mar 14, 2018

La gestion des actifs logiciels va au-delà de la conformité et de la gestion des licences

Depuis toujours, la gestion des actifs logiciels (SAM) est confondue avec ses sous-ensembles, la gestion des licences logicielles et la conformité des licences logicielles. Il semblerait même que ce phénomène tende à s’accentuer.

Software Asset Management: More than License Compliance and License Management

Il faut dire qu’il existe de nombreux exemples d’informations ou d’explications discordantes sur la gestion des actifs logiciels :

  • Sur les forums publics, comme LinkedIn :
    • « Le SAM, c’est l’optimisation des licences logicielles. Inutile de tout compliquer. »
    • « Le SAM concerne la conformité des licences. »
  • Dans les offres d’emploi pour des postes liés à l’ITAM ou au SAM (par exemple, analyste SAM) qui indiquent clairement qu’il convient de gérer la conformité des licences logicielles, souvent pour des éditeurs spécifiques. En réalité, si les professionnels du SAM doivent avoir une connaissance basique des licences, ils se concentrent avant tout sur l’implémentation et la gouvernance du cadre du programme SAM.
  • Les audits de conformité des licences menés par les éditeurs sont parfois présentés comme des vérifications ou des services « SAM ».
  • Certains fournisseurs de technologies présentent leurs produits comme des solutions « SAM » complètes.
  • Dans les accords pour des services « SAM » gérés ou externalisés, qui incluent des conditions vagues et génériques et présentent une portée restreinte, ne correspondant pas à une solution SAM complète tout au long du cycle de vie.
    • « Le sous-traitant aura pour mission de gérer les actifs IT et, plus spécifiquement, de gérer un inventaire des équipements et logiciels installés. »
    • « Le MSP sera chargé de traiter les demandes de licences logicielles approuvées et de suivre les licences. »

Si les initiatives « SAM » échouent souvent, c’est principalement à cause de cette impossibilité (ou de cette absence de volonté) de distinguer le SAM de ses sous-ensembles, ce qui se traduit par des attentes contradictoires en termes de portée, d’objectifs et de pratiques. Pour planifier et implémenter avec succès votre programme SAM, il est utile d’effectuer clairement cette différenciation, notamment en choisissant des solutions appropriées.

La gestion des actifs logiciels et ses sous-ensembles

La gestion des actifs logiciels (SAM) est un sous-ensemble de la gestion des actifs IT (ITAM). Elle se concentre sur les actifs logiciels, les licences et les services associés, ainsi que sur les supports (physiques ou numériques) des logiciels.

Voici une comparaison entre le SAM et ses sous-ensembles (comme illustré dans la figure 1 ci-après) :

La gestion des actifs logiciels va au-delà de la conformité et de la gestion des licences
Figure 1 : sous-ensembles ITAM et SAM
  • La conformité des licences logicielles a pour but d’éviter la « sous-acquisition » de licences, en garantissant le respect des droits de licence. Elle est souvent axée (de façon inadaptée) sur la comparaison entre le nombre de licences et les déploiements logiciels. Cependant, la conformité doit prendre en compte d’autres paramètres de licences, comme la configuration des appareils, la situation géographique, le fait que l’utilisateur soit ou non un employé, etc.
  • La gestion des licences logicielles, y compris l’optimisation des licences logicielles, va au-delà de la conformité des licences logicielles. Elle veille en outre à ce que le type, le nombre et les fonctionnalités des licences soient adaptés. La plupart des organisations se trouvent en situation de sur-acquisition de licences pour certains produits, aussi bien en termes de nombre (par exemple, Microsoft Project), que de fonctionnalités (édition professionnelle vs édition standard). Dans certains cas, le logiciel peut être déployé de façon plus optimale pour réduire les exigences et coûts de licences, par exemple, en le déplaçant sur un serveur plus petit.
  • La gestion des actifs logiciels ne se limite pas aux licences. Elle englobe également le produit logiciel (actif) et ses différents aspects (fonctionnalité, récence, standardisation, coût pour l’ensemble du cycle de vie, etc.).

