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Votre guide de gestion des actifs logiciels SAP®

Une introduction exhaustive à l'optimisation des licences SAP

You, Me, and SAP

La gestion des licences SAP peut sembler délicate, difficile voire déroutante. Pourtant, elle n’a pas à l’être. Plus vous en savez sur vos licences SAP, mieux vous tirerez parti de votre relation avec l’éditeur.

Cette page Web vous donne les outils nécessaires pour mener des négociations, découvrir des économies potentielles et assurer la conformité contractuelle de votre société. Son contenu vous donnera les informations indispensables pour faire la lumière sur licences SAP.

3 bonnes raisons de gérer les actifs logiciels SAP

Vous ne souhaitez pas surpayer les logiciels SAP que vous utilisez. De son côté, l’éditeur veut obtenir un juste prix. Un programme de gestion des actifs logiciels vous permet de trouver le juste équilibre, qui soit avantageux pour votre entreprise.

Évaluation annuelle: Abordez sereinement votre bilan grâce à une optimisation de la collecte et de la qualité des données.

Optimisation : Obtenez le meilleur rapport qualité-prix de vos licences SAP avec moins d'efforts.

Économies: Ne payez que pour ce que vous utilisez et ajustez les autorisations des utilisateurs lorsque celles-ci sont trop nombreuses. Renégociez les contrats concernant les logiciels inutilisés et choisissez le modèle d'accès indirect le moins onéreux pour votre société.

La règle d'or des licences SAP

« Connais-toi toi-même ! »

Avant votre audit interne annuel, un audit SAP ou une négociation de contrat, prenez le temps de faire le point sur vos licences SAP.

Vous devez savoir de quelles licences vous disposez, quels moteurs vous utilisez et quelles applications non-SAP ont accès au logiciel SAP. Vous devez savoir quels logiciels vos utilisateurs ont le droit d'utiliser (indice : les autorisations dont ils disposent sont peut-être trop nombreuses). Pourquoi ?

SAP s'attache plus à la croissance des revenus qu'à la conformité

En tant que société cotée en bourse toujours à la recherche d'opportunités de croissance, SAP sait que le vaste vivier que constitue ses clients représente le marché idéal pour la vente de son logiciel.

La liste des prix et conditions mise à jour chaque trimestre est suffisamment vague pour être sujette à interprétation. Les outils de mesure fournis par SAP – USMM et License Administration Workbench (LAW) – ne sont pas toujours précis. Vous êtes toutefois obligé de les utiliser.

Audit Defense 101

Mythes relatifs aux mesures LAW

Le système LAW est incontournable : chaque année, les clients SAP doivent recueillir leurs données d'utilisation depuis USMM, puis les consolider et les soumettre via LAW afin d'évaluer leur conformité en matière de licences. Avant de soumettre vos données, n'oubliez pas : le système LAW n’est pas infaillible.

  • Il ne prend pas systématiquement en compte les conditions spéciales des contrats. Ces conditions que vous négociez risquent dont d'être ignorées.
  • Il n'exclut pas les licences redondantes ou inutilisées de sa facturation, à la fois pour les moteurs et les licences inutilisés d'utilisateur nommé qui n'ont pas été installées.
  • Il lit souvent de manière inexacte les données issues de versions logicielles plus anciennes.
  • À la fin de l'année 2018, il effectuera le suivi des autorisations de licence (et non de l'utilisation) et leur attribuera un tarif.
  • Il applique des métriques et modèles de prix plus récents alors que votre contrat vous donne peut-être droit à des métriques plus anciennes, moins onéreuses pour l'utilisation que vous faites des logiciels.

Les rôles de licence SAP sont extrêmement difficiles à modifier après leur passage par LAW. Lorsque des données sous licence sont calculées par le système LAW, vous ne pourrez plus procéder à l'optimisation de vos licences. Les prix sont alors bloqués. Avant de soumettre vos données à LAW, un outil SAM peut permettre de restreindre les licences inutilisées ou redondantes. Il analyse vos données d'utilisation afin d'affecter des licences moins onéreuses et d’utiliser votre contrat comme règle de recherche lors de son analyse, en vue de découvrir des avantages jusque-là négligés. Ces règles optimisées de l'analyse des données de l'outil SAM peuvent alors être soumises à vos systèmes SAP et être appliquées au prochain rapport LAW. Une certaine transparence entre votre société et SAP est alors assurée et ce qui permet de diminuer vos coûts IT.

