mai 24, 2017

L'arme secrète du SAM : la gestion financière

L'arme secrète du SAM : la gestion financière

Deux raisons majeures d’avoir recours à la gestion des actifs logiciels (SAM) :

  1. Conformité. Les droits d'auteur constituent la base des exigences externes du SAM.
  2. Réduction des coûts. Vos dépenses en matière de logiciels doivent être gérées. Les coûts doivent être prévus, contrôlés et optimisés. Il s'agit des exigences internes du SAM.

Depuis dix ans, je constate que la plupart des entreprises considèrent la conformité comme LA priorité. Parallèlement, les plateformes SAM professionnelles se targuent souvent de pouvoir vous faire économiser jusqu'à 30 % sur vos dépenses logicielles.

À l'heure où de plus en plus d'offres logicielles sont proposées sous la forme de solutions cloud, il semble que la conformité ne soit plus un facteur décisif du point de vue de la gestion des actifs logiciels. Certains vont même jusqu'à dire que le SAM va disparaître. Il s’agit là d’une affirmation fallacieuse.

Nous assistons à un changement fondamental du rôle du SAM, qui n'est plus un outil de gestion de la conformité, mais devient un instrument de gestion financière.

Découvrir le business case de la gestion des actifs logiciels

Gestion du cloud = gestion financière

Plus vous implémentez de modèles cloud et de modèles basés sur la consommation, plus il est important que vous restiez maître de vos données quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et trimestrielles.

  • Quelles étaient vos prévisions ? Quel niveau d'adoption aviez-vous prévu et sur quels calculs financiers vous étiez-vous basé ?
  • Quelle est votre situation actuelle ? Risquez-vous d'atteindre ou de dépasser la consommation prévue et de mettre ainsi en danger votre budget ?
  • Comment pouvez-vous optimiser votre consommation et vos contrats afin de respecter votre budget ?

Regroupement de licences = gestion financière

Nous ne parlons pas uniquement du cloud. Si vous achetez des licences au niveau local, sans tenir compte des perspectives globales, vous limitez l'impact financier du SAM. Les spécialistes du SAM savent que c'est en gérant et en contrôlant vos contrats logiciels à un niveau global que vous obtiendrez le plus d'avantages.

C'est ce que l'on appelle le regroupement de licences. Cette pratique implique néanmoins une solide gestion financière SAM, puisqu'il est possible que les organisations locales aient peur de « payer pour les autres » et que les responsables SAM redoutent de se retrouver avec des parcs de licences impayées.

Établir le business case pour la gestion des actifs logiciels

SAM stratégique = gestion financière

Vous devez avoir une connaissance approfondie de votre inventaire de licences et de logiciels, et pas uniquement à des fins de conformité. En effet, votre situation en termes de licences doit être claire pour maximiser l'impact financier et la valeur de votre programme SAM à l'échelle de toute votre entreprise.

La prévision, le contrôle et l'optimisation de budget sont depuis toujours des fonctions classiques de votre organisation financière et de vos systèmes ERP. Ces tâches sont aussi nécessaires à la gestion des actifs logiciels et viennent s'ajouter à d'autres fonctions SAM clés, telles que :

  • le regroupement global des utilisateurs ;
  • le regroupement des licences ;
  • la prise en compte des droits d'utilisation parallèle ;
  • les usages parallèles ;
  • les droits de déploiement croisé (c'est-à-dire le regroupement des instances cloud et locales) ;
  • la portée organisationnelle et géographique.

En proposant une approche complète et efficace qui allie avantages en termes de conformité et gestion financière, la gestion des actifs logiciels offre une valeur inégalée. C'est la définition même du SAM stratégique. Les données SAM étant partagées à l'échelle de toute l'entreprise, votre programme SAM influence les décisions métier.

Le SAM, un outil qui génère de la valeur à tous les niveaux

Compte tenu de cette transformation fondamentale, on pourrait se demander qui, au sein de l'entreprise, est finalement responsable du SAM. Les achats ? L'IT ? Ou encore le service Finances ? La réponse est simple : aucun de ces départements n'est seul responsable de la SAM.

Le SAM en Adéquation avec les Intérêts de l’Entreprise

En ce qui concerne le SAM, tous les acteurs jouent un rôle important. Il faut impliquer les achats pour surveiller la négociation de contrats stratégiques. Le service IT est également essentiel, puisque de nombreuses solutions sont des solutions cloud hybrides ou nécessitent des déploiements logiciels. Les finances interviennent aussi, puisque la budgétisation et la facturation croisée des modèles basés sur la consommation sont de plus en plus d'actualité.

Enfin, une solution SAM dédiée est le seul outil qui vous permet de fusionner les données hétérogènes de divers départements. Plus important encore, vous avez besoin d'une solution SAM dédiée pour planifier, contrôler et optimiser votre consommation globale et locale en matière de logiciels.

L'adoption du cloud ne cessant de progresser dans le secteur des logiciels, les priorités du SAM vont progressivement changer. Ainsi, la conformité sera-t-elle peu à peu délaissée au profit de la gestion financière. Pour relever avec succès ces défis à venir, il faudra plus que jamais mettre en place une collaboration efficace à l'échelle de toute l'entreprise. Enfin, une approche complète et indépendante de la gestion des actifs logiciels est le meilleur moyen pour contrôler la consommation et les coûts..

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