration du budget IT
  • chiffrer les risques de non-conformité à provisionner

Ce ne sont que des exemples tant les interactions peuvent être nombreuses et variables d’un client à un autre. Simplement, pour mieux promouvoir le projet SAM et gagner en efficacité, le responsable SAM va montrer que le SAM est au service des objectifs des différents collaborateurs.

Le SAM va ainsi servir in fine la réduction des coûts et l’optimisation des budgets qui est un enjeu clé des entreprises, compte tenu du contexte économique difficile. Cet argument est efficace car il va trouver écho auprès de l’ensemble des acteurs de l’entreprise. On réussit rarement à demander un effort supplémentaire ou un changement à un collaborateur s’il n’y voit pas un bénéfice pour son activité.

Le SAM doit être porté comme un projet clé qui est au service des besoins et des objectifs de l’ensemble des équipes dont la collaboration est nécessaire.

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Bien ciblé les parties prenantes

Parmi les activités du Software Asset Management que l’exécutif doit avoir en tête pour en avoir une compréhension complète et pouvoir assurer la collaboration de toutes les parties prenantes, il y a trois challenges à relever :

  1. la qualité des données
  2. le cloud
  3. les licences et les audits

1. La qualité des données

Les résultats sur la gestion des licences logicielles seront au service d’autres activités. Il est donc essentiel d’en assurer la fiabilité et cela passe en premier lieu par la fiabilité des données. Une mauvaise qualité de données entrainera des résultats biaisés, des risques financiers imprévus lors d’audits et des décisions en décalage par rapport aux usages et à la réalité du besoin. Aussi, il est impérieux d’avoir l’adhésion de toutes les équipes qui produisent des sources de données.

2. Le cloud

Lors de la migration vers le cloud ou de l'acquisition et de la mise en œuvre de solutions de Cloud Software Asset Management SAM et de logiciels d'optimisation du Cloud doivent jouer un rôle clé dans la stratégie de transformation numérique.

3. Les audits de conformité

S’agissant des audits, outre les risques de non-conformité, ils nécessitent de solliciter plusieurs ressources pour les conduire au mieux. En l’occurrence la direction et la DSI subiront moins de pression et pourront mieux maîtriser l’impact opérationnel et financier en s’appuyant sur un SAM fort, capable de produire des inventaires fiables et des projections des usages et des besoins clairs.

Motiver les parties prenantes

Ces exemples mettent en évidence le besoin de gouvernance, de processus et de collaboration pour assurer le succès d’un projet SAM. Pour pouvoir y arriver, le sponsor de l’exécutif est essentiel et il doit s’engager et soutenir ce projet. Sans soutien au plus haut niveau hiérarchique et décisionnel, le SAM ne tiendra aucune de ses promesses.

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