Lire notre blog SAP sur le LAW 2.0

7 Conseils pour maîtriser votre prochain audit interne LAW

SAP utilise souvent les audits pour vendre ses solutions à ses clients. Un audit semble lié aux questions de conformité mais il s'agit en réalité d'un argument de vente, ce qui ouvre la voie de négociations. Votre capacité à maîtriser les tenants et les aboutissants de votre situation en matière de licences SAP, et la rapidité à laquelle vous êtes en mesure d'appréhender ces informations, renforcent votre position lors d'éventuelles négociations. Si vous devez passer un audit (ou un audit interne), voici quelques points importants à retenir :

  1. Prenez l'initiative et répondez rapidement. SAP comprendra ainsi que vous êtes prêt et ne craignez pas l'audit.
  2. Testez votre propre rapport. Demandez à bénéficier de temps afin de pouvoir recueillir et analyser correctement vos données avant de les soumettre. Une analyse de qualité prend du temps. SAP est sensible à cet argument.
  3. Sollicitez l'aide d'un expert. Nombre de fournisseurs SAM, dont Aspera, sont à même de proposer les services de spécialistes expérimentés en licences, contrats et audits SAP.
  4. Lisez votre contrat. Avec la plus grande attention. En fait, ne vous contentez pas de le lire, analysez-le. Prenez connaissance de vos droits et identifiez les conditions particulières susceptibles de faciliter vos évaluations.
  5. Regroupez vos données SAP. Vous devez utiliser les outils de mesure SAP, comme LAW ou USMM. Toutefois, un outil SAM procédera de manière plus précise et plus exhaustive, rassemblant les données d'utilisation sous licence et utilisant votre contrat comme règle de recherche afin d'identifier les avantages éventuels.
  6. Optimisez vos licences. Supprimez les utilisateurs inactifs. Comparez les autorisations dont votre licence vous fait bénéficier avec votre utilisation des applications, et ajustez, le cas échéant. Un outil SAM peut effectuer ces différentes tâches, renforçant ainsi votre position lors d'un audit. Il n'est pas rare que des clients SAP utilisent les économies réalisées lors d'une optimisation de licences pour couvrir les coûts inattendus générés par un audit.
  7. Vous manquez de temps ? Procédez à une Rapid Vendor Analysis afin d'avoir, sous deux semaines, un bref aperçu de votre situation en matière de licences. Les résultats de cette analyse vous donnent un avantage lors de vos négociations.

Découvrez notre guide de l'audit SAP pour plus de conseils et d'outils

Est-ce trop tard pour contrôler mes licences SAP ?

Non ! Qu'il soit question d'un audit, de la renégociation d'un contrat ou de la recherche d'une stratégie de réduction des coûts en constante augmentation, les outils SAM et l'expertise de SAP vous seront très utiles.

Et qu’est-ce que j’en retire ?

  • 10 % en moyenne d’économie sur les licences SAP
  • Retour sur investissement en moins d'un an
  • 10% de gain de temps de réponse d'audit interne annuel
  • 33 % de gain de temps grâce à l'automatisation

6 bonnes raisons de ne pas gérer les actifs logiciels SAP vous-même

Les audits internes et audits complets SAP sont rigoureux.

Vous recevez une lettre de SAP annonçant un audit approfondi ou votre première date limite de soumission LAW. Les difficultés commencent : vous tentez de comprendre les conditions générales de votre contrat, vos licences et la liste des prix SAP tout en recueillant les données requises. Un programme SAM vous prépare à ce genre de situation et permet de lisser les éventuelles difficultés. Il recueille toutes les données nécessaires avec rapidité et efficacité, vous permettant de maîtriser le processus dans vos interactions avec SAP. Et il conserve les règles de votre contrat et les résultats obtenus au fil du temps. Vous n'avez donc à procéder à cette optimisation qu'une seule fois.

Une énigme mystérieuse et une licence SAP

Les licences SAP et votre contrat, essentiels car indicateurs des limites de vos licences d'utilisateur et de vos droits, sont longs complexes et ennuyeux. Ils requièrent une maîtrise du jargon juridique pour être maîtrisés. Tout comme un expert SAM peut vous permettre de comprendre votre contrat un outil SAM peut en définir les conditions sous forme de règles en vue d'optimiser la position de votre licence. À ce niveau SAP de complexité, toute autre aide ne présenterait que peu d'intérêt.

