jan 12, 2017

Table ronde autour de la gestion des actifs logiciels (SAM), 1ère partie : remporter le bras de fer des économies

Récemment à Berlin, Aspera GmbH a de nouveau parrainé we.CONECT, une conférence internationale sur la gestion des actifs logiciels (SAM), qui conjugue colloques et tables rondes pour les acteurs du secteur, des très grandes aux moyennes entreprises dont la procédure de gestion des actifs logiciels est mature.

Ce qui suit correspond à la 1ère partie d'une série d'informations provenant de discussions qui se sont tenues lors de l'événement avec des professionnels et experts du SAM.

Définition des coûts au sein du centre de données

Dans le cadre du parrainage Platinum de cette année, Aspera a organisé une table ronde lors d’un World Cafe sur le thème « Réduction des coûts au sein du centre de données ». C'est un sujet dont j'aime parler car nos solutions de gestion des licences sont numéro un du marché pour l'optimisation de l'environnement de serveur. En tant que modérateur, j'ai eu le plaisir de m'adresser à 45 participants, répartis en quatre groupes différents, pendant 20 minutes chacun.

Évoquer la question de l'optimisation des serveurs, c'est nécessairement aborder la façon dont on peut mesurer ses résultats. C'est la raison pour laquelle j'ai commencé par la question essentielle: comment ces professionnels SAM définissent-ils la notion d'« évitement des coûts » comparé à la « réduction des coûts », et la frontière mince qui les sépare ?

Évitement des coûts contre réduction des coûts

Les économies constituent évidemment un facteur de poids pour la gestion des actifs logiciels. Mais comment les définir et les mesurer ? En premier lieu, nous avons tous convenu qu'il est essentiel d'expliciter les termes de base. Cela peut aider une équipe SAM à instaurer des objectifs, et à obtenir l'adhésion des décideurs en établissant clairement les avantages financiers que l'on peut attendre d'un programme SAM.

L'évitement des coûts correspond aux économies théoriques. Nous avons défini cette notion comme recouvrant toutes les activités, ainsi que leurs effets, qui influencent de manière positive les dépenses futures ou potentielles. Du point de vue de l'entreprise, l'évitement des coûts est affaire d'« argent virtuel ». On identifie un poste pour lequel l'entreprise n'a plus besoin de dépenser d'argent.

La réduction de l'utilisation des logiciels par la redistribution des licences ou encore l'optimisation de la consommation de licences par la réaffectation des types de licences, tels que Windows Server Standard et Windows Data Center, illustrent parfaitement la notion d'évitement des coûts. Un autre exemple consiste à fournir des faits solides afin de dessiner de manière favorable les négociations du contrat de l'an prochain avec un fournisseur de logiciels.

Les réductions de coûts correspondent à des économies concrètes. Nous avons défini cette notion comme recouvrant toutes les activités, ainsi que leurs effets, qui influencent les décaissements ou la réduction concrète du risque aigu en cas d'audit. Du point de vue de l'entreprise, il y a réduction des coûts lorsque de l'argent réel n'est pas dépensé. Vous réduisez directement vos dépenses, par exemple, lorsque vous identifiez et résiliez des licences qui sont actives mais inutilisées.

Le fait de réduire ou d'éviter de payer des pénalités pour cause de sous-acquisition de licences lors d'un audit constitue un bon exemple de réduction des coûts. Voici d'autres exemples : identifier des produits alternatifs moins onéreux avant de renouveler un contrat ; optimiser une structure d'utilisation avant de commander des licences ; ou encore résilier des contrats de maintenance pour des logiciels qui ne sont pas utilisés.

Laquelle de ces implications financières est
la plus importante ?

Il est toujours capital de réduire les coûts. Mais dans quelle mesure est-il moins important de les éviter ?

Les participants de la table ronde ont estimé que les deux efforts de réduction des coûts ont un impact positif sur l'ampleur du budget de l'équipe SAM par rapport à la valeur des services informatiques fournis. Chaque effort contribue à l'obtention de résultats différents dans la prévision des coûts par projet, et le fait de répartir cela par fournisseur ou même par produit permettra à votre équipe de saisir toute l'étendue de la situation.

C'est là une position appréciable face à tous les réexamens de budget internes auxquels votre équipe de services SAM sera confrontée. Bien souvent, l'équipe SAM n'est pas à la table des négociations, donc la décision de concrétiser ses économies potentielles peut être prise par des services tels que Commercial, Achats ou Informatique. Mais si votre équipe fournit une présentation ainsi que des détails des options permettant de gagner de l'argent ou d'éviter les coûts, vous permettez à votre entreprise de prendre des décisions s'appuyant sur des faits et des informations concrets.

Enfin, les participants ont convenu qu'il est important d'identifier des possibilités d'évitement des coûts, mais qu'il est plus important encore de trouver des opportunités de réduction des coûts. Leur recommandation était de les traiter comme différents KPI pouvant être définis de manière concrète si la valeur SAM globale a besoin d'être démontrée.

Il y a toujours une zone floue entre les économies théoriques et les économies réelles, et c'est pourquoi il est difficile de plaider en faveur des services d'optimisation en interne. Dans mon prochain article, j'étudierai plus avant la valeur commerciale de SAM, ainsi que la façon dont ces économies peuvent impacter de manière positive d'autres domaines de votre entreprise.



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