jan 26, 2017

Table ronde autour de la gestion des actifs logiciels (SAM), 2ème partie : une étonnante histoire de « valeur »

La question inattendue de la « valeur commerciale »

Pour une équipe SAM, parvenir à décrire le véritable impact économique et financier de son travail sur l’entreprise est complexe. En quoi la gestion et l'optimisation de vos actifs logiciels affectent-elles concrètement le résultat net de l'entreprise ? Après avoir abordé avec les 45 participants de la table ronde la différence entre réduction des coûts « réelle » et évitement des coûts « théorique », notre discussion s'est orientée sur la façon dont un programme SAM mature peut aller au-delà de la gestion des licences et de la conformité.

Une question inattendue s'est invitée dans notre échange. Qu'est-ce que la « valeur commerciale » ? Nous avons défini cette notion comme étant la valeur qui débloque le budget d'une entreprise pour le consacrer à un poste plus utile.

Par exemple, si vous réduisez la consommation de logiciels d'un fournisseur donné comme Oracle, vous ne dépenserez pas les 93 k€ prévus au budget. Vous pouvez dès lors les consacrer à un autre investissement, comme un système de gestion de la relation client (CRM) plus efficace. Cette économie de 93 k€ peut vous permettre de gagner 465 k€ de plus au cours des deux prochaines années. Auparavant, vous dépensiez cet argent car votre consommation de licences semblait vous l'imposer, mais, en optimisant la gestion de vos actifs logiciels, vous avez libéré du budget que vous pouvez dépenser plus intelligemment.

Les contrats SAP constituent un autre exemple de potentiel d'économies considérable. Vos programmes SAM peuvent identifier un minimum de 10 % d'économies sur votre budget SAP, ce qui représente un montant de 1,9 million d'euros. Cet argent peut servir à acheter des licences d'une nouvelle application commerciale qui générera 4,7 millions d'euros de chiffre d'affaires au cours des 12 prochains mois. Donc, quelle est la valeur ajoutée réelle de la gestion des actifs logiciels pour l'entreprise ? C'est une question qui vaut la peine d’être développée plus avant dans le cadre des métriques de RSI.

Le cas attendu de la « valeur ajoutée »

Comment décrire la valeur de l'optimisation SAM : voilà un sujet toujours très prisé inévitablement discuté lors notre table ronde ! Si vous considérez vos économies réelles et l'argent effectivement économisé, vous obtenez les économies théoriques libérées dans votre budget. Une valeur supplémentaire réside dans les activités qui sont importantes pour la bonne marche de votre entreprise mais qui ne peuvent pas être mesurées en euros.

C'est cela la « valeur ajoutée ». Les participants ont défini cette notion comme recouvrant toutes les activités dénuées d'impact monétaire, mais qui soutiennent d'autres services directement ou indirectement. Ce soutien peut prendre les formes suivantes : repérer vos tendances en matière de services, mieux cerner votre organisation informatique ou savoir que vos employés travaillent plus efficacement. Mais il pourrait aussi passer par l'automatisation des demandes informatiques, ou encore la mise en place d'alertes en cas de composants logiciels manquants ou de logiciels qui enfreignent une règle de sécurité informatique.

Considérons l'impact d'une qualité de données grandement améliorée : vous ne pouvez pas dire avec précision que cela génère 465 k€ d'économies par an, mais il peut être prouvé que d'autres processus métier dépendent de données fiables. Si la qualité de vos données est mauvaise, les équipes se retrouveront face à un grand nombre d'itérations de projet et à un travail manuel supplémentaire, les processus seront mal implémentés, et leur maintenance consommera davantage de ressources. Cela se traduit par du temps de perdu et une baisse de productivité, ce qui revient à des coûts d'exploitation perdues et éventuellement un réel manque à gagner.

Autre exemple : un système de demandes fonctionne sans problème car votre processus SAM autorise des décisions davantage automatisées, et vous évitez ainsi 500 interruptions de service et 500 tickets d'incident qui n'ont pas à être traités manuellement. Cela peut revenir à économiser le coût d'un employé en équivalent temps plein (ETP) à la fin de l'année. Ceci est difficile à prouver. En revanche il est facilement démontrable que toutes les activités SAM aident l'équipe informatique et les processus dans une entreprise.

Les métriques permettant de calculer l'impact de la valeur ajoutée sont variables. Nous vous recommandons de commencer par Indicateur Clé de Performance et une valeur convenue. Parmi les plus populaires, on trouve le « nombre de jours-homme de travail réduit par an », les « actifs non gérés par mois », les « achats hors contrats par trimestre », les « nouveaux logiciels non couverts par les normes informatiques » et les « produits obsolètes du portefeuille ».

Augmentation de la valeur grâce à une gestion des actifs logiciels automatisée

Notre plateforme de gestion de licences SmartTrack, soutient une approche stratégique permettant de bénéficier de toutes les économies qu'offre la gestion des actifs logiciels. Nous y parvenons en améliorant les processus automatisés qui gèrent votre charge de travail SAM.

N’oublions pas qu’une entreprise moyenne peut avoir 1 000 demandes de logiciels par an. Chaque demande doit être évaluée en termes de licences requises et de conformité du fournisseur, puis la demande est acceptée ou refusée. Admettons que votre employé passe environ 15 minutes par demande à faire ce travail manuellement. Il vous suffit de faire le calcul 1 000 demandes x 15 minutes / 60 minutes / 8 heures pour connaître le nombre de jours ouvrables consacrés à ce processus.

En automatisant ces activités avec SmartTrack, vous pourriez réduire la charge de travail de vos employés de 90 %. Désormais, votre équipe SAM peut connaître le montant exact économisé pour cette métrique.

Meilleures pratiques en matière d'optimisation

Les économies SAM qui ont le plus d'impact se retrouvent souvent dans le centre de données. Les participants à la table ronde et moi-même en avons conclu qu'il convient d'étudier ces économies sous deux angles : celui des résultats tangibles et celui des résultats immatériels.

Vous pouvez voir les économies que vous réalisez, littéralement, en dépenses SAM. Ce sont là les résultats tangibles des réductions et évitements de coûts, que j'ai évoqués en détail dans mon premier article. Vous pouvez étudier les détails de vos processus SAM pour identifier d'autres économies qui ne sont pas forcément quantifiables en euros. Ce sont là les résultats immatériels de la valeur commerciale et de la valeur ajoutée.

Maintenant que vous avez passé en revue les nombreux avantages de SAM, le moment est venu d'étudier plus avant le chemin à parcourir pour en bénéficier. Mon prochain article expose les meilleures pratiques « du terrain ». Le groupe a établi une liste complète des façons d'optimiser votre parc SAM (utilisation, licences, contrats, etc.) en partageant ce qu'il fait déjà aujourd'hui, ce qu'il prévoit de faire et ce qu'il considère comme étant souvent négligé ou sous-estimé.

Si vous n'êtes pas déjà abonné, abonnez-vous et ne manquez pas le prochain article de cette série. Et maintenant, à vos commentaires !



Les sujets: Data Center, Industry News + Events, SAM Insights




Commentaires (0):

Il n'y a pas encore de commentaire.