SAP + PCL + VOUS = CONFUSION

Amalgame complexe de jargon juridique et de nomenclature logicielle, sujette à nombre d'interprétations, la PCL fournie par SAP semble presque avoir été conçue pour semer la confusion. Puis, lorsque vous pensez qu'enfin, vous vous avez assimilé cette liste, elle est modifiée. Et le même processus se répète tous les 3 mois.
L'objectif visé n'est évidemment pas de rendre ces informations inintelligibles . L'offre de produits et services de SAP change et se développe, ce que reflète la PCL. Lorsque vous avez besoin d'acheter des licences supplémentaires, l'expert en gestion des licences SAP peut vous aider à les comprendre et à les interpréter afin d'en tirer le meilleur parti.

Les métriques des moteurs sont complexes.

Les moteurs SAP sont difficiles à évaluer. Nombre d'entre eux disposent d'ensembles de métriques différents, en fonction de l'utilisation et de ce pour quoi ils sont utilisés. Ils se complexifient donc très rapidement.

  • Voici quelques exemples de métriques de licences : Par noyau, par appareil, par appareil nommé, par utilisateur, par utilisateur nommé, par processeur (nombre d'UC), par unité de valeur par cœur de processeur…
  • Voici quelques-unes des principales métriques liées à l'activité commerciale : Par patient, par contrat, par transaction, par revenus, par employé, par affichage de poste…

Dans un environnement logiciel complexe, il est très facile de perdre de vue le mode de calcul de l'utilisation de chaque moteur et le nombre d'utilisateurs ayant le droit d'accéder à un moteur donné. Un outil SAM efficace peut contrôler vos moteurs afin qu'ils respectent les limites que vous définissez et ne soient pas associés à des coûts colossaux.

De l'importance des données de qualité

Plus vous disposerez de données de qualité, plus vous pourrez faire valoir votre respect de la conformité et négocier avec SAP. En effet, pour connaître le type et le nombre de licences à acheter, ainsi que les autorisations dont vous avez besoin, il vous faut des données complètes de qualité. Sinon vous risquez d'obtenir des résultats LAW médiocres : vous paierez alors plus cher pour vos licences et ce, pour des licences dont vous n'avez pas besoin.

Vous n'êtes pas un robot

Si vous exécutez un programme SAM, vous pouvez automatiser un grand nombre de vos processus, ce qui vous permet à vous et votre équipe un gain de temps considérable. Avec l'automatisation du SAM, la récupération des licences et la réduction des coûts deviendront des exercices réguliers.

Optimisez vos licences SAP

Quand optimiser la gestion de vos licences SAP ?

Dès maintenant ! C’est toujours le bon moment de commencer à gérer ses licences SAP. L’éditeur met ses listes de prix à jour tous les 3 mois. Les nouvelles règles régissant les autorisations, les nouveaux outils de mesure, la nouvelle tarification de l'accès indirect sont autant d'opportunités permettant d'améliorer votre situation avec SAP et de rendre vos coûts prévisibles.

Comment ? Vous pouvez bénéficier de services spécialisés qui vous assureront une mise en conformité ultra-rapide. Vous pouvez également commencer un projet SAM bien avant votre prochain audit interne. Vous pouvez participer au processus ou laisser un partenaire de services SAM tout faire pour vous. Tout dépend de votre situation :
    - Audit : Souvenez-vous : un audit porte autant sur les ventes que sur la question de la conformité. Par conséquent, lorsque SAP souhaitera examiner vos résultats dans le détail, un programme SAM recueillera pour vous les données importantes qui vous permettront de négocier avec l’éditeur, pour la plus grande satisfaction de tous.
    - Renégociation de contrat : Le SAM appliqué à votre logiciel SAP offre la transparence synonyme de position de force au moment de la renégociation du contrat. L'analyse contractuelle constitue une composante standard du SAM car elle permet de mettre en évidence des avantages dont vous ignoriez pouvoir bénéficier.
    - Migration vers la plate-forme S/4HANA : Les rôles de licence de l'utilisateur nommé sont difficiles à modifier après la soumission de vos données au système SAP. Si vous disposez d'un nombre trop important d'autorisations, procédez à une optimisation à l'aide d'un programme SAM et faites des économies. Avec le déploiement de la plate-forme S/4HANA par SAP, vous ne pourrez, à terme, plus procéder à l'optimisation de vos licences.

