Nov 01, 2018

Redistribuer les licences pour éviter des surprises de facturation SaaS

La redistribution des licences peut vous permettre de réduire vos coûts, y compris dans le cloud.

Software Re-harvesting in the cloud

Même si le cloud vous aide déjà à alléger vos dépenses informatiques, les licences logicielles restent un investissement considérable. Les abonnements proposés par les principales applications cloud utilisent les licences par utilisateur nommé : avec ce système, vous payez pour chaque utilisateur qui accède à la solution.

Dans certains cas, vous pouvez payer deux, voire trois fois plus cher pour chaque utilisateur. Salesforce impose par exemple une licence par utilisateur nommé pour chaque Org. Si un utilisateur a besoin de pouvoir accéder à trois Orgs différentes, il devra avoir trois licences par utilisateur nommé différentes.

Voilà comment arrivent ces mauvaises surprises. Vous espérez pouvoir réduire vos frais généraux et vos coûts logiciels en migrant vers le cloud, mais ces modèles peuvent dissimuler des frais élevés qui pourraient vous surprendre.

Les abonnements logiciels et les coûts de licence SaaS peuvent rapidement monter en flèche : pour protéger vos investissements cloud, vous devez pouvoir contrôler ces dépenses en vous appuyant sur une solution de gestion des actifs logiciels cloud.

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Redistribution logicielle dans le cloud

La redistribution des logiciels est l’une des fonctionnalités essentielles des programmes de gestion des licences. Avec votre outil de gestion des licences logicielles, vous pouvez surveiller l’utilisation de vos applications cloud et détecter les licences inactives ou peu actives. Les licences inutilisées peuvent être désactivées et transférées dans votre inventaire de licences. Cela vous permet d’acheter moins d’abonnements, de réduire vos coûts et d’améliorer votre retour sur investissement.

La redistribution logicielle repose sur des principes simples. Il est bien sûr important que votre solution de gestion des actifs logiciels automatisée soit en phase avec votre politique et vos besoins métier, plutôt qu’avec les dispositions fixées par votre fournisseur de solution SAM.

Redistribution logicielle alignée sur les besoins métier

Les fonctionnalités de redistribution logicielle de votre solution SAM adaptée vous permettront de définir les paramètres de la redistribution, en choisissant par exemple des critères de sécurité pour vous assurer que seuls les utilisateurs inactifs soient désactivés.

  1. Liste blanche Utilisez la liste blanche pour vous assurer que les comptes importants mais peu utilisés ne soient pas désactivés. Selon leur rôle ou les projets sur lesquels ils travaillent, certains utilisateurs utilisent le système occasionnellement, mais de manière régulière. De plus, votre solution SAM peut comptabiliser par accident les congés maladie, maternité ou payés comme des périodes d’inactivité. La liste blanche vous permet de contrôler les comptes à désactiver.
  2. Seuils personnalisables Selon l’application ou le projet, vous pouvez définir différents seuils d’inactivité. Par exemple, vos collaborateurs utiliseront les applications logicielles comme Office 365 au quotidien, et d’autres solutions plus rarement, une fois par semaine ou une fois par mois. En étant à même de définir vos propres seuils, vous choisissez la méthode et le délai de désactivation des utilisateurs en fonction des besoins métier.
  3. Notifications par e-mail Les utilisateurs ne doivent pas se laisser surprendre par la désactivation de leur compte. Les comptes à faible activité identifiés par la solution doivent recevoir des notifications par e-mail concernant leur statut pour leur permettre de s’authentifier ou de donner des précisions.

La redistribution des licences est un aspect clé de la gestion des actifs logiciels cloud. Avec un outil SAM automatisé proposant ces fonctionnalités, vous bénéficierez d’un service de redistribution en phase avec vos besoins métier et votre politique organisationnelle.

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