déc 07, 2017

Guide d'introduction à la gestion des actifs logiciels

Vous commencez à vous intéresser à la gestion des actifs logiciels (SAM, Software Asset Management) ? Ce guide sur la gestion des actifs logiciels , rédigé à l'intention des débutants vous permettra de percevoir les avantages en termes de réduction des coûts, apportés à votre stratégie d'entreprise.

Vous êtes en soirée et parlez à des gens que vous rencontrez pour la première fois. Vous vous présentez et expliquez ce que vous faites : « Je travaille dans le domaine de la gestion des actifs logiciels, le SAM. » Vos interlocuteurs prennent d'abord un air hésitant lorsqu'ils entendent l'expression, avant de demander : « Qu'est-ce que c'est, exactement, la gestion des actifs logiciels ? » Bon, par où commencer ? Ne pourrions-nous pas en effet discuter d'un sujet facile. Là j'ai 30 secondes pour capter l’intérêt. J'espère juste qu'ils ont au moins 30 minutes !

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Si vous travaillez dans le domaine du SAM, vous connaissez ce sentiment et la crainte d'avoir à expliquer ce que vous faites. S'il existait un terme pour désigner cela, ce serait probablement quelque chose comme « les dommages causés par la gestion des licences en soirée. »

Alors, que dire lorsque « Je travaille dans le domaine du SAM » ne suffit pas ?

Qu'est-ce que la gestion des actifs logiciels ?

La gestion des actifs logiciels est la branche de la gestion des actifs informatiques (ITAM, IT Asset Management) qui s'occupe des licences logicielles. À l'instar de tout actif physique, les logiciels doivent être gérés. Les actifs physiques tels que le mobilier s'usent, doivent être remplacés, déplacés, réparés, etc. La gestion des actifs logiciels n'est en rien différente. Les licences logicielles doivent être renouvelées, renégociées et éliminées.

Les licences logicielles déterminent ce qu'une entreprise peut faire avec le logiciel : le nombre de personnes pouvant l'utiliser, le nombre d'équipements sur lesquels il peut être installé, l'emplacement de l'installation, le mode d'accès, etc. Il est donc essentiel qu'une entreprise dispose des licences adéquates pour répondre à ses besoins et qu'elle veille à ce que ces licences logicielles soient optimisées et utilisées de façon efficace.

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Défense contre l'audit logiciel

Contrairement aux meubles de bureau abîmés qui prennent simplement de la place pour rien, les licences mal gérées peuvent vous coûter cher. L'une des raisons qui motivent la mise en œuvre d'une stratégie de SAM est de se prémunir contre les audits logiciels. Les éditeurs de logiciels tels qu'IBM, Microsoft, Oracle et SAP ont le droit de pratiquer un audit d'un environnement informatique en vue de s'assurer que l'entreprise satisfait aux conditions de licence.

On parle de « conformité des licences logicielles ». Si une entreprise n'est pas en conformité lors d’un audit elle peut se voir infliger des amendes, qui représentent parfois jusqu'à 1,5 fois le montant des coûts de maintenance. Cela peut atteindre des sommes dépassant les dizaines de millions de dollars — soit une explosion de budget susceptible de paralyser l'entreprise. Et la conformité n'est qu'une des raisons pour lesquelles les entreprises « pratiquent le SAM ».

Optimisation des licences logicielles

Si le SAM peut vous épargner un audit et vous permettre d'éviter de débourser des sommes faramineuses, il dépasse largement le cadre de la conformité. L'optimisation des licences logicielles vous permet de posséder les licences les plus avantageuses en fonction de vos besoins, et de ne pas payer trop pour des licences dont vos utilisateurs n'ont pas l’utilité.

En fait, un outil automatisé de Software Asset Management comme Aspera SmartTrack offre de précieux avantages en termes de réduction des coûts :

  1. contrôle de la gestion des changements ;
  2. procédures de préparation à l'audit et protection contre les risques ;
  3. contrats élagués et régularisations ;
  4. récupération et redistribution des licences ;
  5. intégration au système ITSM pour les demandes de licences.

Une solide stratégie en matière de gestion des actifs logiciels vous aide à planifier et organiser vos achats de logiciels, à optimiser votre utilisation des licences et à renforcer votre pouvoir de négociation ou renouvellement de vos contrats avec les éditeurs. Ses retombées vont bien au-delà du domaine informatique. Ainsi, le SAM n'est-il pas uniquement la priorité du service IT : il s'agit d'un outil essentiel pour l'entreprise, pour des réductions de coûts à tous les niveaux.

Le SAM : convaincre en 30 secondes

Alors, comment résumer tout cela en seulement quelques mots ? Essayez ceci lors de votre prochain dîner ou de votre prochaine soirée : la gestion des actifs logiciels désigne la stratégie d'entreprise axée sur la supervision et l'optimisation d'une ressource opérationnelle essentielle — les logiciels. Toutes les entreprises ont besoin de logiciels. Le SAM revient simplement à suivre un régime alimentaire sain et un programme de remise en forme... pour les entreprises.

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