Passez à l'automatisation sans tarder ! L'octroi de licences à des utilisateurs, l'évaluation de moteurs, la récupération de licences inutilisées et l'annulation de doublons sont des tâches chronophages associées en outre à un risque d'erreur accru. Un outil SAM automatise le processus de gestion des licences SAP, permettant de l'accélérer et de supprimer ce risque. Certains outils sont très simples à utiliser, telle que la programmation d’une minuterie le vendredi pour avoir les résultats le lundi matin.

Level up your SAP licensing know-how with these blog posts

Optimisation des licences par utilisateur nommé

Payer plus pour des autorisations trop nombreuses

Payer plus pour des autorisations trop nombreuses

  • Problème : SAP transfère la définition de ses licences de l'utilisation des applications aux autorisations d'utilisation de ces applications. Le champ d'autorisation de vos licences sera donc plus étendu et les coûts associés, plus élevés, car ils seront désormais basés sur ce que les utilisateurs pourraient utiliser et non sur ce qu'ils utiliseront en réalité.
  • Opportunité : De nombreux utilisateurs SAP disposent de plus d'utilisations que nécessaire. Ils peuvent donc faire des économies ! La technologie SAM peut vous présenter les deux modèles de licence, pour vos autorisations actuelles et votre usage actuel, et les comparer afin que vous sélectionniez le modèle le plus adapté à vos utilisateurs et à votre budget.

Le danger de la licence par défaut

  • Problème : Si vous n'attribuez pas un rôle de licence précis à un nouvel utilisateur, SAP attribuera automatiquement une licence professionnelle. Elle est autorisée pour tous les logiciels de l’éditeur mais il s'agit également d'une licence utilisateur onéreuse.
  • Opportunité : Un outil SAM vous montre le fossé existant entre l'utilisation actuelle et les types de licence mappés et comble cette différence en sélectionnant la licence avec une couverture suffisante mais plus adaptée. Vous payez ainsi pour ce que vous utilisez dans la réalité et dégagez des marges que vous pouvez investir dans d'autres domaines.

Réduire, réutiliser, recycler vos licences

  • Problème : Les sous-traitants vont et viennent, sans désactiver leurs licences. Les employés sont transférés dans un autre service, se voient attribuer une autre licence, redondante. Les collaborateurs quittent la société dans laquelle ils travaillent, laissant derrière eux leurs licences d'utilisateur. Celles qui sont non suivies, inutilisées, s'accumulent, augmentant ainsi les coûts de maintenance.
  • Opportunité : Un outil SAM peut recycler ces licences oubliées et inutilisées, éliminant ainsi les frais superflus tout en assurant le respect de la conformité. Il évite par ailleurs l'achat de licences dont vous n'avez pas besoin. Le recyclage permet d'assainir la gestion de votre parc de licences. Et il est facile à mettre en œuvre à l'aide d'un outil SAM qui regroupera automatiquement nos licences pour vous.

Optimisation de vos
moteurs SAP

Que contiennent vos systèmes SAP ?

Que contiennent vos systèmes SAP ?

  • Problème : Si la licence d'utilisateur est une clé, le moteur SAP est la maison. En d'autres termes, vous avez besoin d'une licence d'utilisateur nommé pour accéder à l'application et vous devez disposer d'une licence de moteur pour l'application. Il devient alors difficile de les distinguer les unes des autres.
  • Opportunité : À l'aide d'un outil SAM, vous pouvez faire la distinction entre vos licences d'utilisateur et de moteur, et obtenir une vision claire des différentes licences SAP dont vous disposez et de la conformité de votre système. C'est la première étape importante pour une meilleure visibilité et l'optimisation de vos licences.