Aujourd’hui, de nombreuses initiatives « SAM » s’appuient principalement sur la conformité des licences logicielles, en intégrant éventuellement quelques éléments de gestion des licences logicielles. Idéalement, ces pratiques s’étendent et se développent pour établir un programme complet de gestion des actifs logiciels.

Il faut noter que le suivi basique des actifs matériels est un prérequis pour l’ensemble de ces approches, en particulier pour la conformité des licences logicielles, afin de garantir que chaque licence correspond aux caractéristiques de la machine sur laquelle elle est installée (par exemple, processeurs et cœurs).

 ObjectifsPrincipaux éléments à prendre en compte
Conformité des licences logicielles
  • Éviter la sous-acquisition de licences.
  • Limiter les risques d’audit.
  • Limiter l’impact des audits.
  • Éviter les dépenses imprévues.
  • Limiter les risques juridiques et liés à la réputation.
  • Avons-nous le droit d’utiliser le logiciel ?
  • Nos licences sont-elles suffisantes ?
  • Où et comment le logiciel est-il déployé ?
  • Quand, comment et par qui est-il utilisé ?
Gestion des licences logicielles Idem, plus :
  • Garantir que les licences sont adaptées.
  • Éviter les coûts directs inutiles (licences, maintenance, support).
  • Éviter toute complexité inutile.
  • Nos licences sont-elles adaptées ?
  • Les efforts de gestion des licences sont-ils raisonnables ?
  • Les licences sont-elles déployées de façon optimale ?
  • Les licences sont-elles utilisées ?
  • Les coûts directs sont-ils proportionnels à la valeur ?
Gestion des actifs logiciels
    Idem, en mettant particulièrement l’accent sur les actifs (produits) et pas seulement sur les licences :
  • Réduire la complexité technologique, par exemple, par le biais de la standardisation de produit.
  • Réduire les coûts directs et indirects du cycle de vie.
  • Maximiser la valeur/le rendement.
  • Soutenir les autres fonctions IT/non IT.
  • Effectuer une planification stratégique.
  • Nos produits sont-ils adaptés ? Des produits différents ou plus récents pourraient-ils mieux répondre à nos besoins métier ?
  • Avons-nous des versions et produits standard ?
  • Les fonctions de certains de nos produits sont-elles redondantes ?
  • Les produits sont-ils déployés et utilisés de façon optimale ?
  • Les produits sont-ils pris en charge de façon adaptée ? (en interne et en externe)
  • Existe-t-il une feuille de route pour le produit ? (interne et éditeur)
  • Les coûts du cycle de vie sont-ils proportionnels à la valeur ?

Pourquoi la différenciation est-elle importante ?

Dans beaucoup de cas aussi bien sur le plan professionnel que personnel, le succès du SAM dépend en partie de la bonne définition des attentes avec les parties prenantes et d’une compréhension commune des concepts clés. La différenciation est surtout nécessaire pour :

  • identifier les résultats attendus (avantages) ;
  • définir un plan et un budget approprié ;
  • établir des définitions standard appropriées (par exemple, actif IT vs licence) ;
  • choisir un cadre de programme adapté pour évaluer les pratiques actuelles et mettre en œuvre de nouvelles pratiques/des pratiques améliorées ; identifier dans ce cadre les politiques, processus, données, technologies et rôles/responsabilités nécessaires ;
  • choisir des ressources appropriées, dotées de l’expérience et des connaissances nécessaires ;
  • fournir une formation appropriée.

Nous devons comprendre les objectifs et la portée de nos initiatives SAM et nous mettre d’accord sur ces points, afin de garantir que nous implémentons une solution adaptée sur tous les plans (politiques, technologies, ressources, rôles/responsabilités, etc.). Si vous différenciez le SAM de ses sous-ensembles, il vous sera plus facile de comprendre les enjeux et d’obtenir un consensus, pour contribuer ainsi à la maturité et à la réussite du SAM.



Les sujets: SAM 101, Formation SAM




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