Moteur, moteur numéro 9…10, 11, 12…

  • Problème : Les moteurs SAP sont des composants complexes. Nombre d'entre eux disposent d'ensembles de métriques différents, en fonction de l'utilisation et de ce pour quoi ils sont utilisés. Ils se complexifient donc sans cesse et de complexes (par noyau, par appareil, par appareil nommé), peuvent passer à très complexes (par patient, par transaction, par revenus, par affichage de poste).
  • Opportunité : Cette nature complexe signifie également que les moteurs, ou licences de progiciel, portent en eux de belles opportunités d'optimisation. Un outil SAM efficace peut vous permettre de réaliser des économies en identifiant les métriques complexes de vos moteurs et en les optimisant—automatiquement.

Moteurs pour une planification à long terme

  • Problème : Les licences de progiciel sont achetées par lots, tout comme des centaines d'utilisateurs ou des milliers de processus. Cela rend difficile toute planification. En effet, risquez-vous de « suracheter » et de payer pour une kyrielle de métriques inutilisées ? Ou au contraire de « sous-acheter » et de ne pouvoir qu'espérer rester en conformité ?
  • Opportunité : Le SAM examine dans le détail les métriques et l'utilisation de votre moteur, analyse rigoureusement ces données en les comparant avec les conditions de votre contrat, et optimise vos licences. Vous disposez ainsi des connaissances nécessaires pour prendre des décisions plus éclairées en matière de choix de licence en vue d'une croissance future. De plus vous découvrez dans les licences de moteur dont vous disposez des avantages vous permettant de concrétiser vos projections.

Les contrats SAP

Une licence à votre mesure

Les contrats SAP sont denses et complexes. Vous devez toutefois en connaître les tenants et les aboutissants afin d'optimiser vos licences SAP.

Outre ces formulations tortueuses et difficiles à appréhender, nombre de contrats contiennent en fait des clauses uniques et des conditions particulières établies lors de négociations ou tirées d'anciens contrats et réintégrées dans les nouveaux documents. Une analyse détaillée peut permettre d'identifier certaines opportunités qui ouvriront la voie pour des négociations contractuelles ou un audit interne à moindre coût. Exemple :

  • Le droitde reconfiguration active vous permet de transférer des licences d'utilisateur et de moteur d'un type que vous n'utilisez pas, à un type que vous utilisez beaucoup, à condition que vous respectiez un montant global approuvé.
  • Certains contrats permettent aux utilisateurs SAP de transférer le crédit d'un contrat précédent à un contrat actuel.
  • Des métriques spéciales pour les licences de moteur sont souvent présentées dans l'annexe. Vous pouvez donc ne pas tenir compte des résultats LAW et soumettre vos propres données, comme les revenus ou le nombre d'employés.
  • Aucune limite n'est appliquée quant à l'utilisation ni aucune obligation pour l'établissement du rapport LAW (accord UDD, de l'anglais « Unlimited During Deployment Agreement »)

Si votre société dispose d'un contrat UDD, le montant de la facture à venir risque d'être élevé. Onéreuse, la licence SAP est destinée par défaut aux utilisateurs professionnels nommés (Professional Named User) et associée à toute une série d'autorisations. Il est donc probable que la couverture de la licence octroyée soit trop importante par rapport à vos besoins et cela se reflètera dans la gamme des prix appliquée.

Que contient votre contrat ? Il est important que vous connaissiez vos droits et obligations : il s'agit de la première étape qui permettra de bénéficier d'une meilleure visibilité lors de vos négociations avec SAP, en vue d'une négociation sur un pied d'égalité. Vous pourrez passer un accord équitable avec l’éditeur, qui permettra une optimisation de vos ressources logicielles pour un coût raisonnable.

Migrer vers S/4HANA en 4 étapes 1/2

SAP a lancé S/4HANA, sa toute dernière plateforme ERP, pour répondre à tous les problèmes auxquels les entreprises seront confrontées à l'avenir. Il se pourrait que votre migration prenne des années. Ce passage sera difficile potentiellement coûteux, alors autant commencer à le planifier dès maintenant.

1. Pour migrer vous avez le choix entre ces deux approches
    - Une conversion de contrat avec un nouveau contrat S/4HANA qui vous permet de reconfigurer vos solutions R/3 en leurs équivalents S/4HANA.
    - La conversion d'un produit à S4/HANA se fait par étapes. Vous conservez les mêmes accords et vous échangez vos licences R/3 actuelles contre les solutions S/4HANA.

2. Faites un inventaire de votre patrimoine SAP
Savoir ce que vous possédez est essentiel. Analysez vos contrats et vos utilisations pour voir ce qui compose votre environnement SAP et l’usage qui est en fait. SAP vous indiquera ce dont vous avez besoin pour S/4HANA, et vous proposera plus que ce qui est nécessaire. Anticiper vous permettra de sciemment refuser ce qui indirectement vous fera faire des économies.

3. Maîtrisez bien votre environnement
Un potentiel d’économies se cachent dans votre environnement SAP, à commencer par le contrôle des licences Professional Named Users en surnombre, les licences inutilisées et les moteurs sous-utilisés ou même déclassés. Votre migration vers S/4HANA est la meilleure occasion d'optimiser vos licences SAP. C'est un nouveau départ avec un nouveau contrat qui ne contient que les solutions SAP que vous avez l'intention d'utiliser. C’est une chance unique à ne surtout pas manquer !

4. Comprendre vos licences par rapport aux métriques S/4HANA
S/4HANA a une métrique pour la plupart des solutions avec trois types d'utilisation qui correspondent approximativement à leurs jumeaux R/3 : Professional Use, Functional Use, and Productivity Use. Vous devez comprendre l'utilisation actuelle de vos named users’ pour savoir où ils doivent être mappés dans les métriques de licence S/4HANA afin d'éviter le sur-licensing. Une erreur pourrait vous coûter des sommes faramineuses en termes de sur-licensing.

Transition de R/3 à S/4HANA

 

Voici un plan d'action pour savoir quand et comment passer à S/4HANA, tout en tirant parti de votre situation actuelle de licensing.

 

Regardez le webinaire

4½. Optez pur un un outil SAM professionnel
Un outil de Software Asset Management n'est pas obligatoire, mais il est crucial pour une migration rentable. Le passage à S/4HANA ne se fera qu'une seule fois, alors faites le bon choix pour én réduire les coûts. Un outil SAM peut :
    - Vous donner un inventaire clair de votre patrimoine SAP
    - Optimiser vos licences existantes pour montrer leur utilisation réelle
    - Simuler et analyser les effets d'une migration S/4HANA
    - aussi… faire tout cela automatiquement !

Un outil SAM affiche votre potentiel d'économies et facilite les négociations avec SAP. Vous achetez à SAP uniquement ce qui est indispensable pour couvrir vos besoins, tandis que SAP peut encore vendre certaines licences S/4HANA.

Indirect access, Digital Access

10 Steps to Mastering Indirect Access

How to learn to love indirect access or at least learn how to live with it: Indirect access is possible if your non-SAP applications interface with SAP software. The more non-SAP applications and the more complex IT structure you have, the more likely indirect access is occurring.

Étape 1 : Accepter que l'accès indirect soit un processus normal
Étape 1 : Accepter que l'accès indirect soit un processus normal

Dans le monde d'aujourd'hui, où abondent data centers, cloud, apps et bots, l'accès indirect est un processus courant. En règle générale, tout accès indirect à SAP est effectué sous licence. Toutefois, comme souvent avec SAP, il existe des zones d'ombre.

Étape 2 : Reconnaître l'ambiguïté

L'accès indirect n'est pas seulement difficile à détecter pour les clients SAP et SAP, il est également difficile à définir. Tout comme pour les licences, contrats et PCL fournis par SAP, il existe des zones d'ombre, des exceptions et des qualifications concernant l'accès indirect. Un expert SAP peut vous aider à lever les incertitudes et répondre à vos questions.

Étape 3 : Vous n'avez pas besoin d'une licence pour lire

Sans rentrer dans les détails, une lecture statique indirecte désigne un processus selon lequel les flux de données sont transférés dans une direction, à savoir de SAP vers vous car vous êtes en train d'extraire les données et non de les modifier. S'il s'agit simplement d'un transfert de données, comme dans le cas d'une lecture, cela ne nécessite pas en général de licence.

Étape 4 : Vous n'avez pas toujours besoin d'une licence utilisateur

Les processus d'encaissement et d'achat sont des scénarios courants susceptibles de reposer sur un accès indirect pour accéder au logiciel SAP. Par conséquent, vous n'aurez pas besoin de licences d'utilisateur nommé mais vous pourriez avoir besoin de licences pour commande spéciale.

Étape 5 : Si une licence utilisateur est nécessaire, vous n'avez besoin que d'une licence par utilisateur

Vous devez attribuer une licence d'utilisateur nommé pour toute utilisation SAP, accès indirect ou autre, mais chaque utilisateur a surtout besoin d'une licence dotée d'une couverture suffisante. C'est tout !

Étape 6 : Cesser de doubler les licences

En cas d'accès indirect, une autre demande de licence peut être créée en raison du recours à une application tierce. Recherchez les licences SAP (créées pour un accès direct) et dissociez les licences sous le même nom (créées pour un accès indirect). Appliquez ensuite une licence à l'autorisation la plus élevée nécessaire à la fois pour l'accès direct et l'accès indirect. Ou laissez un outil SAM le faire pour vous.

Étape 7 : Aucun accès indirect n'est anodin

Les ouvriers pointent à l'usine à l'aide de logiciels et les employés de bureau utilisent des logiciels pour passer leurs commandes de trombones. Ces activités apparemment insignifiantes nécessitent l'utilisation de licences d'utilisateur nommé, comme un outil ESS (« Employee Self Service User ») au coût abordable, par exemple.

Étape 8 : Trouver l'accès indirect avant que SAP ne le trouve

SAP recherche également les sources d'accès indirect. LAW et USMM présentent chaque type de licence active et le service d'audit de SAP connaît certaines des applications non-SAP qui permettent en général de bénéficier d'un accès indirect au logiciel SAP via une interface. Ne subissez pas les coûts associés aux licences imposées par SAP : recherchez comment bénéficier d'un accès indirect par vos propres moyens.

Étape 9 : Se doter de licences pour les accès indirects hors licence

Si vous mentionnez un accès indirect hors licence, vous améliorez la transparence du processus. Vous êtes conscient des risques financiers et pouvez prendre une décision éclairée. Ce que vous ignorez peut vous coûter cher. Mais si vous disposez des connaissances nécessaires, vous pouvez agir rapidement. Il est de notoriété publique que SAP évite de contrôler l'accès indirect des clients lorsque ceux-ci achètent un lot de licences couvrant sans ambiguïté tout accès indirect.

Étape 10 : Oser demander de l'aide

Un partenaire SAM connaît le processus de gestion des licences SAP, est à même d'en explorer les mécanismes les plus complexes et de les rendre plus lisibles. Ce partenaire peut identifier et minimiser le risque lié à l'accès indirecte, recommander l'achat de licences, le cas échéant, et vous aider à rester conforme à SAP—tout en réduisant vos coûts.

Découvrez le nouvel indirect access : Digital Access

SAP s’est montré à l’écoute de ses clients – il se peut même qu’il vous ait entendu soupirer à la fin de la lecture la section précédente - et a donc introduit le Digital Access, qui utilise des "licences de documents" dans les cas d’indirect access. Voici cinq choses importantes à savoir.

  1. Au lieu d'affecter une licence à des named users pour l’indirect access, les documents créés par des applications tierces en accédant au digital core SAP sont soumis à une licence.
  2. Il existe neuf types de documents. Seule la création fait l'objet d'une licence - la lecture, la modification ou la suppression, non.
  3. Ils sont proposés dans un système de tarification échelonnée. Plus vous avez de documents moins ils sont chers à l’unité – c’est un peu le principe de l'achat en gros.
  4. Une fois la mesure effectuée, les clients tout comme l’éditeur peuvent voir les documents créés par indirect access.
  5. Les clients SAP peuvent :
    • S'en tenir au modèle actuel indirect access, ou
    • Echanger d'anciennes licences indirect access contre des licences de documents tout en conservant leur contrat actuel, ou encore
    • Obtenir un tout nouveau contrat incluant des licences de documents.

SAP insiste sur le fait que l'octroi de licences pour les documents apporte facilité et transparence au processus. Hum…Où est le piège ?

Si vous avez analysé vos connexions de données et que vous avez correctement affecté des licences indirect access aux utilisateurs, vous pourriez payer moins cher que vous ne le feriez pour les licences de documents.

De plus, tous les documents ne se laissent pas mesurer aussi facilement que ça. Par exemple, les Professional Named Users SAP ont une licence indirect access, mais lorsqu'ils créent un document, une licence est créée pour ce nouveau document. Ils ont alors une licence en doublon.

Ne vous lancez pas tête baissée dans le Digital Access

SAP vous séduira avec des offres spéciales, mais résistez. Si aujourd’hui vous prenez au sérieux votre conformité et à l’avenir le contrôle des coûts, vous n’échapperez pas à une analyse approfondie de vos instances indirect access actuelles pour connaître vos besoins exacts.

Ce que vous devez savoir sur le Digital Access Adoption Program SAP

8 Avantages des outils de gestion des licences SAP

1. Réduisez vos coûts – Ne vous laissez pas saper par SAP

Une simulation avancée de votre situation en matière de licences SAP vous indique exactement ce que vous utilisez et quels sont vos besoins. Ainsi, vous achetez les licences dont vous avez besoin dès le début et limitez les frais de maintenance tout en garantissant la conformité. Vous pouvez espérer une réduction moyenne de 10 % des coûts de licence SAP.

2. Gagnez du temps lors de votre rapport LAW

L'organisation de vos licences SAP et la configuration des processus SAM faciliteront et accéléreront les soumissions LAW à SAP. Vous disposez des informations nécessaires, vous êtes prêt, vous connaissez votre niveau de conformité et savez comment bénéficier des règles de licence. Les règles que vous suivez pour répondre aux audits s'appliquent.

3. La visibilité : un élément clé de toute négociation

Les outils SAM vous permettent d'avoir plus d'informations sur vos licences SAP que l’éditeur ne vous en fournira via LAW. En utilisant ces informations et en vous appuyant sur l'optimisation de vos licences, la visibilité dont vous bénéficiez renforce votre position lors des négociations.

4. Ayez conscience de vos droits et obligations en matière de conformité

Avec un programme SAM en place pour votre logiciel SAP, vous pouvez :

 
  • vous assurer que vos licences de moteur sont en-deçà des seuils prévus dans votre contrat ;
  • connaître quels sont les accès indirects hors licence et prendre les mesures préventives nécessaires ;
 
 
  • bénéficier d'une visibilité appréciable lors des négociations avec SAP ;
  • gagner du temps et réduire les coûts de licence SAP.
 

5. Optimisez la gestion de votre investissement SAP

Le logiciel SAP est si étroitement lié aux activités quotidiennes de la plupart des sociétés qu'il semble logique d'accepter, même à contrecœur, son coût élevé. Si vous obtenez une vue d'ensemble claire de votre situation en matière de licences et contrats, vous serez plus à même de tirer le meilleur parti de votre investissement SAP.

6. Automatisation : Soyez rapide, agile et correct

L'automatisation de vos processus SAM de vos licences SAP permettra de :

 
  • vous alerter en cas de sur-utilisation ou de non-conformité ;
  • trouver un accès indirect afin de pouvoir le passer sous licence correctement ;
  • suggérer des options d'optimisation pour votre licence d'utilisateur nommé et votre licence de moteur ;
 
 
  • récupérer les licences utilisateur inutilisées ou redondantes ;
  • éviter les erreurs liées à des saisies manuelles laborieuses et à la manipulation de feuilles de calcul.
 

7. Développez une stratégie

La technologie SAM vous offre une visibilité inégalée sur vos besoins actuels et passés. Ces renseignements précieux vous permettent de définir votre environnement. Vous pouvez planifier avec plus de certitude et utiliser les économies réalisées grâce aux programmes SAM pour investir. Prenez de meilleures décisions à long terme concernant vos contrats, réduisez les coûts de licence, évitez les risques d'accès indirect et élaborez des stratégies permettant à votre environnement SAP de gagner en flexibilité et en agilité.

8. Préparez-vous pour les logiciels SAP du futur

Dans le cadre du déploiement de la plate-forme S/4HANA de SAP et les nouvelles règles relatives à l'accès indirect, la technologie SAM vous prépare à une éventuelle migration. L'optimisation de vos licences permet de réduire les coûts avant qu'un nouveau contrat ne fige votre situation. Une vue d'ensemble claire et exhaustive de vos licences et métriques de moteur SAP vous permet de comprendre ce que vous utilisez aujourd'hui et de définir ce dont vous aurez besoin à l'avenir.

Further resources to help you with your SAP license optimization:

Votre guide de gestion des actfis logiciels SAP®

Cette ebook vous donne les outils nécessaires pour mener des négociations, découvrir des économies potentielles et assurer la conformité contractuelle de votre société.

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